Гайдамаков Сергей, директор департамента

Гайдамаков С.А., директор департамента
автоматизации государственных структур
sergeyg@digdes.com
1.
2.
3.
4.
20 лет на рынке разработки заказного программного обеспечения
15 лет на рынке систем электронного документооборота
12 лет на рынке систем За
электронного
12 летдокументооборота в
государственном секторе
проблемы
документооборота
Более 200
проектов по внедрению
систем электронного
документооборота:
не поменялись, но значительно



документопоток от 50 до 8500 документов в день
от 30 до 5000 пользователей
территориальная распределённость пользователей
изменились требования к системам!
…
…
Сегодня автоматизация кадров решает всё!
Именно сегодня выбирается система,
которую будет сложно заменить.
А значит архитектура и возможности системы
должны соответствовать завтрашнему дню.
Внешние процессы
ДО
Описание БП
- Автоматизация
базовых и СМЭВ
прикладных
процессовСистема
ДО
прогнозирования
Земельные
Интеграция
с
участки
Специалисты
Специалисты
внешними
и
Государственные
закупки
предметными
процессами
Предметные
процессы
Прикладные процессы ДО
Электронная библиотека
Обращения граждан
Заявки
Совещания
Договора
СЭДО
МЭДО
Интеграционный интерфейс к СЭДО
ЗадачиПортал
СЭДО:
/ ОГ
KPI БП
·
·
·
Длительность
Количество
Предметные
показатели
Контролеры
Контролеры
Исполнители
Исполнители
7. Контроль
6. Исполнение
4. Поручения
3. Регистрация
2. Согласование
1. Подготовка
Базовые процессы ДО
Секретари
Секретари
Руководители
Руководители
Внешние процессы
ДО
Описание БП
KPI БП
·
·
·
Длительность
Количество
Предметные
показатели
Сложность
Эффект /
Самое сложное
– внедрить выгода
автоматизации
Прикладные процессы ДО
Портал / ОГ
МЭДО
Интеграционный интерфейс к СЭДО
Электронная библиотека
документооборот
в
Базовыеэлектронный
процессы
ДО
70%
40%
Контролеры
Контролеры
Обращения
граждан
СМЭВ
рамках базовых процессов ДО.
СЭДО
ПрикладныеСистема
и внешние
прогнозирования
процессы ДО
Земельные
Заявки
Совещания
Договора
15%
30%
Исполнители
Исполнители
7. Контроль
Последующие
процессы
6. Исполнение
участки
Специалисты
Специалисты
4. Поручения
Секретари
Государственные
внедряются
с
меньшими
3. РегистрациязатратамиСекретари
2. Согласование
Интеграция сзакупки
предметными
15%
30%
1. Подготовка
и
значительным
эффектом.
процессамиПредметные
процессы
Базовые процессы ДО
7
Руководители
Руководители
Много систем с разным и
сложным интерфейсом
Интеграция системы
документооборота с предметными
процессами позволяет построить
единое информационное
Один интерфейс руководителя для:
пространство
• интерфейс
Утвержденияработы
приказовс информацией
Один простой
Согласования
командировок
и принятия •решений
(согласование
документов и
• Согласования договоров
утверждение резолюций)
•
Выдачи поручений
8
А3.1.1 Сбор сведений о ЗУ
Общий отдел
Руководство
ДВР
ДЗР
1. Документ от органов государственной
власти субъектов РФ
2. Письмо о ЗУ
Процессы обработки документов с информацией о ЗУ
3.1.1.1
Регистрация
входящего
документа
Филиал СЗФО
Филиал УФО
УПП
3.1.1.6 Поиск ЗУ
на выездах
Отчет о выезде
Сложный предметный процесс сводится:
1. к простым базовым процессам
документооборота
2. к взаимодействию СЭДО с
предметными системами
3.1.1.2
Рассмотрение
поступающих
сведений о ЗУ
3.1.1.7
Проведение
совещаний с
органами власти
Наложение резолюции при
поступлении документа на
рассмотрение
Число отчетов о выезде
Число ЗУ по отчетам
Протокол совещания с органами власти
3.1.1.3 Рассылка
сведений о ЗУ
Время от поступления документа до
утверждения первой резолюции
3.1.1.12 Внесение
сведений о ЗУ в базу
инвентаризации
3.1.1.4
Распределение
сведений о ЗУ
Служебная записка на обработку сведений
по ЗУ в регионе (во исполнение
поручения)
Время расписания резолюции до
конечного исполнителя.
Число протоколов совещаний с органами власти
Число ЗУ по протоколам
Средняя продолжительность внесения ЗУ
в базу инвентаризации:
Время от получения документа до
исполнения всех поручений по документу
Письмо о ЗУ
3.1.1.5 Внесение
сведений о ЗУ в
базу
инвентаризации
Средняя продолжительность внесения
ЗУ в базу инвентаризации:
Время от получения документа до
исполнения всех поручений по документу
1. Служебная записка об инициации
вовлечения ЗУ под ЖС (процесс
3.1.3)
2. Служебная записка об инициации
вовлечения ЗУ для размещения
предприятий ПСМ (процесс 3.1.3)
3. Заявка на сбор документов по ЗУ
(процесс 3.1.6)
Число ЗУ с инициацией под ЖС
Число ЗУ с инициацией для ПСМ
Число ЗУ на сбор документов
3.1.1.8
Обработка
сведений о ЗУ
3.1.1.13 Анализ и
обработка сведений
по ЗУ
Средняя продолжительность
обработки сведений о ЗУ:
Время от получения
документа до исполнения всех
поручений по документу
3.1.1.9
Осмотр ЗУ
Отчет об осмотре ЗУ
3.1.1.10
Обработка
сведений о ЗУ
Отчет об осмотре ЗУ
3.1.1.11
Осмотр ЗУ
3.1.1.14 Анализ и
обработка сведений
по ЗУ
3.1.1.15
Представление на
докладе у ЗГД
результатов
проведенного
анализа сведений о
ЗУ
1. Базовых процессов мало (подготовка, согласование,
регистрация, расписание, исполнение, контроль)
2. Просто измеряются (KPI процессов - число,
Если есть сложности с
длительность)
3. Можно
внедрять поэтапно то возможно не с
автоматизацией,
4. Являютсятех
составляющими
более
сложных и
процессов
её начали
разнообразных процессов (прикладных,
обеспечивающих и предметных)
Система электронного документооборота обеспечивает:
1. Построение единого информационного пространства
2. Простое управление всеми процессами организации (в том
Решения
ЗАО «Диджитал
числе
сложными предметными
процессами) Дизайн»
3. - Измерение
эффективностина
работы
организациидень
(KPI процессов)
Ориентируются
завтрашний
Повышают
зрелость
процессов
Особенности внедрения системы документооборота:
Обеспечивают
значительный
эффект от
1. - Основные
затраты при запуске
базовых процессов
документооборота и подключении всех сотрудников
автоматизации
2.
3.
Важно правильно выбрать систему, чтобы соответствовала
потребностям «завтрашнего» дня
Существует определенная этапность внедрения, определяющая
степень зрелости процессов организации
115230, Москва
Варшавское шоссе, д.36
стр.8, подъезд 5
тел. +7 (499) 788-74-94
тел./факс +7 (499) 788-74-95
199178, Санкт-Петербург
наб.реки Смоленки, д.33
тел. +7 (812) 346-58-33
Факс +7 (812) 346-58-34
info@digdes.com
www.digdes.ru