Частное профессиональное образовательное учреждение «Русско-Азиатский экономико-правовой колледж» КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА По дисциплине Документационное обеспечение управления Выполнена студенткой Сабашниковой Аленой Сергеевной (Ф.И.О) 2ЭКУ/19(9)___________________________ (номер группы) (роспись) Основная профессиональная образовательная программа по специальности 38.02.01. «Экономика и бухгалтерский учет» (шифр и наименование специальности/профессии) Форма обучения Очная_____ Преподаватель Ганаза Алевтина Федоровна________ (Ф.И.О) ________________________________________ (подпись, дата) г. Иркутск 2021 2 ОГЛАВЛЕНИЕ 1.ЗАЯВЛЕНИЕ .................................................................................................. 3 2.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ............................................................................. 5 3.РЕЗЮМЕ ......................................................................................................... 7 4.СПРАВКА ....................................................................................................... 9 5.ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА .............................................................. 11 6.ПРИКАЗ ........................................................................................................ 12 7.РАСПОРЯЖЕНИЕ ....................................................................................... 13 8.ПИСЬМО....................................................................................................... 15 9.АКТ ................................................................................................................ 16 10.ПРОТОКОЛ ................................................................................................ 18 11.ХАРАКТЕРИСТИКА ГРУПП ДОКУМЕНТОВ ..................................... 19 11.1.Организационные документы ................................................................ 19 11.2.Распорядительные документы ............................................................... 19 11.3.Информационно-справочные документы............................................. 20 3 1.ЗАЯВЛЕНИЕ Заявление — это обращение к гражданину, должностному лицу или организации с просьбой о совершении каких-либо действий. Также заявление может выражать предложение или жалобу. В повседневной жизни, когда мы обращаемся к кому-либо с просьбой, мы используем устную неофициальную форму заявления. Но для отношений с органами государственной власти или должностными лицами различных организаций устной формы заявления недостаточно. Как правило, для выражения просьб и жалоб, адресованных государственным органам, учреждениям и организациям применяется официальная письменная форма заявления. Официальное заявление — это письменное обращение лица или группы лиц, выражающее просьбу, предложение или жалобу, к руководству или должностному лицу компетентного органа или учреждения. По сути, официальное заявление — это документ, фиксирующий обращение лица по поводу осуществления его прав и защиты интересов и подлежащий рассмотрению в установленном законом порядке. Заявление выглядит примерно следующим образом: Заявление относится к информационно-справочной группе документов. 4 5 2.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка — кадровый документ, документирующий факты, которые требуют принятия отдельных руководящих решений. Служебная записка — это один из часто оформляемых кадровых документов. Однако типовой образец служебной записки законодательство не устанавливает. Это связано с большим разнообразием случаев, когда составляется служебная записка, что требует отражения в данном кадровом бланке очень разноплановой информации с использованием различной структуры. Кроме того, требования по обязательному составлению этого бланка нет в действующем законодательстве. В то же время служебная записка — это полезная форма как с точки зрения кадрового делопроизводства, так и для упорядочения принятия решений сотрудниками работодателя. Пример служебной записки: Служебная записка относится к информационно-справочной группе документов. 6 7 3.РЕЗЮМЕ Резюме — документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании, и другую относящуюся к делу информацию, обычно требуемую для рассмотрения кандидатуры человека для найма на работу. Резюме обычно состоит из нескольких разделов, информация в каждом из которых призвана в кратком виде ознакомить потенциального работодателя со всеми сведениями о кандидате, необходимыми для его приёма на работу. В резюме не следует включать информацию, не имеющую никакого отношения к предполагаемой работе. В резюме следует включать только ту информацию, которая поможет максимально охарактеризовать вас. Пример резюме: 8 Резюме относится к информационно-справочной группе документов. 9 4.СПРАВКА Справка — это документ, который отражает в себе описание и подтверждение каких-либо фактов и событий. Существует множество видов такого документа, и каждый из них содержит в себе важную информацию. Такая бумага выдается заинтересованному лицу только после официального запроса. Форма справок всегда зависит от назначения, обстоятельств и содержания. Справка выглядит следующим образом: 10 Справка относится к информационно-справочной группе документов. 11 5.ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и тому подобное) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения и подписываются руководителем. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу какихлибо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Часто это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины. Пример такой записки: Объяснительная записка относится к информационно-справочной группе документов. 12 6.ПРИКАЗ Приказ — распоряжение командира (начальника), обращенное к подчиненным и требующее обязательного выполнения определенных действий, соблюдения тех или иных правил или устанавливающее какой-либо порядок, положение. Приказ может быть отдан в письменном виде, устно или по техническим средствам связи одному или группе военнослужащих. Приказ, отданный в письменном виде, является основным распорядительным служебным документом (нормативным актом) военного управления, издаваемым на правах единоначалия командиром воинской части. Устные приказы имеют право отдавать подчиненным все командиры (начальники). Обсуждение (критика) приказа недопустимо, а неисполнение приказа командира (начальника), отданного в установленном порядке, является преступлением против военной службы. Пример приказа: Приказ относится к распорядительной группе документов. 13 7.РАСПОРЯЖЕНИЕ Распоряжение — в государственном и административном праве — вид подзаконного акта управления, изданный органом власти или управления в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым оно адресовано. Пример распоряжения: 14 Распоряжение относится к распорядительной группе документов. 15 8.ПИСЬМО Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Пример: Письмо относится к информационно-справочной группе документов. 16 9.АКТ Акт — это документ, который подтверждает установление какого-то факта, события, которое произошло в прошлом или имеет место в настоящем. Акты делятся на несколько видов, в соответствии со своим содержанием и назначением: акты приема-передачи: принимать и передавать могут выполненные работы, объекты, материальные ценности, дела и документы; акты осмотра: осмотр проводят в целях проверки соблюдения тех- ники безопасности, противопожарной безопасности, состояний условий труда, результатов деятельности; акты испытаний: подвергаться испытанию могут образцы, системы, технологии; акты ревизий и инвентаризаций; акты расследовании аварий и несчастных случаев; акты об отказе от подписи: например, подписи, подтверждающей ознакомление с приказом; акты о ликвидации предприятия. Невозможно дать полный перечень возможных актов. Фактически, любое событие, факт или иное действие можно оформить актом. Главное требование, чтобы документ был признан актом — соблюдение порядка его составления и последующее правильное оформление. 17 Акт относится к информационно-справочной группе документов. 18 10.ПРОТОКОЛ Протокол — это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения. Протокол составляется на основании: записей, произведенных во время совещания (заседания); представленных тезисов докладов и выступлений; справок; проектов решений; других документов и материалов протокольного мероприятия. Пример: Протокол относится к информационно-справочной группе документов. 19 11.ХАРАКТЕРИСТИКА ГРУПП ДОКУМЕНТОВ 11.1.Организационные документы Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационные документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, и фиксируют организационные, контрольные функции управления, реализующие нормы административного права, являющиеся правовой основой деятельности организации. С точки зрения срока действия они относятся к бессрочным, так как действуют до момента их отмены и утверждения новых. Данные документы в обязательном порядке проходят процедуры согласования и утверждения, выполняемые уполномоченным на это органом или руководителем. К организационным документам относятся: устав организации, положение об организации или о структурном подразделении, инструкция на процесс (вид деятельности), должностная инструкция, правила организации деятельности, структура и штатная численность, штатное расписание. 11.2.Распорядительные документы Распорядительные документы — это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: 20 администрация предприятий, учреждений, организаций — приказы, инструкции, указания; кооперативные организации — решения; общественные организации — постановления, распоряжения. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения, постановления. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, норматив- ных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления собственной исполнительно- распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. 11.3.Информационно-справочные документы Информационно-справочный документ — документ, который сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления. Эта информация содержится в информационно-справочных документах, обеспечивающих руководство организации информацией фактическом положении дел в системе управления и деятельности организации. 21 Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Организационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей. К информационно-справочным документам относятся: 1. протоколы; 2. докладные записки; 3. предложения; 4. объяснительные записки; 5. заявления; 6. представления; 7. письма; 8. акты; 9. справки; 10. сводки; 11. заключения; 12. отзывы; 13. списки; 14. перечни; 15. телеграммы; 16. факсы; 17. электронные сообщения и другие справочные документы.
