1С:Управление предприятием 2.1 1С:Комплексная автоматизация 2.0 03.11.2015 Основные принципы ведения бюджетирования Введение Настройки бюджетной модели, глубины планирования, бюджетных статей, счетов Функциональная модель системы бюджетирования Бюджетная модель планирования, анализа и отчетности Правила лимитирования расходования денежных средств Аналитики бюджетирования Статьи бюджетов Бюджетные счета Установка зависимостей статей и расчетных показателей бюджетов (определяется типом показателя бюджетов) Сценарии Нефинансовые показатели Заключение Введение Целью статьи является описание основных принципов работы с подсистемой бюджетирования в 1С:ERP Управление предприятием 2. Для начала определимся с тем, что такое бюджетирование. Бюджетирование – управленческая технология, которая решает задачи планирования, анализа и контроля над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также процесс, позволяющий реализовать эту технологию. Бюджетирование охватывает все участки деятельности предприятия: закупки, производство, продажи, запасы, казначейство и прочие сферы деятельности предприятия. Прикладное решение позволяет вести планирование предприятия на различную временную перспективу. Планы могут быть: операционные, стратегические; пессимистичные, оптимистичные и другие. Временная детализация планирования может быть различной: помесячная, понедельная, подекадная, поквартальная, полугодовая, годовая. Программный продукт позволяет отражать фактические данные в разделе Бюджетирование. Представление данных может быть либо укрупненным, либо наоборот, детальным. Система предоставляет возможность использовать данные других разделов учета в качестве источников при планировании и отражении фактических данных в разделе Бюджетирование. Используя эту возможность, в прикладном решении можно построить бюджетную модель, которая отвечает целям, поставленным перед бюджетированием на конкретном предприятии, и в которой будут во взаимосвязи находиться разные бюджеты. Бюджетирование – многоуровневая технология, позволяющая вести планирование снизу-вверх и сверху-вниз. Для того чтобы получить сводные бюджеты, можно формировать более детальные операционные бюджеты. При использовании технологии снизу-вверх сначала формируются операционные бюджеты, в формировании которых активно принимают участие различные подразделения предприятия. Далее данные укрупняются, и формируются сводные, так называемые, мастер-бюджеты. Технология сверху-вниз задает определенные бюджетные параметры, которые используются для составления бюджетов более низких уровней. Бюджетные формы не регламентируются законодательством. Как правило, состав и структура бюджетов утверждаются на предприятии финансовым директором. Можно перечислить некоторые часто используемые бюджетные формы: Бюджет (План) продаж готовой продукции / выполнения услуг Бюджет (План) производства готовой продукции / полуфабрикатов Бюджет (План) запасов готовой продукции, материалов и полуфабрикатов Бюджет (План) закупок товаров, материалов и полуфабрикатов Бюджет (План) прямых затрат производства (материальные и нематериальные) Бюджет (План) общехозяйственных расходов Бюджет (План) расходов на продажу и издержек обращения Инвестиционный бюджет Бюджет налогов и взносов Бюджеты целевых программ Отдельно следует выделить основные мастер-бюджеты предприятия. Это агрегирующие финансово-хозяйственную деятельность предприятия бюджеты, позволяющие принимать управленческие решения на стратегическом и тактическом уровне управления предприятием: Бюджет доходов и расходов (БДР). Для его обозначения в литературе еще используется сокращение P&L (Profit and Loss Statement) Бюджет движения денежных средств (БДДС). Для его обозначения в литературе еще используется наименование Cash Flow Прогнозный баланс (Бюджет по балансовому листу (ББЛ)). Для его обозначения в литературе еще используется наименование Balance Sheet Содержание мастер-бюджетов можно увидеть на схемах ниже. Бюджет доходов и расходов: Бюджет движения денежных средств: Прогнозный баланс: Между всеми бюджетами существует определенная взаимосвязь. Представим взаимосвязь между Бюджетом движения денежных средств и Бюджетом доходов и расходов в упрощенном обобщенном представлении: С помощью прикладного решения можно провести анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Процесс финансового планирования и анализа фактических хозяйственных операций связан с использованием данных разных отделов предприятия, среди них: управления закупками, заказами поставщикам, управления продажами, заказами клиентов, управления производством, затратами, запасами, казначейства и проч. Для того чтобы начать использовать бюджетирование в 1С:ERP Управление предприятием 2 необходимо произвести определенный комплекс настроек прикладного решения. Активация раздела бюджетирования производится установкой во включенное состояние флага функциональной опции НСИ и Администрирование - Бюджетирование и планирование - Бюджетирование. Настройки бюджетной модели, аналитик планирования, бюджетных статей, счетов Основные принципы ведения бюджетирования в 1С:ERP Управление предприятием 2 реализованы в архитектурной модели прикладного решения, позволяющей автоматизировать функциональный процесс бюджетирования, обеспечивающий планирование, отражение фактических операций, анализ, контроль, а также управление бюджетным процессом. Функциональная модель системы бюджетирования Функциональная модель раздела Бюджетирование основана на построении бюджетной модели. На рисунке представлена схема взаимосвязей объектов прикладного решения, реализующих инструментарий модели бюджетирования. Производные показатели – объект учета, который может хранить формулу вычисления значения из произвольных данных статей и показателей бюджетов. Экземпляр бюджета – объект учета, предназначенный для планирования бюджетов. Эти объекты имеют непосредственное отношение к процессу формирования конкретного бюджета и будут рассмотрены в следующих статьях. Прочие объекты инструментария модели бюджетирования будут рассмотрены в данной статье. Бюджетная модель планирования, анализа и отчетности Перед формированием бюджета нужно задать бюджетную модель. Бюджетная модель определяет совокупность бюджетов, их взаимосвязи, и регламент бюджетирования. Для работы с бюджетными моделями необходимо переключиться в Бюджетирование и планирование - Настройки и справочники Модели бюджетирования. Моделей бюджетирования может быть много, каждая из них определяет свою структуру бюджетов и их состав, и бюджетный процесс. Модели по отношению к настоящему моменту времени бывают активными, архивными и находиться в стадии проектирования. Если модель активна, то ее статус (реквизит Статус) должен быть установлен в значение Действует. Если модель не используется, то статус нужно установить в значение Закрыта. Если модель только проектируется, то статус нужно установить в значение В разработке. У каждой модели бюджетирования существуют сроки действия модели, которые задаются в реквизитах Дата начала действия и Дата окончания действия. Дополнительные бюджетные модели могут создаваться в случае изменения внутренних или внешних факторов, влияющих на хозяйственную деятельность предприятия. Бюджет может вестись строго по конкретной организации, а может вестись сводно по группе организаций; аналогично с подразделениями, может составляться по конкретному подразделению, а может формироваться сводно по всем подразделениям. Для поддержки возможности ведения бюджета по организациям и/или подразделениям предусмотрены флаги Бюджет по организациям и Бюджет по подразделениям. Схематично взаимосвязь моделей бюджетирования и бюджетов может быть представлена следующим образом: Бюджет в процессе формирования проходит несколько стадий: подготовка и расчет отправка на согласование утверждение При установленном во включенном состоянии флага Утверждать бюджеты модели бюджетирования в каждом бюджете данной модели есть возможность назначения статусов бюджета. При отключенном флаге бюджеты, принадлежащие данной модели, теряют данную возможность. Помимо технологии формирования бюджета, бюджетирование включает еще и бюджетный процесс – регламент, в ходе которого и происходит процесс подготовки бюджетов, их утверждения, а также контроля исполнения. Эту возможность поддерживает группа реквизитов Бюджетный процесс элемента списка Модели бюджетирования. Реквизит Периодичность определяет горизонт планирования и контроля бюджетов. Правила лимитирования расходования денежных средств Модель бюджетирования также определяет правила контроля над расходованием денежных средств. Работа с правилами осуществляется в списке Бюджетирование и планирование - Настройки и справочники - Модели бюджетирования - Правила лимитирования расходования денежных средств. Лимиты могут быть следующих типов: Разрешающими. Данные лимиты позволяют контролировать расходование денежных средства при строгом выполнении данных типов лимитов. Дополнительными. Данные лимиты позволяют контролировать расходование денежных средства при строгом выполнении указанных типов лимитов, а также при строгом выполнении хотя бы одного из разрешающих лимитов. Информационными. Данные лимиты являются справочными. Лимиты также характеризуются разной периодичностью контроля, разными аналитиками контроля и сценариями, определяющими установленные лимиты. Аналитики бюджетирования После включения основных настроек, позволяющих использовать бюджетирование, а также после задания бюджетной модели, в рамках которой будут определяться бюджеты, нужно перейти к настройке бюджетов. Чтобы настроить бюджет, нужно понять, из чего он будет состоять, то есть определиться с классификацией статей бюджета, а также с классификацией расшифровки его по счетам и другим показателям. Прежде чем перейти к настройке счетов и статей бюджетов, нужно задать детализацию планирования и отражения фактических данных. Каждая статья бюджета, например, Продажа товаров, может быть представлена в бюджете одной суммой в указанный период, а может быть детализирована, например, по партнерам, по виду номенклатуры продажи. Детализация может быть вложенной, то есть когда мы сначала статью детализируем до партнеров, а затем до видов номенклатуры. Пример такой структуры бюджета изображен ниже в виде таблицы. Бюджет состоит из бюджетных статей, расшифровок по счетам бюджетов, а также прочих показателей. Каждая статья или счет, или показатель расшифровывается до аналитических измерений. Для того чтобы настроить все элементы бюджетирования, с помощью которых можно создать бюджет, нужно определить аналитические разрезы бюджетирования. Для этого необходимо перейти в список Бюджетирование и планирование - Настройки и справочники - Аналитики статей бюджетов. При начальном заполнении справочников система предлагает уже предопределенные аналитики. Аналитика статей бюджетов характеризуется тем объектом учета, который является разрезом статьи или счета, или прочего показателя. Аналитикой статьи бюджета или показателя бюджета может быть проект, контрагент, номенклатура, партнер и т. д., то есть объектом учета будет соответствующий справочник системы, или дополнительный реквизит объекта, или их совокупность. Данная сущность (объект учета) определяется реквизитом Тип аналитики. Данный реквизит определяет объекты метаданных, которые будут использоваться в качестве аналитического измерения (детализации планирования). Аналитика Номенклатура, по которой мы будем детализировать статью бюджета, к примеру, должна ссылаться на список Номенклатура, то есть реквизит Тип аналитики будет содержать ссылку на список Номенклатура. Некоторые аналитики учета позволяют вести количественный учет. Для активации этой возможности необходимо установить флаг Учитывать по количеству в положение Истина, выбрать источник единицы измерения: либо единица измерения остатков, либо единица измерения для формирования отчетов. Есть аналитические измерения, учет по которым можно вести в валюте. Для договоров возможно указать признак валютного учета с возможностью выбрать тип используемой валюты. На рисунке ниже изображен пример настройки валюты для аналитики. Для договоров прикладное решение предлагает к использованию валюту взаиморасчетов, которая определяется договором. Помимо использования предопределенных аналитик возможно добавление пользовательских аналитик. Статьи бюджетов После определения аналитик учета можно перейти к статьям бюджета. Бюджетные статьи будут наполнять бюджетные формы. Для работы с бюджетными статьями нужно перейти в Бюджетирование и планирование - Настройки и справочники - Статьи бюджетов. Статья бюджетов является объектом учета при планировании и отражении фактических данных, она является источником для формирования структуры бюджета. Например, мы создали статью бюджета Продажа товаров, эту статью можно использовать в разных бюджетах, например, в бюджете продаж и в бюджете доходов и расходов. Статья бюджета как объект учета может иметь до шести аналитических измерений учета в суммовых и количественных показателях. На рисунке ниже изображена группа реквизитов, определяющих аналитические измерения. Для статьи бюджета возможно установить учет по количественным показателям, в этом случае единицу измерения необходимо будет задать вручную или использовать единицу измерения из аналитики. Система определит, какие аналитики имеют количественный учет, и предложит их для выбора. При установке флага По валюте необходимо использовать либо валюту планирования (задается в документе Экземпляр бюджета), либо использовать валюту из аналитики. Для выбора система предложит те аналитики, которые имеют возможность валютного учета. Бюджетные счета После определения объекта учета можно перейти к настройке бюджетных счетов. Бюджет может содержать не только бюджетные статьи, как, например, поступления денежных средств и списания денежных средств, но и остатки по счетам и кассам на начало периода и на конец периода. Наряду с отражением операций на статьях бюджета, которые обеспечат формирование оборотных бюджетов, прикладное решение дает возможность ведения учета по бюджетным счетам. Это может быть использовано при формировании Бюджета по балансовому листу, а также при проведении анализа финансовохозяйственной деятельности предприятия. Так как вся необходимая учетная информация хранится на статьях бюджета, то необходимо настроить взаимосвязь между статьями бюджетов и счетами для того, чтобы записи по счетам проводились автоматически, и оборотно-сальдовая ведомость формировалась также автоматически. Для обеспечения возможности ведения учета по бюджетным счетам нужно перейти в список Бюджетирование и планирование - Настройки и справочники - Показатели бюджетов. Ниже на рисунке изображены статьи и счета бюджета. Показатели бюджетов так же характеризуются аналитическими измерениями. Настройка аналитических измерений показателей бюджетов производится также, как и настройка аналитических измерений статей бюджетов. Элемент списка Показатели бюджетов имеет группу реквизитов Виды аналитик, максимальное число аналитических измерений – шесть. Показатель бюджета может характеризоваться количественным и суммовым учетом (см. рис. ниже). Показатель бюджетов характеризуется способом расчета показателя бюджетов: расчетным или целевым. Определение способа расчета производится на закладке Настройки типа показателя. На указанной закладке прикладное решение позволяет выбрать режим расчета показателя. В случае выбора настройки Целевой при планировании значения вносятся вручную, в случае выбора настройки Расчетный данные рассчитываются исходя из настроек получения фактических данных автоматически, обороты и сальдо рассчитываются автоматически. Установка зависимостей статей и расчетных показателей бюджетов (определяется типом показателя бюджетов) Для обеспечения автоматизированного расчета показателей бюджета необходимо установить взаимосвязь между показателями бюджетов и статьями бюджетов. Тип показателя бюджетов должен быть Расчетный (определяется на закладке Настройка типа показателя бюджетного показателя). Это позволит автоматически формировать дебетовый и кредитовый оборот по счетам бюджетов, а также автоматизировать расчет конечных остатков. При настройке нужно помнить о правиле двойной записи, чтобы потом без ошибок сформировать баланс. Вызов инструмента для настройки взаимосвязей: Бюджетирование и планирование - Настройки и справочники - Связи показателей бюджетов. Настройка взаимосвязей между статьями и счетами бюджетов производится следующим образом. В реквизит Статья бюджетов списка Связей показателей бюджетов вводится статья бюджета, которая должна оказывать влияние на данные по счету бюджетирования (показателю). Далее выбирается счет бюджета (показатель), определенный в реквизите Связанный показатель бюджетов и задается, каким образом будет оказывать влияние статья бюджета на счет (показатель): либо в приход, либо в расход; а также коэффициент, на который будет умножаться исходный оборот. В табличной части отображаются аналитики счета бюджетов (показателя). Если необходимо произвести заполнение аналитики по счету (показателю) аналитикой по статье, то нужно установить флаг Транслировать во включенное состояние. Если нужно задать фиксированное значение, то нужно снять флаг и задать значение из списка. Для проверки правильности произведенных настроек можно воспользоваться отчетом: Бюджетирование и планирование - Отчеты по бюджетированию и планированию - Связи статей и показателей бюджетов. Отчет выводит по строкам статьи бюджетов, по столбцам – показатели бюджетов, в ячейках - коэффициент, с которым статья влияет на показатель. Если в графе Итого сумма коэффициентов равна нулю, то данная статья бюджетов сбалансирована по показателям. Бюджетная статья при отражении на балансовых счетах отражает определенную хозяйственную операцию или группу хозяйственных операций, а любая хозяйственная операция влечет за собой изменения в активе или пассиве баланса, структурно и/или количественно, поэтому, при необходимости построения управленческого баланса, необходимо следить за ненарушением правила двойной записи по счетам бюджетов. На рисунке ниже отображена статья Продажа товаров, которая оказывает влияние на показатели Взаиморасчеты с партнерами и Выручка. Данная статья оборотов сбалансирована по принципу двойной записи. Указанный отчет позволяет оценить структурно взаимосвязи между бюджетными статьями и счетами. Для анализа и оценки правильности проведенных настроек возможно проверить сформированные настройки на реальных данных системы. Для этого вызывается отчет Бюджетирование и планирование - Отчеты по бюджетированию и планированию - Проверка связей показателей бюджетов. Данный отчет выводит оборотно-сальдовую ведомость по счетам бюджетов, для которых настроена взаимосвязь со статьями бюджетов. Отчет выводит начальное сальдо расчетным путем по источнику данных, с которым он связан, выводит обороты по данным статей и выводит конечное сальдо расчетным способом. Отклонения фиксируются в отдельных столбцах. Данный отчет позволяет проверять правильность настроек взаимосвязей в подсистеме бюджетирования. В отчете, приведенном ниже, отсутствуют отклонения, это означает, что расчет конечного сальдо по оборотам статей совпал с фактическими данными остатков. Итак, мы настроили бюджетные статьи, бюджетные счета, установили связи между ними, определили учетные аналитики (детализацию планирования). Сценарии В процессе работы по подготовке бюджетов часто нужно производить планирование по разным версиям. Планы могут быть оптимистичные, пессимистичные, оптимальные, сводные и детальные, стратегические и тактические, и операционные. Для выполнения планирования в разных вариантах нужно определить разделитель учета, который позволит отделить данные одного варианта планирования от другого. Эту функцию исполняют сценария планирования: Бюджетирование и планирование - Настройки и справочники - Сценарии бюджетирования. Сценарий определяет, в какой валюте будет производиться планирование, а также определяет способ задания курсов валют. Настройка Устанавливаются для данного сценария позволяет задать курсы валют, которые будут применяться только при работе с данным сценарием планирования. Если выбрать настройку Используются курсы другого сценария, то необходимо указать тот сценарий, который будет являться источником для курсов валют для указанного сценария. Также сценарий способен более жестко определять указание прогнозных курсов валют через опцию Требовать указание прогнозных курсов для каждого периода. В этом случае для каждого периода планирования прикладное решение будет контролировать, задан ли прогнозный курс валюты. В списке сценариев существуют предопределенные сценарии: Фактические данные и Исполнение бюджета. Сценарий Фактические данные, не может использоваться для целей планирования, он используется для отражения фактических данных в бюджете. Сценарий Исполнение бюджета предназначен для настройки правил получения фактических данных для статей бюджета, по которым настроены лимиты расхода денежных средств. Нефинансовые показатели Наряду с использованием бюджетных статей и счетов часто при планировании появляется необходимость учета показателей, которые используются для расчета бюджетов. Например, рассчитывая стоимость заемного капитала и проектируя бюджет займов, можно отталкиваться от средних ставок на рынке капитала или на долговом рынке, ставки эти необходимо задавать отдельно. Задать эти показатели можно в списке Бюджетирование и планирование Настройки и справочники - Нефинансовые показатели. Нефинансовый показатель может быть различным для разных аналитических разрезов. По аналогии со списком статей бюджетов он имеет настройку по аналитическим измерениям и может иметь до шесть аналитических разрезов. Нефинансовые показатели позволяют хранить не только суммовые и количественные параметры, но и относительные, это определяется реквизитом Вид показателя: он может быть количественным, денежным или коэффициентным. Если задан денежный вид показателя, то система предлагает указать валюту показателя. Валюта может быть или задана непосредственно при задании значений по этому показателю или может быть определена аналитикой. Для количественного показателя можно указать единицу измерения количественного показателя в явном виде, либо определить одну из его аналитик, которая будет определять единицу измерения показателя. Нефинансовый показатель может быть задан для всей группы организаций в целом, а может задаваться для организаций отдельно, может задаваться либо для всех подразделений, либо для каждого в отдельности, может использоваться для всех разрезов планирования, а может применяться только для конкретно заданного. Сценарий использования показателя будет определять в данном случае группа реквизитов Организации, Подразделения, Сценарии, которая находится в группе Детализация закладки Детализация и периодичность. Нефинансовые показатели могут применяться не только для задания процентных ставок для расчета долговой нагрузки, площадей помещений для расчета арендной ставки, уровня административно-управленческих расходов для расчета административно-управленческих расходов по подразделениям, но и, например, для задания сезонных колебаний продаж Есть целевой ориентир продаж на год, по коэффициентам нужно распределить этот объем по месяцам. Установив на каждый месяц свой коэффициент, при расчете бюджетной статьи коэффициент будет умножаться на годовой план. Чтобы решить эту задачу в реквизите Период нужно указать в первом поле квант детализации (в нашем случае это месяц), а во втором поле – границы периода планирования (в случае описанного выше примера – год). Нефинансовый показатель может быть циклическим и требовать установки значений на каждый период времени, а может быть установленным на длительную неопределенную перспективу. Ниже на рисунке приведены реквизиты для управления этой возможностью: На закладке Хранение и получение значений можно указать источник данных для нефинансового показателя. Первый способ определяет установку значений, используя специальный документ Значения нефинансового показателя. Второй способ определяет возможность определения пользовательского запроса к БД средствами системы компоновки данных (СКД) с автоматизированным способом транслирования данных из исходной подсистемы. Заключение Подведем итоги. В данной статье описаны основные принципы построения бюджетной модели в прикладном решении. Данные принципы выражены в настройке: Моделей бюджетирования Аналитических разрезов планирования, отражения фактических операций и контроля над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия Сценариев планирования Статей бюджетов Счетов бюджетов Нефинансовых показателей Изучение данной функциональности, дает представление об основных архитектурных принципах, на которых строится система бюджетирования на базе 1С:ERP Управление предприятием 2. Следующий этап – формирование бюджета. Это будет изложено в следующей статье.
