Тема 13. Требования к тексту документа Преподаватель – к.полит.н., доцент Н.А. Царева Кафедра ГТАП ИП ВГУЭС План 1. 2. 3. 4. 5. Сценарий подготовки документа. Элементы текста. Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок оформления. Порядок изложения текста документа. Рекомендуемая литература 1. 2. 3. 4. 5. 6. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2004. Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2001. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов н/Д., 2004. Словарь сочетаемости слов рус. языка / Под ред. П.Н. Венисова, В.В. Морковкина, М., "Русский язык", 1993. Словарь сокращений русского языка / Под ред. Алексеева Д.И. и др., М., "Русский язык", 1984. Зайцев А.Н. Язык и стиль служебных документов // Секретарское дело. 2003. №1 При составлении документа руководствуются правилами. Уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные системы, регулирующие порядок решения вопросов. Изучают ранее изданные документы вышестоящей и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования. Сбор информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. Связный текст состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления просьбу без пояснения). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает"). В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия; документах, адресованных руководству организации, от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). В тексте документа не допускается: - применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы; - применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы); - применять произвольные словообразования; - применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами; - сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. ГОСТ 2.105-95 Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа. могут быть обязательными и информационными (рекомендуемого или справочного характера). следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова "Приложение" и его обозначения. Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, кроме букв I и О. В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами. Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А4´3, А4´4, А2 и А1. Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Вопросы для самопроверки знаний 1. 2. 3. 4. Охарактеризуйте общие требования к тексту документа. Перечислите порядок изложения текста документа. Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним. Назовите лингвистические особенности текстов служебных документов.