Двенадцать супер-идей для адаптации нового сотрудника в компании

Журнал
10
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ / УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
Двенадцать супер-идей для адаптации нового сотрудника в компании
Новое место работы – это всегда стресс. Человек покидает зону комфорта и оказывается
в неизвестной ему обстановке. Можно ли сделать так, чтобы новичок с первого рабочего
дня почувствовал заботу и заинтересованность в нём компании? Предлагаем 12 идей, как
проявить заботу о новом сотруднике и с первого дня обратить его в свою корпоративную
веру. Сразу покажите ценному новичку, что в компании его ждали и он уже часть
команды. Такой подход поможет удерживать лучших и укрепит HR-бренд. Берите в работу
идеи, которые больше подходят вам и вашей компании.
Приветственная коробочка: презент сотруднику
в первый рабочий день
Заветная коробочка с полезным содержимым порадует новичка в первый рабочий день.
Что именно будет внутри, решите с коллегами HR-ми и подключите к творческому
процессу сотрудников из других отделов. Если набор составить с умом, он будет не просто
знаком внимания, а авансом сформирует лояльность к компании, расскажет о её
ценностях и снизит уровень нервозности у нового сотрудника.
В приветственную коробочку можно положить ручки, блокнот, зарядку для смартфона,
пауэр-банк, флешку, футляр для пропуска. В качестве первого корпоративного подарка
подойдут оригинальные качественные сувениры: кружка, заварочный чайник,
индивидуальный увлажнитель воздуха, подсветка на рабочий стол, футболка, шарфик. Всё
это можно облечь в корпоративные цвета и снабдить логотипом компании.
Как вариант, обыграйте приветственную коробочку как «продуктовую корзину».
Укомплектуйте подарок шоколадками, на обёртки которых нанесите фразы
с корпоративными ценностями или приветственные слова: «Добро пожаловать к нам!»,
«Ты сотрудник, которого ждали», «Мы + ты = команда мечты!». Дополните корзину
фруктами, сырами, печеньем.
Сюрприз на рабочем месте: пространство, которое
излучает заботу
Чтобы смягчить напряжение от первого рабочего дня, устройте новичку сюрприз.
Например, украсьте кабинет, где будет трудиться новый сотрудник, шарами. Отлично
смотрятся крупные надувные игрушки и гирлянды с надписями «Мы банда!», «Добро
пожаловать в наш прайд!» или фонтаны из 10–15 шаров с утяжелителями.
Как вариант, поставьте оригинальный букет на рабочем столе или развесьте яркие
бумажные помпоны с мотивирующими надписями. Чтобы подсластить жизнь новому
сотруднику и его коллегам, поставьте в общем пространстве шоколадный фонтан.
Устройте новичку профессиональную экспресс-фотосессию. В день своего корпоративного
дебюта люди стараются выглядеть на все сто, съёмка будет кстати. Во-первых, это
знаковый для нового сотрудника день и фотографии зафиксируют этот момент. Вовторых, изображения работника в хорошем качестве понадобятся в дальнейшем для
корпоративного портала и для пропуска.
Корпоративные истории от старожил организации
Попросите руководителей подразделений выступить перед новобранцами и рассказать
интересные истории из жизни компании. Это могут быть смешные байки, примеры успеха
или временных неудач. Когда ключевые люди компании делятся опытом из прошлого, это
сближает их с сотрудниками и повышает доверие новичков к организации, в которую
они пришли. Истории всегда более выразительны, эмоциональны. Они лучше
запоминаются, чем обычный официальный текст. Стендап можно устроить
в переговорной, корпоративном кафе, холле. Если это трудно сделать вживую – снимите
видео.
Используйте сторителлинг (информация, поданная через историю, притчу, басню или
анекдот) не только в устной, но и письменной форме. Создайте электронный сборник
рассказов в нестандартной форме. Подойдёт, например, мотив путешествия. В качестве
героя, от лица которого будет идти повествование, выступит «капитан корабля».
Он последовательно познакомит нового сотрудника с каждым подразделением, делая
по пути остановки, как в круизе. Новички вовлекутся в игру и быстрее усвоят
информацию.
Адаптационная книга: первый путеводитель на новом
месте
Чтобы сразу погрузить нового сотрудника в офисную атмосферу и снять многие вопросы,
в первый рабочий день вручите ему адаптационную книгу. Первое корпоративное издание
может быть печатным или электронным. Это может быть папка сотрудника,
корпоративная брошюра, памятка. В любом случае это должна быть яркая, информативная
вещь, которая удобно помещается в руках. Не увлекайтесь большими форматами, потому
что пользователь, скорее всего, уберёт крупногабаритную книжку в ящик стола и забудет
о ней. Наиболее удобным форматом для печатного издания книги сотрудника
является формат А6.
Позаботьтесь, чтобы в книге был не только текст. Разместите фотографии ключевых
объектов компании и её продукции. Дайте фото руководителей, укажите, кто за какие
области отвечает.
Сделайте репортажи с корпоративных бизнес-мероприятий. Картинки, таблицы, комиксы
также помогут сделать документ наглядным и интересным.
На первой странице поместите обращение первого лица – собственника или генерального
директора. Дальше опишите кратко, как всё начиналось – дайте немного истории. Кроме
этого, в «Книгу сотрудника» включите информацию о конкурентных преимуществах
компании. Поместите внутренние номера телефонов и электронные адреса сотрудников
с комментариями, в каком случае к кому обращаться.
Из чего состоит адаптационная книга
Глубокое погружение: курс молодого бойца
на передовой
Суть погружения в том, что первый день сотрудник проводит в основном бизнесподразделении компании, там, где непосредственно производят товар или реализуют его.
В ритейле – это торговый зал, на заводе – цех, в ресторане – кухня, в банке –
операционный зал. При этом не имеет значения, на какую должность вышел новичок.
Погружение в основной бизнес-процесс нужно для того, чтобы новичок с первого дня
понял, чем живёт компания и как зарабатывает.
Бухгалтер стажируется около кассы, юрист изучает технологию работы конвейера,
а инспектор отдела кадров банка встречает и приветствует клиентов на входе в офис.
Такое погружение можно организовать в формате квеста, ролевой игры или экскурсии.
Новичок увидит целостную картину работы компании.
У работников офиса сети супермаркетов есть возможность узнать основную фишку
бренда – посетить кулинарное производство. Здесь белые воротнички знакомятся со всем
циклом приготовления полуфабрикатов и готовой продукции.
Welcome-бонус: небольшая сумма в качестве
подъёмных
Первую зарплату в новой компании многие новички получают только в следующем
месяце. Это создаёт дополнительный стресс, который можно смягчить. Выплачивайте
каждому ценному специалисту, который пришёл в компанию, приветственную премию.
Это аванс, который в будущем окупится лояльностью сотрудника. Например,
известный интернет-магазин дарит каждому новому сотруднику в первый день работы
подарочный сертификат на 5 000 тенге. Человек может потратить эти деньги на сайте
компании и понять, как пользователи сервиса взаимодействуют с ресурсом.
Интервью для портала: сегодня новичок – звезда
компании
В первый рабочий день попросите новичка дать интервью для корпоративного портала,
чтобы он презентовал себя коллегам. Это сэкономит работнику время на личные
знакомства.
Предложите новобранцу ответить на десяток нестандартных вопросов. Например, «Как
Вы считаете, что справедливо написать о Вас в характеристике?», «Что такое
трудовой подвиг и нужен ли он на работе?», «Какие три желания, которые касаются
работы, Вы бы загадали золотой рыбке?», «С каким типом коллег Вам бы не хотелось
столкнуться в нашей компании?», «В каких областях Вы считаете себя экспертом?»,
«Назовите три самые важные для Вас ценности?». Отредактируйте ответы
и опубликуйте на сайте компании. Прочитав такое интервью, коллектив лучше поймёт, что
за человек их новый коллега.
Гифка или видео-послание: знак внимания от коллег
Покажите, что весь энтузиазм, который вы демонстрировали на этапе переговоров
о работе, никуда не пропал. Вы действительно рады будущему сотрудничеству и с
нетерпением ждёте, когда новый сотрудник выйдет на работу. Подготовьте для новичка
приветственную гифку или видео-послание. Такой приём поможет сплотить коллектив
и даст кандидату представление о том, что его будущие коллеги умеют веселиться.
В творческом коллективе девелоперской компании каждый раз снимают новые welcomeгифки для сотрудников, которые приняли оффер. Это короткие ироничные
и эмоциональные видео, в которых обыгрывают значимые ситуации.
Приветственный коктейль: повод для знакомства
с коллегами
Чтобы новички быстрее влились в коллектив и перезнакомились, пригласите всех, кто
вышел на работу накануне, и их коллег на приветственный коктейль. Его можно заменить
чаепитием или лёгким фуршетом. Если компания большая, организуйте несколько
мероприятий внутри подразделений.
Вначале расскажите собравшимся сотрудникам, зачем вы все здесь. Представьте новых
сотрудников коллективу. Скажите, какие задачи каждый из них будет выполнять, к кому
с чем надо обращаться. Не забывайте о комфорте гостей: включите фоновую музыку,
предусмотрите приятные мелочи вроде сувениров, шоколадок с пожеланиями и мягких
подушечек.
Приветственное письмо: посыл новичку, что его
ждали
Чтобы развеять беспокойство нового сотрудника по поводу первого дня работы на новом
месте, пришлите ему приветственное письмо. Не обязательно писать каждое письмо
вручную. Отправку писем можно автоматизировать. Нужно лишь настроить интеграцию
с любой кадровой системой, из которой транслируются данные по дате приёма на работу.
Далее по ID нового сотрудника в заданный промежуток времени система отправит письмо
на электронную почту работника. Лучше запрограммировать сервис так, чтобы письмо
приходило утром в первый рабочий день. Это должно быть первое послание, которое
обнаружит в своей почте новый сотрудник. Как всё новое, он обязательно его вдумчиво
прочтёт, пока его не поглотили с головой операционные задачи.
В послании поздравьте нового коллегу с выходом на работу. Расскажите, как будет
проходить его первый день в компании, и кто его будет сопровождать. Предоставьте
контакты, которые могут понадобиться новичку. Укажите локации и телефоны отдела
кадров, сервисной службы, IT-поддержки.
Кроме этого, оформите ещё одно письмо-приветствие от имени руководителя компании.
Новому сотруднику будет приятно получить сообщение от руководителя организации
и прочитать позитивные пожелания. Такое письмо – эффективный инструмент,
который повысит мотивацию и лояльность. Можете приложить к приветственному
письму электронные версии книги сотрудника и ссылки на информацию о работодателе
в интернете, например, в социальных сетях.
Ознакомительная групповая встреча: всё ценное
за три часа
Проведите встречу ключевых представителей компании с новичками, чтобы познакомить
сотрудников с организацией. Такое мероприятие чаще называют welcome-тренингом, хотя
его формат не предполагает тренировку и отработку каких-либо навыков. Длительность
такой встречи должна быть не более трёх часов. Если компания небольшая – достаточно
активности один раз в две недели, пригласив всех новичков, которые пришли в течение
определённого периода.
На очной ознакомительной встрече проведите вводное упражнение, которое сблизит
участников. Пусть по очереди представится каждый и сформулирует в трёх
прилагательных, как он представляет работу своей мечты. На полях встречи можно
организовать экскурсию по офису или динамичный квест. Пусть участники, к примеру,
передвигаясь по коридорам, ищут буквы секретного слова.
Обрисуйте новобранцам основные правила поведения и принципы общения, которые
приняты в компании. Покажите систему иерархии и подчинения, которая сложилась
в процессе развития компании. Это первое, что надо понять новичку, и это важная ступень
в процессе адаптации к работе. Пусть менеджер, который сопровождает нового
сотрудника, или другой специалист представит новичку организационную структуру
компании, расскажет о продуктах, услугах и главных достижениях, которые достигла
организация за последние годы.
Сервис Help HR: палочка-выручалочка под рукой
Создайте почтовый ящик HelpHR@доменкомпании.kz, расскажите о нём в своей книге
новичка или на приветственной встрече. Новый сотрудник обретёт уверенность. Он будет
знать, что, если возникнут трудности с каким-то действием или появятся вопросы, есть
горячая линия и заботливая HR-служба всегда поможет.
Этот сервис вообще ничего не будет стоить компании, так как IT-служба может создавать
безграничное число электронных адресов и доступ к ним.
Необходимо закрепить ответственного за просмотр вопросов от сотрудников
и генерацию ответов. Лучше, если такими ответственными будут руководители
подразделений в HR-службе. Регламентируйте скорость реакции. Договоритесь
с ответственными, как быстро сотрудники будут получать ответ на свой запрос.
Например, вы информируете, что сотрудник получит ответ не позднее чем через три
часа с момента написания своего запроса.
Статья подготовлена совместно с редакцией журнала «Директор по персоналу»