GMP ПРОБЛЕМЫ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ GMPДОКУМЕНТАЦИИ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ Александр В. Александров, Украина, генеральный директор аутсорсинговой компании «ВИАЛЕК», международный эксперт по системам качественного менеджмента и организации производства, координатор интернет&проекта GMP&КЛУБ: « К аждая компания создает документацию, основываясь на своем опыте, компетентности персонала, потребностях и специфике деятельности. Ктото воспитывает «поко ление бюрократов», ктото ставит своей задачей достижение исключительно бумажных результатов, ктото ничего не доку ментирует, полагаясь на квалификацию персонала. От того, насколько четко определена структура доку ментации, насколько хорошо организована работа по разра ботке и обороту документации зависит четкость функциони рования всей системы качества. Не случайно процесс созда ния и ведения документации считают одной из наиболее от ветственных, трудоемких и сложных проблем при внедре нии GMP. Это связано как с трудностями при разработке доку ментации, так и с трудностями, связанными с обучением пер сонала составлению и ее надлежащему ведению. Не останавливаясь на рассмотрении структуры документа ции и конкретных документах системы качества, хотелось бы поделиться с коллегами наработанным опытом борьбы с проб лемами, связанными с системой GMPдокументации. ПРОБЛЕМА ПРИВЛЕЧЕНИЯ СПЕЦИАЛИСТОВ К РАЗРАБОТКЕ ДОКУМЕНТОВ Сколько документов может разработать один специалист в течение месяца? Основываясь на практике, можно считать от двух до пяти, в зависимости от объема, сложности и ком петентности такого специалиста. Неизбежно, в каждой ком пании встает вопрос, либо годами ждать появления системы документации, либо привлечь достаточное количество пер сонала. Подготовка документов требует времени и специальных аналитических навыков, способностей и знаний. Кого вы брать? Есть практики, которые не умеют «стройно» сложить слова, есть теоретики, которые и понятия не имеют, как это вы полняют на практике. Поэтому, основная задача — выявить способный персонал, изменить психологию и внутренние ус тановки типа «Главное чтобы было написано!», а также обра тить внимание на мотивацию разработчика. 28 Сразу же оговорюсь, что все рассуждения данной статьи имеют силу только в том случае, если компания внедряет реально функционирующую систему обеспечения качества, а не создает «мертвые» тома документации для формального получения GMPсертификата. » Существуют разные способы мотивации к разработке доку ментов, в нашей практике наиболее успешными можно считать: 1) Совместное создание документов в рабочих группах, од новременно специалистами различных подразделений, что значительно сокращает время на разработку и согласование документа; 2) Разработку документов включать в программы аттеста ции (или оценки знаний) персонала — в результате, это уско ряет разработку и формирует определенные навыки создания документов; 3) Применение бонусной системы поощрения за разработ ку документа, например при подготовке проекта, в течение не дели специалист получает 100% бонуса, в течение 2х не дель — 50 %, в более поздний срок — ничего не получает… ПРОБЛЕМА ДОСТОВЕРНОСТИ ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Как правило, приступая к составлению документа, разра ботчик тщательно взвешивает как его написать — так как по зволяет материальная база в данный момент, или так, как того требует GMP и инспектор при лицензировании, но невыполни мо исходя из реалий. Ведь бывают ситуации, когда невозмож но одномоментно привести деятельность компании в полное соответствие. Описать как того требует GMP — это повлечет за собой невозможность выполнения документа, а как следствие, персонал привыкает не использовать такой документ в рабо те. Описать, как это фактически может быть выполнено, — риск несоблюдения GMP на долгий период времени. Решением может стать следующий ход разработки доку мента: 1) оценка нормативных требований; 2) оценка фактической возможности выполнения, 3) описание стандартного хода выполняемых действий («опиши, как будешь делать»), 4) верификация документа («сделай, как написано»); 5) на основании полученных результатов верификации, установление даты пересмотра документа. «Промышленное обозрение», апрель №2 (7) 2008 GMP ПРОБЛЕМА ТОЛКОВАНИЯ ТЕРМИНОВ Использование различной терминологии, или «неодно значных» терминов, вызывает у персонала естественные труд ности. А зачастую, толкование одних и тех же терминов при водит к смысловым противоречиям. Примеров тому множест во, понятные на первый взгляд термины являются понятными до тех пор, пока не упираешься в чьето мнение, что может быть только так, а не иначе, поскольку, позволить «иначе» нельзя. Сегодня в отрасли отсутствует «приемлемая терминоло гия», ведутся бесполезные дискуссии о корректности перево да «стандартная операционная процедура» или «стандартная рабочая методика», при этом отсутствует какаялибо систем ная работа. В результате имеем еще одну проблему — с одной сторо ны не перестают звучать призывы заменить англоязычные тер мины «исконно русскими словами», с другой — сложности подбора соответствия в русском и украинском языке. А про верьте себя, — «Авторизованный персонал ревьюирует полу ченные результаты для резюмирования превентивных дей ствий»? Красиво, но пожалуй с фанатизмом! Ведь, оператор даже при большом желании не сможет сделать «джамп», если не знает что поанглийски это означает «прыгнуть». Решением проблемы может стать унификация всей терми нологии через Отдел обеспечения качества и создание корпо ративного словаря (глоссария). При этом, специалисты, осу ществляющие авторизацию документа, должны тщательно от слеживать терминологию, применяемую в документах разного уровня. ЯЗЫКОВАЯ ПРОБЛЕМА Проблема в основном актуальна для компаний, работаю щих в восточной Украине, где русский язык является приори тетным. Существует устойчивое требование экспертных орга низаций оформлять производственную документацию и доку менты контроля качества на украинском языке. При этом экс перт даже не задумывается, что это внутренние документы ком пании, и ежедневно такой документ будет использовать работ ник, который может и не понимать украинского языка. Резуль тат — повышенный риск несоответствий в работе персона ла, — люди не могут делать того, чего не понимают полностью. Конечно, возможно оформлять документы на двух языках, либо в аутентичных переводах. Но необходимо ли это компа нии? В такой ситуации неизбежны проблемы с терминологией, увеличивается нагрузка на разработчика, на Отдел обеспече ния качества, смещаются приоритеты в развитии системы ка чества и т.п. Документы должны быть для людей, а не люди для доку ментов. Вот и решайте, какой вариант выбрать! Ведь, если ин спекцию проводит немецкая или польская инспекция, мы ведь не создаем всю документацию на немецком или польском языках? Другой вопрос, переписка с государственными органа ми, — здесь полностью необходимо придерживаться требова ний государственных структур. ПРОБЛЕМА ОБЪЕМА ДОКУМЕНТОВ Каким должен быть объем документа? Не правы те, кто стремится к описанию абсолютно всего, любого движения в компании. Но, не правы и те, кто пытается уменьшить объем документов в надежде на то, что отсутствие детальных дей ствий эквивалентно необязательности их выполнения, — кон троль будет осуществляться в любом случае. «Промышленное обозрение», апрель №2 (7) 2008 Все действия, обеспечивающие соблюдение GMP, требуют четкой определенности. И если эта определенность не задана, персонал найдет ее самостоятельно, причем максимально удобную для себя. Однако, когда документ громоздкий — в нем становятся неизбежны неточности и ошибки, а сам документ будет обре чен на забвение, с другой — когда документ краткий, появля ется потенциальный риск необоснованного увеличения коли чества документов, что приводит к потере приоритетов и уп равляемости в целом. Надежным критерием приемлемости для любого докумен та может считаться показатель, можно ли такой документ ис пользовать для обучения вновь принятых работников без до полнительных пояснений. Зачастую, в СОП можно увидеть фразу «Оператору войти в производственное помещение класса чистоты D в соответствующем комплекте техноло гической одежды». Уверен, оператор, для которого предусмот рен такой СОП — как минимум озадачится вопросом «Как вой ти?», «В чем именно войти?» Из практики, одним из самых успешных решений пробле мы объемности и наглядности документа становится примене ние блоксхем, таблиц, чертежей и фотографий, в качестве альтернативы письменному описанию. Использование блок схем (диаграмм) особенно полезно на этапе разработки доку мента — когда необходимо определить четкую последова тельность действий при различных результатах. К тому же, та кую блоксхему можно размещать непосредственно на рабо чем месте для удобства пользования и визуализации. ЗЛОУПОТРЕБЛЕНИЕ ФРАЗАМИ «ДОЛЖЕН» И «ВОЗМОЖНО» Во внутренних документах, таких как стандартные опера ционные процедуры и производственная документация, сле дует избегать указанных слов, так как такие документы содер жат детальное описание, каким образом реализуется каждое «должен» Руководства GMP, а слово «возможно» предполага ет необязательность описываемых действий. ДУБЛИРОВАНИЕ ОПИСАНИЯ В ДОКУМЕНТАХ Дублирование описания в разных документах опасно раз ным пониманием выполнения одного и того же требования, что может повлечь за собой сумятицу при их выполнении. С другой стороны, можно дойти до того, что персонал только тем и будет занят, что искать описание по ссылкам в разных доку ментах. Иногда в компании дублируются общесистемные положе ния для каждого цеха (участка), такие как присвоение номе ра серии и срока годности, обучение и подготовка персонала, обработка инвентаря, маркировки статуса и т.п. Такие отдель ные описания потенциально могут приводить к разному уров ню их исполнения на различных участках, плюс — это неоп равданное увеличение объема документации и крайне не удобная процедура внесения изменений — изменив одно требование вместо одного документа изменения нужно вно сить в несколько. Необходимо сформировать политику по отношению к дуб лированию и информационной согласованности документов, иначе отсутствие четкой и логической взаимосвязи может «свести с ума» каждого, кто попытается такие документы вы полнить. Решением может стать включение в структуру доку мента раздела «Взаимосвязанные ссылки», где будут приведе ны фразы по ссылкам, «связанные» с другими документами. Другим проявлением проблемы становятся выполнение законодательных требований. В компании должна быть техно 29 GMP логическая инструкция, инструкция по эксплуатации техноло гического оборудования для каждой единицы оборудования и соответствующее количество инструкций по охране труда. По лучается, оператору для работы необходимо одномоментно открывать все инструкции? Или открыть одну, и помнить все остальные? Логику искать нет смысла, срабатывает заложен ное в генах «Главное чтобы было описано!» Хорошим решением может стать формирование техноло гических инструкций в форме бланков протоколов преимуще ственно в табличной форме, с кратким описанием всех необ ходимых действий по эксплуатации оборудования и охране труда для каждой конкретной операции. При этом, сразу хочу расстроить — такой способ значительно облегчает работу операторам, но не избавляет компанию от ответственности за наличие инструкций по эксплуатации и охране труда на каж дом рабочем месте. ПРОБЛЕМЫ КОДИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Часто кодировка вызывает множество вопросов — нужно ли придерживаться государственных правил идентификации, указывать в коде год или версию документа? Отмечу, что при менение в кодах документов обозначений структурных по дразделений, года издания и версии документа потенциально может увеличить количество вносимых изменений в «связан ные» документы. Сам же выбор системы кодирования — это вопрос творчества специалистов каждой конкретной компа нии. Главное — система кодирования должна быть единой в компании, доступна для понимания, легка в расшифровке, и «сходу» определяющая категорию и назначение документа. ПРОБЛЕМА НЕ ДО КОНЦА СОГЛАСОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ Документ должен быть результатом договоренности между структурными подразделениями и служить лишь памяткой об этом. В противном случае, документ бесполезен, — смежное подразделение не будет его исполнять или будет, но «макси мально неэффективным способом», тихо саботируя. Отсутствие четкой формализации отношений между под разделениями приводит к наличию конфликтов, несогласо ванности действий и риску невыполнения предусматриваемых действий. Полностью согласованный документ, основанный на компромисе различных подразделений — это как раз тот справедливый судья, которого всегда не хватает. Результат — не будет споров о том, кто должен делать и на ком лежит от ветственность за каждое описанное действие. Опять же, неплохим решением проблемы согласования до кументов может стать: • рассмотрение проблемных вопросов на оперативных сове щаниях руководства; • согласование всех категорий документов не отдельными специалистами, а на функционирующих советах («круглых столах») — Совете по изменениям, Основной валидацион ной комиссии и/или Совете по управлению рисками и т.п. К тому же, для уменьшения риска «несогласованности», целесообразно «отобрать» у руководителя компании право утверждения документов системы качества, точнее по макси муму делегировать его руководителям, ответственным за кон кретную деятельность. ПРОБЛЕМЫ, СВЯЗАННЫЕ С ВНЕСЕНИЕМ ИЗМЕНЕНИЙ И ОБРАЩЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ Отсутствие единой согласованной системы внесения из менений может свести на нет все усилия в постановке доку ментации. Все изменения в документы должны тщательно 30 оцениваться, санкционироваться заинтересованными лица ми и своевременно доводиться до сведения персонала. В основном проблемы возникают с последним момен том — как персонал должен быть проинформирован об из менениях? Как правило, это документированное ознаком ление и/или обучение. Особое внимание необходимо уде лить подтверждению понимания персоналом характера внесенных изменений, и надежности идентификации изме ненных частей самого документа. В вопросе обращения контролируемых документов са мое главное — обеспечить использование исключительно санкционированных (учтенных) копий документов. Как правило, принципы обращения документов формиру ются исходя из уровня доверия своему персоналу. Здесь каждая компания применяет свой подход: • одна компания оформляет каждую копию на листах цветной бумаги. При этом цвета распределяются по ме сту назначения (например — экземпляр для ОКК на го лубой бумаге, экземпляр складского хозяйства — на желтой, экземпляр цехов — на светлозеленой и т.п.), • другая компания маркирует каждый лист документа штампами в надежде на то, что это остановит персонал от несанкционированного копирования, • третья компания изымает всю документацию из обра щения, и устанавливает порядок выдачи каждого доку мента в работу по отдельно оформленному запросу с последующим возвратом, • внесение в должностную инструкцию персональной от ветственности за использование и/или укрывательство в использовании неучтенных копий с формулировкой «нарушение трудовой дисциплины», и как следствие выговор вплоть до последующего увольнения и т.п. Принципиальным условием, должно являться наличие статуса документа на каждой его копии, и невозможность порчи или подмены оригинала. Такое условие достигается путем установления четкой ответственности за авториза цию для каждой категории документа. Много споров возникает по срокам пересмотра доку ментов. В таком вопросе, необходимо различать два ос новных понятия «пересмотр» и «актуализация». «Пере смотр» — как правило, это переиздание версии докумен та, связанное с внесением значительных изменений или окончанием срока действия документа. «Актуализация» — это поддержание актуальности действующего докумен та, не всегда ведущее к его пересмотру. Другими словами, документ может быть бессрочным и пересматриваться только при значительных изменениях, при этом актуализа ция должна осуществляться не менее одного раза в год. К примеру, для стандартных операционных процедур целе сообразно не устанавливать срока пересмотра, т.е. вводить их на неопределенный срок, но при этом ежегодно прово дить актуализацию, и при необходимости их пересматри вать. Такой подход позволяет значительно сократить уси лия на «бумаготворчество», и больше внимания уделять достоверности документов. Как правило, после аннулирования, любой документ системы качества, включая СОП и инструкции по эксплуа тации оборудования, целесообразно хранить не менее од ного года по истечению срока годности серии препарата, для которой он был использован напрямую или косвенно в производстве или контроле качества, но не менее 5 лет. Это позволяет, на случай расследований, достоверно оце нить потенциальные риски всех действий, выполненных по таким документам. П «Промышленное обозрение», апрель №2 (7) 2008 GMP GMPОБУЧЕНИЕ Цель, о которой заявляет аутсорсинговая компания «ВИАЛЕК», — это высоко поднять планку требований и ожиданий от проводимых мероприятий на тематику GMP, поменять лекционный формат на обмен опытом и живую дискуссию В рамках стратегического партнерства с российской компанией «СКИФ», 25–27 марта 2008 года в Киеве компания «Виалек» провела международный темати ческий семинар «Валидация аналитических методик, от теории к практике». Практический семинар собрал специалистов фармацевти ческих компаний и регуляторных органов Украины, России, Беларуси, Латвии и Грузии, которые стремятся познать непо знанное и покорить новые вершины. Об этом свидетельство вали оживленные слушатели, бурные дискуссии, искренняя и дружелюбная атмосфера. В ходе семинара участники смогли подробно обсудить кон цепцию валидации и верификации аналитических методик, объем валидации фармакопейных методик, специфику квали фикации аналитического оборудования, вопросы статистичес кой обработки результатов. На примерах, детально были рас смотрены варианты разработки валидационных документов для валидации методик количественного определения, теста на растворение и особенности подготовки валидации методик для контроля растительного сырья. Каждый участник семина ра увез с собой примеры составления валидационных прото колов и отчетов. Профессиональные тренеры, имеющие значительный опыт работы в западных компаниях, Ирина Осмоловская (Старший эксперт проекта TACIS по содействию реструктуризации предприятий в Российской Федерации) и Илья Кейтлин (TEVA, Израиль) приложили немало усилий к разбору типовых несо ответствий при валидационных испытаниях. Результаты обу чения были подведены на финальном круглом столе, где каж дый участник смог уточнить все интересующие его вопросы, поднимаемые в ходе семинара. Организаторы постарались предоставить участникам хоро шую возможность общения и установления контактов с целью развития партнерства и взаимного сотрудничества. По мне нию участников проведенный международный семинар со здал серьезный задел на будущее, и мероприятие действи тельно удалось! Учитывая, что компании сегодня работают в условиях резко меняющихся требований, интеллектуальный потен «Промышленное обозрение», апрель №2 (7) 2008 Профессиональные тренеры Ирина Осмоловская (Старший эксперт проекта TACIS по содействию реструктуризации предприятий в Российской Федерации) и Илья Кейтлин (TEVA, Израиль) циал специалистов становится одним из важнейших пре имуществ. Поэтому, объединив усилия, две мощные консал тинговые компании внедряют методы активного обучения, позволяющие формировать профессиональные навыки участников. Участников практических семинаров и тренингов в Москве и Киеве снова ждут много новых контактов, знакомств и инте ресных точек зрения! Ведь не подлежит сомнению, что разви тию GMP такие мероприятия дают хорошее ускорение. П 31
