Загрузил Dianamos

афрф

Реклама
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Саратовский государственный социально-экономический университет»
Кафедра документоведения и документационного обеспечения
управления
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Архивоведение»
на тему: «Организация комплектования Архивного фонда Российской
Федерации»
Выполнил:
студент 3 курса 8 группы
факультета социальнополитического менеджмента
Рыбачук Виктория Викторовна
Научный руководитель:
к.п.н., доцент
Учаева Наталья Александровна
Дата сдачи курсовой работы
___________________201_ г.
Дата защиты курсовой работы
___________________201_ г.
Оценка ________________
Саратов
2013
Оглавление
Введение………………………………………………………………………….3
Глава 1. Нормативно – правовая и нормативно – методическая базы
регламентирующие
организацию
комплектования
Архивного
фонда
Российской Федерации………………………………………………….…....7-15
Глава 2. Организация комплектования Архивного фонда Российской
Федерации…………………………………………………………………..…..16
2.1
Источники
комплектования
Архивного
Фонда
Российской
Федерации……………………………………………………………………16-22
2.2
Порядок
комплектования
Архивного
Фонда
Российской
Федерации………………………………………………………………..….22-26
2.3
Проблемы
комплектования
Архивного
фонда
Российской
Федерации…………………………………………………………………..26-29
Заключение……………………………………………………………………..30
Список использованных источников…………………………………………32
Введение
Комплектование — это постоянное пополнение архива документами в
соответствии с его профилем.
Под профилем архива понимается
документов, определяющийся
принятый для архива перечень
признаками классификации документов
Архивного фонда РФ.
Самой важной целью комплектования является наиболее полная
концентрация документов, которые относятся к профилю каждого архива.
Работа по комплектованию архивов имеет несколько этапов:
 указание профиля архива;
 обозначение источников комплектования;
 обозначение состава документов, подлежащих хранению в архиве;
 организация комплектования.
Актуальность работы состоит в том, что комплектование архива не
существует изолированно и, решая свои задачи, тесно взаимодействуют с
гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами.
Таким образом, комплектование архивов, тесно
наук и научных
связанное с рядом
дисциплин, широко использует их достижения, и само
способствует развитию соответствующих отраслей науки.
Степень научной разработанности темы. Данный вопрос рассматривали
российские ученые, такие как Бурова Е.М., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П.,
Бурова Е.М.1, Капустин А.А.2.
1
Бурова Е.М., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. М.,
2012
2
Капустин А.А. Взаимодействие государственных и муниципальных архивов –
залог сохранения единых отраслевых принципов// Отечественные архивы, 2006, №6.
Так же: Мещерина Т.А.1., Артизов А.Н.2, Асфандиярова И.Г.3,
Хорхордина Т.Н.4, Брагина Е.М.5, Мясников В.С.6, Артизов А.Н., Мякушев
С.Д.7.
Целью курсовой работы является комплексное рассмотрение процесса
комплектования Архивного фонда Российской Федерации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
 Изучить нормативно-правовую и нормативно-методическую базы,
регламентирующие организацию комплектования Архивного фонда
Российской Федерации.
 Рассмотреть понятие и источники комплектования
 Рассмотреть порядок комплектования Архивного фонда Российской
Федерации
 Рассмотреть проблемы комплектования Архивного фонда Российской
Федерации
1
Мещерина Т.А. Комплектование государственных архивов как проблема
сохранения исторической памяти в условиях экономических и социальных
преобразований// Новая и новейшая история, 2006, №5.
2
Артизов А.Н. Передача государственных полномочий в сфере архивного дела//
Отечественные архивы, 2008, №6.
3
Асфандиярова И.Г. Региональное архивное законодательство России: тенденции
развития// Отечественные архивы, 2006, №4.
4
Хорхордина Т.Н. Что имеем – сохраним// Вестник архивиста, 2008, №2.
Киселев И.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе//
Отечественные архивы, 2008, №4.
5
Брагина Е.М. Современные проблемы нормативного правового регулирования в
сфере архивного дела РФ// Вестник Югорского государственного университета, 2009, №4.
6
Мясников В.С. Современные проблемы архивного дела в Российской Федерации
и задачи российского общества историков-архивистов// Вестник архивиста, 2007, №4.
7
Артизов А.Н., Мякушев С.Д, Сохранение и использование документов по
личному составу: прошлое, настоящее, будущее// Отечественные архивы, 2005, №4.
Объектом данного исследования является: комплектование Архивного
фонда Российской федерации.
Предметом исследования является: процесс организации комплектования
Архивного фонда Российской Федерации.
В качестве источниковой базы в работе были использованы следующие
документы:
 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации» (ред. Федеральных законов от 04.12.2006 № 202ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ, от 13.05.2008 № 68-ФЗ, от 08.05.2010 № 83ФЗ,
от
27.07.2010
№ 227-ФЗ)
«Собрание законодательства РФ», 25.10.2004, № 43, ст. 4169, «Российская
газета», № 237, 27.10.2004. Вступил в силу 27.10.2004. Изменения,
внесенные Федеральным законом от 13.05.2008 № 68-ФЗ, вступили в силу
–
16.05.2008.
«Собрание законодательства РФ», 02.08.2010, № 31, ст. 4196, «Российская
газета», № 169, 02.08.2010. Вступил в силу (за исключением отдельных
положений) 03.11.2011.1
 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти (утверждены постановлением
Правительства
Федерации
15.06.2009
от
Российской
№ 477.
«Собрание законодательства РФ», 22.06.2009, № 25, ст. 3060, «Российская
газета», № 113, 24.06.2009. Начало действия – 02.07.2009.2
 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках,
1
2
организациях
Российской
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_142000/
http://www.rg.ru/2009/06/24/deloproizvodstvo-dok.html
академии
наук (утверждены приказом
коммуникаций
Министерства
Российской
Федераций
культуры
от
и
массовых
18.01.2007
№ 19,
зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный № 9059;
с изменениями (утвержденыприказом Министерства культуры Российской
Федераций от 16 февраля 2009 № 68, зарегистрирован в Минюсте России
05.05.2009,
регистрационный
№ 13893)).
«Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной
власти», № 20, 14.05.2007. Изменения, внесенные приказом Минкультуры
РФ от 16.02.2009 № 68, вступили в силу – 31.05.2009)1.
 Правила передачи в государственные архивы книг государственной
регистрация актов гражданского состояния, собранных из первых
экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических
книг (утверждены приказом Федеральной архивной службы России и
Министерства юстиции Российской Федерации от 2.08.1999 № 38/230)2.
Работа
состоит
из
введения,
двух
глав,
заключения
и
списка
использованных источников.
Во введении обоснована актуальность выбора темы, поставлены цель и
задачи исследования, охарактеризованы источники информации.
В первой главе рассматривается нормативно – правовая и нормативно –
методическая
базы
регламентирующие
организацию
комплектования
Архивного фонда Российской Федерации.
Во второй главе подробно рассматривается Организация комплектования
Архивного фонда Российской
Федерации, источники комплектования,
формы приема документов и проблемы в сфере комплектования на
современном этапе.
1
2
http://base.garant.ru/190736/
http://www.zakonprost.ru/content/base/33668
Глава 1. Нормативно-правовая и нормативно-методическая базы,
регламентирующие организацию комплектования Архивного фонда
Российской Федерации
Документационное обеспечение управления – это
составляющая
всех
видов
и
уровней
управления.
важнейшая
Оперативность,
своевременность, точность и полнота представления информации являются
основой качества принимаемых управленческих решений.
Организация
работы
с
документами
затрагивается
во
многих
нормативных правовых и методических документах. Таким образом, каждая
организация
в
методическая
и
службе
ДОУ
справочная
должны
быть
информация,
нормативно-правовая,
относящаяся
к
работе
с
документами.
Роль и значение нормативно - правовой базы значительно выросла в
последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало
осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами,
независимо от организационно-правовой формы, строится на основе
законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов
документирования и работы организаций1.
разрабатываются
различными
органами
государственной
власти
и
управления в соответствии с их компетенцией.
В
настоящее
время
в
Российской
Федерации
действует
ряд
общегосударственных нормативно-правовых актов, регулирующих общие
правила подготовки, осуществления и организации работы с документами.
Нормативно-методические документы по документационному обеспечению
управления, разрабатываются различными органами государственной власти
и управления в соответствии с их компетенцией
1
Портал законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации//
www.rusarhives.ru
Во-первых, основной закон нашей страны - это Конституция Российской
Федерации. С точки зрения документоведении ее значением является то, что
Конституция
нормативных
Российской
правовых
Федерации
актов..
Статья
устанавливает
15
Конституции
взаимосвязь
Российской
Федерации указывает, что Законы и другие правовые акты, принимаемые в
Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской
Федерации.
Еще одним значительным источником является закон - нормативный акт,
принятый в особом порядке
органом законодательной власти или
референдумом, проявляющий волю народа, имеет самую крупную, после
Конституции, силу и исполняющий социальный контроль, типичные и
постоянные социальные отношения.
Нормативно-правовая база делопроизводства1 - это совокупность
законов, правил и методических документов, регламентирующих технологию
для создания документов, обработки, хранения и использования в текущей
деятельности учреждения и деятельности службы делопроизводства: ее
структуру, функции, кадры, техническое обеспечение и некоторые другие
аспекты.
Она регулирует правила оформление документов, правила работы с
документами, предоставление сохранности документов, системe передачи
документов для архивировного хранения, работу службы делопроизводства,
введение новых информационных технологий в работе с документами,
работу с документами, обладающими грифом ограничения доступа;
юридические аспекты, связанные с документами, и иные вопросы.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя2:
 Конституцию РФ;
Портал законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации//
www.rusarhives.ru
2
Портал законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации//
www.rusarhives.ru
1
 международные договора (регулируют конституционные по своему
характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при
вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);
 законодательные
акты
Российской
Федерации
в
сфере
информатизации и документации;
 указы
и
распоряжения
Президента
Российской
Федерации,
постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ,
регламентирующие вопросы документационного обеспечения на
федеральном уровне;
 правовые
акты
федеральных
органов
исполнительной
власти(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как
общеотраслевого, так и ведомственного характера;
 правовые акты органов представительной и исполнительной власти
субъектов
РФ
и
их
территориальных
образований,
регламентирующие вопросы делопроизводства;
 правовые
акты
методические
нормативного
документы
по
и
инструктивного
делопроизводству
характера,
учреждений,
организаций и предприятий;
 государственные стандарты на документацию;
 унифицированные системы документации;
 общероссийские
классификаторы
технико-экономической
и
социальной информации;
 государственная
система
документационного
обеспечения
управления, основные требования к документам и службам
документационного обеспечения (ГСДОУ);
 нормативные документы по организации управленческого труда и
охране труда;
 нормативные документы по организации архивного хранения
документов;
 законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые
акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов
Российской Федерации.
Все они должны учитываться при организации делопроизводства, в
особенности представительными и исполнительными органами власти
Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями,
действующими на их территории1.
В настоящее время норма документации, организации и технологии
управления
документами
ведется
по
нескольким
направлениям:
законодательное регулирование, стандартизации, разработка нормативных и
регулирующих документов для действия в общегосударственных масштабах.
Уже говорилось что, самой высокой правовой значимостью наделены законы
Российской Федерации.
Базовым нормативно-правовым актом является Федеральный закон РФ
"Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от
27 декабря 2006 г. №149-ФЗ2. Этот закон является продолжением
Федерального
Закона
"Об
информации,
информатизации
и
защите
информации" от 20.02.1995 г. №24-ФЗ. Новый закон по существу выработал
многие его положения. Закон более точно определил все положения,
относящиеся к терминам в данной сфере. Он определяет требования к
распространению, обеспечению информации, а также к ее защите. Закон
зафиксировал
обязательность
фиксирования,
информации, установил отношения, которые возникают
применении
информaционных
технологий,
документирования
при создaнии и
установил
обязанность
предостaвления информации государственным органам.
1
Портал законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации//
www.rusarhives.ru
2
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=148677
В новом законе введены понятия (не используемые ранее в
федеральном
законе
от
20.02.1995
г.
№24-ФЗ
"Об
информации,
информатизации и защите информации": "информационные технологии",
"информационно-телекоммуникационная сеть", "обладатель информации",
"электронное
Установлено,
сообщение",
что
"оператор
обладатель
информационной
информации1
это
-
системы".
лицо,
которое
самостоятельно создает информацию либо которое получило право на
основании закона разрешать или ограничивать доступ к информации.
Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо),
юридическое лицо, Россия, субъект Российской Федерации, муниципальное
образование.
Максимального
внимания
заслуживает
статья
11
Закона
"Документирование информации"2, фактически вводящая единую систему
делопроизводства
в
государственных
органах
и
органах
местного
самоуправления. Пункт 2 статьи 11 гласит: "В федерaльных органах
исполнительной власти документирование информации осуществляется в
порядке, устанавливаемом Прaвительством Российской Федерации. Правила
делопроизводства
и
документооборота,
установленные
иными
государственными органами, органами местного самоуправления в пределах
их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным
Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и
документооборота для федеральных органов исполнительной власти".
Подобным образом, постановка делопроизводства в органах местного
самоуправления не должна возражать постановке делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти, то есть должна быть
аналогична с ней.
1
Портал законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации//
www.rusarhives.ru
2
http://www.wikiznanie.ru/ruwz/index.php/%D0%94%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0
%BD%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%B8%D0%
BD%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8
В статье 17 Закона определена ответственность за правонарушения в
сфере информации, информационных технологий и защиты информации.
Закон имеет прямое отношение к деятельности служб ДОУ на всех
уровнях.
Тем не менее, область регулируемых законом отношений указана
неоднозначно, а в некоторых случаях противоречат друг другу. Согласно ч. 1
ст. Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и
защите информации"1 он регулирует отношения, возникающие при:
 реализация права искать, получать, передавать, производство и
распространение информации;;
 употребление информационных технологий и средств для их
обеспечения (например, правовая информация сетей);
 защита информации (например, связанные с правом на частную
жизнь, защиты информации от несанкционированного доступа).
Основная область отношений, регулируемых данным законом в
информационной сфере, определена ч. 4 ст. 29 Конституции Российской
Федерации2, где зафиксировано право каждого свободно искать, получать,
передавать, производить и распространять информацию любым законным
способом.
Вторая
область
отношений,
регулируемых
данным
законом,
ограничивается применением информaционных технологий. Исходя из
второй статьи данного закона, где под информационными технологиями
понимаются процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки,
предоставления, распространения информации и способы реализации таких
процессов и методов, и статья двенадцатая закона, определяющей границы
1
Федеральный закон «Об информации , информатизации и защите информации» от
25 января 1995 года. №24 ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 №15- ФЗ).
2
Федеральный закон «Об информации , информатизации и защите информации» от
25 января 1995 года. №24 ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 №15- ФЗ).
государственного регулирования в сфере использования информационных
технологий, указанная область включает следующие отношения1:
 поиск информации,
 отбор информации;
 хранение информации;
 обработка информации;
 получение информации;
 передача информации;
 предоставление информации (получение и передача);
 распространение информации (получение и передача);
 производство информации.
Законодательно установлено, что документы и массивы документов,
подлежат физическим и юридическим лицам, государству и защите со
стороны закона наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование
информации
является
необходимым
условием,
которое
не
должны
противоречить введению информации в информационные ресурсы.
Для
непрерывного
осуществления
деятельности,
соблюдение
нормативных актов и соответствующей организации отчетности, необходимо
создать надежные и употребляемые документы, а также для защиты их
целостности в течение требуемого времени.
Документ имеет содержание, контекст и структуру2.
Содержание - фактическая информация документа, закрепляющая
факты, решения, деятельность.
Структура – это внешний вид и расположение частей содержания.
1
Федеральный закон «Об информации , информатизации и защите информации» от
25 января 1995 года. №24 ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 №15- ФЗ).
2
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. «Архивоведение» 3-е изд., доп. - М.:
Академия, 2005. 272 с
Контекст – это содержащаяся в документе или сопутствующая его
информация.
Описание указанных компонентов документе приобретает форму так
называемого метаданными, которые также содержат данные, связанные с
управлением
документами.
Различают
метаданные:
о
документе,
о
принципах и правилах деятельности по управлению, лицах, участвующих в
процессе управления документами, административной деятельности и
процессах управления документами.
Управление документами – определяется как область деятельности,
хранящая действенный и систематический контроль создания, получения,
сохранения, использования и отбора документов, в том числе процессы
включения в систему и сохранения доказательств и информации о деловой и
управленческой деятельности организации.
К управлению документами относятся1:
 утверждение основных организационных положений, направлений
развития и стандартов в сфере управления документами;
 разделение
ответственности
и
полномочий
по
управлению
документами;
 принятие и распределение детальных процедур и руководящих
указаний по управлению документами;
 проектирование,
внедрение
и
администрирование
специализированных систем для управления документами;
 интегрирование управления документами в управленческие системы
и процессы.
Стратегия управления документами доказывается на организационном
положении развития и стандартов, процедур и практики. Основные
организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и
1
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. «Архивоведение» 3-е изд., доп. - М.:
Академия, 2005. 272 с
практика управления документами должны быть приняты на самом высоком
уровне принятия управленческих решений.
Глава 2. Организация комплектования Архивного фонда Российской
Федерации
2.1 Источники комплектования Архивного фонда Российской
Федерации
Комплектование архива1 – это пополнение архива документами
Архивного фонда Российской Федерации, которое проходит систематически.
Комплектование архива документами Архивного фонда Российской
Федерации включает:
 обозначение и определение источников комплектования архива;
 обозначение состава архивных документов, подлежащих приему в
архив;
 прием и передачу архивных документов в архив.
Источник комплектования - юридическое или физическое лицо,
документы которого поступают или могут поступить на хранение в архив.
Каждое предприятие, учреждение, организация, деятельность в
которых формируется документальный фонд, можно рассматривать как
потенциальный источник набора архивного фонда Российской Федерации.
Все же, далеко не все они в равной степени пополняют собственными
документами архивные фонды. В деятельности взаимосвязанных между друг
другом учреждений в той или иной системе управления образуются
документы
с
повторяющейся
информацией.
Например,
в
фондах
вышестоящих учреждений можно найти свое отражение деятельности
подведомственных учреждений. Данный фактор создает вероятность для
исключения назначенных категорий учреждений из числа источников
комплектования государственных архивов.
Современное архивоведение к числу источников комплектования
относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых
образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное,
1
Пивовар Е. И., Безбородов А, Б., Карпенко С, В. журнал «Новый исторический
вестник»- Москва: 13 выпуск, 2013.
социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче
на государственное хранение в обязательном порядке (для организаций и
предприятий государственной и муниципальной форм собственности) и на
основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других
форм собственности)1.
Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами:
 принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ;
 соблюдения прав собственности на документы;
 происхождения и территориальной принадлежности документов;
 недробимости фондов.
Сложность работы, объединенной с пополнением архивных фондов
новыми
документами,
призывает
введения
определенных
процедур,
соблюдение которых позволяет архивам отобрать на хранение наиболее
ценную документацию, а именно:
 исследования учреждений и их документов (на предмет
установления их возможности выступать в качестве источника
комплектования государственных архивов или возможности
исключить
их
из
числа
сдающих
свои
документы
на
государственное хранение);
 оценки вероятности выборочного приема фондов и документов;
 установления очередности в проведении экспертизы документов
при передаче их в государственные архивы.
В период существования Советского Союза Главным архивным
управлением СССР были собраны четыре списка учреждений, организаций и
предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в
государственные архивы.
В настоящее время, в силу высокой динамики изменений, которые
происходят как в структуре управления экономикой, так и в системе
1
Пивовар Е. И., Безбородов А, Б., Карпенко С, В. журнал «Новый исторический
вестник»- Москва: 13 выпуск, 2013.
государственного и местного управления, подобные списки утратили свое
значение1.
Однако критерий значения учреждения, организации, предприятия в
той или иной сфере жизни общества, который играл ведущую роль в
советском архивоведении при установлении учреждения в качестве
вероятного источника пополнения государственного архивного фонда,
сохраняет свое воздействие и в современных условиях.
Определены стандарты для интеграции учреждений, организаций и
граждан в списки источников комплектования и мерок, по которым
назначение производится на источники найма организаций.
Государственные
органы
и
органы
местного
самоуправления,
включаются в список источников для государственных и муниципальных
архивов обязательно.
Источниками комплектования архива
организаций могут быть
и
граждане, которые в деятельности формируют документы Архивного фонда
Российской Федерации.
Негосударственные организации, а также граждане включаются в
списки источников комплектования архива на основании договора.
Отнесение к источникам комплектования архива производится на
основании критериев2:
1) для организаций:
 функционально-целевого назначения организации (для группы
организаций, выполняющих аналогичные функции, используется
форма выборочного приема);
 полноты отражения информации о деятельности организации в
архивных фондах других организаций;
1
Пивовар Е. И., Безбородов А, Б., Карпенко С, В. журнал «Новый исторический
вестник»- Москва: 13 выпуск, 2013.
2
Пивовар Е. И., Безбородов А, Б., Карпенко С, В. журнал «Новый исторический
вестник»- Москва: 13 выпуск, 2013.
2) для граждан:
 вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей
деятельности;
 его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в
жизни общества;
 родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место
работы, занимаемая должность;
 типичность его архивных документов для эпохи (документы
«рядовых» граждан);
 состав
и
содержание
собранных
гражданином
архивных
документов.
Мерки значения учреждения (лица) позволяет распределить все
учреждения, предприятия и организации в зависимости от тех задач и
функций,
компетенции,
охвата
деятельности
и
других
наиболее
отличительных признаков примерно на три группы. Значение документов
каждой из этих групп учреждений назначает организацию работы и методы
отбора документов в государственные архивы.
В основную группу источников комплектования государственных
архивов входят:
 центральные органы законодательной власти и государственного
управления Российской Федерации, а также субъектов Российской
Федерации;
 органы суда и прокуратуры;
 органы местного самоуправления;
 научные,
учреждения,
научно-исследовательские,
государственные
проектно-конструкторские
промышленные,
научно-
производственные и производственные компании (предприятия);
 высшие учебные заведения, отдельные издательства и редакции,
наиболее крупные культурно-просветительные учреждения (театры,
музеи, филармонии, киностудии и др.), научно-технические общества;
 профсоюзные и другие общественные организации и т. д.
Учреждения
этой
группы
играют
ключевую
роль
в
жизни
современного российского общества, их документы имеют большое научное
и народнохозяйственное значение. Поэтому документы учреждений этой
группы поступают в государственные архивы в сроки, установленные
законодательством или в исключительных случаях, по согласованию с
архивными органами.
В дополнение к основной документации как часть средств этих
учреждений
для
постоянного
хранения
можно
оставить
документы
подчиненных, подчиненные или превосходящие учреждения, особенно те,
что их содержание может существенно дополнить содержание документов,
уже сохраненных и архивных коллекций учреждениях1.
С этой целью в рамках архивов дополнительно изучаются материалы
сводного, обобщающего характера, которые могут содержать конкретные
сведения о работе учреждения, а также материалы, присылаемые для
сведения. Реализовывается их соотнесение с основной документацией
фондообразователя, что позволяет более беспристрастно подойти к решению
вопроса об их последующем хранении или уничтожении.
Вторая группа источников комплектования государственных архивов.
Ее составляют те учреждения, организации и предприятия, от которых
документы принимаются выборочно. К этой группе относят:
 некоторые
учреждения
федерального
значения
областного
(некоторые
(республиканского)
управления
и
и
даже
комиссии,
действующие при министерствах, издательства, редакции и др.);
 учреждения местного значения (районного и городского подчинения):
предприятия, средние общеобразовательные и специальные учебные
заведения, учреждения культуры (концертные залы, библиотеки),
1
Ульянина Е. А., Якименко А. С. Архивоведение: конспект лекций. – М.: Высшее
образование, 2007. – 148с.
учреждения здравоохранения (диспансеры, санатории, курорты) и
другие учреждения, предприятия и организации.
Отличительная черта этой группы - однородность учреждений по
функциям и целевому назначению1. Документы этой группы имеют
утилитарное и научное значение, но в силу своей массовости и однородного
характера прием их на государственное хранение в полном составе и от всех
учреждений
нецелесообразен.
Как
правило,
они
принимаются
в
государственные архивы выборочно: или один-два фонда (по усмотрению
эксперта) из группы фондов однородных учреждений, или только
назначенные категории документов из всех фондов однородных учреждений.
Однако в фондах многих учреждений местного масштаба могут
храниться документы крупный научной ценности и народнохозяйственного
значения,
не
встречающиеся
в
вышестоящие
учреждения.
Такая
документация должна быть обнаружена и вовремя взята па государственное
хранение. Как правило, подобного рода документы вливаются в состав или
объединенного архивного фонда, или в состав архивной коллекции.
Третью группу источников комплектования государственных архивов
составляют
являющиеся,
учреждения
как
служебного
правило,
низовыми
и
обслуживающего
в
ведомственной
характера,
системе
и
осуществляющие функции в узких, строго ограниченных территориальных
границах. Кроме того, их деятельность находит довольно полное отражение в
фонде вышестоящего учреждения. Именно поэтому документы такого
учреждения могут быть опущены из состава материалов, получаемых на
государственное хранение.
Списки источников комплектования архива составляются на основании
законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
Список граждан (собственников или владельцев архивных документов)
- источников комплектования ведется с обязательным указанием фамилий,
1
Ульянина Е. А., Якименко А. С. Архивоведение: конспект лекций. – М.: Высшее
образование, 2007. – 148с.
имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования
возможности передачи их архивных документов в архив.
Архив вправе вести список вероятных источников комплектования. В
архиве составляются и ведутся независимые списки организаций источников комплектования научно-технической документацией, списки
организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.
Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов
проводится по мере необходимости.
Архив
ведет
наблюдательное
дело
на
каждый
источник
комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие
его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию
документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено
и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются
сведения о составе и содержании его архивных документов.
2.2 Порядок комплектования Архивного фонда Российской
Федерации
В Архивном фонде архивные документы организуются по единицамх
хранения.
Единицы хранения классифицированы в соответствии со схемой
систематизации архивных документов в архивном фонде.
Схема систематизации архивных документов в архивном фонде
является основанием для внутренней организации единиц хранения
архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.
Классификация единиц хранения в пределах архивного фонда по
разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного
или нескольких следующих признаков1:
1
Электронный журнал «Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и
архивного дела в РФ» //www.sekritariat.ru

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц
хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся
единицы хранения);

функционального,
отраслевого,
тематического,
предметно-
вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых
касается содержание единиц хранения);

номинального (по делопроизводственной форме - видам и
разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате
переписки с которыми образовались единицы хранения);

географического
территориями,
(в
населенными
соответствии
пунктами
и
с
определенными
другими
географическими
объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы,
корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц,
которые являются авторами документов).
При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной
документации дополнительно используются объектный и форматный
признаки1.
Единицы
хранения
классифицируются
в
серии
по
признакам,
употребление которых является наиболее подходящим для всех или
отдельных групп архивных документов архивного фонда.
Документы по личному составу, а также научные и технические
документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций,
рукописи, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в
1
Электронный журнал «Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и
архивного дела в РФ» //www.sekritariat.ru
фондах
контрольных
органов
выделяются
в
особые
группы
и
систематизируются обособленно.
Архивные документы архивного фонда семьи, рода классифицируются
вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по
разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место
выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном
фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической
последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему
роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы),
помещаются в начале.
Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд,
располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их
создания, по алфавиту наименований. Для архивных фондов однотипных
организаций используется общая схема систематизации.
В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида
(разновидности)
классифицируются
по
авторскому
признаку
с
расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке наименований
организаций или фамилий граждан1. В пределах архивной коллекции,
созданной по тематическому признаку, классификация архивных документов
проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их
значимости или хронологии.
В
соответствии
со
схемой
систематизации
единицы
хранения
классифицируются в следующем порядке2:

единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты
производством
1
2
или
в
котором
поступили
в
данную
организацию
Бурова Е.М., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. М., 2012
Кузнецов С. Л. «О концепции развития архивного дела в Российский Федерации»Журнал «Делопроизводство», 4 выпуск, 2012.
(структурное
подразделение)
из
другой
организации
(структурного
подразделения) для продолжения производства;

единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и
материалы к ним, относятся к тому году, на который или за который они
составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы
относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к
последнему году отчетного периода;

единицы
хранения,
начатые
производством
в
одном
подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение,
относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

в пределах года или хронологического периода единицы
хранения располагаются по значимости функций организации (или в порядке
значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);

единицы
хранения,
представляющие
собой
личные
дела,
систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.
Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих)
ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.
Нефондовая
созданных
в
организация
деятельности
архивных
различных
документов
-
организация
источников
комплектования
аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их
видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу
носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и
др.).
Кинодокументы и видеодокументы классифицируются по видам фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино.
Фотодокументы классифицируются по видам - негативы различной
цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы,
фотоотпечатки;
фотоальбомы;
диафильмы.
определенного вида составляется отдельная опись.
На
фотодокументы
Фонодокументы
классифицируются
по
видам
записи
звуковой
информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая,
магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи
составляется отдельная опись.
Электронные документы классифицируются по видам носителей
информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски,
дискеты); внутри видов - по форматам представления информации и далее по характеру зафиксированной информации.
2.3 Проблемы комплектования Архивного фонда Российской
Федерации
Говоря об архивном деле, то, бесспорно, нужно отметить, что это дело
сосредоточено на сохранении, комплектовании, учете и использовании
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов.
Комплектование
документами
Архивного
фонда
Российской
Федерации является одним из важнейших направлений деятельности
государственных и муниципальных архивов, поскольку они должны
постоянно
пополняться
архивными
документами,
отражающими
материальную и духовную жизнь общества, обладающими историческим,
научным,
социальным,
экономическим,
политическим
и
культурным
значением.
Следует обозначить, что организация, сам процесс комплектования
архивных фондов естественно связаны с целым рядом объективных
факторов, характеризующих развитие нашего общества на современном
этапе, т.е. с теми изменениями, которые происходят в политической,
экономической,
социальной
и
других
сферах
общественной
жизни.
Подобными,
оказывающими
существенное
влияние
на
процесс
комплектования государственных и муниципальных архивов, являются1:

финансово-экономический кризис;

продолжение административной реформы и реформы органов местного
самоуправления, повлекшими за собой значительные структурные
преобразования
органов
государственной
власти
и
местного
самоуправления;

продолжающийся
государственных
процесс
ликвидации
организаций,
ликвидации
и
реорганизации
негосударственных
структур, в том числе в ходе банкротства;

продолжающийся процесс приватизации организаций.

широкое внедрение в практику работы организаций всех форм
собственности
информационно-коммуникационных
технологий,
проведение работ по формированию электронного правительства и
электронного документооборота;

рост документооборота в стране, в т.ч. документов, относящихся к
составу Архивного фонда Российской Федерации.
Применительно к архивной отрасли все эти процессы ставят перед
архивными
учреждениями
в
области
комплектования
следующие
обеспечением
сохранности
практические задачи2:
 Решение
вопросов,
связанных
с
архивных документов ликвидированных организаций, в т.ч. по
1
Кузнецов С. Л. «О концепции развития архивного дела в Российский Федерации»Журнал «Делопроизводство», 4 выпуск, 2012.
2
Кузнецов С. Л. «О концепции развития архивного дела в Российский Федерации»Журнал «Делопроизводство», 4 выпуск, 2012.
личному составу (их упорядочение и организация своевременного
приема на постоянное или временное хранение). Это касается
ликвидированных
организаций
как
являющихся,
так
и
не
являющимися источниками комплектования государственных и
муниципальных архивов;
 Осуществление необходимой методической и практической помощи
организациям - источникам комплектования государственных и
муниципальных
архивов
в
организации
работы
архивных,
экспертных и делопроизводственных служб;
 Усиление контроля за учетом и обеспечением сохранности
документов приватизируемых организаций. Только в проект
прогнозного
плана
(программы)
приватизации
федерального
имущества на 2011 год и основных направлений приватизации
федерального имущества на 2012 и 2013 годы, подготовленного на
основании предложений федеральных органов исполнительной
власти, включены сотни ФГУПов. Кроме этого Росимуществом
предлагается дополнительно включить в проект прогнозного плана
более 2 000 ФГУПов. Аналогичные процессы будут продолжаться и
в субъектах Российской Федерации.
 Постоянное
комплектования
уточнение
в
приватизацией
связи
списков
с
организаций-источников
ликвидацией,
организаций,
реорганизацией,
совершенствование
классификационной схемы построения списков;
 Совершенствование
правовых
основ
включения
в
списки
источников комплектования организаций с различной формой
собственности, с разными организационно-правовыми формами
деятельности;
 Выявление
и
изучение
новых
видов
документов,
не
предусмотренных действующими перечнями и, соответственно, не
имеющих установленный срок их хранения;
 Решение методических вопросов, связанных с экспертизой ценности
документов и включением их в состав Архивного фонда Российской
Федерации;
 Решение вопросов, связанных с комплектованием, хранением,
учетом
и
использованием
электронных
документов
в
ведомственных и государственных архивах.
На решение этих задач существенное влияние оказывает состояние
нормативно-правового и методического обеспечения деятельности архивных
учреждений по комплектованию архивных фондов, а оно, безусловно,
нуждается в совершенствовании. Прежде всего, речь идет о внесении
изменений и дополнений в Федеральный закон «Об архивном деле в
Российской Федерации».
Заключение
Цель курсовой работы достигнута путём реализации поставленных задач.
В результате проведённого исследования можно сделать ряд выводов:
 Архивный
фонд
Российской
Федерации
-
исторически
сформировавшаяся и стабильно растущая коллекция архивных
документов, отображающих материальную и духовную жизнь
исторической, научной, социальной, экономической, политической
и культурной значимости, которые являются неотъемлемой частью
исторического
и
культурного
наследия
народов
Российской
Федерации, касающиеся информационных ресурсов и подлежащих
постоянному хранению.
 Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
создал
единое
архивное
пространство,
в
котором
должны
действовать все юридические лица, в том числе коммерческих
организаций,
в
деятельности
которых
образуются
архивные
документы. В ряде статей закона четко установлены обязанности
всех
субъектов,
чтобы
обеспечить
сохранность
архивных
документов и их использование.
 Федеральный закон существенно повысил правовой статус архивов.
Более глубокое понимание роли архивов в качестве важного
источника информации, а это понимание так необходимо сегодня
руководству коммерческих организаций. Кроме того, есть процесс
самоорганизации архивов коммерческих структур. В систему
Федерального архивного агентства России входят государственные
архивы с постоянным хранением документов. Классификация
документов Архивного фонда РФ предполагает их научную
группировку
с
целью
государственным архивам.
правильного
распределения
по
Комплектование
архива
–
это
регулярное
пополнение
архива
документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.
Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по
архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.
Употребления пользователями и архивами архивных документов в
управлении,
в
научных,
культурных
целях,
политических,
сориентированы
экономических,
на
укрепление
социальнороссийской
государственности и информационных потребностей общества, а также для
обеспечения законных прав и интересов граждан.
Методология
организации
архивного
хранения
электронных
документов только начинает формироваться. Здесь важен учет мнений и
опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и
государственных
архивах),
делопроизводителей,
ИТ-специалистов,
управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными
информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным
информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом
мы
окажемся
среди
других
информационному обществу.
"путешественников"
к
открытому
Список использованных источников
1. Об архивном деле РФ: федер. закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ с
послед. изм.
2. Об информации , информатизации и защите информации: федер. закон
от 25 января 1995 года. №24 ФЗ // в ред. Федерального закона от
10.01.2003 №15- ФЗ
3. Портал законодательное регулирование архивного дела в Российской
Федерации// www.rusarhives.ru
4. Электронный журнал «Перспективы развития нормативной базы
делопроизводства и архивного дела в РФ» //www.sekritariat.ru
5. Электронные носители «Организация архивного хранения электронных
документов: проблема, практика, рекомендации // www.gdm.ru
6. Информационно-правовой портал Гарант.
7. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации.
8. Бурова Е. М. Архивоведение (теория и методика) // Е.М. Бурова - М.:
«Академия» 2007.
9. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение // Е.В.
Алексеев – М.: 3-е изд, Академия, 2005. - с. 272.
10. Артизов А. Н. Архивное законодательство России // А.Н. Артизов –
М.: 3-е изд. Термика.
11. Пивовар Е. И., Безбородов А, Б., Карпенко С, В. Новый исторический
вестник // Е.И. Пивовар – М.: 13-е изд. , 2013.
12. Хорхордина Т.И. История архивоведческой мысли // Т.И. Хорхордина
- М.: РГГУ, 2012. - с 448.
13. Брагина Е. М. Проблемы и перспективы развития государственного
управления в сфере информации архивного дела в Российской
Федерации // Е.М. Брагина – М. Выпуск 4 (27), 2012. – с. 18- 21.
14. Кузнецов С. Л. О концепции развития архивного дела в Российский
Федерации // С.Л. Кузнецов - М.: Журнал «Делопроизводство», 4
выпуск, 2012.
15.Ульянина Е. А., Якименко А. С. Архивоведение: конспект лекций. –
М.: Высшее образование, 2007. – 148с.
16.Тельчаров А. Д. Архивоведение. Конспект лекций. – М.: Приор-издат,
2004. – 160
17. Списки источников комплектования составляются архивом на
основании законодательства об архивном деле, Правил 2007 года, МР
2012 года ВНИИ ДАД.
Скачать