АННОТАЦИЯ Данная курсовая работа посвящена практическому применению систем электронного документооборота в инфокоммуникационных технологиях. В первом разделе рассмотрены современные тенденции развития инфокоммуникационных технологий в контексте систем электронного документооборота. Во втором разделе приведен пример применения СЭД в решении практических вопросов обработки документов. В третьем разделе дана оценка соответствия эффективности внедрения СЭД принятым нормам, приведены расчеты и варианты повышения эффективности. Объем пояснительной записки составляет 39 листов и содержит 5 таблиц, 12 рисунков, 17 формул, 6 источников литературы. СОДЕРЖАНИЕ Введение…………………………………………………………………………………...5 1 Современные тенденции развития инфокоммуникационных технологий………….7 1.1 Концепция электронного правительства в Республике Беларусь………….7 1.2 Электронный документ. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления…………………………..9 1.3 Критерии выбора СЭД и внедрение в организации…...…………………....11 1.4 Управление корпоративными информационными ресурсами….………….14 1.5 Защита документальной информации в системах электронного документооборота и информационных сетях….……………………….17 2 Применение СЭД в решении практических вопросов обработки ………………….20 2.1 Этапы установки и настройки СЭД «ЭТЛАС»….………………………….20 2.2 Заполнение справочной информации….………………….………………...21 2.3 Выполнение операций с документами….………………….………………..23 3 Оценка соответствия эффективности внедрения СЭД….…………………………....26 3.1 Расчет показателей экономической эффективности внедрения СЭД……...26 3.2 Построение собственной оптимальной модели повышения эффективности документооборота на основе полученных расчетов…………………....31 3.3 Целесообразность внедрения СЭД….………………….…………………….33 3.4 Проблемы внедрения СЭД в организации и пути их решения……………..35 Заключение….………………….………………….………………….…………………...38 Список использованных источников….………………….………………….…………..39 Приложение А Управление процессами СЭД в организации….……………………….40 Приложение Б Практические операции в СЭД “ЭТЛАС”….…………………………..41 Приложение В Таблицы показателей эффективности внедрения СЭД………………..42 Приложение Г Схема функционирования СЭД………………………………………....44 1 ВВЕДЕНИЕ В связи с развитием технологий и постоянным расширением каналов передачи связи электронный документооборот становится неотъемлемой частью любой успешной компании, как в мире, так и в Республике Беларусь. Переход к информационному обществу ведет к коренному переосмыслению роли и структуры государственных служб. В возникающем информационном обществе те уровни государственной власти, которые находятся ближе всего к людям, часто становятся наилучшими провайдерами услуг. Во многих странах ответственность за услуги для населения передается центральными органами власти на местный и региональный уровень. Используя новые технологии, свойственные информационному веку, - в особенности Интернет, - государство имеет беспрецедентную возможность реформировать вертикальную структуру власти и начать предоставлять интегрированные, комплексные услуги для улучшения взаимоотношений и развития связей между государственными службами и гражданами (G2C - government-to-citizen), государством и частными компаниями (G2B government-to-business), государственными организациями и их сотрудниками (G2E government-to-employee), а также между различными государственными органами и уровнями государственного управления (G2G - government-to-government) В настоящее время автоматизация документооборота является одним из наиболее действенных способов повышения продуктивности работы предприятия. Работа с множеством бумажной документации теряет свою актуальность и уходит в прошлое. Использование систем электронного документооборота (СЭД) значительно сокращает материальные и временные затраты. Снижается загрузка администратора локальной сети по обслуживанию копировально-множительного оборудования. Рост количества покупок дорогостоящих расходных материалов замедляется. Доставка документов может осуществлять секунды и доли секунды, как в подразделения и филиалы организаций, так и в другие организации, используя электронную почту, специальные каналы связи или «облачные технологии». Поиск и хранение документов становятся значительно проще. При этом обеспечивается высокий уровень безопасности и конфиденциальности информации. Работа сотрудников становится эффективной. Каждый этап жизненного цикла документа становится прозрачным для руководства, что помогает совершенствовать процесс принятия всех решений. Появляется легкий механизм управления сроками согласования и подписания документа. Согласно результатам исследований, автоматизация управления документами обеспечивает следующие бизнес-эффекты: 2 ● Экономия 20–30% рабочего времени в результате уменьшения рутинной нагрузки. ● Рост производительности труда сотрудников на 20–25%. ● Снижение стоимости архивного хранения документов на 80%. ● Сокращение издержек на бумажный документооборот на 60%. ● Ускорение поиска нужного документа на 20%. ● Повышение оперативности доставки документа до адресата на 20% (за счёт заранее настроенных маршрутов движения документопотоков). ● Ускорение процедуры согласования договоров, проектов и организационно- распорядительной документации на 20%. ● Ускорение подготовки типовых отчётов на 99% и др. Суммарная экономия времени благодаря внедрению СЭД достигает 60%. Помимо количественных показателей при оценке эффективности систем электронного документооборота следует учитывать и качественные улучшения: ● Повышение информационной безопасности благодаря настройке прав доступа сотрудников к документам в соответствии с их должностными полномочиями. ● Повышение корпоративной культуры и уровня профподготовки персонала. Повышение эффективности управления документопотоками. ● Усиление контроля исполнения задач по документам. ● Возможность отслеживать все делопроизводственные процессы на предприятии в режиме реального времени. Электронный документооборот заметно повышает эффективность работы любой организации. Задачей данной курсовой работы является решение задач перехода к безбумажной технологии управления путем использования средств автоматизации процессов, составления и ввода электронных документов (ЭД), их обработки, хранения, поиска и передачи, а также процессов планирования документооборота и бизнес-процессов, контроля исполнения, анализа и совершенствования. 3 РАЗДЕЛ 1 Современные тенденции развития инфокоммуникационных технологий 1.1 Концепция электронного правительства в Республике Беларусь Термин «электронное правительство» появился в США в 90-е годы XX века. Электронное правительство, включая электронные услуги, инфраструктуру, коммуникации и т.п., позволяют гражданам получать публичные цифровые услуги. В Республике Беларусь определение е-правительства сужено до “внедрения ИКТ в деятельность органов госуправления с целью повышения качества их деятельности”. Создание и развитие электронного правительства в Республике Беларусь неразрывно связаны со следующими этапами: реализация Государственной программы информатизации Республики Беларусь: 2003-2005 и 2006-2010 года - «Электронная Беларусь», утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27 декабря 2002 г. № 1819. В развитие программы постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 9 августа 2010 г. № 1174 была принята Стратегия развития информационного общества в Республике Беларусь на период до 2015 года, цель которой – вывести нашу страну в число мировых лидеров по развитию ИКТ. Этот этап продолжился Национальной программой ускоренного развития услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий на 2011–2015 годы, утвержденная постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 марта 2011 г. № 384. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 9 августа 2011 г. № 1074 «Об оказании электронных услуг и реализации государственных функций в электронном виде посредством общегосударственной автоматизированной информационной системы», Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 февраля 2012 г. № 138 «О базовых электронных услугах». На данный момент направление развития задает Стратегия развития информатизации в Беларуси на 2016–2022 годы. Система межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь — государственная межведомственная информационная система, обеспечивающая межведомственное взаимодействие государственных органов и иных организаций посредством обмена электронными документами. В вышеназванных указах и постановлениях говорится, что государственные органы и иные государственные организации должны обеспечить внедрение систем электронного документооборота (СЭД) и взаимодействие с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов (СМДО). 4 В результате проведенной работы создана общегосударственная автоматизированная информационная система (ОАИС). Она предназначена для интеграции государственных информационных ресурсов и автоматизации деятельности органов государственного управления по предоставлению информационных услуг другим государственным органам, организациям и гражданам. Структурно ОАИС представлена двумя порталами: ● Единым порталом электронных услуг http://portal.gov.by. ● Порталом для государственных органов и организаций http://nces.by В связи с актуальностью внедрения государственных электронных услуг, гражданских проектов в сфере электронного правительства в Беларуси создан портал об электронном правительстве и госуслугах онлайн (http://e-gov.by). Портал предназначен для сбора и обсуждения идей e-government. С момента начала реализации государственных программ, направленных на развитие е-правительства, Республика Беларусь постоянно растет в рейтинге развития электронного правительства EGDI. Так, с 2016 по 2018 годы РБ поднялась с 49го на 38е место. Рисунок 1.1 - Рейтинг EGDI 5 1.2 Электронный документ. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления Понятие “электронный документ” имеет несколько определений: 1. Документ, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, звукозаписи или изображения) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. 2. Форма представления информации в целях её подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе. 3. Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Юридическую значимость электронному документу придает электронная подпись, которая на территории Республики Беларусь равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: ● сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа; ● при наличии доказательств, определяющих момент подписания; ● подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; ● электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющий проверить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи (целостность), принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи (авторство), а в случае успешной проверки подтвердить факт подписания электронного документа (неотказуемость).[1] Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АСДОУ) предназначена для повышения эффективности управления за счет повышения качества и оперативности осуществления делопроизводства и документооборота, сокращения накладных 6 расходов, связанных с делопроизводством, уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов, сокращения времени и повышения качества исполнения заданий и документов, улучшения контроля и повышения исполнительской дисциплины, автоматизированного формирования отчетности. Автоматизация электронного документооборота является системой обеспечения управления всей корпоративной структурой организации, а не системой регистрации документов и автоматизации канцелярий. Для высшего руководства АСДОУ обеспечивает: ● повышение оперативности и качества подготовки информации для принятия решений; ● повышение управляемости и исполнительской дисциплины; ● информационную безопасность. Для руководителей среднего звена: ● прозрачность управления; ● повышение личной ответственности сотрудников; ● контроль и распределение нагрузки на исполнителей; ● сокращение временных и материальных издержек при выполнении заданий и поручений высшего руководства; ● удобные и разнообразные формы отчетности и эффективные методы контроля. 7 1.3 Критерии выбора СЭД и внедрение в организации Практически все современные отечественные системы, относящиеся к классу СЭД, поддерживают базовый функционал, обеспечивающий работу с документами. К этим функциям можно отнести создание проектов документов, процессов и задач, направление их по списку согласующим, а также согласование, присвоение регистрационного номера, ведение журналов регистрации, выдачу резолюций и контроль исполнения. В более развитых, а следовательно, более дорогих системах дополнительно реализован функционал для организации именно электронного, а не только сопровождения традиционного бумажного документооборота: ● структурированные электронные хранилища документов ● управление версиями документов ● потоковое сканирование ● сертифицированная электронная подпись и средства шифрования ● возможность настройки и разработки новых приложений. Успешность использования системы электронного документооборота зависит не только от полноты ее функциональности, но и от того, насколько удобна она в использовании, администрировании, имеет ли она потенциал для развития и масштабирования, насколько чувствительна к изменениям бизнес-процессов, структуры организации и сетевой архитектуры. Возможность дополнительной настройки и доработки системы особенно актуальна, если ваша компания планирует свое дальнейшее развитие, запуск новых направлений деятельности, открытие новых филиалов, что неизбежно приведет к появлению новых бизнес-процессов и возникновению необходимости их информационной и технической поддержки силами системы электронного документооборота – и ваша СЭД должна быть готова к этому.[2] Выбирая систему, следует обратить внимание на то, какие еще процессы с ее помощью можно автоматизировать. Возможно, после управленческого документооборота и контроля исполнения в электронный документооборот будут вовлечены коллегиальные органы управления, потребуется обеспечить оперативный доступ к информации высшему руководству, в том числе в удаленном режиме. В связи с усиливающейся ролью СЭД в процессе интеграции информационной среды предприятий особенно важной становится возможность на ее основе организовать не только оперативный документооборот (работу с документом от его создания до исполнения резолюций по нему), но и корпоративное хранилище знаний – архив нормативно-справочной документации, проектных документов пр. 8 Организациям, имеющим филиальную сеть или планирующим развитие, целесообразно обратить внимание на возможность географического масштабирования системы. Так, ряд систем позволяет без лишних затрат и рисков организовать взаимодействие территориально удаленных площадок. В других системах для подобного взаимодействия придется приобрести дополнительные компоненты. Тенденция вовлечения в электронный документооборот всех групп пользователей делопроизводителей, руководителей высшего и среднего звена, исполнителей, а также сотрудников, исполняющих контрольные функции – приводит к новым требованиям к интерфейсу системы. У различных групп разные требования к автоматизированному рабочему месту. Соответственно, в выигрыше будут системы, предоставляющие возможность специалистам с разными задачами работать в максимально удобном для них интерфейсе. Если на более ранних стадиях автоматизации документооборота СЭД в основном исполняла функции учетно-контрольные, а сами документы циркулировали на бумажном носителе, то сейчас в системах электронного документооборота работают непосредственно с содержанием, что значительно повышает требования к возможности хранить большие объемы информации. При этом не должны страдать стабильная работа и быстродействие системы. По этой же причине насущным стал и вопрос по организации доступа в СЭД. Например, многоступенчатая схема доступа позволяет настроить права к отдельным бизнес-процессам, базам, папкам и пр. более гибко, с учетом требований безопасности и защиты информации.[3] Сложность в администрировании и чрезмерная зависимость от администратора – еще один фактор, на который стоит обратить внимание. Если все изменения в правах и ролях пользователей, маршрутах движения и шаблонах документов возлагаются на администратора, то велика вероятность, что придется долго ожидать, пока изменения будут внесены в систему (а в некоторых случаях даже несколько часов играют большую роль для принятия решения). Системы, в которых системное и предметное администрирование разделены, менее зависимы от одного человека. Так, полномочия предметных администраторов могут быть предоставлены сотрудникам, отвечающим за определенный бизнес-процесс (работу с договорами, приказами, другими документами). Они будут следить за актуальностью шаблонов и бланков, корректировать маршруты движения документов в зависимости от изменений в регламентах, создавать тематические папки документов в корневом каталоге электронного хранилища. Подведем итог и скомпануем критерии выбора СЭД: 1. обеспечение требуемой функциональности с возможностью дальнейшей расширяемости системы; 9 2. минимальная совокупная стоимость владения и быстрая окупаемость системы: a. стоимость серверной части, реализующей бизнес-логику системы; b. стоимость клиентских рабочих мест; c. стоимость хранилища данных; d. стоимость внедрения и технической поддержки во время эксплуатации; e. стоимость продуктов сторонних разработчиков, интегрированных с данной системой документооборота. f. стоимость реализации дополнительных функций ("под заказчика"). 3. достаточный уровень технической поддержки: a. бесплатная (или условно бесплатная) демо-версия системы; b. демонстрационные и/или обучающие ролики по работе пользователей с системой; c. подробная документация на продукт с локализацией на родной язык пользователей; d. форум технической поддержки; e. прочие онлайн сервисы и традиционная телефонная поддержка пользователей; 4. учет актуальной законодательной базы; 5. необходимость интеграции новой системы в информационную среду компании; 6. субъективные предпочтения заказчика: a. использование в бизнес-логике СЭД терминологии совпадающей с терминологией существующего на предприятии бумажного делопроизводства и документооборота; b. похожесть пользовательского интерфейса СЭД на привычное, используемое заказчиком программное обеспечение (например, на почтовый клиент); c. возможность интеграции СЭД с программным обеспечением сторонних производителей, которое обеспечивает критически важные функции работы предприятия. 10 1.4 Управление корпоративными информационными ресурсами Первым стандартом управления бизнесом был MRS – объемнокалендарное планирование. Идея в том, что формируется план продаж. По нему формируется план пополнения запасов и оцениваются финансовые результаты по периодам. Пока производство было мелким и простым, этот прием был приемлем. С разукрупнением производства стали возникать проблемы, связанные с формированием запасов. Это привело к уходу клиентов изза перебоев, связанных с формированием товаров повседневного спроса. В результате были вынуждены делать страховой запас. С усложнением производства и появлением сложных изделий, количество компонентов которого измеряется тысячами или десятками тысяч стали производится древовидные конструкции из обобщенного списка материала. Список материалов является иерархическим. Он показывает количество каждого элемента и определяет цену сборки. В результате этого управлять запасами стало сложнее. Поскольку кроме окончательных комплектующихся нужно управлять еще и запасами узлов (у субподрядчиков на стороне). В результате возникла методология планирования производства. Она получила название MRP. Это планирование материальных потребностей. Была разработана методология планирования производственных мощностей CRP. Уровень решаемых задач CRP выше, чем у MRP так как станки могут переналаживаться и использоваться для выполнения различных операций. Вводят понятие: машинное время, рабочее время, графики сменности, перерывы, заделы по мощностям. Для более критичных процессов были разработаны специализированные процессы планирования, которые учитывают особенность загрузки рабочих центров и ограниченная их мощность. Объединение систем планирования MRP и CRP дало методологию MRPII – планирование производственных ресурсов. При финансовом анализе в рамках MRPII не учитываются косвенные затраты, инвестиционные платежи, графики финансовых потоков. В MRP предусмотрены сервисные функции: автоматическая рассылка заказов для смежников, автоматическое формирование сменных заданий. Предусматривается связь с другими компьютерными системами САП, САПР и т.д. Недостатки MRPII надо было устранять и появилась методология ERP – планирование ресурсов предприятия. В ERP имеются модули: ● прогнозирование спроса; ● управление проектами; ● управление затратами; ● управление составом продукции; 11 ● правление технологической информацией; ● управление кадрами; ● управление финансовой деятельностью предприятия. Т.е цель ERP – управлять всеми ресурсами предприятия. Цель MRPII – управлять материальными ресурсами. Управление отношением с клиентом - CRM. Эта стратегия основывается на таких управленческих и информационных технологиях, с помощью которых компании аккумулируют знания о клиентах для выстраивания взаимовыгодных взаимоотношений с ними. Основная задача – привлекать новых клиентов, удерживать старых клиентов и получать максимальную прибыль. CRM – клиент-ориентированная стратегия, которая позволяет формировать наценку, индивидуально обслуживать клиентов. Такая стратегия предполагает ориентацию на долгосрочные отношения, в том числе и в ущерб краткосрочным экономическим задачам. Целью CRM является не только увеличение продаж, а прибыльное увязывание потребностей клиента и возможностей продавца, т.е. происходит консолидация всей информации о клиентах, об их финансовых возможностях. Информационный ресурс позволяет отобразить реальное состояние бизнеса, выработать адекватную реакцию на изменение в бизнесе, найти наиболее эффективное взаимодействие всех ресурсов: финансовые, материальные, интеллектуальные и др. Для этого организуется деятельность по направлениям: ● поддержка мониторинга производства и административно – хозяйственных процессов; ● обеспечение оперативного доступа к архивам документов управления и технологий; ● получение информации о загрузке рабочих мест, о движении материалов о расходе рабочего времени и т.д.; ● регистрация и подготовка аналитических материалов: о запасах материалов, о комплектующих и о готовой продукции; ● поддержка системы учета и классификация затрат; ● поддержка и установка партнерских связей и сотрудничества; ● анализ данных о состоянии бизнеса и разработка проектов развития предприятия; ● модернизация информационной системы. 12 Рисунок 1.2 - Модель системы управления корпоративным контентом 13 1.5 Защита документальной информации в системах электронного документооборота и информационных сетях Информационная безопасность – состояние защищенности информационной сферы, которая обеспечивает формирование и развитие информации в интересах граждан, организации и государства; информационная безопасность должна также защищать граждан от ненужных данных, которые разрушают психику и сознание и обеспечивать право граждан на информацию. Информационная безопасность как составная часть экономической безопасности включает в себя: 1. комплексную программу обеспечения безопасности информационных ресурсов. 2. экономически обоснованную технологическую систему защиты. Безопасность обрабатываемой информации это - состояние защищенности информации, средствами вычислительной техники, находящуюся на машинных носителях, от внутренних и внешних угроз, обеспечение ее конфиденциальности, целостности и доступности законным пользователям. Угроза – это случайные или намеренные действия выводящие организацию независимо от рода ее деятельности из состояния безопасности в состояние неработоспособности всей организации или ее отдельных узлов: персонал, имущество, информация о самой организации, товары и услуги. Организация может быть признана виновной в судебном порядке за ущерб, нанесенный третьим лицам ( включая и собственных служащих) или собственниками данных, т.е. цель обеспечения безопасности информации заключается в защите прав собственности и в задачах безопасности: защита от утечки, копирования, блокирования, модификации и утраты. Ко всем информационным системам применяют следующий перечень угроз: ● противоправный вход и использование данных; ● нарушение технологий обработки данных; ● внедрение аппаратных и программных закладок, которые нарушают нормальное функционирование информационных систем; ● создание и распределение вредоносных программ (троянские кони, логические бомбы, сетевые черви); ● уничтожение и повреждение информационных систем и каналов связи; ● утечка информации по техническим программам ● внедрение устройств для перехвата информации 14 ● хищение, повреждение и уничтожение носителей; ● несанкционированный доступ в информационные системы, базы и банки знаний. В 1999 году был утвержден международный стандарт ISO (IEC) № 15408 2 версии. Единые критерии оценки безопасности в области информационных технологий определяют несколько классов безопасности: ● класс D - “минимальный уровень безопасности”. В него попадают системы, которые были заявлены в сертификацию, но ее не прошли. ● класс C1 – “избирательная система доступа”. предусматривает наличие достоверной вычислительной базы TCB, выполняет требования и избирательной безопасности. ● класс C2 - “управляемая защита доступа”. Нужно четко контролировать защиту доступа, так как есть процедуры идентификации (ввод логина и пароля) и аутентификация (код с карт). Есть возможность выдачи привилегий доступа. Ведется аудит событий. Ресурсы изолированы. ● класс B1 – “маркированное обеспечение безопасности”. Представляет из себя класс С2 с описанием модели политики безопасности. Присутствует принудительное управление доступами, субъектами и объектами. ● класс В2 – “структурированная защита”. DCB определяется и опирается на четкую документированную формальную модель политики безопасности. Она декомпозируется на элементы, ведется системный анализ администрирования, есть четкие механизмы управления конфигурацией. ● класс В3 - “домены безопасности”. ТСВ должна удовлетворять требованиям эталонным механизмам мониторинга, контролировать весь доступ субъектов к объектам, доступ можно тестировать и анализировать, механизмы аудита имеют возможность оповещать о событиях, критичных по отношению к безопасности. Есть процедуры восстановления систем. Система устойчива к вторжениям. ● класс А1 – “верифицированное проектирование”. представляет из себя класс В3 и дополнительные архитектурные особенности политики безопасности: имеется формальная спецификация проектирования и методы верификации. На всех предприятиях вне зависимости от формы собственности и размеров выделяют однотипные методы и способы защиты. Блок методов защиты – это препятствие, регламентация, разграничение доступа, маскировка, побуждение и принуждение. 15 Препятствие (физический способ защиты) Установка ограждений вокруг предприятия, ограничение доступа в здание и помещение, установка сигнализации, охрана. Маскировка – использование криптографических программных средств (закодированный). Побуждение – соблюдение этических норм при обработке и использовании информации. Регламентация – наличие инструкций и регламента по обработке информации. Принуждение, запрещение – наличие правовых норм, определяющих юридическую ответственность. Все методы и способы защиты объединяются в подсистему и устанавливаются в информационных системах: 1. подсистема разграничения доступа – защищает вход в информационную систему с помощью паролей и программно – технических средств. 2. подсистема регистрации и учета – осуществляет регистрацию в специальном электронном журнале пользователей и программ, получивших доступ в систему к файлам и базам данных, время входа и выхода и все операции. 3. криптографическая – это специальные программы, которые осуществляют шифрование и расшифрование данных (используются в электронном бизнесе) 4. подсистема обеспечения целостности – состоит из физической охраны средств вычислительной техники и носителей, наличие средств тестирования программ и данных. Использование сертифицированных средств защиты. 16 РАЗДЕЛ 2 Применение СЭД в решении практических вопросов обработки документов 2.1 Этапы установки и настройки СЭД “ЭТЛАС” Установка системы ЭТЛАС осуществляется в два этапа (в указанной последовательности): 1. Установка сервера системы ЭТЛАС; 2. Установка клиента системы ЭТЛАС. Для установки сервера системы ЭТЛАС, необходимо под пользователем с правами администратора ОС запустить установочный файл “Atlas-Server-XXXX-XX-XX.exe”. После окончания установки, сервер автоматически запустится. В случае установки демонстрационной версии, никаких дальнейших действий по настройке сервера не требуется. Для установки клиента системы ЭТЛАС, необходимо запустить установочный файл “AtlasClient-XXXX-XX-XX.exe”. При установке клиента на серверной машине, никаких дальнейших действий по настройке клиента не требуется. При установке клиента на удаленной машине (отличной от сервера), необходимо задать IP-адрес сервера системы ЭТЛАС в настройках клиента. Адрес сервера системы ЭТЛАС задается через приложение “Настройки подключения”, доступное из меню Пуск->“СЭД ЭТЛАС”->“Настройки подключения”. Рисунок 2.1 - Настройка подключения к системе ЭТЛАС 17 2.2 Заполнение справочной информации Все документы системы хранятся в едином хранилище — библиотеке документов. Это обеспечивает совместную работу с документами всех сотрудников, а также избавляет от лишнего дублирования документов. Для удобства использования, а также для разграничения доступа, все документы системы должны быть разнесены по разделам в соответствии с тематикой или иными группирующими признаками. Разделы могут быть двух типов: том и папка. Том - это папка верхнего уровня. Он может включать в себя одну или более папок. Папка необходима для удобного логического разделения документов по тематике (например: входящие документы, внутренняя документация, рекламные документы, бухгалтерские документы и т. п.). Папка хранит документы системы. Также в папке могут содержаться другие тематические папки. На каждый из документов заводится карточка документа, которая содержит всю имеющуюся о нем информацию. В ней указаны атрибуты (реквизиты) документа, срок его хранения в библиотеке, приложение, в котором просматривается и редактируется содержимое документа, и т. д. Карточка заводится автоматически на каждый документ при добавлении его в систему. При создании нового документа пользователь должен обязательно заполнить только одно поле в карточке — название документа. Карточка документа уникальна для каждого документа. В ней хранится вся информация о документе, которая известна системе. Эта информация представлена набором атрибутов, каждый из которых по тем или иным признакам характеризует документ и должен соответствовать общим правилам документирования хозяйственных процессов. В системе также существует понятие версии документа. Версия документа — это один из вариантов документа, сохраненный в библиотеке на определенном этапе доработки. Создадим следующую структуру папок: Рисунок 2.2 - Структура томов и папок Для этого создадим новые папки “Входящие” и “Исходящие”, затем в папке “Входящие” дополнительно создадим подпапку “2019 июль”. 18 Заполним карточку нового документа. Добавим карточку с названием “Счет-фактура”, выставим в заполняемых полях значения: ● типа документа - входящие; ● принадлежность - основное отделение; ● наименование вида документа - счет-фактура; ● форма документа - бумажный носитель; ● количество листов - 3; ● корреспондент - физическое лицо. Рисунок 2.3 - Добавление новой карточки документа 19 2.3 Выполнение операций с документами Для демонстрации работы в СЭД “ЭТЛАС” создадим новый процесс. Заполним соответствующие поля следующими значениями: ● маршрут - Входящие документы; ● документ(ы) процесса - выберем наш документ “Счет-фактура”; ● название процесса - заполняется автоматически; Исполнителем назначим гостевого пользователя и выставим конечную дату 31.01.2019. Рисунок 2.4 - Создание нового процесса Нажмем кнопку “Создать”, и через некоторое время увидим, что процесс начал работу и пользователю на обработку пришел документ, который мы создали ранее. 20 Рисунок 2.5 - Входящий документ Открыв входящий документ, мы можем увидеть информацию о нем, состояние связанного с ним процесса (во второй вкладке), а также выполнить одно из действий: выполнить работу над документом, комментировать его, либо передать задание другому исполнителю. Рисунок 2.6 - Задание по обработке входящего документа “Счет-фактура” (вкладки “Общая информация” и “Состояние процесса”) 21 В завершение работы с документом - переместим его в другую папку, например, для дальнейшей обработки уже другими пользователями, передачу на подпись, либо помещения в архив. Рисунок 2.7 - Перемещение документа как действие в задании В итоге мы получим дерево документов следующего вида: Рисунок 2.8 - Структура документов после выполнения задания 22 РАЗДЕЛ 3 Оценка соответствия эффективности внедрения СЭД 3.1 Расчет показателей экономической эффективности внедрения СЭД Исходные данные для расчета экономической эффективности СЭД согласно варианту представлены в таблице 3.1. Таблица 3.1 - Исходные данные Единицы Исходные данные Среднедневное время поиска измерения информации до Значения Условное обозначение Час - Час 0,8 Тмдн Руб 3,76 С1квт/ч КВт/час 0,9 М Количество рабочих дней в месяц Дн 22 Дм Рабочих часов в день Час 8 Чд Заработная плата разработчика в месяц Руб 1300 ЗПмц Трудоемкость ручного исполнения операций Оп 2 Тр Фонд рабочих дней в году Дн 253 Фдн Стоимость 1 часа работы обслуживающего персонала Руб 2,7 С1чоп 0,25 На 17700 Свт Действительный фонд рабочего времени оборудования 2500 Фд Норма ремонта 0,03 Нр 1552 Спр внедрения ПП Среднедневное время поиска информации с помощью ПП Стоимость 1 квт/ч Потребляемая энергия Норма амортизации Стоимость вычислительной техники Себестоимость программного продукта Руб Руб 23 Рассчитаем экономическую эффективность внедрения программы. Найдем суммарную экономию по формуле: Эсум = (Тр - Тмдн) * Фдн * С1чи * 1,1 * 1,356, (1) где С1чи – стоимость 1 часа работы исполнителя, (руб.); Тр – трудоемкость ручного исполнения операций. Стоимость одного часа работы рассчитывается по формуле: С1чи = ЗПмц / (Дм * Чд), (2) Эксплуатационные расходы, связанные с работой СЭД, рассчитываются по формуле: ЭР = ЗПоп + Сэ + Ао + Ср, (3) где ЗПоп – заработная плата обслуживающего персонала (руб); Сэ – стоимость электроэнергии (руб); Ао – амортизационные отчисления (руб); Ср – стоимость ремонта (руб). Заработная плата обслуживающего персонала рассчитывается по формуле: ЗПоп = ЗПооп + ЗПдоп.оп + ОС, (4) где ЗПооп – основная заработная плата обслуживающего персонала (руб); ЗПдоп.оп – дополнительная заработная плата обслуживающего персонала (руб); ОС – отчисления на социальные нужды (руб). Основная заработная плата обслуживающего персонала рассчитывается по формуле: ЗПооп = С1чоп * Тм, (5) где С1чоп – стоимость 1 часа работы обслуживающего персонала (руб); Тм – трудоемкость машинной обработки 1 документа (час). Трудоемкость машинного поиска информации рассчитывается по формуле: Тм = Тмдн * Фдн, (6) где Тмдн – среднедневное время поиска информации с помощью ПП Рассчитаем трудоемкость машинного поиска информации: Тм = 0,8*253; Тм = 202,4 Сумма основной заработной платы обслуживающего персонала рассчитывается по формуле (5): ЗПооп = 2,7 * 202,4; ЗПооп = 546,48 руб. Рассчитаем заработную плату обслуживающего персонала по формуле: 24 ЗПоп = ЗПооп * 1,1*1,356, (7) ЗПоп = 546,48*1,1*1,356; ЗПоп = 815,13 руб. Стоимость электроэнергии рассчитывается по формуле: Сэ = М * Тм * С1квт/ч, (8) где М – потребляемая энергия, (кВт/час); С1квт/ч – стоимость 1 квт., (руб.) Расчет стоимости электроэнергии: Сэ = 0,9*202,4*3,76; Сэ = 684,92 руб. Амортизационные отчисления рассчитывается по формуле: Ао = На*Свт*Тм/Фд, (9) где На – норма амортизации (руб); Свт – стоимость вычислительной техники (руб); Фд – действительный фонд рабочего времени оборудования. Рассчитаем амортизационные отчисления: Ао = 25%*17700*202,4/2500; Ао = 358,25 руб. Стоимость ремонта рассчитывается по формуле: Ср = Нр*Свт*Тм/Фд, (10) где Нр – норма ремонта (руб). Расчет стоимости ремонта: Ср = 3%*17700*202,4/2500; Ср = 42,99 руб. Расчет эксплуатационных расходов ведется по формуле (3): ЭР = 815,13+684,92+358,25+42,99; ЭР = 1901,29 руб. Расчет стоимости одного часа работы ведется по формуле (2): С1чи = 1300 / 22 * 8 С1чи = 7,39 руб. Расчет суммарной экономии ведется по формуле (1): Эсум = (2 - 0,8) * 253 * 7,39 * 1,1 * 1,356 Эсум = 3346,56 руб. Фактическая экономия рассчитывается по формуле: 25 Эф = Эсум – ЭР, (11) где Эф – фактическая экономия, руб.; Эсум – суммарная экономия, руб.; ЭР – эксплуатационные расходы, руб. Расчет фактической экономии от внедрения программы: Эф = 3346,56 - 1901,29; Эф = 1445,27 руб. Срок окупаемости рассчитывается по формуле: Ток = К / Эф, (12) где Ток – срок окупаемости, (год); Эф – фактическая экономия, (руб.); К – капитальные затраты, (руб.). Капитальные затраты рассчитываются по формуле: К = Спр + ∆К, (13) где Спр – себестоимость продукции, ∆К – дополнительные капитальные вложения, связанные с приобретением программы, (руб.) Дополнительные капитальные вложения рассчитываются по формуле: ∆К = Свт * Тм/Фд, (14) Расчет дополнительных капитальных вложений и капитальных затрат: ∆К = 17700 * 202,4 / 2500; ∆К = 1432,99 руб. К = 1551,99 + 1432,99; К = 2984,98 руб. Рассчитаем срок окупаемости по формуле (12): Ток = 2984,98 / 1445,27; Ток = 2,065 (года). Коэффициент экономической эффективности рассчитывается по формуле: Е = 1/Ток, (15) где Е – коэффициент экономической эффективности; Ток – срок окупаемости, (год). Расчет коэффициента экономической эффективности: Е = 1/2,065 Е = 0,484 26 Расчет показателей экономической эффективности внедрения СЭД показывает недостаточную целесообразность применения программ (систем) электронного документооборота в делопроизводство организации. Основными показателями являются нормативный срок окупаемости и коэффициент экономической эффективности. Срок окупаемости системы определяется как период времени, в течение которого экономический эффект от эксплуатации системы достигает капитальных вложений на нее. Он не должен превышать нормативного срока окупаемости. Экономическая эффективность - результативность системы, выражающаяся в отношении полезных конечных результатов ее функционирования к затраченным ресурсам. Внедрение системы электронного документооборота считается недостаточно целесообразным в данной организации, т.к. согласно полученным данным срок окупаемости (Ток) выше нормативного (2,065 > 2) и коэффициент экономической эффективности меньше нормативного коэффициента экономической эффективности (0,484 > 0,5). Рассчитанные значения сведем в таблицу В.1. 27 3.2 Построение собственной оптимальной модели повышения эффективности документооборота на основе полученных расчетов Полученная по входным данным модель внедрения СЭД оказалась неэффективной, поскольку срок окупаемости и коэффициент экономической эффективности не удовлетворяют принятым нормам. Из всех параметров, влияющих на эти показатели, наиболее легко поддающимися корректировке являются, на мой взгляд, стоимость 1 часа работы обслуживающего персонала (С1чоп), стоимость вычислительной техники (Свт) и себестоимость программного продукта (Спр). Для каждого параметра найдем граничные значения, при которых коэффициент экономической эффективности был хотя бы 50%. Сделаем расчеты для стоимости 1 часа работы обслуживающего персонала: Для расчета граничного значения примем Ток = 2. Используя вышеприведенные формулы, выразим С1чоп: С1чоп = (ЭР - Сэ + Ао + Ср) / (1,1 * 1,356 * Тм); (16) Выразим все переменные в числителе ЭР = Эсум - Эф; С1чи = ЗПмц / (Чд * Дм); Эсум = (Тр - Тмдн) * Фдн * 1,1 * 1,356 * ЗПмц / (Чд * Дм); Эф = К / Ток; Эф = (Фд * Спр + Тмдн * Фдн * Свт) / (Фд * Ток); Сэ = М * Тм * С1квт/ч; и в знаменателе: Тм = Фдн * Тмдн; Подставив выраженные значения, получим итоговую формулу, зависящую только от известных из исходных данных значений и допущенного нами Ток = 2: С1чоп = (ЭР - Сэ + Ао + Ср) / (1,1 * 1,356 * Тм); С1чоп = [((Тр - Тмдн) * Фдн * 1,1 * 1,356 * ЗПмц / (Чд * Дм)) - М * Тм * С1квт/ч + + Ао + Ср] / 1,1 * 1,356 * Тм; (17) Вычислив полученное выражение, получим: С1чоп = 2,53 (рублей); Проведя аналогичные расчеты, можем получить значения для Свт и Спр: Свт = 16930 (рублей); Спр = 1454 (рубля); 28 Выполнив расчеты, мы выяснили, что улучшить экономические показатели от внедрения СЭД, полученные при использовании начальных входных данных, до минимального приемлемого уровня, можно тремя способами: 1. понизив стоимость 1 часа работы обслуживающего персонала на 0,17 рубля (с 2,7 до 2,53 рублей); 2. понизив стоимость вычислительной техники на 70 рублей (с 17700 до 16930 рублей); 3. снизив себестоимость программного продукта на 98 рублей ( с 1552 до 1454 рублей). Такого же эффекта можно добиться, если комбинировать мероприятия, например, снизив зарплату обслуживающему персоналу, выбрав более дешевую СЭД и закупив более дешевую вычислительную технику. Рассчитанные значения приведены в таблицах В.2, В.3 и В.4. 29 3.3 Целесообразность внедрения СЭД Традиционные методы работы с документами выглядят крайне неэффективными на фоне возможностей СЭД. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствии чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких “болезней роста”. Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных сетевых и компьютерных технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. В современной организации СЭД становятся обязательным элементом ИТинфраструктуры. С их помощью повышается эффективность деятельности коммерческих компаний и промышленных предприятий, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота). В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная система предоставляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участниками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможность появления ошибок в подготовке отчетной документации. Внедрение СЭД также обеспечивает удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических и физических нагрузок. Это положительно влияет на работоспособность сотрудника, т.к. приводит к уменьшению количества обрабатываемой 30 информации, а у персонала появляется дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. Перед тем, как осуществить проект внедрения СЭД, необходимо максимально формализовать его цели, провести стадию предпроектного анализа и привлечь профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента. Необходимо старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы, так как исправление ошибок в проектировании может обойтись значительно дороже. 31 3.4 Проблемы внедрения СЭД в организации и пути их решения Системы электронного документооборота имеют некоторую особенность: система должна быть либо внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактирование и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации есть люди, стремящиеся избежать чего-то нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, иногда даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров. Работа с людьми - это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а вы предлагаете резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем не снижая нагрузку. Переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. Во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонниковэнтузиастов, которые будут помогать «отстающим» осваивать новую безбумажную технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы изначально курсы были практически добровольными. Сотрудники, пришедшие на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации, будут достаточно увлечены, чтобы стать вашими верными сторонниками. 32 Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет интерес и появится определенная информация, которую они получили от тех, кто первым прошел обучение. Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. При внедрении системы документооборота возникает вопрос организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром. В особенности это касается обмена документами с параллельными структурами в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная «плотная» работа. Чаще всего информация от них поступает на бумаге. Со временем, надеемся, эта ситуация изменится, и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации. Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Понятно, что для этого используются сканеры. Если объем входящих документов невелик, можно использовать недорогие сканеры с автоподатчиком. Для больших объемов входящей корреспонденции придется приобрести более серьезный промышленный сканер. Большинство систем документооборота либо поставляются с модулями для сканирования документов, либо предполагают интеграцию с одной из существующих систем ввода изображений. Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить профессиональные системы, предназначенные для получения изображений документов. Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений. Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он не спланирован тщательно, вы можете столкнуться с проблемами, способными свести на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект. 33 Если в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные копии для создания электронного варианта архива — дело безнадежное. Более того, это неверно в принципе, ведь электронные копии могли быть модифицированы кем угодно, и проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования. Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота. Некоторые СЭД позволяют хранить ссылки на документы, физически находящиеся в каталогах в сети, и не требуют обязательного перемещения этих документов в хранилище системы. Такой подход облегчает внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению документов в хранилище системы (а к этому надо обязательно стремиться) параллельно с эксплуатацией системы. 34 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Таким образом, система электронного документооборота - это организационнотехническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Сущность электронного документооборота заключается в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается объем бумажных носителей, упрощается процедура регистрации документов, увеличивается объем хранимой информации, за счет чего достигается увеличение экономической эффективности организации. Системы электронного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Существует множество систем электронного документооборота. Мною была рассмотрена система СЭД “ЭТЛАС”, выбранная по таким критериям, как доступность демоверсии, широкий спектр решаемых задач, наглядность и удобство использования. Так как основной целью внедрения СЭД обычно является увеличение производительности труда и экономической эффективности, были произведены расчеты показателей эффективности внедрения СЭД в организации по заданным в варианте параметрам, а также предложены пути повышения показателей эффективности. 35 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1 Пантелей, Н.П. Основные направления развития информационного общества в Республике Беларусь на 2011–2015 гг. / Н.П. Пантелей // Весн. сувязi. – 2011. – № 3 (107). – С. 16–19. 2 Калинин, А.Т. Реформирование структуры государственного управления: причины и технологии. / А.Т. Калинин // Общество и экономика. – 2010. – № 7. 3 United Nations E-Government Survey_2018 [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.unpan.org/e-government/. — Дата доступа: 20.12.2018 г. 4 Национальный центр электронных услуг [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://nces.by/e-government/. — Дата доступа: 20.12.2018 г. 5 Учебные материалы сайта БарГУ [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://bargu.by/scholastic-material/lectures/kic/. — Дата доступа: 20.12.2018 г. 6 УМК Международного Банковского Института [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://eos.ibi.spb.ru/umk/11_16/5/5_R0_T4.html. — Дата доступа: 20.12.2018 г. 7. Чем система межведомственного документооборота может помочь гражданам? [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://e-gov.by/egov-obzor/chem-sistema- mezhvedomstvennogo-dokumentooborota-mozhet-pomoch-grazhdanam. – Дата доступа : 21.12.2018. 8. Обзор нормативных правовых актов и методической литературы по архивному делу и делопроизводству в Республике Беларусь [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://profmedia.by/pub/sec/art/95626/. – Дата доступа : 21.12.2018. 9. Просто об электронном документообороте [Электронный ресурс]. – Режим доступа : https://ecm-journal.ru/mustknow /. – Дата доступа : 21.12.2018. 10. Колобова, документооборота И. А. Современная [Электронный классификация ресурс]. – систем Режим электронного доступа : http://www.lib.tpu.ru/fulltext/c/2011/C20/199.pdf. – Дата доступа : 21.12.2018. 11. Внедрение СЭД и ECM в Беларуси. Обзор поставщиков и проектов [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://www.doc-online.ru/tags/sed_v_belarusi/. – Дата доступа : 21.12.2018. 36 ПРИЛОЖЕНИЕ А Управление процессами СЭД в организации Рисунок А.1 - Управление процессами СЭД в организации 37 ПРИЛОЖЕНИЕ Б Практические операции в СЭД “ЭТЛАС” Рисунок Б.1 - Практические операции в СЭД ЭТЛАС 38 ПРИЛ0ОЖЕНИЕ В Таблицы показателей эффективности внедрения СЭД Таблица В.1 - Показатели эффективности внедрения СЭД (по расчетным данным) Наименование показателя Усл. обозначение Суммарная экономия Эсум 3344,91 руб. Стоимость 1 часа работы исполнителя С1чи 7,39 руб. Эксплуатационные расходы ЭР 1901,29 руб. Зарплата обслуживающего персонала ЗПоп 815,13 руб. Основная зарплата обслуживающего персонала ЗПооп 546,48 руб. Трудоемкость машинного поиска Тм 202,4 Стоимость электроэнергии Сэ 684,92 руб. Амотризационные отчисления Ао 358,25 руб. Стоимость ремонта Ср 42,99 руб. Фактическая экономия Эф 1443,62 руб. Срок окупаемости Ток 2,068 лет Капитальные затраты К 2984,99 руб. Дополнительные капитальные вложения дК 1432,99 руб. Коэффициент экономической эффективности Е 0,484 Результат Ед. измерения Таблица В.2 - Показатели эффективности внедрения СЭД (при С1чоп = 2,53 рублей) Наименование показателя Усл. обозначение Суммарная экономия Эсум 3344,91 руб. Стоимость 1 часа работы исполнителя С1чи 7,39 руб. Эксплуатационные расходы ЭР 1849,97 руб. Зарплата обслуживающего персонала ЗПоп 763,81 руб. Основная зарплата обслуживающего персонала ЗПооп 512,07 руб. Трудоемкость машинного поиска Тм 202,4 Стоимость электроэнергии Сэ 684,92 руб. Амотризационные отчисления Ао 358,25 руб. Стоимость ремонта Ср 42,99 руб. Фактическая экономия Эф 1494,95 руб. Срок окупаемости Ток 1,997 лет Капитальные затраты К 2984,99 руб. Дополнительные капитальные вложения дК 1432,99 руб. Коэффициент экономической эффективности Е 0,501 Результат Ед. измерения 39 Продолжение приложения В Таблица В.3 - Показатели эффективности внедрения СЭД (при СВТ = 16930 рублей) Наименование показателя Усл. обозначение Суммарная экономия Эсум 3344,91 руб. Стоимость 1 часа работы исполнителя С1чи 7,39 руб. Эксплуатационные расходы ЭР 1883,83 руб. Зарплата обслуживающего персонала ЗПоп 815,13 руб. Основная зарплата обслуживающего персонала ЗПооп 546,48 руб. Трудоемкость машинного поиска Тм 202,4 Стоимость электроэнергии Сэ 684,92 руб. Амотризационные отчисления Ао 342,66 руб. Стоимость ремонта Ср 41,12 руб. Фактическая экономия Эф 1461,08 руб. Срок окупаемости Ток 2,000 лет Капитальные затраты К 2922,65 руб. Дополнительные капитальные вложения дК 1370,65 руб. Коэффициент экономической эффективности Е 0,500 Результат Ед. измерения Таблица В.4 - Показатели эффективности внедрения СЭД (при СПР = 1454 рублей) Наименование показателя Усл. обозначение Суммарная экономия Эсум 3344,91 руб. Стоимость 1 часа работы исполнителя С1чи 7,39 руб. Эксплуатационные расходы ЭР 1901,29 руб. Зарплата обслуживающего персонала ЗПоп 815,13 руб. Основная зарплата обслуживающего персонала ЗПооп 546,48 руб. Трудоемкость машинного поиска Тм 202,4 Стоимость электроэнергии Сэ 684,92 руб. Амотризационные отчисления Ао 358,25 руб. Стоимость ремонта Ср 42,99 руб. Фактическая экономия Эф 1443,62 руб. Срок окупаемости Ток 2,000 лет Капитальные затраты К 2886,99 руб. Дополнительные капитальные вложения дК 1432,99 руб. Коэффициент экономической эффективности Е 0,500 Результат Ед. измерения 40 ПРИЛОЖЕНИЕ Г 41
