Регламент формирования и оценки результатов план-фактного анализа компании «Альфа»* * Название компании изменено на условное в целях сохранения конфиденциальности. 1. Общие положения Финансовый результат является оценкой деятельности компании за отчетный период. Возможны два варианта проведения план-фактного анализа: оперативный – в режиме текущего времени – выполнение плана на текущую дату; итоговый – по окончании периода после завершения работы над данными финансовой службы. 2. Оперативный план-фактный анализ Оперативный план-фактный анализ возможно проводить только по доходной части. При этом для план-фактного анализа доступны следующие показатели: выручка без НДС, выручка с НДС, валовая прибыль – по видам деятельности в целом без детализации до номенклатуры; количество, выручка без НДС, себестоимость без НДС, наценка, процент наценки. Оперативный контроль расходов возможен только по данным осуществленных и планируемых к реализации платежей. 3. Итоговый план-фактный анализ Анализ итогового финансового результата происходит в два этапа: анализ выполнения планов продаж производится до 5-го числа месяца, следующего за отчетным; план-фактный анализ бюджета доходов и расходов производится 18–23-го числа месяца, следующего за отчетным. 4. Процедура подготовки информации Процедура подготовки информации для план-фактного анализа и проведения бюджетных комитетов состоит из двух этапов. Первый этап подготовки информации для план-фактного анализа Оценка выполнения планов продаж (5-е число месяца) производится генеральным директором после получения информации в удобном для него виде от финансового директора о полной проверке корректности фактических данных по выручке и себестоимости отчетного периода. Оценке на данном этапе подлежит выполнение плана в целом по видам деятельности. Средства получения информации о выполнении плана – план-фактные отчеты из «1С: Управление торговлей», которые являются полностью автоматизированными. Подведение итогов осуществляется на бюджетном комитете. Состав участников: генеральный директор, финансовый директор, руководитель отдела продаж, технический директор. © Подготовлено на основе материалов "Система Финансовый директор", 1fd.ru Возможными итогами бюджетного комитета являются: определение коэффициента премирования сотрудников отдела согласно мотивации; выявление причин перевыполнения/невыполнения планов; формирование выводов для планирования доходной части бюджета на следующий месяц. Второй этап подготовки информации для план-фактного анализа Производится оценка общего финансового результата деятельности компании. Формирование отчета по план-фактному анализу бюджета доходов и расходов производится в период с 18-го по 23-е число месяца департаментом контроллинга по мере поступления информации от финансового директора или главного бухгалтера компании о завершении корректировок данных отчетного периода. Средства формирования планфактного анализа: «1С: Бухгалтерия предприятия», «1С: Управление торговлей». После того как сформированные отчеты по план-фактному анализу бюджета доходов и расходов направлены генеральному директору, изменения в фактических данных допускаются только с уведомлением руководителя департамента контроллинга в письменном виде, копия такого письма направляется генеральному директору. Если генеральный директор посчитает внесенные изменения существенными для финансового результата, он направляет в департамент контроллинга запрос на переформирование отчета бюджета доходов и расходов. Департамент контроллинга при получении такого запроса в течение дня формирует новый отчет и направляет его генеральному директору с копией для финансового директора. Второе собрание бюджетного комитета проходит в период с 18-го по 23-е число месяца, следующего за отчетным, с целью подвести итоги выполнения плана в целом по компании. Возможный состав участников: генеральный директор, финансовый директор – по желанию, представитель департамента контроллинга – при необходимости, руководители ключевых подразделений. Если на бюджетном комитете не присутствует представитель департамента контроллинга, протокол бюджетного комитета необходимо направить по электронной почте в департамент контроллинга для анализа принятых решений. Возможными итогами бюджетного комитета являются: анализ вклада в финансовый результат компании каждого ЦФО. Участие ЦФО определяется по статьям затрат, входящих в зону его ответственности; выявление тенденций и трендов в целях их учета при составлении планов на следующий месяц; принятие решений о демотивации ответственных лиц, систематически не выполняющих поставленные планы; анализ причин сверхлимитных платежей, вынесение решений в отношении лиц, регулярно проводящих заявки вне бюджета без уважительных причин. 5. Демотивационная политика Демотивация применяется в целях повышения уровня ответственности исполнителей при формировании бюджетов и последующем их исполнении. Параметры демотивации представлены в таблице. © Подготовлено на основе материалов "Система Финансовый директор", 1fd.ru Таблица. Параметры демотивации Взыскание Причина демотивации Заявка сверх бюджета по регулярным и прогнозируемым платежам Невыполнение плана в течение квартала без уважительных причин и форсмажорных обстоятельств Перерасход бюджета на 50 процентов и более в течение квартала Систематическое перевыполнение плана более 20 процентов Штраф 100 руб. за каждый случай … … … … Лишение премиальной части полностью … … … … Лишение премии на 50 процентов … … … … Лишение премии на 20 процентов … … … … © Подготовлено на основе материалов "Система Финансовый директор", 1fd.ru
