Павленко фундамент менеджмента и система бизнес процессы рост развитие успех прибыль

Дата: 20 октября 2020 Начало вебинара: 12:00
Павленко
Сергей
Эксперт по управлению и менеджменту, МВА по
финансам, опыт преподавания с 2002 года
Фундамент менеджмента и система
О тренере
Павленко Сергей Алексеевич
fb.com/razvitiebiznes
fb.com/sergej.pavlenko.7
Образование: физик; МВА (банки и финансы). Тренинги и семинары: системная инженерия;
проектное управление; переговоры.
Организовывал разработку концепции реформирования научно-проектного комплекса РАО «ЕЭС
России».
Организовывал разработку методики массовой оценки активов АО-энерго и РАО «ЕЭС России» в
ходе реформирования отрасли электроэнергетики.
Принимал участие в структурировании проекта достройки Богучанской ГЭС и строительства
Богучанского энерго-металлургического объединения
Руководил проектными проработками гидроэлектростанций в Индии, Непале, и Бутане.
Участвовал в контрактных процедурах на изготовление морских машин и оборудования для газового
месторождения им. Штокмана (Баренцево море) и нефтяного месторождения им. Филановского
(Каспийское море).
Руководил Департаментом экономики Приморского края.
Консультирует бизнесменов и предпринимателей.
О тренере - контакты
Павленко Сергей
Фбук
fb.com/razvitiebiznes
fb.com/sergej.pavlenko.7
Инстаграм
@sergey_pavlenko_systems
Блогосфера
pavlenko.com
План мастер-класса
1. Вводная часть: о тренере, о проблеме.
2. Везде деятельности, объединенные в системы..
3. Деятельности можно описать, и обсуждать!
4. В бизнесе надо выделять как минимум 5 важнейших систем.
5. Систему определяет продукт.
6. Опишите Основной процесс бизнеса в формате IDEF0.
7. Уровни зрелости управления.
8. Положения о подразделении.
9. Создающая система.
10. Система как продукт
• Процесс системной инженерии
• Улучшение систем в бизнесе
11. Система людей и групп.
12. Ящик инструментов менеджмента.
Вы ощущали….
Кручусь как белка в колесе…
⚫ Надо бы делегировать… Кому и что?!
⚫ Почему конкуренты выросли, а я нет?
⚫ Что же я буду делать в 2050 году?
⚫ Бизнес на меня работает, или я на бизнес?
⚫
Всё вокруг — это деятельности и
системы
⚫
⚫
Вы пришли сюда, потому что занимаетесь управлением. Либо в бизнес-организациях,
либо в других организациях. На самом деле, мы все — менеджеры.
Для того, чтобы заняться чем-нибудь (например, менеджментом :), нужно осмотреться
вокруг и понять, с чем мы имеем дело. Что вообще существует и бывает?
⚫
Я предлагаю такой взгляд, что существуют деятельности.
⚫
Это действия людей (человека) и «машин».
⚫
Деятельности группируются в «системы деятельностей».
⚫
Группировку деятельностей и выделение систем производит наблюдатель, своим
вниманием.
⚫
Это скоординированная деятельность.
⚫
Это целенаправленная деятельность человека и групп.
⚫
Лучше, если бы людей не было, а всё бы работало само.
Сначала описать деятельность: формат IDEF0
Опишем две системы: это возможно
Что такое «система»
⚫
Выделенное из среды;
⚫
Целое и целостное;
⚫
⚫
⚫
⚫
Выявляется по воздействию на среду (функция, или
поведение, или продукт);
Новое качество (эмержентность);
Элементы - это всегда удобно для анализа и
строительства;
Элементы - это деятельности или поведение (тоже
системы; подсистемы).
Что такое «система»
⚫
Выделенное из среды вниманием делателя
Что такое «система»
⚫
Система «нужна» для выполнения функции
(деятельности)
Что такое «система»
Элементы и
связи плюс
эмержентность =
система
Система бизнес-организации состоит из пяти главных
систем:
Люди и группы
Описание «продукта»
⚫
Продукт – это то, ради чего существует деятельность, это предназначение системы.
⚫
Описание «продукта» всегда существует в бизнес-организации.
⚫
Иногда детальное: Автомобиль «ВАЗ Лада Калина»; Самолет Airbus A-320.
⚫
Иногда приблизительное: «Прическа, чтобы клиент был доволен»; «Починить сломанное».
⚫
Иногда «устно» и «в голове», «это очевидно».
⚫
Зачастую — в документах.
⚫
⚫
⚫
Чем детальнее описание «продукта», тем лучше. Однако лучше что-то неркасивое, чем очень
хорошее, но отсутствующее.
Начните с того, что у вас есть, и улучшите его.
Описание обязательно должно быть в виде документа. Документ может быть в любой форме
(бумага, файл),но должен иметь атрибуты: дату, номер, подписанта, роль и полномочия.
Изобразим управление на схеме.
Управление существует всегда!
Схема взята из кибернетики: иллюстрация управления
с обратной связью. Её можно изобразить, с
использованием стандарта IDEF0.
Продуктом управляющей системы являются
решения
⚫
⚫
⚫
⚫
Решения использует система «основного процесса» для управления
своей деятельностью.
В системе «основного процесса» есть своя махонькая встроенная
незаметная автоматическая система управления.
Система управления не создает и не изменяет систему
управляемую. Она только регулирует деятельность созданной и
работающей системы. Создаёт системы другая система —
создающая.
Деятельность Системы Управления надо разобрать поподробнее.
Расширенный руководитель. Постановка
задачи управления в организации.
1
В основном процессе работают
люди — вместе с вами.
Вы стоите с ними плечом к плечу.
2
Механизм —
это только вы сами.
В основном процессе работают
другие люди - исполнители
вашей воли.
Вы стоите у них за спиной.
Как осуществить управление
Выработать решение, и
Задокументировать.
Довести его до исполнителей.
Задокументировать доведение.
Получить отчет.
Задокументировать.
Выполнять решения не надо! Это сделают работники.
Документирование:
Придумали шумеры 5 тыс лет назад
Делегирование
⚫
Задача: задействовать расширенный фенотип.
⚫
Так, чтобы вас услышали и поняли.
⚫
⚫
Чтобы вы (система управления) вовремя имели
достаточную информацию о том, как всё хорошо, или
если что-то произошло.
Быть уверенным, что механизмы (люди) на месте, и
настроены.
Сначала — представьте зрелую
организацию
⚫
⚫
⚫
Не надо придумывать ничего фантастического и
сверхъестественного.
Признайте, что в конце концов все собственники хотят одного и
того же — построить крупную бизнес-организацию. И вы тоже.
Поэтому у вас уже есть представление о том, что вы хотите
видеть в будущем.
⚫
Поэтому достаточно строить дом по плану, бревно за бревном.
⚫
Образ и план должны быть.
Первое в системе основного процесса:
граница и продукт
Основной
процесс
Как описать продукт подпроцесса (этапа процесса)
Мясо
вода
Приготовить
бульон
Бульон
Приготовить
овощи и положить
в бульон
Бульон с
овощами в
кастрюле
Сварить и дать
настояться
Сначала найдите и поймите, кто является клиентом процесса — люди, которые получают или используют продукт
(результат) процесса.
Затем, с точки зрения клиента, определите все желаемые результаты процесса. Для последнего - крайнего справа
подпроцесса — продукт или результат уже известен, вы его описали при описании взаимодействия вашей бизнесорганизации с внешней средой. Будем считать, что для начала этого достаточно.
Определение качества Результата естественным образом подводит к формированию Метрик (показателей
результативности и эффективности процесса), то есть ставит вопрос: как вы узнаете, что результат работы
соответствует критериям качества, или нет? И как мы можем быть уверены, что вы продолжаете учиться в этом
процессе, улучшаете его?
Вам может быть трудно думать о метриках, с самого начала. Предлагается для начала выбрать, какие один или два
показателя будут наиболее полезными, и данные по которым можно легко собрать. На этих показателях и остановиться.
Типичный Основной процесс
Управление основным процессом
⚫
⚫
⚫
⚫
Что важно в основном процессе для менеджера: качество продукта
(заданное); скорость выхода продукта из процесса; предсказуемость качества
и скорости; затраты на получение продукта, и т. д.
Эти показатели и надо учитывать и измерять (а не показатели работы
конкретных подразделений и работников).
Улучшить основной процесс возможно только через управление
деятельностью людей — менеджмент.
Для управления основным процессом изобретены и открыты методы:
1) новой философии управления Деминга: долгосрочность против
краткосрочности, 14 шагов качества;
2)системной оптимизации по теории ограничений: Голдратт предложил для
системной оптимизации процесса использовать показатель «прохода»
(вознагражденная ценность в единицу времени).
Первый шаг в улучшении – описание стандарта, или «регламентация».
Жизненный цикл менеджмента организации:
вверх по ступенькам зрелости
4. Процессы и практики систематически
пересматриваются и изменяются с целью их
улучшения
⚫
⚫
3. Процессы и практики описаны, и то, что
делается, определяется этим описанием
(дисциплина исполнения правил)
2. Процессы и практики используются и
описаны (отрефлектировано, что же именно
делается), они обсуждаемы.
⚫
⚫
1. Новые процессы и практики как-то
(ad hoc) используются, результаты
достигаются
Начните с первого шага
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
(представим, что вы собственник бизнеса)
Нарисуйте вашу карту Основного процесса на большом листе
бумаги (А2 или А1 — больше обычного листа в 4 или в 8 раз).
Повесьте карту Основного процесса в коридоре — где все работники
могут её видеть.
Спросите ваших сотрудников — согласны ли они с Картой вашего
Основного процесса.
Сформулируйте гипотезу о том, какой участок Основного процесса
вам очень хотелось бы улучшить.
На втором уровне зрелости менеджмента вы сможете преобразовать
карту Основного процесса в Карту потока создания ценности!
А как же подразделения и оргструктура?
⚫
⚫
⚫
⚫
Деминг предложил организационную структуру формировать и
изображать в виде взаимоотношений деятельностей (процессов и
подпроцессов).
Кондратьев (Група «БИГ») продвигает способ определения
подразделений (организационных звеньев) на основе описания их
функций (то есть деятельностей, функций, подпроцессов).
Даже когда подразделения определяются и создаются без учета
деятельностей, деятельность «имеется ввиду».
Поэтому, описав процесс, мы можем легко соотнести
деятельность и подразделение.
Кто выполняет подпроцесс, и какими свойствами он
должен обладать
Наиболее полную модель
акта деятельности
(подпроцесса) разработал
Георгий Щедровицкий и
группа Московского
методологического кружка.
Подразделение должно
обладать способностями,
средствами (навыками и
знаниями), сознанием
(возможностью
планировать и принимать
решения).
Собственник клонировал себя
1. Только владелец знает, каково предназначение фирмы и коллектива.
2. Другой наилучший способ – расставить на все места самого себя. «Я сделаю лучше всех». Однако:
3. Каждый клон решает свою индивидуальную и уникальную задачу (складывать подарочные пакеты, или
рекламировать пакеты клиентам к празднику).
4. Каждый клон сталкивается со своими уникальными проблемами (масло вытекло, клиент изменил свое
намерение, мороз пришел, сырье с браком).
5. В ходе действий, у каждого клона есть своё, индивидуальное, представление о «прекрасном» (сколько
сделать сегодня, а сколько – завтра).
6. Нужно «сделать так», чтобы работа всех клонов шла на пользу организации, без разбазаривания
ресурсов.
7. Каждый клон получил свою память, выучил свои навыки, и приобрел свои «отклонения».
8. Каждый клон выполняет свою работу, потому что собственник реализовал разделение труда в фирме.
9. Нужно добиться от каждого клона, чтобы он согласился потратить своё время так, как хочет Владелец.
10. Добиться, чтобы он делал в это время такие действия, которые нужны для получения результата,
который хочет Владелец.
11. Добиться, чтобы клон мыслил и проявлял творчество в целях достижения результатов, которые хочет
Владелец.
12. Добиться, чтобы клон выполнял деятельность так же эффективно, как это делал бы Владелец.
13. Добиться, чтобы клоны выполняли свою деятельность СКООРДИНИРОВАННО.
14. Нужна координация!
О координации
Координация – одна из шести функций Управления, как установлено
А.Файолем (19 век).
Для достижения целей системы Основного процесса нужно, чтобы
действия подсистем (подразделений и работников) были
синхронизированы в пространстве и времени.
Нужно, чтобы запасы были минимальны.
Качество соответствовало ожиданиям и стратегическому
позиционированию.
Затраты были в рамках желаемых по стратегии.
Объем выпуска был максимальным для имеющихся ресурсов (но это не
точно).
Координация
Координация - это функция процесса управления, обеспечивающая его
бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации — достижение
согласованности в работе всех звеньев организации путем установления
рациональных связей (коммуникации) между ними.
Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от
координируемых процессов.
Способы решения проблемы координации
• Координация через ценности и полное делегирование – если работают старые
знакомые, доверяют друг другу, съели пуд соли. Договорились о целях и
задачах, и разошлись в поле на все четыре стороны. Пример: Ерофей Хабаров.
Неэффективно при необходимости использовать общие ресурсы.
• Координация через регулярное общение – Постоянно действующее
производственное совещание, например все работники работают в одной
комнате. Предложил А. Файоль. Неэффективно в больших разветвленных
организациях. Неэффективно для типовых проблем.
• Координация через «доску сообщений» в холле, или «белую доску» в кафетерии.
• Координация через регламентацию. Предложил Э. Дюркгейм.
• В период роста координация через «дружбу» перестает работать.
Способы осуществления координации в 21 веке
• Все «современные» способы координации основаны на регламентации, явной
или скрытой.
• Мессенджеры (Watsapp, Slack): аналог нахождения в общей комнате, в
постоянно действующем производственном совещании.
• Бирюзовая организация: координация по ценностям на основе высокой
квалификации коллег (относится к высоким уровням зрелости менеджмента).
• Таск-трекеры (Asana, Trello): немного формализованное общение, плохо
работающее без заранее согласованных правил (регламентов).
• Автоматизация на основе CRM (HubSpot, AMO, Bitrix24): помогает реализовать
регламенты, однако внутри автоматизации регламенты не видны работникам (в
отличие от бумажных и текстовых регламентов). Никто в коллективе не знает,
почему шаги именно такие (знают только разработчики софта).
Разные методы нужно использовать совместно.
Стоит использовать регламенты и описание основного
процесса для улучшения системы
Для того, чтобы улучшать систему бизнес-организации, вам необходимо знать
(иметь информацию) о поведении деятельностей, в деталях.
Обязанность по сбору и предоставлению информации о деятельности вы можете
включить прямо в тексты регламентов и инструкций.
Что измерять и отчеты писать – показатели продукта, и показатели процесса.
Общесистемный регламент чтобы оптимизировать
Ваш самый главный регламент, ради которого вы этим занимаетесь – это
регламент выпуска ценности для клиента. Сразу вы его не сможете написать, но к
этому надо стремиться.
Поговорим о четвертой системе в бизнесе - создающей
Схема IDEF0 для создающей системы
Информация,
мнения,
партнеры, сосоздатели,
ресурсы
Стандарт оформления проекта;
Замысел;
Первичный «проект»
организации;
Требования к системе.
Создание
бизнес-организации
как системы
Владельцы
Топ-менеджеры
Созданная и
функционирующая
система,
удовлетворяющая
требованиям
Вы запускаете новую услугу
Нужно построить систему основного процесса
(каково качество услуги, кто что делает, снабжение,
выполнение услуги).
⚫ Нужно построить управляющую систему. В том
числе организовать управление несколькими
услугами (портфелем услуг).
⚫ Нужно определить оборудование и расходники.
⚫ Нужно нанять людей для обеспечения работы обеих
систем.
⚫ Нужно сделать это всё повторяемым.
⚫
Вам надо построить систему.
V-диаграмма — инструмент системной инженерии
Стейкхолдеры
Возможность
Акционеры, инвестор, заказчики,
городские власти, жители вокруг,
ресурсники, проверяющие, кредиторы,...
Помочь застройщикам построить
нужный им объект
Требования
Гибкость в способах партнерства
Работа
Система
Маленькая фирма из пяти человек,
Хорошо знающих друг друга
Зарегистрировать ООО
Провести заседание совета директоров
Принять себя на работы
Заключить контракт
Методы и технологии
Помочь застройщикам построить
нужный им объект
Схемы планирования проекта 1 из 2
(GENERALMAXIMIZE)
Команда
Петр, Андрей, Иван
Как начать проектировать систему бизнеса
⚫
⚫
Держите во
внимании семь
АЛЬФ
В качестве плана
Системы
используйте рисунок
Основного процесса
Улучшение: шаг развития
⚫
⚫
⚫
⚫
Есть система в настоящем
существующем состоянии.
Есть некое желаемое будущее
состояние системы.
Есть работа по проведению
изменений над системой.
Эта работа может быть
оформлена как создание новой
системы, с подходами системной
инженерии и проектного
управления (организуемый
процесс).
Менеджмент и система
⚫
⚫
⚫
⚫
Бизнес видим как систему из деятельностей
Деятельности можно менять, а людей - нет.
С людьми можно договариваться про деятельности
Вместе с людьми можно улучшать деятельности.
Улучшение системы бизнес-организации: ТОС
⚫
Элияху Голдратт, Теория ограничений (Theory of Constraints, TOC).
⚫
Базируется на системном подходе.
⚫
Мощнейший метод оптимизации работы бизнес-организации как целого (как системы).
⚫
Основные тезисы:
⚫
⚫
Оптимизировать надо ни в коем случае не один участок в отдельности. Но только всю
бизнес-организацию целиком.
Для оптимизации всей системы достаточно одного показателя: это поток денег из
системы (проход).
⚫
Найдите узкое место (ограничение системы,бутылочное горлышко).
⚫
Используйте его по максимуму, подчините ему всю систему.
⚫
Расширьте мощность ограничение.
⚫
Повторите всё с начала.
Цикл постоянных улучшений
Улучшение управления бизнес-организации
⚫
Занять позицию в роли «Создающей системы»;
⚫
Обратить внимание на «Управляющую ПодСистему»;
⚫
Провести Цикл улучшений PDSA по шагам:
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
Зафиксировать существующее состояние участка, который хотите улучшить, и
желаемую гипотезу (Plan);
Внести изменения в Систему Управления (изменить процедуры или
регламенты, другие документы), и провести период испытаний (начать и
закончить), задокументировать итоги испытаний (Do);
Сверить фактические результаты испытаний с гипотезой (See или Check);
Принять решение о внедрении изменения, или о возврате к исходной версии
документов Управляющей Системы.
Повторить много раз.
Улучшение управления в период роста
⚫
Обеспечить общее понимание общего дела системы: цели; какой бизнес; какова
целевая аудитория и её потребности; целевые значения роста. Видение и
стратегия на 2 страницы.
⚫
Давать обратную связь работникам регулярно, и не только лично.
⚫
Мягко и плавно перевести некоторые «привычки» в записанные правила.
⚫
Уделять внимание не-рабочему общению: магия «командообразования».
⚫
Готовиться к превращению в крупную и упорядоченную организацию.
⚫
Обращать внимание на то, что вы «строите» новую систему бизнес-организации
(как Создающая система) на основе старой. Важно не разрушить старую, и
своевременно вырастить новую.
Подфункции в Системе управления (А. Файоль)
⚫
⚫
Анри Файоль выделил пять подфункций:
⚫
Предвидение и планирование;
⚫
Организация (создание систем!);
⚫
Распорядительство (отдача команд, мотивация, решение проблем);
⚫
Координирование;
⚫
Контроль (соблюдения правил).
Этим работам сто лет.
Принципы и методы управления (А. Файоль)
⚫
Разделение труда;
⚫
Власть;
⚫
Дисциплина;
⚫
Единство распорядительства (командования);
⚫
Единство руководства;
⚫
Подчинение частных интересов общему;
⚫
Вознаграждение;
⚫
Централизация;
⚫
Иерархия;
⚫
Порядок;
⚫
Справедливость;
⚫
Постоянство состава персонала;
⚫
Инициатива;
⚫
Единение персонала.
Немного о системе людей и групп
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
Люди являются системой систем сами по себе, их не нужно создавать.
Для целей бизнес-организации, люди отбираются из числа имеющихся вокруг, в
соответствии с требованиями, которые сформулированы в Положении о
подразделении (или Должностной инструкции).
Люди моделируют у себя в голове будущее поведение других особей — именно
это отличает человека от других млекопитающих (доктор Андрей Курпатов).
Люди хотят достигать самых разнообразных целей, зачастую абсолютно никак
не увязанных с вашими целями. Чтобы они выполняли ту деятельность, которая
нужна в вашем основном процессе, людей нужно организовать, мотивировать, и
контролировать.
Для достижения своих целей, люди умеют использовать «системный подход» и
«рефлексивное управление» для манипулирования другими людьми, в том
числе и вами. (Эрик Берн).
Управление
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
Управление
Принятие решений
Выработка решений
Творчество
Решение проблем
ТРИЗ
Стратегическое управление
Определение продукта
Определение портфеля продуктов
Целеполагание
Построение организации (структура деятельностей)
Снятие неэффективности человеческой психики
Интеграция
Улучшение постоянное
Альянсы и партнерства
Получение управляющих воздействий
Системная (глобальная) оптимизация
Схематизация
Проблематизация
Штурм мозга
Мыслительные процессы Голдратта
Оценка зрелости процессов и систем
Расширенный фенотип
Ящик
Основной процесс
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
Люди и группы - Механизм
⚫
Создание
Системная инженерия
Схема шага развития
Управление проектами
⚫
Чего хотеть хотеть
Личное развитие
Колесо баланса жизни
Интуиция
Бессознательное
Клиентская система
Создание
⚫
Шухарт
Деминг
Процессное управление
Учет результатов процессов
Планирование деятельности
Прочие
⚫
⚫
⚫
⚫
⚫
Положение о подразделении
Требования к вакансии
Люди не роботы
Рефлексия
Групповая динамика
Личная продуктивность
Позиционирование
Конкуренция
Прогнозирование
PEST-анализ
Конец.
Неустанно богатейте.