Должностная инструкция заведующего архивным отделом ад

Должностная инструкция
заведующего архивным отделом
администрации Косихинского района
1. Общие положения.
1.1.
1.2.
1.3.
Архивный отдел администрации Косихинского района, возглавляет
заведующий
(главная
муниципальная
должность),
который
осуществляет государственную политику в порученной ему сфере, несет
персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел
задач и функций. Заведующий отделом руководствуется в своей
деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральными
законами и законами Алтайского края, Уставом муниципального
образования, постановлениями главы района, а также нормативнометодическими документами Федеральной архивной службы России,
управления Архивного дела Алтайского края и положением об архивном
отделе.
Назначение на данную должность и освобождение производится
распоряжением главы администрации района по согласованию с
управлением Архивного дела Алтайского края.
Заведующий архивным отделом непосредственно подчиняется главе
района. Курирует архивную службу района управляющий делами
администрации района.
2. Должностные обязанности.
На заведующего архивным отделом в пределах поставленных задач
возлагается выполнение следующих функций:
2.1. обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих
постоянному и длительному хранению;
2.2. хранение и учет документов архивного отдела и учреждений-источников
комплектования, представление в установленном порядке учетных
данных в управление Архивного дела Алтайского края;
2.3. проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения
документов, хранящихся в отделе;
2.4. подготовка, представление в администрацию района и реализация
предложений по обеспечению сохранности документов отдела;
2.5. обеспечение сохранности архивных фондов и архивных документов на
различных
видах
носителях,
являющихся
муниципальной,
государственной, федеральной собственностью, входящих в состав
Архивного фонда Алтайского края, образующиеся в процессе
деятельности органов местного самоуправления, организаций,
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
2.12.
2.13.
2.14.
2.15.
2.16.
2.17.
2.18.
2.19.
2.20.
2.21.
предприятий
и
учреждений,
находящихся
на
территории
муниципального образования «Косихинский район»;
организационно-методическое
руководство
деятельностью
ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве
органов местного самоуправления, муниципальных организаций списка
источников комплектования отдела;
содействие организациям других форм собственности в порядке
реализации отдельных государственных полномочий администрации в
сохранности, комплектовании и использовании их архивов;
рассмотрение и согласование положений о ведомственном архиве,
экспертных комиссий, инструкций по делопроизводству организацийисточников комплектования;
рассмотрение и представление в управление, поступающих от
организаций описей дел постоянного хранения;
рассмотрение и согласование описей дел долговременного хранения и
по личному составу, поступивших от организаций;
изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и
делопроизводственных служб, распространение их положительного
опыта работы;
информирование
органов
местного
самоуправления,
иных
муниципальных организаций о составе и содержании документов
отдела;
предоставлять на сайт администрации района информационных
материалов связанных с деятельностью отдела;
прием граждан по личным вопросам, контроль по исполнению запросов
социально-правового характера и тематических запросов;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата
к
документам отдела, архивных справочников о составе и содержании
документов;
ведение учета документов в установленном порядке, хранящихся в
организациях-источниках комплектования и других организациях,
находящихся на территории муниципального образования;
составление
списков-источников
комплектования
отдела,
систематическая работа по их уточнению;
по поручению органа местного самоуправления осуществляет
обследование состояния делопроизводства и сохранности архивных
документов, в том числе по личному составу, в организацияхисточниках комплектования отдела;
разработка и реализация мероприятий по улучшению работы
ведомственных архивов, организация документов в делопроизводстве,
повышение квалификации делопроизводственных служб;
соблюдение правил делового общения и
владение основами
профессиональной этики;
проведение семинаров для работников ведомственных архивов по
вопросам организации и методики работы с документами;
2.22. владение необходимыми навыками работы на ПК и знание
специализированных и офисных программ;
2.23. общее руководство и организация деятельности отдела, ответственность
за выполнение, возложенных на отдел задач и функций;
2.24. выполнение поручений главы района и управляющего делами
администрации связанные с профессиональной деятельностью;
3. Права.
Заведующей для выполнения возложенных на нее задач и функций
предоставляется право:
3.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам,
входящим в компетенцию отдела;
3.2. Вносить на рассмотрение администрации муниципального образования
и управления предложения по развитию архивного дела, улучшению
обеспечения сохранности, комплектования и использования документов,
хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомоственных
архивов и организации документов в делопроизводстве организаций;
участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного
самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить
по ним проекты распорядительных документов;
3.3. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования,
независимо от их ведомственной принадлежности и организационноправовых форм необходимые сведения о работе и состоянии
ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве;
3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории
муниципального образования, независимо от их ведомственной
принадлежности и организационно-правовых форм, требований
федерального и краевого архивного законодательства;
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на
территории муниципального образования, обязательные для исполнения
указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации
документов в делопроизводстве;
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и
мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными
подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий
организаций;
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидированных комиссий
организаций для участия в решении вопросов сохранности документов;
3.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной
власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение
архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих
управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также
физических лиц;
3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного
самоуправления,
организациями
муниципального
образования,
управлением, Алтайским краевым отделением Российского общества
историков-архивистов, другими общественными организациями;
создавать
на
общественных
началах
совет,
утверждаемый
администрацией, для рассмотрения организационно-методических и
практических вопросов архивного дела.
4. Ответственность.
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных
обязанностей, в пределах, определенных действующим трудовым
законодательством или другими законодательными актами Алтайского
края Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности
в
пределах,
определенных
действующим
административным, уголовным и гражданским законодательством
Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных
действующим трудовым и гражданским законодательством Российской
Федерации.