Автоматизация образовательных учреждений: Как грамотно внедрить и

Автоматизация образовательных учреждений: Как грамотно внедрить и
эффективно использовать автоматизированную систему управления
вузом.
Начальник отдела автоматизации образовательных учреждений ООО Инфосьют-Софт.
Путятина Марина Владимировна
План доклада:
Ключ к успеху широкой автоматизации в образовании – промышленная платформа
программного обеспечения, ориентация на массового потребителя, профессионализм в
обеспечении функциональных возможностей.
Удачно совместить все эти преимущества в одном программном продукте удалось
компании «Инфосьют», которая уже не первый год автоматизирует учебные заведения
различных уровней и масштабов.
Существующая автоматизированная система начала свое развитие в 2006 году с
разработки модуля «Платные образовательные услуги» на базе 1С: Предприятие 7.7. В
2007 году модуль был переработан для платформы 1С:Предприятие 8, в 2008 году модуль
получил сертификат «1С:Совместимо!», а также были разработаны дополнительные
модули системы.
Разработанная автоматизированная система охватывает все бизнес-процессы
учебного заведения и состоит из следующих подсистем: студенческий отдел кадров,
приемная комиссия, планирование учебного процесса, учет и контроль успеваемости,
расчет нагрузки ППС, расписание, управление взаиморасчетами с учащимися на платной
основе, планирование и контроль исполнения бюджетов, расчет стипендии, расчет
заработной платы, документооборот. В ближайшее время планируется перевод системы
на платформу 1С: Предприятие 8.2. (коротко о преимуществах платформы 8.2). Во второй
половине 2010 года планируется к выходу модули «Тестирование», «Дистанционное
образование».
Преимущества, которое получает вуз при внедрении системы
Что может дать такая система учебному заведению? Автоматизация основных процессов
данной системой в учебном заведении позволит:
 оперативно готовить учебные планы;
 вести учет и контроль успеваемости и посещаемости студентов, получать
различного рода аналитическую и статистическую отчетность;
 автоматизировать процесс зачисления учащихся, формировать учебные группы;
 вести документооборот (приказы, договоры, распоряжения и т.п.);
 видеть задолженность учащихся в режиме реального времени;
 автоматически оповещать должников о необходимости оплаты за обучение;
 печатать дипломы, приложения к дипломам, академические справки;
 распределять и контролировать исполнение учебной и научно-методической
нагрузки и многое другое из повседневной жизни преподавателей, специалистов и
руководителей учебных заведений.
При этом система обеспечивает работу в рамках единого информационного
пространства.
Наши клиенты
Преимущества использование системы 1С: Infosuite. Управление образовательным
учреждением оценили уже около 20 учебных заведений РФ (перечень вузов).
Наши услуги
Послепродажное обслуживание системы включает в себя: лицензионная поддержка
программного обеспечения (обновление версий), внедрение, обучение пользователей
принципам работы с системой (методика удаленного тренинга), консультационная
поддержка
пользователей
посредством
«горячей
линии»,
информационно-
технологическое сопровождение системы (разработка дополнительных отчетных форм,
диагностика базы данных, перенос исторических данных, выезд специалиста).
В настоящее время на рынке представлено множество автоматизированных систем для
управления учебными заведениями. Что является критериями для выбора наиболее
приемлемого для каждого вуза решения? Для кого-то это проверенное программное
обеспечение, авторитет которого не вызывает сомнений, для других – цена, для третьих –
возможность безотказной работы системы долгие годы, для четвертых – быстрое и
результативное внедрение, не требующее значительных усилий. Список можно
продолжать. И у каждого вуза будут свои приоритеты.
Мы в компании «Infosuite» постарались максимально учесть эти требования и
разработать такую структуру решения для вузов, которое позволит предложить
необходимый набор модулей и услуг.
В результате нашей работы получилась система, представляющая собой удачную
конструкцию, которая, с одной стороны, является комплексной и может охватывать
основные направления деятельности учебных заведений и работает в едином
информационном пространстве, с другой стороны – модульной и позволяет
автоматизировать отдельные стороны процесса управления с возможностью интеграции с
действующими в учебном заведении информационными системами.
Единое информационное пространство позволяет после однократного ввода
данных в любом модуле системы может быть использована многократно в любом объекте.
Модульность системы дает возможность подобрать для вуза оптимальную стратегию
внедрения. Здесь все зависит от задач и приоритетов их решения.
Знакомство с функционалом системы для сотрудников вуза начинается зачастую
задолго до встречи с командой разработчиков. Силами консультантов проводятся
вебинары по различной тематике с более глубоким рассмотрением функций и
возможностей отдельных модулей, предоставляем удаленный доступ к демонстрационной
версии системы. В процессе знакомства у наших потенциальных клиентов могут
возникать вопросы, на которые мы с готовностью отвечаем. По каждому вузу мы
тщательно фиксируем историю взаимоотношений, чтобы лучше понимать задачи,
стоящие перед вузом. Если возникает необходимость провести выездную презентацию,
мы готовы организовать общение сотрудников вуза с нашими специалистами и подробно
рассказать, как наша программа сможет решать те или иные задачи.
В результате такого взаимодействия нам удается определиться с конфигурацией
продукта (списком модулей), необходимых конкретному вузу.
Нам понятно желание вузов экономить свои средства, поэтому мы предлагаем
технологию, так называемого, удаленного внедрения. Особенно интересно это
предложение должно быть региональным учебным заведениям. Нами разработана
методика удаленного внедрения на основании стандартов компании 1С, которая включает
в себя руководство по проведению внедрения и уникальный обучающий курс.
Для своих клиентов мы по их заявке проводим удаленные мастер-классы по
определенной тематике в зависимости от этапа внедрения.
Огромное значение в достижении положительного результата является подготовка
и мотивация клиента. Мы настоятельно предлагаем нашим клиентам организовать
рабочую группу проекта, определить менеджера проекта и ответственных лиц по
направлениям реализации проекта. Также важно четкое следование предложенным с
нашей стороны инструкциям.
Особое внимание нужно уделить подготовке персонала. С точки зрения опыта
работы с компьютерной техникой его достаточно на уровне офисных программ (Word,
Excel, Outlook). Важным фактором также является выбор ответственных за направления и
менеджера проектов. Не всегда материальное поощрение определяет результат работы,
это должны быть, прежде всего, заинтересованные в повышении собственной
эффективности люди.
Основываясь на собственном опыте, мы рекомендуем регламентировать действия
проектных команд с обеих сторон. Необходимо спланировать процесс внедрения от
начала и до конца, разделить его на функциональные этапы, определить ответственных
исполнителей по каждому этапу и результат, который предполагается получить. План
внедрения должен быть согласован с ответственными лицами и утвержден на самом
высоком уровне. Регулярно необходимо сверять и анализировать полученные результаты
с запланированными, а в случае необходимости корректировать план.
Таким образом, в вузе будет сформирована профессиональная, инициативная,
компетентная команда специалистов, которая обеспечит современный уровень
автоматизации управления учебным процессом и другими аспектами деятельности
образовательного учреждения.