КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Никольченко Т.А. Москва, 2018г. Модуль 1. Функции кадровой службы организации. Кадровая политика. Ключевые нормативные правовые акты, регулирующие трудовые правоотношения Определение кадровой службы организации. Кадровая служба – совокупность специализированных структур, подразделений вместе с занятыми на них должностными лицами, призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики. Назначение кадровой службы не только в осуществлении и стратеги развития кадров, но и использования трудового законодательства, реализация социальных программ, как федерального, так и не федерального уровня. Таким образом кадровая служба является основным структурным подразделением компании по управлению кадрами, на которую возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. При определении круга задач по управлению персоналом условно выделяются основные и дополнительные задачи. Задачи кадровой службы организации. В числе её основных задач можно выделить такие как: информационное обеспечение кадрового управления; управление занятостью; анализ кадрового потенциала и потребности в персонале (маркетинг кадров); управление трудовой мотивации; регулирование правовых вопросов трудовых отношений; соблюдение требований психофизиологии, эргономики и эстетики труда. Задачи кадровой службы организации. К дополнительным следует отнести задачи, которые могут выполняться совместно с основными, но, как правило, управленческое распорядительство по ним осуществляют внешние (по отношению к службе персонала) подразделения. К такого рода задачам относятся: охрана труда и техники безопасности расчет и выплата заработной платы оказание различного рода услуг (например, организация информационной связи, услуги в области социальной инфраструктуры). Функции кадровой службы организации. Функции кадровой службы: определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений; анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести; внедрение систем мотивации труда; подготовка штатного расписания предприятия; оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов; проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов); ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством; организация аттестаций сотрудников; Функции кадровой службы организации. Функции кадровой службы: создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов работа по созданию резерва на выдвижение подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка ведение всей отчетности по кадровым вопросам Функции кадровой службы организации. Кадровая служба получает от других подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п. Кадровая служба направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины. От бухгалтерии Кадровая служба расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п. В свою очередь, Кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п. Полномочия кадровой службы организации. Полномочия, которыми, как правило, наделена служба персонала, заключаются в следующем: право требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов; право принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения; право взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров; право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров. Структура кадровой службы организации. Структура отдела кадров Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности. В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала. В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором. В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников. Кадровая политика организации. Ка́дровая поли́тика — совокупность целей и принципов, которые определяют направление и содержание работы с персоналом. Через кадровую политику осуществляется реализация целей и задач управления персоналом, поэтому её считают ядром системы управления персоналом. Кадровая политика формируется руководством организации, реализуется кадровой службой в процессе выполнения её работниками своих функций. Она находит своё отражение в следующих нормативных документах: правилах внутреннего распорядка коллективном договоре. Кадровая политика организации — генеральное направление работы с персоналом, отражающее совокупность принципов, методов, набор правил и норм в области работы с персоналом, которые должны быть осознаны и определенным образом сформулированы. Кадровая политика организации. Цель кадровой политики — обеспечение оптимального баланса процессов обновления и сохранения численности и качественного состава персонала в соответствии с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства и состоянием рынка труда. Кадровая политика не всегда четко обозначена и представлена в виде документа, однако, независимо от степени выраженности, она существует в каждой организации. Формирование кадровой политики Начинается с выявления потенциальных возможностей в сфере управления людьми и с определения тех направлений работы с персоналом, которые должны быть усилены для успешной реализации организационной стратегии. На формирование и развитие кадровой политики влияют внешние и внутренние факторы. Кадровая политика организации. Факторы внешней среды — те, которые организация как субъект управления не может изменить, но должна учитывать для правильного определения потребности в персонале и оптимальных источников покрытия этой потребности. К ним относятся: ситуация на рынке труда (демографические факторы, политика в области образования, взаимодействие с профсоюзами); тенденции экономического развития; научно-технический прогресс (характер и содержание труда, который оказывает влияние на потребности в тех или иных специалистах, возможности переподготовки персонала); нормативно-правовая среда (т.е. те «правила игры», которые установлены государством; трудовое законодательство, законодательство в области охраны труда, занятости, социальные гарантии и т.д.). Кадровая политика организации. Факторы внутренней среды — это факторы, которые поддаются управляющему воздействию со стороны организации. К ним можно отнести: цели организации (на их основе формируется кадровая политика); стиль управления (жестко централизована или предпочитающая принцип децентрализации — в зависимости от этого требуются разные специалисты); финансовые ресурсы (от этого зависит возможность организации финансировать мероприятия по управлению персоналом); кадровый потенциал организации (связан с оценкой возможностей работников организации, с правильным распределением обязанностей между ними, что является источником эффективной и стабильной работы); стиль руководства (все они не в одинаковой мере влияют на проведение определенной кадровой политики). Кадровая политика организации. Направления кадровой политики Направления кадровой политики совпадают с направлениями кадровой работы в конкретной организации. Другими словами, направления кадровой политики конкретной организации соответствуют функциям системы управления персоналом, действующей в этой организации. В качестве примера рассмотрим характеристики основных направлений кадровой политики. Направления Принципы Характеристика 1. Управление персоналом организации Принцип одинаковой необходимости достижения индивидуальных и организационных целей (основной) Необходимость искать честные компромиссы между администрацией и работниками, а не отдавать предпочтение интересам организации 2. Подбор и расстановка персонала Принцип: 1.соответствия 2.профессиональной компетенции 3.практических достижений 4.индивидуальности 1.Соответствие объема заданий, полномочий и ответственности возможностям человека 2.Уровень знаний, соответствующий требованиям должности 3.Требуемый опыт, руководящие способности (организация собственной работы и подчиненных) 4.Облик, интеллектуальные черты, характер, намерения, стиль руководства Кадровая политика организации. Направления 3. Формирование и подготовка резерва для выдвижения на руководящие должности 4. Оценка и аттестация персонала Принципы Характеристика Принцип: 1. конкурсности 2. ротации 3. индивидуальной подготовки 4. проверки делом 5. соответствия должности 6. регулярности оценки индивидуальных качеств и возможностей 1. Принцип: 1. отбора показателей оценки 2. оценки квалификации 3. оценки выполнения заданий 1. 2. 3. 4. 5. 2. 3. Отбор кандидатов на конкурсной основе Планомерная смена должностей по вертикали и горизонтали Подготовка резерва на конкретную должность по индивидуальной программе Эффективная стажировка на руководящих должностях Степень соответствии кандидата на должность в настоящий момент Оценка результатов деятельности, собеседования, выявление склонностей и т.п. Система показателей, учитывающих цель оценок, критерии оценок, частоту оценок Пригодность, определение знаний, необходимых для выполнения данного вида деятельности Оценка результатов деятельности Кадровая политика организации. Направления Принципы Характеристика 5. Развитие персонала Принцип: повышения квалификации самовыражения саморазвития Необходимость периодичного пересмотра должностных инструкций для постоянного развития персонала Самостоятельность, самоконтроль, влияние на формирование методов исполнения Способность и возможность саморазвития 6. Мотивация и стимулирование персонала, оплата труда. Принцип соответствия оплаты труда объему и сложности выполняемой работы Эффективная система оплаты труда Принцип равномерного сочетания стимулов и санкций Принцип мотивации Конкретность описания задач, обязанностей и показателей Побудительные факторы, влияющие на повышение эффективности труда Кадровая политика организации. Инструменты кадровой политики Инструментами реализации кадровой политики являются: кадровое планирование; текущая кадровая работа; руководство персоналом; мероприятия по его развитию, повышению квалификации; мероприятия по решению социальных проблем; вознаграждение и мотивация. В результате применения этих инструментов изменяется поведение сотрудников, повышается эффективность их работы, улучшается структура коллектива. Кадровая политика организации. Этапы выработки кадровой политики: проведение анализа ситуации и подготовка прогнозов развития предприятия. Определение стратегических целей организации; разработка общих принципов кадровой политики, определение ключевых моментов и приоритетов; официальное утверждение кадровой политики организации; этап пропагандирования. Создание и поддержка системы продвижения кадровой информации. Информирование коллектива о разработанной кадровой политике и сбор мнений; оценка финансовых ресурсов на осуществление выбранного типа стратегии — формулирование принципов распределения средств, обеспечение эффективной системы стимулирования труда; Кадровая политика организации. Этапы выработки кадровой политики: разработка плана оперативных мероприятий: планирование потребности в трудовых ресурсах, прогноз численности кадров, формирование структуры и штата, назначение, создание резерва, перемещение. Определение значимости мероприятий; реализация кадровых мероприятий: обеспечение программы развития, отбор и найм персонала, профориентация и адаптация сотрудников, формирование команд, профессиональная подготовка и повышение квалификации; оценка результатов деятельности — анализ соответствия кадровой политики, выполняемых мероприятий и стратегии организации, выявление проблем в кадровой работе, оценка кадрового потенциала. Кадровая политика организации. ВИДЫ КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ Виды кадровой политики можно сгруппировать по двум направлениям: По масштабам кадровых мероприятий. По степени открытости. Первое основание может быть связано с уровнем осознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий, и связанным с этим уровнем непосредственного влияния управленческого аппарата на кадровую ситуацию в организации. По данному основанию можно выделить следующие виды кадровой политики: пассивная; реактивная; превентивная; активная. Кадровая политика организации. ВИДЫ КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ Виды кадровой политики можно сгруппировать по двум направлениям: По масштабам кадровых мероприятий. По степени открытости. Первое основание может быть связано с уровнем осознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий, и связанным с этим уровнем непосредственного влияния управленческого аппарата на кадровую ситуацию в организации. По данному основанию можно выделить следующие виды кадровой политики: пассивная; реактивная; превентивная; активная. Кадровая политика организации. Пассивная кадровая политика Само представление о пассивной политике кажется алогичным. Однако мы можем встретиться с ситуацией, в которой руководство организации не имеет выраженной программы действий в отношении персонала, а кадровая работа сводится к ликвидации негативных последствий. Для такой организации характерно отсутствие прогноза кадровых потребностей, средств оценки труда и персонала, диагностики кадровой ситуации в целом. Руководство в ситуации подобной кадровой политики работает в режиме экстренного реагирования на возникающие конфликтные ситуации, которые стремится погасить любыми средствами, зачастую без попыток понять причины и возможные последствия. Реактивная кадровая политика В русле этой политики руководство предприятия осуществляет контроль за симптомами негативного состояния в работе с персоналом, причинами и ситуацией развития кризиса: возникновение конфликтных ситуаций, отсутствие достаточно квалифицированной рабочей силы для решения стоящих задач, отсутствие мотивации к высокопродуктивному труду. Руководство предприятия предпринимает меры по локализации кризиса, ориентировано на понимание причин, которые привели к возникновению кадровых проблем. Кадровые службы таких предприятий, как правило, располагают средствами диагностики существующей ситуации и адекватной экстренной помощи. Хотя в программах развития предприятия кадровые проблемы выделяются и рассматриваются специально, основные трудности возникают при среднесрочном прогнозировании. Кадровая политика организации. Превентивная кадровая политика В подлинном смысле слова политика возникает лишь тогда, когда руководство фирмы (предприятия) имеет обоснованные прогнозы развития ситуации. Однако организация, характеризующаяся наличием превентивной кадровой политики, не имеет средств для влияния на нее. Кадровая служба подобных предприятий располагает не только средствами диагностики персонала, но и прогнозирования кадровой ситуации на среднесрочный период. В программах развития организации содержатся краткосрочный и среднесрочный прогнозы потребности в кадрах, как качественный, так и количественный, сформулированы задачи по развитию персонала. Основная проблема таких организаций — разработка целевых кадровых программ. Активная кадровая политика Если руководство имеет не только прогноз, но и средства воздействия на ситуацию, а кадровая служба способна разработать антикризисные кадровые программы, проводить постоянный мониторинг ситуации и корректировать исполнение программ в соответствии с параметрами внешней и внутренней ситуацией, то мы можем говорить о подлинно активной политике. Но механизмы, которыми может пользоваться руководство в анализе ситуации, приводят к тому, что основания для прогноза и программ могут быть как рациональными (осознаваемыми), так и нерациональными (мало поддающимися алгоритмизации и описанию). В соответствии с этим мы можем выделить два подвида активной кадровой политики: рациональную и авантюристическую. Кадровая политика организации. При рациональной кадровой политике руководство предприятия имеет как качественный диагноз, так и обоснованный прогноз развития ситуации и располагает средствами для влияния на нее. Кадровая служба предприятия располагает не только средствами диагностики персонала, но и прогнозирования кадровой ситуации на среднесрочный и долгосрочный периоды. В программах развития организации содержатся краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный прогнозы потребности в кадрах (качественной и количественной). Кроме того, составной частью плана является программа кадровой работы с вариантами ее реализации. При авантюристической кадровой политике руководство предприятия не имеет качественного диагноза, обоснованного прогноза развития ситуации, но стремится влиять на нее. Кадровая служба предприятия, как правило, не располагает средствами прогнозирования кадровой ситуации и диагностики персонала, однако в программы развития предприятия включены планы кадровой работы, зачастую ориентированные на достижение целей, важных для развития предприятия, но не проанализированных с точки зрения изменения ситуации. План работы с персоналом в таком случае строится на достаточно эмоциональном, мало аргументированном, но, может быть, и верном представлении о целях работы с персоналом. Кадровая политика организации. Проблемы при реализации подобной кадровой политики могут возникнуть в том случае, если усилится влияние факторов, которые ранее не включались в рассмотрение, что приведет к резкому изменению ситуации, например, при существенном изменении рынка, появлении нового товара, который может вытеснить имеющийся сейчас у предприятия. С точки зрения кадровой работы необходимо будет провести переобучение персонала, однако быстрая и эффективная переподготовка может быть успешно проведена, например, на предприятии, обладающем скорее молодым персоналом, чем на предприятии, имеющем очень квалифицированный, хорошо специализированный персонал пожилого возраста. Таким образом, понятие "качество персонала" включает еще один параметр, который, скорее всего, не был учтен при подготовке плана кадровой работы в рамках данного типа кадровой политики. Кадровая политика организации. Виды кадровой политики по степени открытости Вторым основанием для дифференциации кадровых политик может быть принципиальная ориентация на собственный персонал или на внешний персонал, степень открытости по отношению к внешней среде при формировании кадрового состава. По этому основанию традиционно выделяют два типа кадровой политики: открытую; закрытую. Открытая кадровая политика характеризуется тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом уровне, можно прийти и начать работать как с самой низовой должности, так и с должности на уровне высшего руководства. Организация готова принять на работу любого специалиста, если он обладает соответствующей квалификацией, без учета опыта работы в этой организации. Такая кадровая политика характерна для современных телекоммуникационных компаний или автомобильных концернов, которые готовы "покупать" людей на любые должностные уровни независимо от того, работали ли они ранее в подобных организациях. Такого типа кадровая политика также свойственна новым организациям, ведущим агрессивную политику завоевания рынка, ориентированным на быстрый рост и стремительный выход на передовые позиции в своей отрасли. Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентируется на включение нового персонала только с низшего должностного уровня, а замещение происходит только из числа сотрудников организации. Такого типа кадровая политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, формирование особого духа причастности, а также, возможно, работающих в условиях дефицита кадровых ресурсов. Кадровая политика организации. Сравнительная характеристика открытого и закрытого видов кадровой политики Кадровый процесс Открытая кадровая политика Закрытая кадровая политика Набор персонала Ситуация высокой конкуренции на рынке труда Возможность быстрого включения в конкурентные отношения, внедрение новых для организации подходов, предложенных новичками Часто проводится во внешних центрах, способствует заимствованию нового Ситуация дефицита рабочей силы, отсутствие притока новых рабочих рук Эффективная адаптация за счет института наставников ("опекунов"), высокой сплоченности коллектива, включение в традиционные подходы Часто проводится во внутрикорпоративных центрах, способствует формированию единого взгляда, общих технологий, адаптировано к работе организации Продвижение персонала Затруднена возможность роста, так как преобладает тенденция набора персонала Мотивация Предпочтение отдается вопросам стимулирования (внешней мотивации) Внедрение инноваций Постоянное инновационное воздействие со стороны новых сотрудников, основной механизм инноваций — контракт, определение ответственности сотрудника и организации Предпочтение при назначении на вышестоящие должности всегда отдается сотрудникам компании, проводится планирование карьеры Предпочтение отдается вопросам мотивации (удовлетворение потребности в стабильности, безопасности, социальном принятии) Необходимость специально инициировать процесс разработки инноваций, высокое чувство причастности, ответственности за изменения за счет осознания общности судьбы человека и предприятия Адаптация персонала Обучение и развитие персонала Ключевые нормативные правовые акты, регулирующие трудовые правоотношения № 1 Название документа, дата его утверждения Трудовой Кодекс РФ. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г. \\Российская газета, 31 декабря 2001 г. (сокращенно в книге ТК). 2 Что полезного в данном документе есть для кадровика. ТК РФ в области документирования: Устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков и др: 123, 190 и др.. Определяет документы, которыми документируются кадровые процедуры: прием, перевод, расторжение трудового договора, отпуска, поощрения и взыскания работников: 67, 68, 84\1 и др.. Устанавливает сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними работников: 14, 67, 68. Вводит обязательность разработки документов, которые должны регламентировать порядок передачи персональных данных работников (ст.88). Устанавливает порядок согласования документов или учета мнения представительного органа: 8, 136, 190 и др. Федеральный Закон от 20 февраля 1995 г. №24Закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает ФЗ «Об информации, информатизации и защите обязательность предоставления информации государственным органам. информации» \\Собрание законодательства РФ, 1995 Статья 5. Документирование информации г., №8, Ст. 609 2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Статья 15. Обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов 2. Владелец информационных ресурсов несет юридическую ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации. Ключевые нормативные правовые акты, регулирующие трудовые правоотношения 3 Федеральный Закон «Об акционерных обществах» (ст.89) и Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст.50) Определяют обязанности обществ по хранению документов и их составу. Закон устанавливает не только обязательность хранения документов по месту нахождения его исполнительного органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ». 4 Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках». Устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, а также общий порядок их ведения. Постановление Министерства труда и соц. Развития РФ от 10.10.2003 г.№69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» Ключевые нормативные правовые акты, регулирующие трудовые правоотношения 5 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Федеральной архивной службой России от 27.11.2000 г. Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения. Может быть использована в коммерческих организациях для разработки внутренней инструкции по делопроизводству. 6 Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. НИПИ статинформ Госкомстата России, 2004 г. Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений. 7 Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Росархив.2000. Содержит перечень практически всех возможных в организации документов, с указанием их сроков хранения. Ключевые нормативные правовые акты, регулирующие трудовые правоотношения 5 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Федеральной архивной службой России от 27.11.2000 г. Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения. Может быть использована в коммерческих организациях для разработки внутренней инструкции по делопроизводству. 6 Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. НИПИ статинформ Госкомстата России, 2004 г. Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений. 7 Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Росархив.2000. Содержит перечень практически всех возможных в организации документов, с указанием их сроков хранения. Ключевые нормативные правовые акты, регулирующие трудовые правоотношения 8 9 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Носит рекомендательный характер. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 Основной документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Определяет общие требования к оформлению документам и составу их реквизитов. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу, оформления актов на уничтожение документов. 10 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94. М., Минтруд России, 1995. (ОК ПДТР). Он позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и т.д. Применяется для заполнения ряда учетных форм (Т2), используемых в кадровой службе. Ключевые нормативные правовые акты, регулирующие трудовые правоотношения 11 Общероссийский классификатор Предназначен для кодирования информации о специальностях, специальностей по образованию ОК 009специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки. 93. М., Госстандарт России, 1995 г. (ОКСО) 12 Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) 13 Единый квалификационный справочник Создает основу для разработки должностных инструкций. должностей, руководителей, специалистов и служащих. Используется при оформлении анкет, личных листков, личной карточки Т2 и др. учетных форм. Заполнение сведений о возрасте, гражданстве, национальности, языках народов РФ и иностранных языках, степени знания языков, состояния в браке и др. должно соответствовать формулировкам, включенным в классификатор. Ключевые нормативные правовые акты, регулирующие трудовые правоотношения 14 Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М..ЦБНТ Минтруда СССР, 1991 г. Срок его действия – до 1996 г., тем не менее может быть использован в качестве методической базы для расчете необходимой численности сотрудников отдела кадров. Это своего рода методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой. Также служит для обоснования численности работников кадровой службы. Кроме этого в нем содержится перечисление всех необходимых операций по документированию, излагается последовательность работы с документами, устанавливается технология регистрации документов, порядок их хранения. Содержит рекомендуемые формы по комплектованию и учету кадров, в том числе журналы регистрации военнообязанных. 15 Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, 21.08.2003. Определяет порядок хранения и уничтожения документов в акционерных обществах. Ключевые нормативные правовые акты, регулирующие трудовые правоотношения 16 Федеральный закон от 27.07.2006 Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных N 152-ФЗ «О персональных данных» данных юридическими лицами с использованием средств принят ГД ФС РФ 08.07.2006) автоматизации или без использования таких средств. Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников (в том числе). Некоторые из указанных документов распространяются на государственные и бюджетные организации, но при отсутствии нормативной базы, рекомендованы к использованию и в коммерческих организациях и могу быть использованы в качестве методической помощи в подготовке локальных актов организации. Виды кадровой документации. Условно весь объем кадровой документации можно разделить на три больших блока: 1. Обязательные для ведения во всех организациях документы, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы. Обязательность ведения этих документов установлена действующим законодательством, например, правила внутреннего трудового распорядка являются обязательными согласно ст. 189 Трудового кодекса, график отпусков согласно ст. 123 Трудового кодекса и др.. Виды кадровой документации. Условно весь объем кадровой документации можно разделить на три больших блока: 2. Документы носящие, рекомендательный характер. Это, как правило, документы, служащие для оптимизации работы с кадрами. Здесь необходимо иметь в виду, что документы, которые носят рекомендательный характер, при определенных обстоятельствах, переходят в раздел «Обязательных для ведения». Эти документы разрабатываются и оформляются работодателем при необходимости или для соблюдения определенной процедуры, а также для защиты интересов работодателя при управлении персоналом. Примером документа, который носит рекомендательный характер, то есть, не является обязательным, но, тем не менее необходим в управленческой работе – это должностные инструкции. Ни один нормотивный документ не установлен как обязательный, но при этом для защиты интересов работодателя должностные инструкции необходимы для проведения кадровых процедур: предъявляемых требований к образованию при приеме на работу, установлении ответственности работника, прописания подробно его обязанностей. Примером рекомендательного документа, который при определенных обстоятельствах переходит в разряд обязательных может служить положение по оплате труда сотрудников. Если в организации система оплаты труда основывается только на выплате определенных окладов (прописанных в штатном расписании и трудовом договоре), то это положение не обязательно к ведению в данной организации. Но, если, в компании существует прецеденты выплаты премиальных, доплат, компенсации и др., то без ведения локального акта определяющего принципы и критерии выплаты данных сумм работодателю не обойтись. В противном случае работодателю будет кране сложно доказать что он не дискриминирует работников (при условии выплаты премии в разных размерах). Здесь же можно привести в качестве примера коллективный договор, который обязательным не является, но если со стороны работников поступит инициатива к его заключению, работодатель не вправе отказать сотрудникам, и тогда данный документ будет обязательным для заключения в данной организации. Виды кадровой документации. 3. Документы, зависящие от специфики конкретной компании – и, соответственно, исходя из этой специфики становящиеся обязательными для оформления и ведения в данной организации. В большей степени это относиться к законодательству в сфере охраны труда. Если в организации есть профессии, относящиеся по законодательству к вредным, то для данной компании становится обязательным разработка дополнительных инструкций по охране труда, прохождения медосмотров и других процедур, что соответственно получает свое отражение в кадровых документах. Если в организации существует сменный график работы, то обязательным для данной конкретной организации является график сменности. Виды кадровой документации. Кроме этого документация в кадровой службе может быть условно разделена на следующие подвиды, в зависимости от специфики того или иного документа: 1. Внутренние локальные нормативные акты. Определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.) 2. Информационноаналитические и расчетные документы. В них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, и/или служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.). 3. Документы, Документы, которые по трудовому и пенсионному законодательству подтверждающие трудовой являются подтверждением трудовой деятельности. стаж работников. Виды кадровой документации. Кроме этого документация в кадровой службе может быть условно разделена на следующие подвиды, в зависимости от специфики того или иного документа: 4. Распорядительные документы. Документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания). 5. Официальная внутренняя Документы, поступающие от сотрудников компании для донесения до переписка работодателя каких-то сведения или личного мнения и поступающие от работодателя, но не носящие характер распоряжений. Пример: заявления, уведомления, служебные записки. 6. Система регистрации. В данной книге рассматривается журнальная система регистрации, как одна из самых распространенных. Журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах. Виды кадровой документации. Обязательные Внутренние Информационнолокальные аналитические и нормативные акты расчетные документы Документы, подтверждающие трудовую деятельность работников Официальная внутренняя переписка Правила внутреннего трудового распорядка Трудовая книжка Заявления работников Приказы (распоряжения) по личному составу Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Трудовой договор Уведомления от работодателя, например о прекращении срока действия трудового договора или о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком отпусков Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Личная карточка Т-2 Инструкция по охране Штатное расписание труда Документы по защите График отпусков персональных данных работников Табель учета рабочего времени Объяснительные записки (при применении дисциплинарного взыскания) Распорядительные Журналы контроля документы и учета Приказы по основной деятельности (например, об утверждении штатного расписания) Журнал учета мероприятий по контролю Журнал учета прохождения инструктажа по охране Виды кадровой документации. Зависящие от специфики организации Инструкция по работе с конфиденциальной информацией. График сменности Рекомендатель ные (возможные) Должностные инструкции Личные дела Положение по оплате труда и премировании сотрудников Журнал учета прохождения медицинских осмотров Справки о трудовой деятельности Служебные записки Указания Журнал учета приказов по личному составу Копии приказов о приеме на работу и увольнение сотрудников Докладные записки Предупреждения Журнал учета трудовых договоров Коллективный договор И др. Журнал учета военнообязанных И др. И др. И др. И др. И др. Спасибо за внимание! До следующего занятия. Вперед к знаниям!
