Бюджетирование в БИТ.ФИНАНС Особенности автоматизации подсистемы с помощью программного продукта БИТ.ФИНАНС Бюджетирование в БИТ.ФИНАНС 1. Длительность курса – 18 дней; 2. Техподдержка осуществляется по почте [email protected]; 3. После выполнения задания достаточно написать в комментариях «Выполнено» или «Сделано»; 4. Для получения сертификата необходимо по окончании курса написать на почту [email protected]. Бюджетирование в БИТ.ФИНАНС Полезные материалы и ссылки: • Общая почта техподдержки продукта [email protected]; • Руководство пользователя: https://wiki.bitfinance.team/; • Новое в релизах: https://bitfinance.team/newinreleases; • Полезные статьи: https://bitfinance.team/articles; • Телеграм канал: https://t.me/bit_finance_channel. С чего начать автоматизацию подсистемы «Бюджетирование»? Шаг 1: Подготовка нормативносправочной информации Подготовка НСИ Справочники – списки значений (аналитик). Пользователи выбирают элементы справочников в документах, отчетах. Справочник не формирует проводок! Примеры справочников: Контрагенты, Номенклатура, Статьи затрат, Статьи движения денежных средств и т.д. Подготовка НСИ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Статьи оборотов ЦФО Сценарий Валюта Контрагент Договор контрагента Проект Номенклатурная группа Банковский счет Дополнительная аналитика 1 Дополнительная аналитика 2 Дополнительная аналитика 3 Дополнительная аналитика 4 Дополнительная аналитика 5 Дополнительная аналитика 6 Дополнительная аналитика 7 Задание 1. Справочник «Статьи оборотов» Статьи оборотов Счета учета Аналитика Бухгалтерского учета Аналитика Бюджетирования 20, 25, 26, 44 Справочник «Статьи затрат» Справочник «Статьи оборотов» 91 Справочник Справочник «Прочие доходы и «Статьи расходы» оборотов» 90 Справочник «Номенклатурные группы» Справочник «Статьи оборотов» Регистр сведений Регистр сведений «Соответствие статей регламентированного учета» Регистр сведений «Соответствие статей оборотов и номенклатурных групп» Задание 1. Справочник «Статьи оборотов» 1. Установить маску кода для реквизита «Кодификатор» справочника «Статьи оборотов» - @@.@@.@@ Необходимо, чтобы при создании статьи оборотов кодификатор присваивался автоматически. 2. Заполнить структуру справочника «Статьи оборотов». Задание 2. Справочник «ЦФО» ЦФО Организационная структура (Бухгалтерия 8) 1. Справочник «Организации» 2. Справочник «Подразделения организаций» Финансовая структура (БИТ.ФИНАНС) Справочник «ЦФО» Соответствие между регламентированной структурой и финансовой структурой организации для целей сбора ФАКТА устанавливается в регистре сведений «Соответствие ЦФО и Подразделений» ЦФО Автоматическая синхронизация справочников Организации и Подразделения с ЦФО ЦФО Первоначальная синхронизация справочников: Задание 2. Справочник «ЦФО» Заполнить финансовую структуру предприятия следующими элементами: 0. Центр Консолидации 1. Атлантика 1.1. Администрация 1.2. Департамент продаж 1.3. Департамент управления проектами 2. Атлантика-Снабжение 3. Атлантика-Трейдинг Атлантика, Атлантика-Снабжение, Атлантика-Трейдинг являются юридическими лицами Задание 3. Справочник «Сценарии Бюджетирования» Задание 3. Справочник «Сценарии Бюджетирования» Создать сценарий бюджетирования «Годовой по месяцам»: • Периодичность – Месяц • Валюта – Рубль Задание 4. Константа «Валюта управленческого учета» Регистр «Обороты по бюджетам (БИТ)» «Валютный учет в БИТ.Финанс» 1. Сумма регл. – сумма в валюте регламентированного учета (чаще всего руб.). 2. Сумма сценарий – сумма в валюте сценария. «Валютный учет в БИТ.Финанс» 3. Сумма упр. – единая валюта холдинга. Устанавливается для всей информационной базы. 4. Сумма в валюте операции (документа). Задание 4. Константа «Валюта управленческого учета» • Установить валюту управленческого учета – USD Задание 5. Установка дополнительных аналитик в статьях оборотов 1. Статьи оборотов 2. ЦФО 3. Сценарий 4. Валюта 5. Контрагент 6. Договор контрагента 7. Проект 8. Номенклатурная группа 9. Банковский счет 10. Дополнительная аналитика 1 11. Дополнительная аналитика 2 12. Дополнительная аналитика 3 13. Дополнительная аналитика 4 14. Дополнительная аналитика 5 15. Дополнительная аналитика 6 16. Дополнительная аналитика 7 «Установка дополнительных аналитик» Задание 5.«Установка дополнительных аналитик» При планировании и сборе факта по перечисленным статьям, требуется использовать аналитики: • Номенклатура • Бренд • Проект Задание 6. Назначение дополнительных реквизитов справочнику «Проекты» Задание 6.«Справочник Проекты» По каждому проекту требуется хранить следующую дополнительную информацию: • Ответственный • Регион • Дата начала • Дата окончания Заполнить справочник «Проекты» следующими элементами: Наименование Ответственный Регион Дата начала Альфа Иванов Москва 01.02.2022 Бета Петров Омск 06.12.2021 Омега Сидоров Санкт-Петербург 15.01.2022 Дата окончания Задание 7. Заполнение справочника «Бюджеты» Задание 7.«Заполнение справочника Бюджеты» Задание 7.«Заполнение справочника Бюджеты» Сформировать четыре бюджета: № Бюджет Состав бюджета 1 Бюджет продаж Статьи: • Продажа товаров • Оказание услуг • Себестоимость проданных товаров 2 Бюджет движения денежных средств Тип статьи = БДДС 3 Бюджет доходов и расходов Тип статьи = БДР 4 Бюджет доходов и расходов (с формулами) Тип статьи = БДР Расчетные статьи: • Прибыль до налогообложения • Налог на прибыль • Чистая прибыль Шаг 2: Установка зависимостей между показателями бюджетов Задание 8. Установка зависимых оборотов Задание 8.«Установка зависимых оборотов» Необходимо, чтобы при планировании бюджета доходов и расходов, автоматически формировался бюджет движения денежных средств. При настройке учесть: • Суммы в БДДС отражаются с НДС, а в БДР без НДС; • Предприятие работает с покупателями по постоплате, поэтому при планирование суммы в БДДС по статьям "Поступления от продажи товаров" и "Поступления от оказания услуг" отражаются на месяц позже, чем по аналогичным статьям в БДР; • По остальным статьям суммы в БДДС отражаются в том же месяце, что и в БДР. Выполнить настройку для статей: • Продажа товаров; • Оказание услуг; • Материальные расходы; • Транспортные расходы. Шаг 3: Разработка процесса бюджетного планирования Разработка процесса бюджетного планирования включает в себя следующие этапы: 1. Настройка ввода бюджетов a) Настройка алгоритмов бюджетного процесса b) Настройка форм ввода бюджетов 2. Настройка согласования бюджетов Активация точки алгоритма Создание пользовательской задачи и документа Форма ввода бюджета Оповещение пользователя (опционально) Ввод пользователем бюджета Перевод пользователем задачи в статус «Завершена» Переход к следующей точке алгоритма Задание 9. Создать алгоритм бюджетного процесса Создать алгоритм бюджетного процесса: № Атлантика Атлантика -Трейдинг АтлантикаСнабжение 1 БДР БДР БДР БДДС БДДС Департамент Департамент Администрация 1.1 продаж управления проектами 1.2 Общехозяйственные расходы 2 БДДС 3 Сводный БДР 4 Сводный БДДС Задание 10. Настройка формы ввода бюджета «Департамент продаж» Задание №10. Создать настройку формы ввода Бюджета продаж по ЦФО «Департамент продаж»: • Разворачивать данные в табличной части по аналитикам «Статья оборотов» и «Проект» • Выводить промежуточные квартальные итоги • Суммы в тысячах • Режим формирования зависимых оборотов – Ручной Запланировать на каждый месяц квартала по БДР следующие суммы: • Продажа товаров ("Проект "Альфа", Бренд "HTC") - 500.000 руб. • Продажа товаров ("Проект "Бета", Бренд "Samsung") - 500.000 руб. • Оказание услуг (Проект "Гамма") - 800.000 руб. Задание 11. Настройка формы ввода бюджета «Общехозяйственные расходы» Задание №11. Создать настройку формы ввода БДР для распределения Общехозяйственных расходов по ЦФО: • Разворачивать данные в табличной части по аналитике «ЦФО» • Выводить промежуточные квартальные итоги нарастающим итогом • Суммы в единицах Запланировать по статье «Телефонная связь» БДР на каждый месяц текущего квартала следующие суммы: • ЦФО «Администрация» - 40.000 руб. • ЦФО «Департамент продаж» - 30.000 руб. • ЦФО «Департамент управления проектами» - 30.000 руб. Задание 12. Загрузка бюджета из «Excel» Задание №12. Создать шаблон Excel для загрузки БДР по ЦФО Атлантика-Трейдинг на текущий квартал. Заполнить данный шаблон следующими данными. Запланировать на каждый месяц текущего квартала по ЦФО Атлантика-Трейдинг расходы: • Продажа товаров – 1.200.000 • Транспортные расходы - 50.000 • Телефонная связь - 10.000 Загрузить файл в документ «Форма ввода бюджета». Задание 13. Использование механизма "Нормирование" при планировании бюджета Задание №13. Создать настройку формы ввода БДР для планирования статьи «Материальные расходы» в разрезе номенклатуры по ЦФО «Департамент управления проектами». При планирование требуется вносить количественные показатели. Суммовые значения должны рассчитываться, исходя из установленных норм (Плановых цен). Запланировать по БДР на каждый месяц текущего квартала следующие суммы: Номенклатура Количество Плановая цена, руб. AEJ-1001 100 3200 AEJ-1005 150 5000 AEJ-1008 140 6400 Задание 14. Установка формул в документе «Форма ввода бюджета» Задание №14. При вводе плановых данных по БДР необходимо, чтобы автоматически рассчитывались финансовые показатели: Запланировать на каждый месяц текущего квартала по ЦФО Атлантика-Снабжение следующие расходы: • Оказание услуг - 500.000 • Транспортные расходы - 200.000 • Телефонная связь - 50.000 Задание 15. Настройка отчета «Обороты бюджета» с диаграммой Задание №15. С помощью отчета «Обороты бюджета» сформировать настройку «БДР»: • Бюджет – БДР • Колонки – Месяца, Строки – Статьи оборотов • В отдельную колонку вывести кодификатор по статье оборотов Добавить в отчет диаграмму со следующими параметрами: • Тип диаграммы – круговая • Состав подписей – процент Задание 16. Настройка отчета «Обороты бюджета» с выводом дополнительных реквизитов Задание №16. С помощью отчета «Обороты бюджета» сформировать настройку «Бюджет по проектам»: • Бюджет – БДР • Колонки – Месяца, Строки – Проекты • Выводить в отчет только те движения, в которых заполнен Проект • В отдельные колонки вывести дополнительные реквизиты проекта: Ответственный, Регион, Дата начала, Дата окончания • Макет оформления – Море Задание 17. Настройка бюджетного процесса для целей автоматического формирования задач и документов "Форма ввода бюджета" Задание №17. Донастроить бюджетный процесс таким образом, чтобы при запуске точек алгоритма, автоматически формировались формы ввода бюджетов по соответствующим ЦФО. Задание 18. Запуск бюджетного процесса Задание №18. Запустить бюджетный процесс «Бюджетный процесс (подчиненный)» на следующий квартал. Задание 19. Механизм "Копирование данных" в документе "Форма ввода бюджета" Задание №19. Запланировать по ЦФО Атлантика-Трейдинг данные на следующий квартал путем копирования данных с текущего квартала +5% Задание 20. Настройка автодействия "Копирование данных бюджета" в бизнеспроцессе Задание №20. Донастроить бюджетный процесс по «Бюджетный процесс (подчиненный)» таким образом, чтобы в точке «Общехозяйственные расходы» автоматически создавался документ «Форма ввода бюджета» и заполнялся данными с прошлого квартала +5% Запустить бюджетный процесс на следующий квартал. Задание 21. Контроль бюджета по бюджету Задание №21. Создать сценарий – «Годовой по квартально» (периодичность – квартал, валюта – рубль) Необходимо, чтобы при планирование по сценарию «Годовой по месяцам» выполнялся контроль по сценарию «Годовой по квартально». Запланировать по сценарию «Годовой по квартально» по ЦФО «Атлантика» на каждый квартал текущего года следующие суммы: • Материальные расходы – 100.000 • Транспортные расходы – 50.000 • Телефонная связь – 25.000 Запланировать по сценарию «Годовой по месяцам» по ЦФО «Атлантика» на каждый месяц текущего квартала следующие суммы: • Материальные расходы – 30.000 • Транспортные расходы – 20.000 Задание 22. Настройка маршрута визирования Задание №22. Создать маршрут визирования документа «Форма ввода бюджета»: 1. Руководитель ЦФО 2. Финансовый директор группы компаний 3. Генеральный директор Задание 23. Групповое визирование документов Задание №23. Завизировать бюджеты текущего квартала при помощи обработки «Рабочее место визирования». Задание 24. Раскрашивание по статусам журнала "Форма ввода бюджета" Задание №24. Раскрасить по статусам журнал документов «Форма ввода бюджета»: • Утвержден – Зеленый • На согласовании – Голубой • Черновик - Серый Задание 25. Отображение только утвержденных данных в отчете «Обороты бюджета» Задание №25. • Сформировать отчет «Обороты бюджета» по «БДР» за текущий и следующий квартал. • Настроить отчет таким образом, чтобы в нём отображались только утвержденные данные. Задание 26. Фиксация бюджета Задание №26. Зафиксировать бюджеты по ЦФО «Департамент продаж» и «Департамент управления проектами» на текущий квартал (Закрыть возможность изменения). Задание 27. Настройка разграничения прав пользователей на уровне записей (RLS) Задание №27. Создать пользователя «Руководитель отдела продаж», предоставить ему права на ввод бюджетов и казначейских документов и ограничить ему видимость только до данных своего ЦФО. Для пользователя установить значения для подстановки по умолчанию в документы: • Сценарий – Годовой по месяцам • ЦФО – Департамент продаж • Основная настройка формы ввода - Департамент продаж по проектам Задание №27. 1. Профили групп доступа к подсистеме «Бюджетирование»: С ограничением по RLS. • БИТ.Исполнитель бюджетирования • БИТ.Исполнитель бюджетирования – модель БСП • БИТ.Финансист(ограничения на уровне записей) • БИТ.Финансист - модель БСП • БИТ.Финансист ЦФО Без ограничений по RLS. • БИТ.Финансист(полные права) • Полные права Задание №27. 2. Разграничение прав доступа на уровне записей (RLS). Определяет видимость на уровне данных: • ЦФО & Статьи оборотов • Проект • Пользователь • Организация Задание 28. Корректировка бюджета Задание №28. Отразить корректировку бюджета за текущий квартал по статье «Транспортные расходы» и ЦФО «Атлантика-Трейдинг». • В первом и втором месяце квартала увеличить сумму расхода на 10.000 • В третьем месяце квартала скорректировать статью на «Материальные расходы» Выполнить корректировку зависимых оборотов Шаг 5: Настройка сбора фактических данных ПОСТАВКА МЕХАНИЗМЫ ПОДСИСТЕМЫ БИТ.ФИНАНС СТАНДАРТ 1. Встроенные механизм сбора факта по БДДС • БДДС БИТ.ФИНАНС ПРОФ 1. Встроенные механизм сбора факта по БДДС 2. Механизм трансляции 3. Источники данных • • • • БИТ.ФИНАНС Управленческий учет 1. Встроенные механизм получения факта 2. Механизм трансляции 3. Источники данных 4. МХО • • • • БИТ.ФИНАНС Холдинг БДДС БДР Прогнозный баланс, Любые операционные бюджеты БДДС БДР Прогнозный баланс, Любые операционные бюджеты • МСФО • Движения в регистре-приемнике формируются на основании движений в регистре-источнике • Позволяет транслировать движения из любого существующего регистра (накопления или бухгалтерии) в любой регистр (накопления или бухгалтерии) • Приоритеты заполнения аналитик могут быть установлены пользователем • Возможно реализовать любые, даже самые сложные правила трансляции (включая написанные на языке 1С в пользовательском режиме) • ОГРАНИЧЕНИЕ: Не работает с табличными частями платежных документов • ЗАМЕЧАНИЕ: Чтобы документ формировал движение в регистрприемник, он должен быть регистратором данного регистра • Рекомендуется для сбора факта по БДР, Прогнозному балансу, МСФО Задание 29. Настройка механизма трансляции для сбора факта по затратам Задание №29. В текущем месяце отразить документ «Поступление товаров и услуг» от контрагента «Транспортная компания»: Дт 26 – Кт 60.01 Транспортные расходы, Сбыт 100.000 руб. Дт 26 – Кт 60.01 Командировочные расходы, Сбыт 50.000 руб. Аналитика «Статья оборотов» должна заполняться из дополнительной аналитики документа. В том случае, если в дополнительной аналитике документа статья не установлена, то она заполняется на основании установленного соответствия. Аналитика «ЦФО» должна заполняться из дополнительной аналитики документа. В том случае, если в дополнительной аналитике документа статья не установлена, то она заполняется на основании установленного соответствия. Задание №29. Задать соответствие для аналитик: • Транспортные расходы (Статья оборотов) = Транспортные расходы (Статьи затрат) • Командировочные расходы (Статья оборотов) = Прочие расходы (Статья затрат) • Департамент продаж (ЦФО) = Сбыт (Подразделение организации) В дополнительных аналитиках документа установить: • ЦФО = Администрация • Статья оборотов = Материальные расходы Задание 30. Настройка механизма трансляции для сбора факта по продаже товаров Задание №30. В текущем месяце отразить реализацию товара («Реализация товаров и услуг»): Дт 90.02 - Кт 41.01 на сумму 20.000 руб., Дт 62.01 - Кт 90.01 на сумму 80.000 руб.: Проводка Дт 90.02 – Кт 41.01 должна отражаться на статье «Себестоимость проданных товаров» на основании установленного соответствие статьи оборотов и номенклатурной группы «Товары» Проводка Дт 62 – Кт 90.01 должна отражаться по статье «Продажа товаров» на основании установленного соответствие статьи оборотов и номенклатурной группы «Товары» Выручка по статье «Продажа товаров» должна отражаться за минусом НДС Аналитика «Проект» заполняется из дополнительных аналитик документа («Альфа») Аналитика «ЦФО» заполняется из дополнительных аналитик документа («Департамент продаж») Задание 31. Настройка механизма трансляции для сбора факта по оказанию услуг Задание №31. В текущем месяце отразить реализацию услуги: Дт 62.01 - Кт 90.01 на сумму 160.000 руб.: Проводка Дт 62 – Кт 90.01 должна отражаться по статье «Оказание услуг» на основании установленного соответствие статьи оборотов и номенклатурной группы «Услуги» Выручка по статье «Оказание услуг» должна отражаться за минусом НДС Аналитика «Проект» заполняется из дополнительных аналитик документа («Гамма») Аналитика «ЦФО» заполняется из дополнительных аналитик документа («Департамент продаж») Задание 32. Работа с отчетом "Соответствие записей трансляции" Задание №32. Сформировать отчет «Соответствие записей трансляции». Проанализировать причины, по которым не все проводки бухгалтерского учета отразились в факте по бюджету. Задание 33. Настройка распределения затрат с помощью документа "Распределение бюджета" Задание №33. Требуется распределить фактические данные по ЦФО «Департамент продаж» и статье «Транспортные расходы» за текущий месяц по проектам пропорционально выручки от реализации. Задание 34. Отражение фактических данных вручную с помощью документа "Бюджетная операция" Задание №34. Отразить с помощью документа «Бюджетная операция» факт по статье «Прочие расходы» и ЦФО «Администрация» на сумму 70.000 руб. Задание 35. Работа с отчетами «Планфактный анализ по бюджету» и «Бюджет с расчетами» Задание №35. Сформировать отчеты «План-фактный анализ по бюджету» и «Бюджет с расчетами». Задание 36. Формирование протокола расхождения по БДР Задание №36. Сформировать протокол расхождения бюджета. Задание 37. Актуализация данных с помощью документа «Актуализация бюджета» Задание №37. Выполнить актуализацию БДР на текущий месяц. Задание 38. Установка маски кода плана счетов "Бюджетирование" Задание №38. Задать маску кода для плана счетов «План счетов для бюджетирования (БИТ)»: @@.@@.@@ Задание 39. Заполнение плана счетов "Бюджетирование" Задание №39. Скопировать на план счетов «План счетов для бюджетирования (БИТ)» с плана счетов «План счетов бухгалтерского учета» следующие счета: 01.01 84.01 25 90.01.1 41.01 90.02.1 51 91.01 60.01 91.02 62.01 99.01.1 80.01 Задание №39. К счету 51 добавить субсчета: •51.01 – движения д/с по операционной деятельности •51.02 – движения д/с по финансовой деятельности •51.03 – движения д/с по инвестиционной деятельности Добавить по всем счетам учета субконто: •ЦФО •Статья оборотов Задание 40. Настройка правил трансляции для ввода начальных остатков из бухгалтерского учета Задание №40. Задать правила трансляции для целей загрузки остатков на начало текущего квартала на план счетов «План счетов для бюджетирования (БИТ)» из бухгалтерского учета по счетам: 01.01 41.01 51.01 60.01 62.01 80.01 84.01 Задание 41. Назначение аналитики "Организация" в качестве дополнительного измерения Задание №41. Назначить аналитику «Организация» в качестве дополнительного измерения бюджетирования. Задание 42. Автоматический ввод начальных остатков по плану счетов "Бюджетирование" на основании правил трансляции Задание №42. • Ввести начальные остатки на начало текущего квартала по ранее заданным правилам трансляции на план счетов «План счетов для бюджетирования (БИТ)». • Проанализировать результат с помощью отчета «Интерактивная оборотно-сальдовая ведомость». Задание 43. Установка шаблона проводок для статей оборотов Задание №43. Задать шаблоны проводок для статей оборотов: Задание 44. Формирование движений по плану счетов "Бюджетирование" на основании шаблонов проводок статей оборотов Задание №44. • Отменить проведение документа «Фиксация бюджета». • Перепровести все документы с плановыми и фактическими данными. • Проанализировать получившийся результат с помощью отчета «Интерактивная оборотно-сальдовая ведомость». Задание 45. Отчет «Обороты бюджета и остатки по счетам» Задание №45. Сформировать отчет «Обороты бюджета и остатки по счетам». Задание 46. Создание бюджета "Приобретение МПЗ и внеоборотных активов" Задание №46. Создать бюджет «Приобретение МПЗ и внеоборотных активов»: Задание 47. Планирование данных по бюджету "Приобретение МПЗ и внеоборотных активов" с помощью документа "Форма ввода бюджета" Задание №47. На каждый месяц текущего квартала запланировать по бюджету «Приобретение МПЗ и внеоборотных активов» следующие суммы: • Приобретение товаров – 200.000 • Приобретение ОС – 80.000 Задание 48. Формирование управленческого баланса с помощью отчета "Произвольный отчет" Задание №48. С помощью отчета «Произвольный отчет» сформировать управленческий баланс. Форму баланса загрузить из Excel.
