система электронного документооборота – основа системы

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА – ОСНОВА СИСТЕМЫ
МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ
О. А. Рыбин
ООО "Стар Софтвэр", Санкт-Петербург
Создание системы менеджмента качества (СМК) по требованиям стандартов серии
ISO 9001 не требует наличия на предприятии каких-либо программных продуктов для ее
поддержи. Однако реально ситуация несколько сложнее.
Основное требование ISO 9001 – это документированность процессов. Ручные
процедуры поддержки документации не обеспечивают в случае изменений технологии
должной оперативности и качества доведения информации до всего персонала,
участвующего в процессе. Для предприятия среднего или крупного размера этот вопрос
становится критичным. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно
сложными и обременительными процедурами, исключить которые не представляется
возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является
использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов
работы с документами.
В процессе создания СМК появляется необходимость поддержать с помощью
программного продукта качество процессов управления производством. В этом случае
необходимо поддержать в продукте ряд специфических требований СМК, отнюдь не
очевидных и обязательных для них. Среди этих требований, например, можно назвать
прослеживаемость. Возврат продукции должен быть поддержан соответствующими
документами. Возвращенная продукция, принципиально годная, должна отслеживаться.
Система должна исключить возможность повторного выпуска возвращенной продукции
без специального заключения проверочной комиссии. С точки зрения СМК необходимо
четко разграничивать ответственность за некачественный результат общей работы.
Критичным является также вопрос о том, кто виноват.
Все эти моменты должны отслеживаться единой системой документооборота по
всем бизнес-процессам предприятия, и система должна по запросам СМК выдавать
соответствующую
и актуальную информацию о ходе бизнес-процесса и состоянии его параметров.
Наиболее органичным и эффективным способом построения и поддержки СМК, при
котором были бы решены вышеперечисленные задачи и выполнены требования к
технологичности, является использование в качестве ядра всего информационного
комплекса единой корпоративной системы электронного документооборота (КСЭД).
Автоматизация
документооборота
предприятия
позволяет
повысить
исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля
исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и
напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков
исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов
легко составить полную картину работы как отдельных сотрудников, так и предприятия в
целом.
Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет
использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая
генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей
позволяют уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением
реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск
документов, вместе со всеми вложениями и связками, поручений по их содержанию и
любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических
условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.
Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с
компьютера, подключенного к сети Интернет, и архивное хранение документов
позволяют организовать единое информационное пространство предприятия. Поэтому
пользователи системы получают максимально полную информацию по всем
запрашиваемым данным.
Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы
электронного документооборота, – это повышения оперативности и качества принятия
управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в
управленческой модели.
Сценарий автоматизации СМК начинается с постановки самого менеджмента
качества. Точное описание деятельности, предписываемое стандартами серии ISO 9001 и
выполненное с помощью программных средств моделирования бизнес-процессов
предприятия, где отдельные элементы процессов собраны в единое целое, их взаимосвязи
прописаны и оптимизированы на уровне моделей, а перечень положений, документов,
процедур и регламентов СМК четко зафиксирован, – фактически задает требования к
функциональности внедряемой КСЭД.