Расчет доходов - WordPress.com

Тема 7. Эффективность управления и применение
систем автоматизации делопроизводства и
электронного документооборота
•
•
•
•
•
Вопросы:
Составляющие экономического эффекта.
Оценка экономии и выгод. Исчисляемые
выгоды. Неисчисляемые выгоды.
Оценка эффективности внедрения СЭД.
Расчет расходов.
Расчет доходов.
• Внедрение СЭД:
• преимущества - более качественный и
оперативный сервис, более эффективное
рабочее пространство и, что особенно
важно, преимущество перед конкурентами.
• Анализ соотношения цена/польза – это
логическая процедура оценки соотношения
плюсов (пользы) и минусов (цен) каждого
из альтернативных вариантов.
• Консервативный стиль обращения с документами в
бумажном виде:
• на поиск, согласование и утверждение документов
приходится 30% рабочего времени сотрудников. Это
примерно 1 месяц в год;
• на ожидание поступления документов – 20 %;
• на передачу документов между подразделениями –
10 %;
• на подготовку стандартных отчетов о движении
документов – 10 %;
• на создание новых документов тратится примерно
30% рабочего времени;
• 20 - 30% поставленных задач вообще не решаются;
• 6 - 15% бумажных документов безвозвратно
теряется;
• в среднем создается 19 копий каждого документа.
• Увеличение скорости и точности поиска позволяет сэкономить
от 2х до 5ти часов в неделю на одного сотрудника и составляет
от 5-15%;
• Применение систем электронного документооборота
увеличивает производительность труда сотрудников на 20-50%,
а время обработки одного документа уменьшается более чем,
на 75, а уменьшение затраты на хранение на 80%;
• Наличие прототипов и шаблонов документов позволяет
экономить от 20-30% времени от трудозатрат на создание
новых документов, а это около 7,5% от полного рабочего
времени сотрудников.
• Утверждение и согласование документа на одного сотрудника
составит 10-30%;
• И наконец, по оценкам специалистов внедривших СЭД, их
использование может способствовать увеличению прибыли
предприятия на 5-15%.
• Таким, образом, средний процент экономии времени при
использовании СЭД составляет более 60%.
Внедрение СЭД обеспечивает:
• Скорость предоставление услуг;
• Себестоимость предоставления услуг;
• Экономия времени на поиск, обработку, пересылку и
хранение документов.
• Качество услуг;
• Увеличение скорости и точности поиска.
• Документы одновременно доступны всем имеющим к
ним право доступа сотрудникам, обеспечивается
коллективная работа над документами.
• Ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации,
формализации, протоколирования действий
пользователя и контроля исполнительской дисциплины
при внедрении СЭД документы передаются на
следующую инстанцию сразу же после исполнения.
• Совершенствование и повышение эффективности
управления предприятием;
Внедрение СЭД обеспечивает:
• Улучшение контроля над исполнением документов;
• Повышение безопасности документов;
• Повышение сохранности и удобства хранения документов;
• Процесс согласование и утверждения документов становится
прозрачен и происходит в режиме реального времени;
• Подготовка стандартных отчетов о движении документов и
объеме документооборота занимает несколько секунд;
• Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с
командировками не останавливает работу с документами. СЭД
обеспечивает возможность удаленной работы с документами
как через web-браузер, так и по электронной почте;
• Повышение корпоративной культуры предприятия и рост
авторитета и доверия со стороны партнеров и клиентов.
• Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате
внедрения системы электронного документооборота — это
повышения
оперативности
и
качества
принятия
управленческих решений за счет более адекватного отражения
реальной ситуации в управленческой модели
Оценка экономии и выгод
Исчисляемые выгоды
• В традиционном понимании исчисляемые выгоды — это
экономия средств благодаря снижению стоимости работы
программ при уменьшении числа пользователей.
• Увеличение скорости и точности поиска также относится
исчисляемым выгодам. Есть все основания предполагать,
что пользователи получат возможность сэкономить от
двух до пяти часов в неделю.
• Можно подсчитать сумму ежегодной экономии - это
количество освободившихся часов в год на человека,
умноженном на количество сотрудников, которых
коснётся это изменение, умноженное на среднюю
зарплату в пересчёте на одного сотрудника (то есть,
количество часов в год на человека Х количество
сотрудников Х средняя зарплата сотрудников).
Оценка экономии и выгод
Исчисляемые выгоды
• Например, если человеку удаётся сэкономить от 3 до 5
часов в неделю, за год это составит от 150 до 250 часов (3
часа в неделю умножить на 50 недель или 5 часов в
неделю умножить на 50 недель).
• На предприятии, где трудится 2 000 человек, общая
экономия составит от 300 000 до 500 000 часов в год.
• Исходя из того, что каждый сотрудник в среднем
отрабатывает 1875 часов в год (37,5 часов в неделю
умножить на 50 недель), грубый подсчёт экономии даст в
результате от 160 до 265 человеко-лет (300000 часов
разделить на 1875 и 500000 часов разделить на 1875).
Оценка экономии и выгод
Исчисляемые выгоды
• Однако опыт осуществления проектов показывает, что,
благодаря модернизации и реорганизации, можно
исключить затраты от 25 до 50 процентов человеко-лет
или признать их излишними.
• При средней годовой зарплате сотрудника (не считая
накладных расходов) $40 000 прогноз экономии при
условии сокращения рабочей силы на 50% составляет от
$3,2 миллиона до $5,3 миллиона (160 человеко-лет
разделить на 2 и умножить на $40 000 в год и 265
человеко-лет разделить на 2 и умножить на $40 000 в год).
Оценка экономии и выгод
Исчисляемые выгоды
• Действительно, если средняя стоимость закупки и внедрения
СЭД в пересчёте на одного пользователя составит $2000
(включая затраты на персонал, аппаратное и программное
обеспечение, компьютерную сеть, обучение, конвертацию,
консультации и техническое обслуживание), отдача от
нововведения принесёт выгоду в среднем $4,25 миллиона
(среднее арифметическое между $3,2 миллиона и $5,3
миллиона).
• Если разделить затраты в размере $4 миллионов (2000
сотрудников умножить на $2000) на расчётную сумму выгоды
$4,25 миллиона, то прогноз окупаемости системы составит 0,94
года (то есть, примерно год после окончательного перехода на
СУД).
• Такая отдача стоит вложений независимо от дополнительных
качественных преимуществ.
Оценка экономии и выгод
Неисчисляемые выгоды
• Неисчисляемые выгоды служат дополнением выгодам
осязаемым. Их невозможно измерить, но многие знают об их
существовании и отдают должное их значимости.
1. Скорость предоставления услуг имеет отношение к своевременности
и
оперативности
реагирования
конечных
пользователей и ответственного за управление записями
персонала.
2. Себестоимость предоставления услуг связана со временем,
которое пользователи и специалисты по управлению записями
затрачивают на поиск, обработку, пересылку и хранение
документов. СЭД снижает количество задержек и время
ожидания, связанное с поиском документов по запросу,
препятствует накоплению запросов на документ или файл, а
также уменьшает затраты на восстановление.
Оценка экономии и выгод
Неисчисляемые выгоды
3. Понятие качества услуг связано с объёмом, качеством и
распространённостью документов.
4. Преимущества программного обеспечения СЭД, как и
сами
документы,
распространяются
без
учёта
внутриорганизационных границ. Новая система и мощная
компьютерная сеть может усилить потоки информации и
устранить множество ограничений, связанных как с
использованием бумаги, так и с географической
удалённостью людей.
5. Именно предприятия с несовершенными бизнеспроцессами и нуждаются в первую очередь в системе,
являющейся инструментом, с помощью которого этот
процесс начнется.
Оценка эффективности СЭД
• Внедрение СЭД, прежде всего, связано с тем, что данные системы
позволяют более эффективно управлять компаниями.
• «Средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску
различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем
2 минуты.
• В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если
документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты
дополнительно. Если документ все-таки не найден, сотрудник
переключается на иную работу.
• Средняя годовая зарплата $3600 в год ($300 в месяц).
• Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%
• Ниже дан расчет экономии:
• (10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60
мин.) х $7200
• Итог: если внедрить электронную систему управления документами,
то получается $330 экономии в год в расчете на одного сотрудника.
• Если в организации работает 100 сотрудников, и все они работают с
документами, то экономия составит $33000 в год.
Расчет расходов
• Общая стоимость расходов определяется по следующей формуле:
• Р=∑Рi, где i - статьи расходов на внедрение системы.
• Внедрение АС ДОУ на основе промышленной СУБД содержит
следующие статьи расходов:
• 1. Стоимость закупаемых клиентских лицензий (Рл) к СУБД (Microsoft
SQL, Огас1е, Sybase и т. д.) на определенное количество рабочих мест.
• 2. Стоимость однопроцессорного варианта СУБД (Рб) с возможностью
подключения неограниченного количества клиентских лицензий.
• 3. Стоимость
обеспечения дополнительными
программнотехническими средствами (Рп) установленного количества рабочих
мест, дающих возможность осуществить поточное сканирование,
внедрение ЭЦП и шифрования.
Расчет расходов
• 4. Стоимость работ по запуску системы (Рз) равна следующей
величине:
• Рз=М*W + М*W *F(N),
• где М - количество месяцев, необходимое для выполнения работ по
запуску системы на N мест;
• W - средняя стоимость 1 месяца работ ;
• F(N) - функция характеристики размера организации, позволяющей
учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера
организации. Поведение этой функции качественно похоже на
логарифм от величины N и приблизительно равно следующим
значениям: если N=100, то F(N)=0,3; если N=200, то F(N)=0,35, а если N
>100, то F(N)=0,4.
Расчет расходов
• 5. Стоимость обучения (Ро) пользователей, администраторов системы
и персонала, сопровождающего систему.
• 6. Стоимость годового сопровождения (Рс) компанией системы.
• 7. Стоимость конвертации (Рк) данных.
• Таким образом, суммарные расходы по внедрению и эксплуатации АС
документационного обеспечения управления за год будут равны
Рд=Рл+Рб+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12 +Рк.
Расчет доходов
• Расчет доходной части осуществляем исходя из того, что
экономический эффект состоит только из стоимости
сэкономленного рабочего времени сотрудников (Эрв) и
стоимости бумаги (Эсб), сэкономленной при переходе на
электронный документооборот
• Э=Эрв+Эсб.
• Расчет стоимости сэкономленного рабочего времени
сотрудников выполняется на основе экспертных оценок.
Расчет доходов
• Практически для любого документа в достаточно давно
существующей организации всегда найдется прототип.
• Чаще всего прототип экономит от 20 до 30% времени от
трудозатрат на создание документа. Если каждый
сотрудник тратит на создание новых документов (Эсд)
примерно 30% своего рабочего времени, то общая
экономия времени сотрудников при наличии прототипов
составит около 7,5% от их полного рабочего времени.
• Экономия времени на поиск документа (Эпд) достаточно
хорошо измерена и реально находится в диапазоне 5-10%.
Расчет доходов
• Ускорение бизнес-процессов наиболее тяжело поддается априорной
оценке. При бумажном документообороте процесс согласования и
утверждения документа (Эуд) длителен и невозможен контроль
задержки исполнения. При внедрении автоматизированной системы
документационного обеспечения управления документы передаются
на следующую инстанцию сразу же после исполнения.
• Таким образом, многостадийное утверждение и согласование может
быть сокращено в несколько раз. В этом случае экспертная оценка
экономии на одного сотрудника составит 10-30% рабочего времени.
Расчет доходов
• Экономия трудозатрат (Эт), по нашим предположениям, составит
величину
• Эт=Эсд + Эпд + Эуд.
• Среднемесячные расходы в организации на одного сотрудника (S).
• Тогда экономия рабочего времени (Эрв) сотрудников за год составит
• Эрв = Эт *12* N *8 = (Эсд + Эпд + Эуд) *12* N *S.
• Мощность документопотока определяется через показатели объема
документов за единицу времени (год, месяц) [25]:
• V=∑Dij. где V - объем документации за единицу времени;
• Dij - количество документов в j-й группе по i-му структурному
подразделению.
Расчет доходов
• В течение года работники машбюро организации распечатали (Эм)
страниц текста, а работники архива сделали (Эа) листов копий
подлинников документов. Ежегодно организация осуществляет
отправку принимаемых актов по полной или обязательной рассылке.
За год было разослано (Эр) единиц корреспонденции (листов формата
А4).
• Стоимость сэкономленной бумаги (Эсб) (без учета нанесения
информации) исходя из того, что одна пачка (500 листов) стоит С,
составит
• Эсб = (Эм + Эа + Эр)/500*С.
Общая экономия равна
Э = Эрв+Эсб =(Эсд+Эпд+Эуд) *12* N *S + (Эм+Эа+Эр)/500*С.
Расчет доходов
• Расчетный срок окупаемости автоматизированной системы
документационного обеспечения управления на основе
промышленной СУБД равен:
Т = Рд /Э =
[Рл+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12+Рб+Рк] /
[(Эсд + Эпд + Эуд) *12* N *8 + (Эм+Эа+Эр) /500*С]
Источники:
• Учебно-методический
комплекс
по
курсу
"Современные
отечественные системы автоматизации делопроизводства и
электронного документооборота (САДЭД)»
http://www.pandia.ru/text/77/139/202.php
• Статьи, материалы, аналитика
http://www.cs-consult.ru/articles.html
• Файлы для скачивания
http://www.cs-consult.ru/files.html