Методика организации делопроизводства Конференция-выставка DOCFLOW 2014 Москва Ульянцева Софья

Конференция-выставка DOCFLOW 2014 Москва
20 мая 2014
Методика организации
делопроизводства
Ульянцева Софья
Ведущий эксперт по управлению
документацией
Визиты на предприятия
Знать своего пользователя и
видеть тенденции развития
тиражных решений
2
Общение с пользователями
Анализ реальных информационных баз
 объективная оценка качества
конфигурации
 оценка соответствия
конфигурации ожиданиям
пользователей
 соответствует ли
использование ИБ на практике
логике, заложенной в нее
разработчиками
 смог ли пользователь наиболее
эффективно использовать
имеющийся у него инструмент
3
Готовые технологии постановки документооборота
Система управления документами –
инструмент, которым надо
научиться пользоваться
Готовая технология запустит процессы
работы с документами как надо, с
максимальной эффективностью
4
Постановка документооборота – основа
автоматизации процессов
СТРУКТУРА ПРОЦЕССА
Действие
doc
Фиксация действия
doc
Передача информации
на следующий этап
5
Методическое сопровождение проектов внедрения
Комплект нормативных документов
Методика постановки делопроизводства
Каждый
комплект
документов
привязан к
возможностям
определенной
версии
программы
две версии продукта, ориентированные
на разные сегменты бизнеса
6
Пакет документов по организации
документооборота
Комплект нормативных документов. Методика организации
документооборота (книжное издание + CD)





положение о делопроизводстве
положение о службе делопроизводства
ряд приказов о начале работы в СЭД
должностные инструкции делопроизводственных работников
положения о работе с документами по направлениям деятельности
7
Готовые технологии постановки документооборота
Опробованная линейка методических продуктов
 вызывает интерес и у клиентов, и у фирм-партнеров
 активно используется в проектах внедрения
 более 200 предприятий работают по нашим методикам
8
Документооборот в один клик
Быстрый способ организовать делопроизводство с нуля
Задача – сократить время на заполнение
информационной базы в 20 раз
В ходе установки программа заполняет информационную
базу готовыми данными, и пользователь может:
 создавать документы по готовым шаблонам
 запускать процессы по заданным маршрутам
 хранить файлы в структуре папок с настроенным доступом
 использовать ролевую адресацию
 вести номенклатуру дел, списывать документы в дела
9
Универсальность и гибкость тиражной методики
Методика гибкая
• тенденции к повышению
динамичности управления
• снижению затрат на
административные функции
• уходу от формализма в
административной работе
• исключить избыточные
Оперативность работы с процедуры в обработке
документов
документами
• быстрое и правильное
выполнение задач
• отступление от ГОСТов
Оценка риска при
распространено и законно
отступлении от
• не все отступления
требований стандартов оправданы
10
Природа организационных рисков
 отсутствуют инструкции, закрепляющие
процедуры обработки документов
 не закреплены зоны ответственности за
работу с документами
 не зафиксированы схемы движения
документов
 не формализованы отдельные процессы
 не соблюдаются установленные требования к
оформлению официальных документов, что
влечет к потере юридической силы документа
11
Что снижает эффективность автоматизации?
Пример
• производственное предприятие
• автоматизация процесса согласования не принесла должного
результата
Разбор ситуации
• процесс согласования не был изначально формализован
• отсутствовало четкое понимание того, как процесс должен
протекать
• не было договоренностей
Вывод
• если деловая процедура включена в рабочие процессы и влияет
на конечный результат, то она должна быть предварительно
описана с максимальной детализацией
12
Учебный курс
«Подготовка к автоматизации документооборота»
Курс содержит
 разъяснения к тому, как применять готовые методики
 основы делопроизводства
 рекомендации по обследованию предприятия
 основы описания бизнес-процессов
13
Чем полезны наши методические продукты?
 Сокращают время на подготовку к автоматизации
 Помогают быстро погрузиться в профессиональную
сферу делопроизводства
 Позволяют построить делопроизводство организации
быстро и своими силами
 Задают единый корпоративный стандарт
 Являются универсальным решением для
постановки документооборота
14
Конференция-выставка DOCFLOW 2014 Москва
20 мая 2014
Спасибо за внимание!
[email protected]
http://v8.1c.ru/doc8/
(495) 688-99-38
Ульянцева Софья
Ведущий эксперт по управлению
документацией