KPI системы электронного документооборота

KPI системы электронного
документооборота
Докладчик Ф.В.Краснов
2009 г.
1
Проблемные области

Отсутствует единая интегрированная среда обмена данными с Управляющей
компанией. Отчеты от Операционных компаний пересылаются посредством
Email.

Руководители операционных компаний не имеют возможности быстро получить
интересующую их информацию по готовящимся собраниям. Требуется запрос
через Секретаря.

Согласование документов проводится в устном виде и на бумаге, что
замедляет принятие решений.

Отсутствует единый справочник сотрудников ГК. Найти телефон, email, ФИО
сотрудника – трудоемкая задача.

Отсутствует общий периметр информационной безопасности. Недостаточный
контроль за хождением информации через незащищенные сети.

Отсутствует возможность контролировать исполнение Поручений по
Протоколам и Служебным запискам на уровне между УК и операционными
компаниями.
Комплексно эти проблемы решаются с помощью внедрения системы электронного документооборота (СЭДО)
2
Базовые технологии
Объединенная ЛВС (технология VPN)
АКАДО-Столица
АКАДО
АКАДО Телеком
Автоматизация базовых управленческих процессов
БД «Служебные Записки»
БД «Справочник»
БД «Поручения»
БД «Согласование»
Единая СЭДО (технология IBM Lotus)
Каждая компания может иметь помимо базовых свои технологии и управленческие процессы.
3
Базовые функции СЭДО
 Связь со штатным расписанием
 Уведомления о возникающих событиях
 Напоминания о необходимости выполнения каких либо
Действий
 Отслеживание времени нахождения документа на этапе
 Отчеты о ходе процесса
4
Мобильность доступа к СЭДО

Из ЛВС (все функции)

Из дома или мобильного офиса (все функции)

В дороге с мобильного телефона и КПК (уведомления, календарь, почта)

Из Интернет-кафе (ограничено, без возможности сохранения информации)
5
Базовый управленческий процесс
Накладывает резолюцию
Подписывает СЗ
Составляет СЗ
Нач11
Исп211
Рук0
Согласует СЗ
Исп212
Отдает поручения
Нач12
Перепоручает
Исп221
Исполняет поручения
6
TOP -10 Исполнителей поручений
Организация
Компания 1
Сотрудник
Казаков, Юрий Павлович
Исполнено поручений
211
Компания 2
Казина, Александра Никандровна
204
Компания 1
Казовский, Михаил Григорьевич
185
Компания 1
Каллаш, Владимир Владимирович
182
Компания 2
Каменевич, Тимофей Павлович
89
Компания 2
Каминский, Виктор Кириллович
66
Компания 2
Капнист, Павел Александрович
65
Компания 3
Карабчевский, Николай Платонович
22
Компания 3
Карамзин, Николай Михайлович
21
Компания 3
Каратыгин, Евгений Сергеевич
19
7
TOP -10 Писателей СЗ
Организация
Сотрудник
Написал СЗ, шт.
Компания 2
Аблесимов, Александр Онисимович
Компания 1
Абрамов, Фёдор Александрович
54
Компания 1
Авдеев, Михаил Васильевич
50
Компания 2
Авенариус, Василий Петрович
32
Компания 2
Аверинцев, Сергей Сергеевич
28
Компания 2
Аверкиев, Дмитрий Васильевич
24
Компания 3
Аверченко, Аркадий Тимофеевич
10
Компания 3
Авсеенко, Василий Григорьевич
10
Компания 3
Автократов, Серафим Петрович
9
158
8
Активные пользователи
Организация
Активные участники СЭДО
Компания 1
28%
Компания 2
67%
Компания 3
63%
9
Детализация активности
300
250
200
150
100
50
1
7
13
19
25
31
37
43
49
55
61
67
73
79
85
91
97
103
109
115
121
127
133
139
145
151
157
163
169
175
181
187
193
199
205
211
217
223
229
235
241
247
253
259
265
271
277
283
289
0
как Исполнитель СЗ
как Начальник
как Руководитель
Согласование
как Исполнитель поручения
как Автор поручения
10
Сегментация пользователей
Развиваем
Обучаем
Контролируем
Наказываем
11
Вопросы
 Как повышать производительность труда с помощью СЭДО?
 Написать СЗ или Email, или позвонить, или IM
 Где баланс между бюрократией и порядком?
 Неисполнение поручений, нерассмотренные и неподписанные СЗ.
 Как построить обучение СЭДО?
 Обучать тех кто пользуется, или тех кто не пользуется, или тех кто
неправильно пользуется.
 Как выявлять процессы не свойственные СЭДО?
 Сквозные процессы, производственные процессы,
 Каковы качественные и количественные показатели СЭДО?
12