Microsft Excel

Информационные системы в
профессиональной деятельности
Преподаватель: Бубнова Е.В.
1. Структура информационной системы.
Информационная система осуществляет сбор,
передачу и переработку информации об
объекте, снабжает работников различного
уровня информацией для реализации функции
управления
Структура информационной системы
Можно выделить базовые компоненты компьютерной
информационной системы:
• информацию;
• информационные технологии;
• организационные единицы управления;
• функциональные компоненты.
Информационная система предприятия
Информация
Информационные
технологии
Технические
средства
Организационная
структура
Программные
средства
Модели
принятия
решений
Функциональные
компоненты
2. Применение электронных таблиц.
Для представления данных в удобной форме
используют таблицы.
Компьютер позволяет представлять их в
удобной форме, а это дает возможность не
только отображать, но и обрабатывать
данные.
Класс программ, используемых для этой
цели называется электронными таблицами.
Применение электронных таблиц упрощает
работу с данными и позволяет получать
результаты без проведения расчетов
вручную или специального
программирования.
•
•
•
•
Наиболее широкое применение электронные
таблицы нашли для:
проведения однотипных расчетов над
большими наборами данных;
автоматизации итоговых вычислений;
подготовки табличных документов;
построения диаграмм, графиков по
имеющимся данным.
данных 3. Методика работы в
электронных таблицах.
Документ Excel называется рабочей
книгой. Рабочая книга представляет
собой набор рабочих листов, каждый из
которых имеет табличную структуру и
может содержать одну или несколько
таблиц.
Ввод, редактирование и
форматирование 4.
Отдельная ячейка может содержать данные,
относящиеся к одному из трех типов:
текст, число или формула, а так же
оставаться пустой.
Ввод формулы всегда начинается с
символа =
Если начать ввод нажатием
алфавитно-цифровых клавиш, данные
из текущей ячейки заменяются
вводимым текстом. Если щелкнуть на
строке формул или дважды на
текущей ячейки старое содержимое не
удаляется и появляется возможность
его редактирования.
Вводимые данные отображаются как в ячейке,
так и в строке формул
Вычисления в электронных таблицах
Вычисления в таблицах программы Excel
осуществляются при помощи формул.
Правило использования формул в программе Excel
состоит в том, что, если значение ячейки
действительно зависит от других ячеек таблицы,
всегда следует использовать формулу, даже если
«операцию» легко можно выполнить «в уме». Это
гарантирует, что последующее редактирование
таблицы не нарушит ее целостности и
правильности производимых в ней вычислений.
Ссылки
на
ячейки
Формула может содержать ссылки, т.е. адреса
ячеек, содержимое которых используется в
вычислениях. Это означает, что результат
вычисления формулы зависит от числа,
находящегося в другой ячейке.
Ячейка , содержащая формулу, таким образом
является зависимой.
Значение, отображаемое в ячейке с формулой,
пересчитывается при изменении значения
ячейки, на которую указывает ссылка.
Ссылку на ячейку можно задать различными
способами.
1. адрес ячейки можно ввести вручную;
2. щелчком на нужной ячейке или выборе
диапазона, адрес которого нужно ввести.
Ячейка или диапазон при этом
выделяются пунктирной линией.
Т.к. таблицы часто содержат повторяющиеся
или однотипные данные, программа Excel
содержит средства автоматизации ввода.
К числу предоставляемых средств относятся:
автозавершение;
автозаполнение числами и формулами.
Автозавершение
Для автоматизации ввода текстовых данных
используется метод автозавершения. Его
применяют при вводе в ячейки одного столбца
рабочего листа текстовых строк, среди которых
есть повторяющиеся. В ходе ввода текстовых
данных в очередную ячейку программа Excel
проверяет соответствие введенных символов
строкам, имеющимся в этом столбце выше.
Если обнаружено однозначное совпадение,
введенный текст автоматически заполняется.
Нажатие клавиши Enter подтверждает
операцию автозавершения, в противном случае
ввод можно продолжить не обращая внимания
на предлагаемый вариант.
Вставка ячейки, строки, столбца
Для вставки столбца:
• выделяют весь столбец или ячейку в столбце,
перед которым нужно получить новый;
• выбирают в строке меню Вставка, затем
Столбец.
Аналогично можно добавить строку.
Удаление ячейки, строки, столбца
• выделяют удаляемый объект (ячейку, строку,
столбец);
• выбирают в строке меню команду Удалить;
• в появившемся диалоговом окне выбирают
нужный режим, щелкнув по ним мышью.
Функции Excel
Функция – это заранее созданная формула, которая
выполняет операции над заданными значениями.
Excel представляет обширный набор функций,
предназначенных для различного рода вычислений.
Все функции разделены на категории (финансовые,
математические, статистические, логические и др.),
каждая из которых включает в себя определенный
перечень функций.
Порядок вставки функции в формулу
Построение диаграмм
Диаграммы – это графическое представление данных.
Диаграмма создается с помощью команды Меню
Вставка, на основе введенных данных, выбирают
тип диаграммы, с помощью команды Меню
Конструктор выбирают макет диаграммы, в команде
Меню Макет выбирают название диаграммы.