Telephone etiquette - Томский политехнический университет
реклама
ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Институт Инженерного предпринимательства Этикет разговора по телефону Томск 2010 Если звонят Вам: • Не игнорируйте звонки • Вовремя снимайте трубку • Используйте корректное приветствие исходя из своего статуса • Умейте при необходимости прервать разговор • Внимательно слушайте абонента • При необходимости возьмите паузу чтобы подготовить ответ на сложный вопрос • Умейте корректно завершить разговор НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ использовать следующие фразы: • «Я не знаю» • «Мы не сможем этого сделать» • «Вы должны...» • «Подождите секунду я скоро вернусь» • «Нет» Если звоните Вы • Спланируйте разговор прежде чем сделать звонок • Составляйте список лиц с которыми нужно связаться • Начните разговор с правильного приветствия • Не обсуждайте вопрос с некомпетентным человеком • Допускайте возможную занятость собеседника • Осведомитесь у собеседника удобно ли ему говорить Если звоните Вы • Ведите конспект беседы во время разговора • Не рекомендуется звонить домой по служебным вопросам • Не допускайте «Повисших звонков» • Первым заканчивает разговор тот кто его начал, женщина имеет право закончить разговор независимо от того, была ли она его инициатором • Будьте лаконичны, вежливы и доброжелательны Официальные переговоры по телефону • Один из участников обязан составить подробную запись беседы • Рекомендуется как можно скорее подтвердить достигнутые договоренности в письменной форме Сотовые телефоны • Разговор по телефону не должен беспокоить окружающих •Разговаривать по телефону громко – признак недостаточного воспитания. •Мобильный телефон должен быть выключен в общественных местах (театр) и на важных событиях (совещания и т.д.). Электронная почта • Послание по электронной почте должны быть чисто деловыми •Не перегружайте систему ненужной информацией •Добросовестно проверяйте и отвечайте на письма. • Решите, является e-mail адекватным каналом для передачи вашего сообщения • Информация должна быть короткой , общей. • Никаких текстов заглавными буквами. ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Институт Международного Менеджмента
