ВВС-ЛТД

ВВС-ЛТД
К GDP через внедрение системы
управления качеством в соответствии
со стандартом ISO 9001
http://www.vvs-ltd.com.ua
ВВС-ЛТД. Показатели бизнеса.
• Продажи (2007): 269,4 млн дол., 78% годовой прирост
• Рыночная позиция: крупнейший национальный дистрибьютор, 15,1% рынка
в 2008 году (первое полугодие)
• Покрытие розницы: 91%
• Ассортимент: 8 500 торговых наименований от 600 производителей
• Система дистрибуции:
• 1 центральный и 14 региональных аптечных складов,
• Общая площадь складов 24 000 м2.
• Производительность складов - 220 000 строк заказов в сутки
• Собственный автопарк – 310 единиц
• Доставка заказов – 4-6 часов.
•Количество работников: 1 660 сотрудников
Презентация VVS _ Дата
2
ВВС-ЛТД 2007. Покрытие розницы.
Покрытие аптечной розницы Украины – 91 %.
Торговых отделов – 16
Сотрудников торговых отделов - 151
92,7%
76,9%
80,7%
91,1%
69,5%
77,3%
85,25%
73,9%
58,4%
76,2%
93,6%
79,7%
78,5%
81,7%
89,5%
60,37%
70,5%
63,1%
87,6%
80,15%
95,3%
92,8%
98,1%
83,4%
95,1%
Презентация VVS _ Дата
3
Новые задачи
В 2007 году акционерами компании
поставлена задача:
выйти в 2010 году на позицию №1 по доле рынка
выдерживая темпы роста объемов реализации
аналогичные темпам роста 2007-2008 года
с акцентом на качество сервиса
предоставляемого нашим клиентам
(2007/2006=78%, П1_2008/П1_2007=80%).
Презентация
VVS
_ Дата
Развитие
VVS - История
системы
создания
управления
логотипа
4
Новые задачи: стратегия – лидерство.
ВВС-ЛТД 2008-2012
8 000
7 000
рынок
продажи ВВС
7 320
доля рынка ВВС
23.8%
25.0%
5 770
20%
17.9%
5 000
4 520
15.2%
4 000
3 000
15%
8.6%
9.6%
3 500
10.3%
10%
2 680
1 830
2 000
1 000
25%
21.4%
6 000
Миллионы, $
24.8%
30%
1 770
1 190
870
1 470
75
114
152
2004
2005
2006
270
2007
480
750
1 080
1 430
5%
0
0%
план
компании
Презентация
VVS
_ Дата логотипа
VVS развития
- История
создания
2008
2009
2010
2011
2012
5
Проблемы роста
Выполнить количественные и качественные установки для повышения
эффективности бизнеса без устранения текущих проблем (начало 2007
года) связанных с ростом товарооборота – невозможно. А это:
1. «Размытость» ответственности в операционной деятельности
и дублирование функций
Решение: пересмотр действующей функциональной
организационной структуры, внедрение процессноориентированной оргструктуры.
2. Неоднозначность в трактовке и исполнении одних и тех же
операций региональными аптечными складами
Решение: описание и формализация бизнес-процессов компании;
введение единой бизнес-модели для всех филиалов.
3. Неспособность складов пропускать количество товара
необходимое для выполнения намеченного объема продаж
Решение: Оптимизация формализованных бизнес-процессов
логистического звена для минимизации задержек.
4. Существенное увеличение количества документов внутри
компании Решение: Оптимизация документооборота компании,
подготовка перехода на электронный документооборот
Презентация
VVS
_ Дата
Развитие
VVS - История
системы
создания
управления
логотипа
6
Факторы сервиса
КАЧЕСТВО СЕРВИСА мы видим через такие ключевые бизнеспроцессы:
•
Формирование ассортиментного ряда фармпродукции:
качество → расширение ассортиментного ряда
•
Прием заказ от клиента: качество → быстрый и
бездефектурный прием
•
Сборка заказа: качество → скорость и безошибочность сборки
•
Подготовка сопроводительных документов: качество →
полнота, скорость и точность подбора документов
•
Доставка заказа: качество → доставка точно в срок с
соблюдением всех требований по хранению и транспортировке
•
Претензионная работа: качество → оперативность и точность
ведения претензионной работы
КАЧЕСТВО СЕРВИСА ЕСТЬ совокупный РЕЗУЛЬТАТ
ВНУТРЕННЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ
Презентация
VVS
_ Дата
Основные
VVS - История
факторы
создания
сервиса
логотипа
7
Инструменты реорганизации
системы управления
Какие инструменты могли быть применены в начале 2007 года
для решения описанных ранее задач:
1. Стандарты серии ISO:9000 рекомендующие
«правильную» систему управления
как
строить
2. Стандарт
GDP
рекомендующий
«правильные»
приемы
организации обеспечения товародвижения с учетом специфики
продукции фармацевтической отрасли.
3. Специализированное ПО, обеспечивающее
поддержку такого строительства.
Презентация
VVS
_ Дата
Развитие
VVS - История
системы
создания
управления
логотипа
эффективную
8
Специализированное ПО «Business Studio»
Система бизнес-моделирования Business Studio поддерживает
полный цикл разработки и оптимизации системы управления
компанией: проектирование – внедрение – контроль – анализ,
позволяя решать следующие задачи:
1. Формализация стратегии и контроль ее достижения.
2. Проектирование и оптимизация бизнес-процессов.
3. Проектирование организационной структуры и штатного
расписания.
4. Формирование и распространение среди сотрудников
регламентирующей документации.
5. Внедрение системы менеджмента качества в соответствии со
стандартами ISO.
6. Подготовка к автоматизации и формирование технических заданий
на внедрение информационных систем.
Презентация
VVS
_ Дата
Развитие
VVS - История
системы
создания
управления
логотипа
9
Формализация стратегии
Презентация
VVS _ Дата
Разработка системы
управления качеством
10
Фрагмент бизнес-процесса
Презентация
VVS _ Дата
Разработка системы
управления качеством
11
Веб-портал СМК ТОВ «ВВС-ЛТД»
Презентация
VVS _ Дата
Разработка системы
управления качеством
12
Этапы внедрения СМК
Этапы разработки и внедрения системы управления качеством в
компании ВВС-ЛТД :
1. Разработка процессной модели предприятия. Создана бизнес-модель
компании с применением ПО Business Studio (на текущий момент это
порядка 200 бизнес-процессов).
2. Разработка документации системы менеджмента качества. Все
процедуры СМК , в т.ч. базовые (системные) документы построены с
учетом требований GDP.
3. Организация внутренних аудитов (самоинспекций). Обучены и
сертифицированы 39 внутренних аудиторов, проведены перекрестные
аудиты на соответствие стандартам ISO 9001, GDP и внутренним
регламентам компании. По результатам аудитов составлены протоколы
несоответствий и выработаны планы по их устранению.
4. Сертификация системы управления качеством ВВС-ЛТД на соответствие ДСТУ ISO 9001 украинским органом по сертификации УкрСерт.
5. Функционирование и оптимизация СМК на постоянной основе.
6. Подготовка к сертификации по GDP.
Презентация
VVS _ Дата
Разработка системы
управления качеством
13
Внутренние аудиты
Подготовка и проведение внутренних аудитов (самоинспекций):
1. Обучение с последующей сертификацией 25 ключевых сотрудников
всех подразделений центрального офиса и 14 заместителей
директоров Региональных Аптечных Складов.
2. Планирование и проведение горизонтальных перекрестных аудитов
по следующим процессам:
• Пополнение запасов ЛС;
• Хранение и распределение ЛС;
• Сбыт ЛС.
3. Составление протоколов несоответствий (в т.ч. системных),
разработка планов по их устранению.
4. Доработка бизнес-модели компании на основании принятых
решений.
5. Контроль за выполнением корректирующих и предупреждающий
действий.
Презентация
VVS _ Дата
VVS – Внутренние
аудиты
14
Отзывы аудиторов:
Отзывы и впечатления аудиторов и сотрудников ВВСЛТД о проведенных аудитах:
…Аудит отличный способ обмена опытом между складами, по итогам
всех аудитов видны общие несоответствия.
…Проведение внутренних аудитов и использование программного
комплекса «Бизнес-Студио» дало возможность четко определить
функциональные обязанности каждого подразделения и сотрудника.
 …Положительными моментами считаю:
–унификация рабочих процессов на региональных аптечных складах
(РАС), приведение к общей схеме;
–реагирование на запросы РАС и обеспечение необходимыми ресурсами
для достижения нужного результата (устранения несоответствий);
–обмен опытом, налаживание профессиональных и дружеских связей
между филиалами.
Презентация
VVS _ Дата
VVS – Внутренние
аудиты
15
Взаимосвязь стандартов ISO и GDP
Почему мы начали с ISO:
GDP – подмножество ISO 9001
требованиями по дистрибуции ЛС.
с
конкретизированными
В ISO более детально прописаны правила документооборота,
ориентация на клиента, управление ресурсами (в т.ч. персоналом),
внутренние аудиты и мероприятия по повышению эффективности
бизнеса.
Товародвижение с учетом фармспецифики является частью общей
организации процессов компании. На наш взгляд, корректнее
описывать всю бизнес-модель компании с более глубокой
детализацией ключевых процессов GDP.
СМК позволяет организовать цельную структуру управления в
компании. Тогда часть системы покрываемая GDP становиться
органичнее и понятнее с точки зрения «части» в «целом».
Презентация
Связь ISO и VVS
GDP_ Дата
16
Взаимосвязь стандартов ISO и GDP
Учет требований GDP при построении СМК:
Учет требований GDP в документообороте СМК , в т.ч. в базовых
(системных) документах.
Фокус на процессы дистрибуции ЛС при построении бизнес-модели
компании.
Проведение перекрестных внутренних аудитов на соответствие
стандарту ISO 9001, GDP и внутренним регламентам компании.
Презентация
Связь ISO и VVS
GDP_ Дата
17
Спасибо за внимание!
Власюк Михаил Иванович,
заместитель Генерального Директора ВВС-ЛТД
по управлению качеством
Волокита Артем Николаевич,
к.т.н., начальник отдела управления качеством
http://www.vvs-ltd.com.ua