Организация работы с документами

Информационные
системы управления
документооборотом
Преподаватель: к.т.н., доц. каф. АСУ
Никулина Наталья Олеговна
[email protected]
Литература
1.
2.
3.
4.
5.
Никулина Н.О., Черняховская Л.Р. Модели
информационной поддержки принятия решений с
использованием систем управления электронным
документооборотом: учебное пособие. – Уфа: УГАТУ, 2009.
– 134 с.
Смирнова Г.Н. Проектирование электронных систем
управления документооборотом: Учебное пособие,
практикум по курсу / Московский государственный
университет экономики, статистики и информатики. – М.:
2006. – 127 с.
Майкл Дж., Саттон Д. Корпоративный документооборот. –
СПб: «БМикро», «Азбука», 2002. – 416 с.
Романов, Ильина, Логинова. Правда об электронном
документообороте. – М.: «ДМК Пресс», 2002. – 224 с.
Организация работы с документами: Учебник / В.А.
Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1999 г. – 575 с.
2
Принятые сокращения







ДОУ – документационное обеспечение
управления;
ГСДОУ – государственная система ДОУ;
ЭД – электронный документооборот;
СЭД – система ЭД;
УСД – унифицированная система документации;
ОРД – организационно-распорядительный
документооборот;
СИБИД – система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу
3
ТЕМА 1.
Документационное
обеспечение управления.
Лекция 1.
История развития делопроизводства.
Задачи ДОУ.
4
Древние носители информации






Глиняные дощечки – Вавилон
Папирус – II век до н.э. Александрийская
библиотека (Египет)
Восковые дощечки – Древний Рим, Древняя
Греция
Пергамент – II-I век до н.э. Пергамская
библиотека (Малая Азия)
Бумага – 105 год н.э. (Китай)
Берестяные грамоты – XI в. (Новгород)
5
История делопроизводства в России


XI-XIII вв. – храмы и монастыри
(источники распространения письменности
и хранилища пергаментных документов)
XV в. Орган управления – приказ,
служащие – приказные дьяки, высший
орган управления – Боярская дума, принцип
управления – территориально-отраслевой.
К XVIII веку существовало около 70
приказов.
6
История делопроизводства в России





XVIII вв. – приказы заменены коллегиями,
сформированными по отраслевому принципу (12
коллегий).
Высшим органом по делам законодательства и
государственного управления стал Сенат.
Каждая коллегия имела собственный регламент,
определяющий штат, структуру, функции и порядок
делопроизводства. Все регламенты были
объединены в Генеральный регламент, принятый в
1720 году.
Основным стал коллегиальный способ принятия
решений (коллежская система делопроизводства).
Делопроизводство закреплено за канцелярией.
7
История делопроизводства в России





XIX век. В 1802 г. коллегии упразднены и заменены
министерствами (8).
Комитет министров стал высшим
административным учреждением, действующим на
коллегиальных правах.
Председатель Комитета и все министры
назначались императором и несли ответственность
только перед ним.
Должность председателя Комитета первоначально
была совмещена с должностью председателя
Государственного совета, созданного в 1810 году.
Госсовет состоял из нескольких департаментов и
Государственной канцелярии во главе с
государственным секретарем.
8
История делопроизводства в России




1811 г. – принятие законодательного акта «Общее
учреждение министерств», который определил
систему министерского устройства, включая
делопроизводство и систему взаимоотношений с
другими учреждениями и должностными лицами.
Были формализованы принципы создания и
архивного хранения документов, утверждены
формы документов, по которым совершается
делопроизводство, движение документов и дел.
Появились угловые бланки – с угловым
расположением реквизитов.
Появились ссылки на взаимосвязанные документы.
9
История делопроизводства в России







17 октября 1905 г. Учреждена Госдума – первый выборный
государственный орган.
Госдума рассматривала законопроекты, которые затем
обсуждались в Государственном совете и утверждались царем.
1917 г. Министерства заменены наркоматами (13), которые
подчинялись Совету народных комиссаров.
1917 г. – декрет «О порядке утверждения и опубликовании
законов».
1918 г. – постановление «О форме бланков государственных
учреждений».
1926 г. – основан Государственный институт техники
управления (ИТУ), в котором разбирались проблемы
делопроизводства.
1931 г. – приняты «Общие правила документации и
документооборота», в которых определялись функции
работников, их обязанности и содержание работы.
10
Сущность управленческого труда
Руководство – специфическая функция
управления, представляющая собой
совокупность однотипных операций,
выполняемых руководящими работниками на
различных уровнях управления:
 принятие управленческих решений;
 отдача распоряжений;
 контроль исполнения;
 инструктаж подчиненных;
 анализ положения дел и др.
11
Категории и функции
управленческих работников



Руководители участвуют в стратегической
разработке конкретных вопросов, принимают по
ним решения и подписывают отражающие их
документы.
Специалисты занимаются разработкой конкретных
заданий руководителя и выполняют
вспомогательные операции, документируя проекты
решения.
Вспомогательно-технические работники
осуществляют информационное обслуживание
аппарата управления: получение, обработку,
передачу и хранение документальной информации.
12
Система
управления
Условия выполнения работ
Схема
сравнения
g
ЛПР
Исходные
данные
Решение
Реализация
управляющих
воздействий
u
X
Объект
управления
Y
f
13
Факторы, влияющие на эффективность
управленческого труда




количество и качество используемой
необходимой информации;
скорость получения и обработки
информации;
глубина логического и творческого анализа
поступающей информации;
обоснованность, полнота и быстрота
реализации принятых управленческих
решений.
14
Комплекс требований к
управленческой информации




высокая степень надежности и
достоверности информации;
своевременность поступления информации;
удобство форм представления информации;
минимальность объемов информации при
необходимой полноте и др.
15
Документационное обеспечение
управления


Документационное обеспечение
управления (ДОУ) – это отрасль
деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с
официальными документами.
Основное предназначение ДОУ –
обеспечение руководителей информацией,
удовлетворяющей вышеперечисленным
требованиям.
16
Место документооборота в системе
управления предприятием
17
Виды управленческих операций



Технические (делопроизводственные) –
обработка поступающей корреспонденции,
регистрация, печатание документа, перемещение
документа.
Логические – чтение и ознакомление с
документом, подбор необходимой информации,
анализ и сопоставление данных, произведение
необходимых подсчетов, визирование, контроль
исполнения.
Творческие – определение состава исполнителей
документа, поиск альтернатив решения, выбор
оптимального решения.
18
Недостатки существующей технологии
обработки документов




неоправданно высокие затраты рабочего
времени на технические операции;
отсутствие документов, необходимых и
достаточных для управления на каждом
иерархическом уровне;
обработка документации, решения по
которой не входят в компетенцию
руководителей определенного ранга;
недостаточное использование средств ПО и
оргтехники для составления документов.
19
Проблемы документационного
обеспечения управления
1. Рост объема управленческой
информации.
2. Низкое качество управленческой
информации.
3. Приток ненужной информации.
20
Объективные причины роста объема
управленческой информации





создание новых учреждений, организаций и
предприятий, расширение производственных и
торговых связей, увеличение номенклатуры
выпускаемой продукции;
внедрение технических средств в управленческий
труд;
объективное свойство документации при
использовании возрастать, а не сокращаться;
недостаточная разработанность законодательной
базы;
дублирование документов из-за дублирования
функций учреждений и их структурных
подразделений.
21
Субъективные причины роста объема
управленческой информации



издание некачественных документов,
несвоевременное выполнение поручений и
заданий;
введение новых форм отчетного и
справочного характера в нарушение
существующих унифицированных систем
документации;
устаревшая технология работы с
документами.
22
Ошибки автоматизации документооборота




Отсутствие системного подхода к анализу
документооборота и делопроизводства,
сложившегося на предприятии
Отсутствие способов организации
информационного обмена между сотрудниками и
подразделениями предприятия
Отсутствие функциональной связи автоматизации
бизнес-процессов с автоматизацией
делопроизводства
Неэффективное использование накопленной на
предприятии информации.
23
Задачи ДОУ
1. Документирование управленческой
деятельности (составление, оформление
и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в
процессе осуществления управления
(обеспечение движения, согласования,
контроля исполнения, хранения и
использования документов).
3. Систематизация архива документов.
24
Средства решения задач
Документирование – средства создания
документов;
 Организация работы с документами –
средства маршрутизации и обеспечения
контроля исполнения;
 Систематизация архива – средства
ведения архива документов.

25
Государственная система ДОУ


ГСДОУ – это совокупность принципов и правил,
устанавливающих единые требования к
документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами.
Основная цель ГСДОУ:




упорядочение документооборота организаций,
сокращение количества и повышение качества
документов,
создание наиболее благоприятных условий для
применения современных технических средств и
технологий сбора, обработки и анализа информации,
совершенствование работы аппарата управления.
26
История развития ГСДОУ





В 1941 г. на Первом межотраслевом совещании по оргтехнике
была предложена первая программа ДОУ.
С 1958 г. Главное архивное управление (ГАУ) при Совете
Министров СССР начало контролировать делопроизводство
организаций.
В 1963 г. по поручению Совмина началась работа над
созданием Единой государственной системы
делопроизводства (ЕГСД).
В 1973 г. Всесоюзный научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) закончил
разработку «Основных положений ЕГСД».
В 1988 г. новая редакция ЕГСД получила название
Государственной системы документационного обеспечения
управления (ГСДОУ).
27
Составные части ГСДОУ








Единые правила составления и оформления
документов;
Рациональные принципы документооборота;
Единые правила создания учетно-справочной
системы;
Формы и методы контроля исполнения документов;
Правила составления номенклатуры дел;
Принципы формирования дел;
Правила подготовки дел к последующему хранению
и использованию;
Рекомендации по повышению эффективности труда
в делопроизводстве и автоматизации
делопроизводственных процессов.
28







Организации по стандартизации в области
ДОУ
ISO;
Федеральное агентство по техническому регулированию и
метрологии (РОССТАНДАРТ);
Всероссийский научно-исследовательский институт
делопроизводства и архивного дела (ВНИИДАД);
ООО «Электронные офисные системы»,
Региональная общественная организация «Гильдия
специалистов в области информатики и управления
документацией»
ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ».
технические комитеты (ТК) и подкомитеты (ПК):



ТК 46 «Документация»
ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и
промышленности»
ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота»
29
Стандартизация в области ДОУ




ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения».
ГОСТ Р 15489-1-2007 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования».
ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного
документооборота. Взаимодействие систем
управления документами. Требования к
электронному сообщению».
ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология.
Криптографическая защита информации. Процессы
формирования и проверки электронной цифровой
подписи».
30