1ДЛекция 13-1

Лекция 13. Требования к тексту
документа
1.
2.
3.
4.
5.
Сценарий подготовки документа.
Элементы текста.
Назначение заголовка, его место в
формуляре документа.
Приложения к тексту и порядок
оформления.
Порядок изложения текста
документа.
Рекомендуемая литература
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2004.
Организация работы с документами. Учебник для вузов.
Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2001.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и
делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов н/Д.,
2004.
Словарь сочетаемости слов рус. языка / Под ред. П.Н.
Венисова, В.В. Морковкина, М., "Русский язык", 1993.
Словарь сокращений русского языка / Под ред.
Алексеева Д.И. и др., М., "Русский язык", 1984.
Зайцев А.Н. Язык и стиль служебных документов //
Секретарское дело. 2003. №1
При составлении документа
руководствуются правилами:





уточняются целесообразность, цель документа и
круг вопросов, подлежащих разрешению
изучаются законодательные акты, решения
правительства, ведомственные нормативные
системы, регулирующие порядок решения
вопросов
изучаются ранее изданные документы
вышестоящей и своей организации
собирается информации по существу
поставленного в документе вопроса
составляется проект документа.
Связный текст состоит из двух частей
В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа,
во второй (заключительной) - решения,
выводы, просьбы, предложения,
рекомендации.
 Текст может содержать одну
заключительную часть (например,
приказы - распорядительную часть без
констатирующей; письма, заявления просьбу без пояснения).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").
В документах (приказ, распоряжение и
т.д.) организаций, действующих на
принципах единоначалия; документах,
адресованных руководству
организации,
В документах коллегиальных органов
от первого лица единственного числа
("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В совместных документах
от первого лица множественного числа
("приказываем", "решили").
Текст протокола
от третьего лица множественного числа
("слушали", "выступили",
"постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права
и обязанности организаций, их
структурных подразделений
(положение, инструкция), а также
содержащих описание, оценку фактов
или выводы (акт, справка),
от третьего лица единственного или
множественного числа ("отдел
осуществляет функции", "в состав
объединения входят", "комиссия
установила").
от третьего лица единственного числа
("постановляет", "решил").
В тексте документа не допускается:
- применять обороты разговорной речи,
техницизмы, профессионализмы;
- применять для одного и того же понятия
различные научно-технические термины,
близкие по смыслу (синонимы);
- применять произвольные словообразования;
- применять сокращения слов, кроме
установленных правилами русской орфографии,
соответствующими государственными
стандартами;
- сокращать обозначения единиц физических
величин, если они употребляются без цифр.
ГОСТ 2.105-95
Приложение






оформляют как продолжение данного документа на
последующих его листах или в виде самостоятельного
документа
обязательные или информационные (рекомендуемого
или справочного характера).
Приложения обозначают заглавными буквами русского
алфавита, начиная с А, за искл. букв Ё, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы,
Ъ.
Допускается обозначение приложений буквами
латинского алфавита, кроме букв I и О.
Приложения, как правило, выполняют на листах формата
А4. Допускается оформлять приложения на листах
формата A3, А2 и А1.
Текст каждого приложения, при необходимости, может
быть разделен на разделы, подразделы, пункты,
подпункты, которые нумеруют в пределах каждого
приложения.
Вопросы для самопроверки знаний
1.
2.
3.
4.
Охарактеризуйте общие требования к
тексту документа.
Перечислите порядок изложения текста
документа.
Элементы текста: заголовок, приложения,
требования к ним.
Назовите лингвистические особенности
текстов служебных документов.