Модуль 1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Организация работы с документами в обязательном порядке регламентируется законодательными и нормативно-правовыми актами страны, в которой осуществляет свою деятельность предприятие. Закон – это главная категория законодательной системы той или иной страны. Закон может быть принят только высшими представительными органами власти. Закон регулирует наиболее важные общественные отношения, при этом необходимо, чтобы текст закона был наиболее точным и ясным. Закон обладает максимальной юридической силой и стоит на втором месте после Конституции Российской Федерации. В связи с этим для составления закона требуется особое внимание уделять его оформлению. В свою очередь нормативный правовой акт – это документ, который составляет и принимает, уполномоченный на это орган. Данный документ содержит правовые нормы, то есть указания общего характера, которые действуют постоянно и рассчитаны на многократное применение. Нормативный акт является официальным документом, носителем юридически значимой информации. Нормативный – это документ, обязательный для исполнения всеми организациями; методический – носит рекомендательный характер. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления В свою очередь существуют следующие виды законов: Конституция – основной учредительный политико-правовой акт, который закрепляет конституционный строй, права и свободы человека и гражданина, а также определяет формы правления и государственного устройства; Федеральные конституционные законы принимаются непосредственно по тем вопросам, которые предусмотрены Конституцией РФ; Федеральные законы – это законодательные акты, которые посвящены вопросам, касающимся социально-экономической, политической и духовной жизни общества; Законы субъектов Федерации – это документы, которые издаются представительными органами власти. Действие таких документов распространяется только на ту территорию, в пределах которой были созданы. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Подзаконные акты подразделяются на: Указы Президента РФ – главные нормативные акты по своей юридической силе; Постановления Правительства РФ – это нормативные акты исполнительных органов государственной власти, которые в свою очередь имеют широкие полномочия по вопросам управления общественными процессами; Приказы, инструкции, положения Министерств, ведомств, государственных комитетов – документы, которые регулируют общественные отношения, находящиеся в пределах компетенции той или иной исполнительного органа; Решения и постановления местных органов государственной власти; Решения, распоряжения, постановления местных органов государственного управления; Нормативные акты муниципальных органов; Локальные нормативные акты – это документы, которые содержат нормативные предписания. Эти документы издаются и утверждаются непосредственно в организации. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Таким образом, все нормативные акты нашей страны в зависимости от их юридической силы группируются в специальную систему, в которой каждый из актов занимает свое место и играет свою роль. Законодательные и нормативно-правовые акты регламентируют не только общественные отношения, но и затрагивают другие разнообразные сферы деятельности общества. Например, организация работы с документами регулируется многими законодательными и нормативно-правовыми документами. Систему законодательных и нормативных актов РФ можно представить в виде схемы: Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Нормативно-правовая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Нормативно-методическую базу делопроизводства сегодня составляют три группы документов: 1. Федеральные нормативные акты, а также Указы и Постановления Президента РФ и Правительства РФ. 2. Государственные стандарты, отраслевые и ведомственные правовые акты по делопроизводству. 3. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации и перечни. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Законодательную базу делопроизводства составляют: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Федеральный закон от 09 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Национальные стандарты в делопроизводстве Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ). Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами. Транслитерированная аббревиатура ИСО присутствует в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным. Это сокращенное название Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Эта аббревиатура включена в названия международных стандартов. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 154891-2019) идентичен международному стандарту ISO 154891:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, вопервых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами. Положения стандарта рассматривают: документы, метаданные к документам, документные системы; политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами; анализ деловых процессов; средства (процессы) управления документами; процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно. В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента. Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды. Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий: распределение функций и ответственности; процессный подход к деловой деятельности; измерение и оценку; анализ и улучшение. Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения. В настоящем стандарте есть терминология, связанная с применением информационнокоммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д. Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах: В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле. В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами». В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива». Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы. Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин. Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание). Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена). Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк». Термины-синонимы без пометы «нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ГОСТ 7.32-2017 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научноисследовательской работе. Структура и правила оформления» Настоящий стандарт устанавливает общие требования к структуре и правилам оформления отчетов о научноисследовательских, проектно-конструкторских, конструкторскотехнологических и проектно-технологических работах, а также для тех случаев, когда единая процедура оформления будет содействовать обмену информацией, совершенствуя обработку отчета в информационной системе. Стандарт распространяется на отчеты о фундаментальных, поисковых и прикладных научно-исследовательских работах по всем областям науки и техники, выполняемых научноисследовательскими, проектными, конструкторскими организациями, высшими учебными заведениями, научнопроизводственными объединениями и другими организациями независимо от их организационно-правовой формы. Положения настоящего стандарта могут быть использованы при подготовке отчета о НИР в других областях научной деятельности. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов» Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет: правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий; состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД; правила оформления каждого реквизита с примерами; виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет: правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий; состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД; правила оформления каждого реквизита с примерами; виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет: правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий; состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД; правила оформления каждого реквизита с примерами; виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет: правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий; состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД; правила оформления каждого реквизита с примерами; виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Ответственность, предусмотренная за неправильную работу с документами Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Ответственность, предусмотренная за неправильную работу с документами Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Ответственность, предусмотренная за неправильную работу с документами Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Ответственность, предусмотренная за неправильную работу с документами Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Ответственность, предусмотренная за неправильную работу с документами Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Регламентирующие документы – официальные внутренние документы организации многократного применения, регулирующие ее деятельность в различных сферах. Локальные нормативные акты (ЛНА) – особая категория регламентирующих документов, содержащих нормы трудового права, регулирующих трудовые отношения и условия труда, характеризующих систему управления трудом в целом, для всех работников организации без исключения. Нормативно-методические документы – это документы, определяющие порядок и правила выполнения работ, функций и операций в рабочих процессах, а также порядок и правила взаимодействия в них функционально сопряженных ролей. Объект регламентации – работа, функция, процесс, операция, действия. Нормативно-методические документы представлены следующими видами: Правила; Положение; Регламент; Порядок; Методика; Рабочая инструкция. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Правила – это документ, определяющий и\или ограничивающий возможные действия работника в различных рабочих, и\или связанных с работой ситуациях. Определяет логику действий, может содержать сроки их выполнения, последовательность, ответственность за нарушение установленных правил. Например: «Правила внутреннего распорядка организации», «Правила работы с документами, содержащими информацию о персональных данных», «Правила приема посетителей», «Правила распределения звонков в организации» и т.д. Положение – это документ, определяющий общие правила и порядок организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности, а также их место в функциональной структуре организации, характеристики и условия применения объекта регламентации. Например: «Положение о командировках», «Положение о наградах», «Положение о материальной помощи», «Положение о работе секретариата» и т.д. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Регламент – это документ, определяющий распределение ролей в рабочем процессе, последовательность действий, правила их выполнения, устанавливающий продолжительность и сроки процесса и\или его отдельных этапов. Регламент составляется с учетом требований Положений и Правил, действующих в организации. Например: «Регламент разработки, согласования и утверждения локальных нормативных актов организации», «Регламент организации и проведения семинаров и конференций», «Регламент приема посетителей», «Регламент приема и распределения телефонных звонков организации» и т.д. Порядок – это документ, определяющий последовательность целенаправленных действий для решения определенной задачи. Однозначно описывает процедуру, может содержать сроки. Порядок может быть составной частью Регламента. Например: «Порядок документов» и т.д. оформления приказов», «Порядок обработки входящих Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Методика – это документ, содержащий конкретные приемы, способы, техники, технологии и инструменты практических действий в процессах. Методика может быть составной частью Регламента Правил или Порядка. Например: «Методика расчета чего-либо», «Методика оценки чего-либо», «Методика обучения чему-либо», «Методика исследования чего-либо» и т.д. Рабочая инструкция – это документ, содержащий свод правил, устанавливающий, разъясняющий и детально раскрывающий порядок, методики и способы выполнения действий для достижения определенного результата. Описывает пошаговые (пооперационные) действия работника для решения задачи, выполнения функции. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 утвержден нормативный документ – Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства 2019). Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»(далее – Федеральный закон № 149-ФЗ): Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления В п. 1.3 Правил делопроизводства 2019 сказано, что действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления. Речь идет о субъектах права, которые обязаны применять Правила делопроизводства 2019, но круг организаций, которые могут пользоваться этим документом, не ограничен. При желании документ могут использовать в работе не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и иные организации, в том числе и негосударственные. СТРУКТУРА ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 2019 Нормативный документ состоит из 8 разделов: I. Общие положения. II. Документирование управленческой деятельности. III. Особенности подготовки отдельных видов документов. IV. Организация документооборота. V. Управление документами в системе электронного документооборота. VI. Контроль исполнения документов (поручений). VII. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления. VIII. Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Этот раздел определяет назначение нормативного документа, сферу его действия, порядок и особенности применения. Назначение Правил делопроизводства 2019 В п. 1.2 раздела указано, что Правила делопроизводства 2019 разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов независимо от вида носителя и подготовки документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления. В п. 1.8 Правил делопроизводства 2019 установлено, что на основе этого документа разрабатывают инструкцию по делопроизводству, утверждаемую правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления. Инструкцию по делопроизводству до ее утверждения согласовывают так: федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства; орган государственной власти и иной государственный орган субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Особенности применения Правил делопроизводства 2019 Требования Правил делопроизводства 2019 должны применять при работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Действие документа не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа, организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляются, соответственно, в соответствии с федеральными законами от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Нормы по организации делопроизводства Раздел «Общие положения» также включает нормы, касающиеся организационных аспектов делопроизводства: это положения об ответственности за организацию делопроизводства и документы, положения о службе делопроизводства. В п. 1.10 отмечено, что ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства 2019 возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Если в государственном органе не службы делопроизводства, обязанности по ведению делопроизводства возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника). Вести делопроизводство в других структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления должны делопроизводители подразделений – государственные (муниципальные) служащие (работники) структурного подразделения. Их должностные обязанности устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями). Регламентация организации работы с документами Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива, вернуть в архив. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы: Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. № 44). Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве (утв. Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 г. № 293), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее – Служба делопроизводства). В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем). Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления В соответствии со своими функциями Примерная инструкция по делопроизводству содержит следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Документирование управленческой деятельности. 3. Подготовка и оформление отдельных видов документов. 4. Согласование проектов документов. Подписание (утверждение) проектов документов. 5. Организация документооборота. 6. Контроль исполнения документов (поручений). 7. Организация работы исполнителя с документами. 8. Формирование документального фонда организации. 9. Организация доступа к документам и их использования. 10. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей. 11. Приложения. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Правила делопроизводства – это нормативный документ, то есть их положения – это утвержденная норма, которая фиксирует, как именно должно быть. А Методические рекомендации – документ методического характера, в нем зафиксировано, как норму реализовать. То есть инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основе Правил делопроизводства, а объяснить, как именно это следует делать – задача Методических рекомендаций. СТРУКТУРА МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ Методические рекомендации содержат три раздела. Кроме этого, значительный материал, дополняющий и иллюстрирующий содержание Методических рекомендаций, находится в приложениях (Схема 1). Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26.03.2002 г. № 23). Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти утверждены постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 года № 23 с учетом мнения Федерации Независимых Профсоюзов России и рекомендуются для применения в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти. Тема 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти разработаны Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации. Нормы времени предназначены для определения и обоснования необходимой численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, установления должностных обязанностей, распределения работ между исполнителями. Спасибо за внимание! САЙТ: www.rosprofobr.ru Адрес: г. Краснодар, ул. Кубанская набережная, дом 33, подъезд 4, этаж 11 Телефон: 8-800-250-04-41 Почта: [email protected]
