Vnedrenie sistem elektronnogo dokumentooborota na predpriatiakh 1
advertisement
Содержание Введение…………………………………………………………………………...3 1 Системы электронного документооборота на предприятиях……………..…6 1.1 Документооборот в мире безбумажных технологий……………………….6 1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием и его изменения…………………………………………………………………..……...7 1.3 Системы управления электронным документооборотом…………………..8 2 Перспективы развития информационных технологий для обеспечения деятельности предприятий и организаций…………………………......………12 2.1 История развития и научные открытия в системе электронного документооборота………………………………………………………...……..12 2.2 Перспективы развития информационных технологий для обеспечения деятельности предприятий………………………………………………...……14 2.3 Категории электронного документооборота………………………………19 2.4 Оценка качества систем электронного документооборота и персонала, управляющего документацией……………………………………………….…20 2.5. Оборудование для СЭД.................................................................................. Заключение…………………………………………………….…………………25 Список использованной литературы…………………………………….……...28 2 ВВЕДЕНИЕ Электронный документооборот имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Системы электронного документооборота облегчают работу, сокращают время, требующееся на оформление документов, и производят обобщение накопленных данных для анализа деятельности предприятия, тем самым увеличивая его экономическую эффективность. Основные преимущества автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, экономия времени и средств, уменьшение затрат на многократные операции, устранение возможности возникновения противоречий, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации, быстрый способ получения информации. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы. Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента –без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной деятельности организаций. С любой из развитием выше перечисленных информационных документооборота открылись огромные возможности. 3 частью сфер экономики и технологий для С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась информации, которую содержит другая электронный документ. – защита Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно- распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства. Независимо от документоориентированным того, чем определяется информационным системам интерес к (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Организации, решившей серьезно подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом спекуляции вследствие неопределенности и универсальности таких 4 понятий, как «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами. В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. 5 1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 1.1 Документооборот в мире безбумажных технологий Увеличение производстве, информационных культуре требует потоков адекватной в науке, бизнесе, реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги. Информация, поступающая носителях, менее на таких динамична, чем электронная. Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин: 1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки; 2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов; 3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.). Процесс управления предприятием экономики требует интенсификации в условиях рыночной и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации делопроизводства и документооборота. 6 на основе безбумажного 1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные отслеживаемый потоки должны и управляемые объектом, фиксирующим представлять процесс. Типовым и регламентирующим собой четко информационным деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе дело производства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток. Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки. Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д. В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления(ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы сегодня желательна с документами. В то же время детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов. Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще 7 обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе. Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, долговременного архива и ведение документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее. Последнее привычками включая другими зачастую связано с простыми человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы. Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма ифаксы, периодические издания. Переход от бумажного ведения дело производствах электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR).Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом. 1.3 Системы управления электронным документооборотом Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей: - интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы; - повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного 8 хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышенияполноты и достоверности отчетов; - уменьшения стоимости управленияпредприятием за документационного счет перехода обеспечения от бумажного делопроизводства кэлектронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажныхдокументов; - уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналовдокументов в архивном хранении за счет получения точной адресации вэлектронном виде; - интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий; - создание последующего качественно новой совершенствования информационной процессов базы для документационного обеспечения управления и технологии работы с документами. СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры. СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая: 1. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно –распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»); 2. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»); 3. управление систематизация делопроизводством архивного хранения (создание, документов обработка – подсистема «Делопроизводство»).Объектом автоматизации являются процессы: - создание документов; 9 и - подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно статистических, учетных, плановых, информационно – – справочных и других управленческих документов; - работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.). Основные требования информационного к системе обмена в состоят системе в следующем. должна Для использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные ирасширять функциональные характеристики системы. СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик,параметров,адресатов передачи документов и т.п. В зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.). Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена масштабируемых аппаратных платформ, в простой серверов замены и возможность использования частности технологически устройств хранения информации на более производительные (емкие). Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4,а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и 10 документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом: - средства для ввода бумажных документов и распознавание образов; - средства для создания электронных документов; - средства для организации и работы с электронным архивом; - технологические средства, ориентированные на управление документооборотом; - технологические средства, ориентированные на управление документами; - инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами. Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии. Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы интегрировались приложения, разработанные с их помощью, в программную среду управления документами и документооборотом. 11 2. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ 2.1 История развития и научные открытия в системе электронного документооборота Еще в 90-х годах ХХ века многие страны объявили о создании "электронных правительств", подразумевая под этим представление в Интернете исчерпывающей информации о деятельности правительственных органов и интерактивное общение с гражданами. К началу XXI века особое внимание стало уделяться развитию глобальных информационных систем и становлению электронной торговли. С этой целью во многих странах были приняты законы об электронной торговле и электронных документах. Начиная с середины 90-х годов обеспечение юридически значимого электронного документооборота осуществляется, в частности, на основе применения электронных подписей как средства удостоверения подлинности (авторства), аутентичности и целостности электронных документов. На сегодня в мировой практике исторически сложились три основные модели правового регулирования в сфере электронного документооборота и электронных подписей: Первая модель разработана в США. Правительство предоставляет право гражданам и юридическим лицам самостоятельно регулировать внутренние процессы в сфере электронной коммерции. Данная модель основана на принципах «бизнес-выбора», концепции свободы заключения контракта и компьютерной использования при технологии. Выбор этом любой любой информационно- технологии подписи электронных документов сторон, участвующих в сделке, признается законным. Стороны сами могут решить - использовать или не использовать электронные подписи, причем они не обязаны обращаться к 12 третьей, независимой стороне, удостоверяющей соответствующие сертификаты ключей подписей. Вторая модель принята в Европейском Союзе. Базовый принцип Директивы об электронной подписи - система лицензирования не должна быть обязательной. Каждая страна-член Евросоюза может создавать структуры, регулирующие процесс добровольного лицензирования, для того, чтобы сформировать у клиентов или потенциальных деловых партнеров авторитет и доверие к организации, предоставляющей услуги в сфере применения электронных подписей. Правительства должны обеспечить функционирование соответствующей системы надзора за деятельностью поставщиков услуг по сертификации, которые созданы на территории этой страны и осуществляют выдачу квалификационных сертификатов населению. Третья модель принята в России и в Индии, где законы об электронной подписи жестко регулируют рынок услуг в данной сфере путем лицензирования деятельности по предоставлению таких услуг. Базовый принцип модели - признание электронной подписи действенной и необходимой везде, в том числе и на международном уровне. Сегодня развитие электронного документооборота идет по пути глобализации. Государства информационной области. разрабатывают Яркий пример единую - политику программа в eUnion, объединившая страны ЕС, государства-кандидаты в ЕС и участников Европейской зоны свободной торговли. Программа стартовала 18 ноября 2009 года с принятия Европейской Декларации по электронному правительству. По уровню развития электронного документооборота с 2001 г. первое место прочно удерживает Канада. Чуть отстает от лидера Сингапур, а за ним следуют США. 13 По всей вероятности, в будущем склонность пользователей выбирать системы электронного документооборота отечественной разработки сохранится. При этом из-за снижения их стоимости будет расти число предприятий малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей, которые начнут их использовать. Можно ожидать, что нормативная база, регулирующая требования к системе электронного документооборота и их использованию будет совершенствоваться одновременно с развитием систем электронного документооборота. Всё чаще применение системы электронного документооборота будет не только экономически оправданным, но и просто обязательным. Вот почему организациям, которые пока не используют системы электронного документооборота стоит задуматься об их внедрении. Это позволит внедрить новое программное обеспечение и новые регламенты постепенно, в комфортном режиме. 2.2 Перспективы развития и инфраструктура информационных технологий для обеспечения деятельности предприятий В последние годы стоимость труда постоянно растет в сравнении со стоимостью средств автоматизации. Повсеместно наблюдаемые тенденции к сокращению персонала и одновременному увеличению объемов работы (особенно в государственном секторе) приводят к тому, что только благодаря умелой автоматизации организации смогут выжить и справиться со своими обязанностями. Успешная компания-разработчик должна уметь максимально оперативно реагировать на новые веяния как в технологиях, так и в законодательстве. Поэтому современная СЭД-система должна быть модульной. Наблюдается активный и достаточно быстрый перевод в электронный вид все большего числа видов документов (а то и целых отраслей). Появляются новые "денежные" области, такие как здравоохранение, где 14 массовая автоматизация и информатизация началась всего несколько лет назад, а в 2018 г. в ряде регионов уже планируется внедрение электронных медицинских карт. Достаточно быстро идет процесс вытеснения бумагоподобных документов структурированными документами (например, в формате XML), а также освоение коллективного использования различных баз данных. Как следствие, в СЭД-системы попадает лишь сравнительно небольшая часть всей корпоративной документированной информации, и снижается роль этих систем в деловой деятельности организации. Самой революционной тенденцией для развития рынка является переход организаций от традиционного обмена неструктурированными бумажными или бумагоподобными электронными документами к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами. Через 5-7 лет и технологии, и законодательство, и деловые процессы уже настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся, в лучшем случае, в продукты для начинающих. За последние годы произошло смещение центра тяжести автоматизации с организационно-распорядительной документации на документы, непосредственно относящиеся к основной деловой деятельности (счетафактуры, договора, первичные бухгалтерские документы). Эти массивы документов характеризуются, прежде всего, колоссальными объемами - одних только счетов-фактур создается примерно 18 млрд. штук в год. Стоит отметить и быстро растущую роль хранилищ электронных документов и информации, а также инструментов, обеспечивающих их сохранность и эффективное использование (включая бизнес-аналитику, большие данные и т.д.). Растущие объемы информации требуют применения новых инструментов и масштабирования используемых систем. 15 С переходом на оказание государственных услуг и появлением таких систем, как СМЭВ1 и МЭДО2, вопрос об интероперабельности СЭД различных производителей перешел в практическую плоскость - как в плане оперативного обмена документами между системами, так и в плане переноса базы документов при переходе на новую систему. Введение в российское законодательство деятельности положений, электронные позволяющих счета-фактуры, использовать в деловой подстегнуло интерес к налаживанию электронного взаимодействия уже между коммерческими организациями. Пришлось заняться, в частности, организацией роуминга между операторами электронного документооборота, и хотя определенные успехи в этом направлении есть, пока что данная проблема до конца не решена. Обстоятельства складываются так, что в среднесрочной перспективе вероятен передел рынка СЭД-систем, особенно в его массовом нижнем сегменте. Как собственные деловые потребности, так и давление со стороны государства приведут к тому, что массовому пользователю потребуются решения более гибкие, более ориентированные на поддержку основной деловой деятельности и на взаимодействие с государственными и коммерческими органами. Как собственные деловые потребности, так и давление со стороны государства приведут к тому, что массовому пользователю потребуются решения более гибкие, более ориентированные на поддержку основной деловой деятельности и на взаимодействие с государственными и коммерческими органами. Постепенно расхожие слова о том, что информация, знания - это топливо современной экономики, начнут соответствовать реальности. Появится 1 Система межведомственного электронного взаимодействия 2 Система межведомственного электронного документооборота 16 массовый спрос на масштабируемые решения, способные хранить и анализировать разнообразную информацию, собранную за весь период деятельности организации. Коммерческие организации, подталкиваемые экономической заинтересованностью, будут все больше уходить от традиционного российского делопроизводства в сторону популярных на Западе методов ведения деловой деятельности, предусматривающих намного большую децентрализацию, делегирование полномочий, горизонтальные связи и аутсорсинг. Все это отразится и на требованиях к СЭД-системам. Растущая роль СЭД как систем хранения знаний потребует значительно усилить их защищенность, катастрофоустойчивостьи возможности для резервного копирования и восстановления информации. По ряду причин прогнозы о стремительном победном шествии облачных решений не оправдались, и в ближайшем будущем наиболее вероятно относительно спокойное, не взрывное расширение масштабов использования облаков. Можно также ожидать, что в ближайшем будущем станет популярна гибридная IT-модель, когда организации будут одновременно использовать как облачные ресурсы, так и интегрированные с ними (полностью или частично) собственные IT-инфраструктуры, в первую очередь, для хранения и обработки наиболее важной информации. К этому подталкивает необходимость сбалансировать требования к экономической эффективности, информационной безопасности и катастрофоустойчивости. В перспективе можно ожидать появления разнообразных обязательных требований как к электронным документам, так и к системам, в которых они хранятся. В результате поставщикам придется разработать новые либо существенно переработать старые продукты, а часть ныне используемых систем уйдет с рынка. Инфраструктура это в том числе сеть доверия, общепринятых правил и стандартов. В ситуации когда инфраструктура электронного документооборота отсутствует, стандарты могут диктоваться тем кто 17 возьмется за реализацию этого необходимого в интересах всего общества решения (просто на основе инженерной логики). Либеральные рыночные времена диктуют парадигму в которой инфраструктурой должно заниматься государство. Отчасти нельзя отрицать что в этом направлении нет успехов. Перевод работы с гражданами в электронную форму, ведомственные СЭД и т.д. Но охарактеризовать это как общее, доступное, тиражируемое решение нельзя. В стране около сотни регионов - в каждом работает свое решение. Создать и передать информацию в виде документа каждому и для каждого невозможно. История с "национальной СЭД" и НИИ "Восход" явно указывает на то что создание инструмента это вопрос не бюджета и не воли заказчика. Необходим инструмент по характеру похожий на электронную почту, но организованный с учетом PKI и PMI, инфраструктурой выдачи электронных паспортов и УЭК. Мы в той или иной форме знакомы с информационными ролями необходимыми инфраструктуре: Новость. Публичное извещение о принятых решениях и прочей информации. Архив. Ведение архива и доступ к нему в соответствии с имеющимися у субьекта правами. Вахтёр. Проверка полномочий и регулирование доступа. Запись времени и лица в журнал доступа. Делопроизводитель. Назначение уникального номера и официальной даты. Телеграфист. Передача документа адресату доверенным лицом. почтальон. Передача документа адресату доверенным лицом без доступа к содержимому. Нотариус. Проверка полномочий и соблюдение регламента подписания документов. Курьер. Извещение адресата о поступлении документа по емайл и СМС. 18 Эксперт. Выдача заключения о валидности документа созданного третьим лицом. Страховщик. Мискострахование процесса обмена информацией и страхование рисков. Юрист. Упрощенная инициация защиты прав. Аутсорсер. Принятие на себя части деятельности структуры на основе специализированного сервиса (внешний склад, траспорт, агенские услуги по продажам и т.д.) 2.3 Категории электронного документооборота Основные функции электронного документооборота — цифровизация делопроизводства, а также ускорение и упрощение обмена документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами. Системы электронного документооборота на предприятии помогают: хранить, сортировать и редактировать документы в одном месте; защищать конфиденциальные данные с помощью шифрования данных и разных уровней доступа к документам для сотрудников компании; следить за выполнением сотрудниками своих обязанностей; согласовывать и доставлять документацию — передавать документы через ЭДО гораздо быстрее, чем через курьера; быстро искать документы в электронном архиве по ключевым словам; экономить на услугах курьеров, оргтехнике, канцелярских товарах и расходниках; разгрузить рабочее время бухгалтерского, юридического и кадрового отделов. В целях ЭДО используется система электронного документооборота (СЭД) — программа для создания документов в электронном виде и обмена 19 ими внутри организации или с контрагентами и госорганами. В СЭД выполняются функции учёта, регистрации и контроля над организационнораспорядительной деятельностью. По мере развития систем электронного документооборота расширяется набор их функций, СЭД становятся более удобными. Современные системы ЭДО оснащены отдельными функциями для работы с договорами, счетами, обращениями и тому подобным. Основные этапы развития СЭД можно представить в следующем порядке: 1. Автоматизация процессов работы служб документационного обеспечения управления. 2. Автоматизация документооборота в рамках одного предприятия в целом; 3. Применение элементов внутреннего ЭДО в рамках системы одного предприятия; 4. Взаимодействие СЭД при обмене электронными документами между организациями; 5. Создание комплексных инфосистем и технологий ЭДО. Официально ЭДО вводят в компанию через приказ. Именно с указанной в приказе даты система ЭДО становится обязательной для сотрудников. Кроме даты, в приказе прописывают, кто из сотрудников несёт ответственность за выполнение приказа, а также требование ознакомить с документом всех работников под подпись. 2.4 Оценка качества систем электронного документооборота и персонала, управляющего документацией В настоящее время не существует механизмов оценки качества программных продуктов, предназначенных 20 для автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ), и профессионального уровня специалистов, эксплуатирующих такие системы. Следует обозначить две проблемы: наличие национальных и международных стандартов, определяющих требования к рынку; механизм экспертной оценки и сертификации товаров, услуг, персонала. Потребителю крайне сложно в деталях оценить возможности системы и самому обозначить требования к обеспечению полноценного документооборота. Пока он вынужден покупать то, что ему навязывает рынок СЭД. Каждый производитель считает свою разработку оптимальной и имеющей необходимый набор функций. Проверить это сложно, поскольку перечень решаемых СЭД задач не оговаривается ни в одном регламенте или инструктивном документе. Кроме того, решающей силой при ее выборе являются или ИТ-службы, или делопроизводители, причем ни те, ни другие не в состоянии комплексно оценить проблему с позиций специалистов, находящихся на стыке проблем, равноценно владеющих как информационными технологиями, так и проблемами ДОУ. Крайне редко система выбирается на основании глубокого изучения рынка программных продуктов, детального тестирования большинства предложенных систем, тщательного сопоставления внутренних задач с их возможностями. Сегодня существует только один документ, который мог бы быть помощником в данном вопросе. Это справочник, выпущенный "Гильдией Управляющих Документацией", "Качественный анализ систем автоматизации ДОУ", к выпуску готовится второе издание справочника. Такое состояние дел ведет к определенным последствиям: весьма проблематично взаимодействие различных систем, непредсказуемо качество установленных, в частности в органах власти, СЭД, размыты требования к технологиям делопроизводства, поскольку системы управления электронными документами - это в первую очередь определенный порядок и последовательность действий и операций. 21 В странах Европейского союза стандарт, регламентирующий деятельность систем управления электронными документами в органах государственной власти, создавался шесть лет. Европейская комиссия выделила существенные средства для проведения работ. Группа экспертов подготовила один вариант MoReq, а затем второй, который обсуждался международным профессиональным сообществом, в том числе и российскими экспертами, на протяжении двух лет. На самом деле международные стандарты добротно построены, и это реальный, естественный путь интеграции в международное экономическое и интеллектуальное пространство. "Гильдия Управляющих Документацией" внесла предложение в планы профильного подкомитета госстандарта о формировании и утверждении национального стандарта, который будет основываться на европейской спецификации MoReq. В национальный стандарт войдут понятия и термины в области электронного документооборота, требования к системам и так называемая нулевая глава, которая отразит национальные особенности делопроизводства. Работы будут выполняться за собственные средства ведущих компаний производителей СЭД, весьма заинтересованных в наличии такого документа. Надеемся, что появление национальных регламентов и установление высокой планки качества благотворно повлияют на состояние рынка и помогут пользователям сверить свои разработки с эталонными решениями. Если говорить о рынке систем управления электронными документами, то стандарты для национального рынка - это важный инструмент для повышения общего уровня качества товаров и услуг. Когда высоко установленную "планку" преодолеет большинство, можно думать о требованиях следующего уровня. Производители не спешат сертифицировать свои разработки. Потребитель не требует сертификации СЭД, так как нет государственных 22 требований к качеству программных продуктов. Многие не знают о существовании системы добровольной сертификации. Система добровольной сертификации "ДОУСЕРТИФИКАТ" зарегистрирована три года назад, однако она сегодня остается практически невостребованной. Но надеемся, что наступит время, когда сертификация программных продуктов станет жизненно важной нормой и без экспертной оценки ни один из них не будет принят рынком. Вместе с тем уже есть положительные примеры, когда заказчики еще на стадии разработки ставят условие о соответствии будущей СЭД существующим международным требованиям. "Электронная Москва", прежде чем сформулировать техническое задание производителю СЭД, поставила задачу добиться соответствия новой разработки европейским требованиям. MoReq2 использовать для тестирования было невозможно, поскольку процедура сертификации в Европе не отработана до конца и ее механизм до сих пор не запущен. Кроме того, MoReq2 скоро заменит MoReq 2010, более удобный и простой. Разработанной СЭД был выдан сертификат соответствия первой версии MoReq с учетом российских национальных особенностей делопроизводства. Это абсолютно верный подход, когда новый продукт формируется согласно заданным требованиям стандарта. Очень сложно "перелицовывать" уже готовую систему под новые требования. Программные продукты российских разработчиков успешно внедряются в странах ближнего и не только ближнего зарубежья. Но там внедряются и собственные разработки. Во всем мире существует практика оценки профессионального уровня соискателей. Сотрудник зачисляется на ту или иную должность только после прохождения специального тестирования. Кроме того, существует система сертификации специалистов на определенный уровень квалификации, например низший, средний и высший уровень квалификации. В США такая сертификация специалистов в области ДОУ является обязательной. 23 При приеме на работу сотрудника в нашей стране как в аппарат органов государственной власти, так и на любое предприятие заключение о его профессионализме делается в основном по результатам устных собеседований. Можно ли получить объективную оценку знаний и квалификации сотрудника таким методом? Следует также отметить, что квалифицированный сотрудник сам заинтересован в наличии документа о его уровне квалификации. Помимо послужного списка, который не всегда отражает его профессиональный уровень, наличие сертификата, безусловно, поможет ему в трудоустройстве, а работодатель сумеет сделать правильный выбор. "Гильдия Управляющих Документацией" поставила перед собой задачу создать систему оценки качества персонала. Будут применяться интернеттехнологии, и каждый желающий сможет пройти тестирование, находясь в любой точке страны. Предположим, что у соискателя не хватило знаний, чтобы правильно ответить на необходимое количество вопросов и сертификат соответствия специалист не получает. "Учебный центр ДОУ" при Гильдии располагает дистанционными интернет-технологиями для проведения полноценных курсов повышения квалификации, по результатам которых слушатели получат удостоверения государственного образца о повышении профессиональной квалификации. Разработан механизм проведения занятий, тестирования приобретенных знаний, обеспечения учебными и информационными материалами. Пилотный проект реализован совместно с аппаратом законодательного собрания Краснодарского края. Интерактивная видеоконференция эффективна так же, как традиционное, экономически аудиторное выгодна для преподнесение бюджетных, учебного государственных материала, аппаратов управления, позволяет обучить большое число слушателей, к чтению лекций привлекаются лучшие преподавательские кадры столицы, программа формируется с учетом потребностей конкретного аппарата управления. 24 2.5. Инфраструктура СЭД СЭД подразумевает собой обязательное наличие гаджетов на предприятии, например, ноутбук или стационарный компьютер с уже установленными программами, которые обязательно должны быть лицензированы. Чтобы была возможность получать доступ к документам, необходимо создать электронную подпись. Для формализованных документов в отдельных законодательных актах четко описан и утвержден единый формат и регламент передачи. Это позволяет использовать программные средства всех участников обмена для распознавания и обработки в информационных системах, в том числе в программах для бухгалтерии и системе ФНС. Рекомендованный формат используют все операторы ЭДО при обмене. Для юридически значимого взаимодействия через оператора необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, особенно это жестко закреплено для подписания электронных счетов-фактур, поэтому для обмена с контрагентами посредством операторов используют только самый защищенный вид подписи. Далее идет второй этап-Выбор удостоверяющего центра (УЦ) и оператора Оператор – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для реализации форматов и регламентов обмена электронными документами, утвержденными законодательно. Защищенные сервера и каналы связи оператора обеспечивают безопасность при обмене открытой и конфиденциальной информацией в рамках электронного документооборота. Оператор своевременно вносит изменения в механизмы обмена и форматы документов в соответствии с корректировками требований регуляторов рынка (ФНС, ФСБ, Правительство). Оператор уведомляет ФНС, что юрлицо присоединилось к обмену (важно при обмене счетами-фактурами), проверяет 25 электронные подписи на действительность в момент подписания документов, гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом, а также реализует функциональность обмена приглашениями между контрагентами3. При выборе операторов стоит исходить из собственных потребностей и ориентироваться на стоимость и перечень услуг, пакетные предложения, наличие техподдержки и колл-центра, популярность и линейку сервисов. Удостоверяющий предприниматель самоуправления, либо центр – юридическое государственный осуществляющий лицо, орган функции по или индивидуальный орган созданию местного и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции сопровождения сертификатов. При выборе УЦ важно обратить внимание на его правовой статус. Его аккредитация зависит от возможностей нести финансовую ответственность в случае убытков третьих лиц, доверившимся информации, указанной в сертификате ключа проверки ЭП, выданном этим УЦ, или данным реестра ключей, который ведет этот УЦ. Для покупки электронной подписи, как правило, необходимо заключить договор с УЦ, оплатить услугу, предоставить оригиналы заявительных документов и пройти процедуру идентификации владельца сертификата, предоставив документы удостоверяющие личность и подтверждающие полномочия, при личной встрече с представителями удостоверяющего центра. Это является третьим этапом. Поскольку усиленная квалифицированная подпись требуется представителям руководящего звена, посещение ими УЦ необходимо запланировать заранее. Регистрируясь в системе ЭДО выбранного оператора, компания присоединяется к регламенту работы сервиса, что позволяет не заключать специальные соглашения с каждым контрагентом в дальнейшем и облегчает 3 Контрагент — физическое или юридическое лицо, которое выступает одной из сторон сделки. 26 процесс внедрения ЭДО. Также организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена. Операторы могут дорабатывать свои системы по запросам пользователей, что также важно отразить в документах. Для СЭД на многих предприятиях используется программа 1С или CRM-системы. «1С:Документооборот 8» (1С:ДО). Это очередное решение от крупнейшего российского производителя ПО для массового применения в бизнесе и государственных учреждениях. Сложно найти организацию, которая бы вела бухгалтерский учет не в программе «1С:Бухгалтерия». Хотя в середине 90-х и начале 2000-х программ для ведения бухгалтерского учета было огромное количество. Одно из важных преимуществ 1С:ДО - это общая со всеми решениями фирмы «1С» библиотека стандартных подсистем. То есть любой программист легко разберется с внутренней архитектурой решений «1С», освоив библиотеку. Во всех решениях используются четко отработанные, хорошо структурированные и документированные решения. Если нужно добавить файл, создать нового контрагента или напечатать документ, везде используется один и тот же оптимальный и многократно выверенный открытый код программы. 27 Рис.1 Механизмы и инструменты интеграции 1С:Документооборот 28 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными. В настоящее автоматизации время наличие делопроизводства успешно и действующей документооборота системы говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. Внедрение автоматизированной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, 29 возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными и естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении автоматизированной системы управления предприятием могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения. Внедрение автоматизированной системы управления предприятием как ремонт - его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия. Электронный документооборот имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Системы электронного документооборота облегчают работу, сокращают время, требующееся на оформление документов, и производят обобщение накопленных данных для анализа деятельности предприятия, тем самым увеличивая его экономическую эффективность. Основные преимущества автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, экономия времени и средств, уменьшение затрат на многократные операции, устранение возможности возникновения противоречий, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации, быстрый способ получения информации. 30 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. Распределительная система управления документами эпохи WEB – технологий 2001г 2. Документация в информационном обществе: делопроизводство и электронный архив Кобелькова Л.А. электронное Отеч. архив. – 2004г– Рус. 3. Интернет – документ как объект архивного хранения. Боброва Е.В. Инф. бюл. Ассоц. ”История и компьютер”. 2000 Рус. 4. Электронные документы и архивы: теория и практика Юмин И.Ф. Оте. арх. – 2005г. 5. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 2003г. 6. Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПб. и др.: БХВ, 2005г. 7. Гражданско – правовое регулирование банковской деятельности: Учеб. пособие В. А. Белов 2006г. 8. Системы управления и информационные технологии: Межвузов. сб. науч. тр.Воронеж. Гос. техн. ун – т; Науч. ред. С. Л. Подвальные. – Воронеж: Из-во Воронеж Гос. техн. ун – т., 2006г. 31
