Задание 1 Составьте служебную записку начальника отдела продаж на имя руководителя отдела снабжения о том, что в связи с производственной необходимостью отделу продаж следует приобрести канцелярские товары (составьте список необходимых товаров - не менее 7 позиций). Задание 2 В созданном в апреле 2018 г. ОАО «Лидер» вопросами документационного обеспечения управления занимается служба делопроизводства. В чем заключаются цели и задачи службы делопроизводства? В чем заключаются функции службы делопроизводства? Ответ на задание 1 Составьте служебную записку начальника отдела продаж на имя руководителя отдела снабжения о том, что в связи с производственной необходимостью отделу продаж следует приобрести канцелярские товары (составьте список необходимых товаров - не менее 7 позиций). Руководителю отдела снабжения ООО «Омега» Обидиной Н.В. от начальника отдела продаж ООО «Ирма» Дитятьевой Е.В. Служебная записка № 1 о закупке канцелярских товаров 15.03.2024 г. Тула Прошу, в связи с производственной необходимостью отдела продаж, произвести закупку канцелярских товаров согласно перечню: № Наименование п/п 1 Бумага для заметок 2 Бумага А4 Ед. изм. уп. уп. Кол-во 4 10 3 4 5 6 7 Подставка для канц.принадлежностей Бумага для факса 210мм*30м Дырокол Папка с регистратором 20мм Папка с регистратором 50мм Начальник отдела продаж шт. шт. шт. шт. шт. 5 7 2 8 14 Дитятьева Е.В. Ответ на задание 2 В созданном в апреле 2018 г. ОАО «Лидер» вопросами документационного обеспечения управления занимается служба делопроизводства. В чем заключаются цели и задачи службы делопроизводства? В чем заключаются функции службы делопроизводства? Главная цель службы делопроизводства- это совершенное документационное обеспечение управления, качественное предоставление документационно-информационных услуг, своевременная обработка и передача на разные уровни управления необходимой для принятия управленческих решений релевантной информации. В современных организациях делопроизводство становится высокотехнологичным производственным процессом, обеспечивающим документирование управленческой информации и организацию обращения служебных документов, в том числе электронных, системой организационного, информационного, аналитического, правового, ретроспективного ее функционирования. Оно объективно выделяется в перспективный вид профессиональной деятельности, получает соответствующее технологическое и организационное оформление и требует значительного объема знаний. Задачи и функции службы делопроизводства Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована. Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач: постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов; сокращение документооборота; разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии. Основными целями и задачами службы делопроизводства являются: организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем; контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами; сокращение документооборота, количества форм документов; разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации; совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.
