8. Николаев В.А. Информационное поле бюджетного
реклама
Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» Николаев Виталий Александрович, аспирант МГТА [email protected] Информационное поле бюджетного планирования как важный аспект построения системы бюджетирования на торговых предприятиях Для торгового бизнеса важно своевременное и качественное получение оперативной информации, необходимой для осуществления деятельности бюджетного планирования. От систематического обеспечения информацией зависит как успех построения системы бюджетирования, так и последующая реализация планов конкретного торгового предприятия. В этой связи важно рассмотреть информационное поле бюджетного планирования на предприятиях специализирующихся в торговой отрасли бизнеса. Ключевые слова: информационное обеспечение бюджетного планирования, информационное сопровождение бюджетирования на торговых предприятиях. В условиях рыночной экономики бизнес не может добиться стабильного успеха без четкого и эффективного планирования своей деятельности. Бюджетное планирование (бюджетирование) торговых предприятий осуществляется на базе анализа информации о финансах хозяйствующих субъектов, получаемой из бухгалтерской, статистической и управленческой отчетности. Поэтому роль информации сложно переоценить. От качественной и своевременно полученной информации зависит эффективность управления торговым бизнесом, уровень конкурентоспособности на рынке товаров и услуг и, как следствие, существование самого предприятия. Информационное обеспечение – информация, необходимая для управления экономическими процессами, содержащаяся в базах данных информационных систем [2, С. 202]. Система внутрифирменного бюджетного планирования образует информационное поле (рис. 1), на основе которого менеджмент торгового бизнеса получает возможность оперативного согласования и утверждения разрабатываемых бюджетов отдельных структурных подразделений, а также организации в целом, моментального определения возникающих отклонений и, как следствие, их оперативного устранения или принятие мер по их своевременной корректировке. Информационное обеспечение включает в себя всю экономическую информацию предприятия, описание способов ее представления, хранения и преобразования [1, С. 53]. Николаев В.А. Информационное поле бюджетного планирования как важный аспект построения системы бюджетирования на торговых предприятиях Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» Система нормативов Система ограничений (лимитов) Информационное поле системы бюджетного планирования Ограничивающие факторы (узкие места) Гипотезы и предположения Рис. 1. Информационное поле системы бюджетирования на торговых предприятиях. Система нормативов – образуют математическую связь между показателями бюджетов, поэтому чтобы воспользоваться ими при бюджетном планировании, необходимо определить только ценовой фактор, поскольку объемный фиксируется в самих нормативах. По нашему мнению, принципиальное отличие нормативов от ограничений состоит в том, что нормативы фиксируют точное значение параметра, в то время как ограничения определяют его верхнюю или нижнюю допустимую границу. Нормативы классифицируются на внешние (ставки налогов) и внутренние – например, логистические нормативы участвуют для расчета остатков готовой продукции (товаров) на торговых предприятиях. Важно знать, что постоянными затратами необходимо управлять при помощи ограничений (лимитов), а переменными – с использованием нормативов. Описание системы нормативов возможно оформить отдельными документами, или включить в описание модели внутрифирменного бюджетирования. Для успешного функционирования и дальнейшего развития торгового бизнеса целесообразно выбирать нормативы лучшие из достигнутых, с целью повышения эффективности деятельности предприятия в целом и его отдельных структурных подразделений в частности. Система ограничений (лимитов) – возможно как установить на торговых предприятиях в целом (лимиты по стратегическим показателям), так и для структурных подразделений отдельно. Цели введения такой системы ограничений заключаются в упорядочении процесса разработки и согласования бюджетов, а также в обеспечении реализации стратегического плана и бюджетов торговых организаций. Николаев В.А. Информационное поле бюджетного планирования как важный аспект построения системы бюджетирования на торговых предприятиях Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» Система ограничений (лимитов) повышает процесс подготовки и согласования бюджетов предприятия, поэтому в торговом бизнесе важно определить лимиты, которые будут применяться при формировании бюджетов (табл. 1). Если в коммерческих организациях отсутствует система лимитов, например, нет ограничений по стратегическим показателям, то завершить процесс согласования бюджетов будет практически невозможно, ведь у составителей бюджетов нет никаких ориентиров при бюджетном планировании показателей, которые не нормируются. Это связано с тем, что в качестве критерия возможности утверждения бюджетов, может использоваться, например, значение бюджетных границ стратегических показателей (удовлетворяет этим ограничениям или нет). Таблица 1. Пример основных ограничений (лимитов), используемых при составлении бюджетов на торговых предприятиях. № 1 1. 1 1. 2 1. 3 1. 4 1. 5 1. 6 2 2. 1 2. 2 3 3. 1 3. 2 3. 3 4 4. 1 Максимальное/ минимальное Кто утверждает значение По составляющим финансового результата (БДР) Генеральный Доля коммерческих затрат в выручке max . 10% директор Доля автоматизированного управления Генеральный max. 17% затратами (АУЗ) в выручке директор Генеральный Доля накладных затрат в выручке max. 15% директор Генеральный Доля заработной платы в выручке max. 30% директор max. 2 млн. Генеральный Постоянные затраты руб./мес. директор Генеральный Рентабельность продаж min. 8% директор По составляющим финансового потока (БДДС) Остаток денежных средств (ДС) на конец Финансовый min. 300 тыс. руб. периода директор Объем финансирования постоянных max. 2 млн. Генеральный затрат руб./мес. директор По составляющим ресурсов и источников их финансирования (ББЛ) Соотношение дебиторской и Генеральный 1.0 – 2.0 кредиторской задолженности директор Генеральный Рентабельность активов min.25% директор Генеральный Рентабельность собственного капитала min.30% директор Специальные ограничения Доля продуктов, не укладывающихся в Генеральный ограничения по маржинальной прибыли max. 7% директор и рентабельности Показатель Николаев В.А. Информационное поле бюджетного планирования как важный аспект построения системы бюджетирования на торговых предприятиях Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» Итак, внедрение ограничений в торговом бизнесе позволит наиболее точно поставить задачу менеджменту организаций для расчета бюджетных показателей. Наличие ограничений по стратегическим показателям, возможно, будет недостаточно, тогда понадобятся ограничения по элементам финансового результата (БДР), финансового потока (БДДС), финансового положения (ББЛ) и специальные ограничения. Ограничивающие факторы (узкие места) – при формировании модели бюджетирования важно учитывать узкие места, которые оказывают существенное влияние на деятельность торгового бизнеса. Поэтому разработку и формирование бюджета торговых предприятий необходимо начинать с учета ограничивающих факторов: внешних (емкость рынка, сезонность, конкуренция и т.п.) и внутренних. Последовательность консолидации информации в системе бюджетирования и определение самих значений статей бюджетов должно идти от узких мест. Набор ограничивающих факторов может меняться в течение бюджетного периода, например, в зависимости от сезона. Важно понимать и знать ограничивающие факторы при формировании бюджетов на торговых предприятиях (табл. 2), и как они меняются в течение бюджетного периода. Табл. 2. Пример основных ограничивающих факторов, учитываемых при составлении бюджетов на торговых предприятиях. № Ограничивающие факторы 1 Краткое описание Для расчета каких показателей используется Маркетинговые ограничивающие факторы • Физический объем потребления • объемы продаж продукции в зависимости от цен на • выручка от продукцию реализации • Ценовая политика по каналам сбыта • валовая • Ценовая политика по отношению к рентабельность продаж конкуренту • Часть клиентов заинтересованы в фирме, которая может предоставить широкий ассортимент товаров • Приходится продавать некоторые виды продукции 1.1 Емкость рынка 1.2 Цена продукции 1.3 Ассортиментное ограничение 1.4 Фактические продажи • Продажи предшествующих периодов - 1.5 Сезонность • Сезонные спады и подъемы продаж по каждому виду продукции - 1.6 Реклама и стимулирование сбыта • Маркетинговые мероприятия 1.7 Конкуренция • Основные конкуренты по каждому продукту и каналу сбыта • маркетинговые затраты • вклад маркетинговых мероприятий в маржинальную прибыль • объемы продаж • цены • выручка от Николаев В.А. Информационное поле бюджетного планирования как важный аспект построения системы бюджетирования на торговых предприятиях Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» реализации 2. 2.1 Качество закупаемой продукции (товаров) 2.2 Сроки заказа 2.3 Динамика цен 2.4 Остатки готовой продукции (товаров) 2.5 Складские площади 2.6 Объемы закупаемых партий готовой продукции (товаров) 2.7 3 3.1 3.2 3.3 Логистические ограничивающие факторы • Соответствие продукции заданным • уровень брака стандартам • объемы закупок • затраты на закупку • оборачиваемость дебиторской и • Часть готовой продукции (товаров) нужно кредиторской заказывать заранее задолженности • оборачиваемость запасов готовой продукции • Изменение цен на закупку готовой продукции (товаров) • могут быть списаны после исключения этого товара из ассортимента • Возможность формирования запасов готовой продукции (товаров) • объемы закупок • величина остатков готовой продукции (товаров) • Транспортные расходы зависят от объемов • объемы закупок и частоты закупок • транспортные • Минимальные размеры партий, которые расходы поставщики готовы отгружать • Необходимость заказа стороннего Транспортный парк транспорта Финансовые ограничивающие факторы • доля заемного капитала • Кредитная история • проценты по Кредиты • Финансовое состояние кредитам • Залоговая масса • инвестиционные расходы • налоги • штрафы • Налоговое законодательство Налоги • уровень дебиторской • Схемы оптимизации налогообложения и кредиторской задолженности • общая сумма Макроэкономические • Уровень инфляции расходов показатели • Курс доллара, евро • выручка от реализации Информационное пространство модели бюджетирования в торговом бизнесе в процессе деятельности меняется, возможно, появление новых факторов или изменение уровня влияния старых факторов на бюджетные показатели торговых организаций. В связи с этим, при создании и формировании модели бюджетирования жизненно важно определить наиболее влияющие ограничивающие факторы и правильно их учесть. Иначе говоря, узкие места, с которыми приходится сталкиваться предприятию, определяют сложность модели бюджетирования и бюджетного управления. Николаев В.А. Информационное поле бюджетного планирования как важный аспект построения системы бюджетирования на торговых предприятиях Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» Гипотезы (предположения) – самая меняющаяся часть информационного пространства системы бюджетного планирования, факторы при составлении бюджетов могут меняться, и в последующие периоды возможны другие гипотезы, которые описывают влияние того или иного фактора на бюджетные показатели организации. В связи с этим, все используемые гипотезы целесообразно содержать в аналитической записке к бюджетам, а не в описании модели бюджетирования предприятия. Собирая проекты бюджетов с подразделений, финансовому руководству торговых предприятий также целесообразно брать аналитические пояснения. Иначе говоря, гипотезы должны составлять все участники процесса бюджетного планирования, а не только финансовое руководство. Поэтому задача финансовых менеджеров заключается не только в сборе бюджетов от структурных подразделений, но также в сборе гипотез. Торговому бизнесу необходимо осуществить поиск факторов и оценить их влияние на бюджетные показатели организации. Ведь для каждой торговой компании эти факторы и степень их влияния будут, скорей всего, разные. Пример описания гипотез на торговом предприятии в системе бюджетирования приведен в табл. 3. Табл. 3. Пример описания основных гипотез, используемых при составлении плановых бюджетов на торговых предприятиях. № Формулировка гипотезы 1 1.1 1.2 1.3 Изменение продаж за счет сезонных изменений Увеличение объемов продаж после завершения проекта создания нового торговой точки Зависимость продаж от рекламной кампании При расчете каких показателей используется Маркетинговые гипотезы Запланированные продажи Запланированные продажи Запланированные продажи 1.4 Зависимость объема продаж от ценовой политики Запланированные продажи 1.5 Бесперебойность работы компании Запланированные продажи 1.6 Неизменность постоянных коммерческих расходов 2 2.1 Отсутствие бракованной продукции (товаров) 2.2 Бесперебойность поставки готовой продукции (товаров) Накладные затраты Объем продаж Запасы готовой продукции План формируется отделом маркетинга с учетом сезонности (пик продаж приходится на 4-ый месяц). Колебания объемов продаж ±35% После завершения проекта продажи возрастут на величину продаж новый торговой точки План продаж формируется с учетом плана рекламных мероприятий План формируется с учетом эластичности спроса по цене. В данном примере цены не меняются в течение года План формируется с учетом условия бесперебойной работы компании и отсутствия проблем с отгрузкой Считается, что за плановый период они остаются неизменными Считается, что процент бракованной продукции близок к нулю Бесперебойность поставок сырья гарантирует выполнение плана продаж и выполнение складских нормативов Финансовые гипотезы 3 3.1 Постоянные коммерческие расходы Логистические гипотезы Оценка влияния гипотезы на показатели Незначительность уровня инфляции Практически все показатели Считается, что уровень инфляции не сильно влияет на запланированные Николаев В.А. Информационное поле бюджетного планирования как важный аспект построения системы бюджетирования на торговых предприятиях Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» 3.2 3.3 4 4.1 4.2 4.3 4.4 финансово-экономические показатели (т.е. уровень инфляции составляет 20% в год) Считается, что налоги, начисленные Своевременная оплата налогов Оплата налогов в текущем месяце, оплачиваются в следующем Наличие возможностей Сценарий развития зависит в т.ч. от Краткосрочные кредиты и своевременного привлечения возможностей предприятия по займы заемных средств привлечению заемных средств Общие гипотезы, использованные при планировании Цены считаются неизменными в Постоянство цен на продукты Стоимость продуктов течение года Считается, что коэффициенты Использование коэффициентов инкассации по факту в прошлом Коэффициенты инкассации инкассации отчетном периоде (году) сохранятся в следующем году Считается, что постоянная часть Постоянство окладов Заработная плата зарплат не изменяется в течение планового периода Неизменность Считается, что постоянная часть автоматизированного Постоянные АУЗ АУЗ остается неизменной в течение управления постоянными планового периода затратами (АУЗ) Как правило, эти гипотезы находятся в головах тех менеджерах (специалистах), которые были ключевым элементом при составлении бюджетов. В таких ситуациях торговый бизнес изначально находятся в невыгодном положении, ведь если эти специалисты по каким-либо причинам не будут в будущем работать в данной организации, то всю эту информацию они унесут с собой. Поэтому для успешного развития торговых предприятий важно строго фиксировать все предположения и гипотезы по каждому структурному подразделению торговых организаций. Управленческая деятельность нуждается в информационном обеспечении, так как обработка информации для принятия управленческих решений и выработки управляющих воздействий занимает достаточно много времени [3, С. 15]. Для успешной реализации процессов сбора и обработки информации необходимо четкое разграничение сфер ответственности, необходимо определить, кто собирает информацию, кто ее обрабатывает и кто координирует этот процесс в целом. Важно также автоматизировать процесс бюджетного планирования, что позволит сократить трудозатраты, сроки и повысить эффективность процессов. Таким образом, от полного и систематического обеспечения информацией всех участников процесса бюджетирования зависит как успех построения самой системы бюджетирования, так и последующая реализация бюджетов. Литература 1. Барановская Т. П., Лойко В. И., Семенов М. И. и др. Информационные системы и технологии в экономике. – 2-е изд., доп. и перераб. Под ред. В. И. Лойко. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 416 с. Николаев В.А. Информационное поле бюджетного планирования как важный аспект построения системы бюджетирования на торговых предприятиях Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» 2. Ириков В.А., Ириков И.В. Технология финансово-экономического планирования на фирме. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 248с. 3. Трофимов В. В. Информационные технологии. – М.: ИД Юрайт, 2011. – 624 с. Николаев В.А. Информационное поле бюджетного планирования как важный аспект построения системы бюджетирования на торговых предприятиях
