Иллюстрации к теме 6 - кафедра информационных технологий

"зачастую эффективность работы сотрудников
российских организаций, независимо от того,
государственная это структура или предприятие,
составляет в среднем 15-38% от аналогичных
показателей ведущих зарубежных стран, в
зависимости от индустрии. При этом сотрудники
отечественных организаций и компаний работают
в течение года примерно такое же количество
рабочих дней и часов, что и их зарубежные коллеги"
READ.ME, № 9-10, 1999, Александра Данилина, Эффективность
работы организаций: как ее повысить?, стр. 20.
«страховая компания, снижающая
стоимость своих услуг на 10-15% по
сравнению со средним рыночным уровнем,
получает практически монопольное
положение на рынке. При этом одним из
основных, а в ряде случаев основным
средством снижения цен является
сокращение собственных издержек за
счет совершенствования
организационной структуры»
А. Зернов, А. Зубец. «Структура страховой компании
как инструмент обеспечения ее эффективности».
Страховое дело, март 1997, стр. 36.
• Таким образом, организационная структура компании представляет
комплексное понятие, включающее в себя целый ряд составляющих,
основными из которых являются:
• определенный профессиональный состав управленческого персонала,
• система распределения функций сотрудников для реализации конечной цели
деятельности компании,
• система распределения ответственности за принятие решений, необходимых
для функционирования компании,
• определенная структура подчиненности персонала управления и т.п.
• Отсюда, оргструктура компании зависит как от качественных и
количественных (объемных) характеристик информационных процессов, так и
от схем организации этих процессов. Т.е. для того, чтобы определить
рациональность той или иной организационной структуры управления,
необходимо оценить эффективность информационных процессов,
протекающих в рамках этой оргструктуры.
• В свою очередь схемы организации информационных процессов (потоков)
регламентируется с одной стороны функциональным составом решаемых
задач, а с другой стороны, организационной структурой предприятия. Т.е.
прежде чем оценить эффективность схемы информационных процессов,
необходимо ее построить, но выполнить это вне рассмотрения конкретной
структуры управления невозможно.
«… большое количество внешних ограничений,
накладываемых на итоговый вариант структуры
компании и организации информационных потоков
внутри нее, сводит количество рассматриваемых
вариантов к реальному. … С учетом этих
ограничений метод последовательного перебора
вариантов представляет собой достаточно
простой удобный способ поиска оптимальной
стратегии осуществления перемен. Проведенные
оценочные расчеты показывают, что
математический анализ перемен позволяет
повысить итоговую эффективность компании на 515%.»
А.А. Зернов, А.Н. Зубец. Страховые исследования. М.:
Издательский дом «Страховое Ревю», 1997. Стр. 60.
• На отечественном рынке услуг работы в этом направлении
осуществляют: консультационное агентство ИНФО-ПАРК (на
базе SADT); компания Interface Ltd. (на базе BPwin); компания
Весть-МетаТехнология (на базе ARIS); а компания АиТ Софт,
используя программный продукт АиТ:\Организатор (входит в
состав программного комплекса АиТ:\Управление
персоналом), осуществляет разработку:
• оптимальной организационной структуры управления,
• положений о подразделениях,
• штатного расписания,
• должностных инструкций сотрудников аппарата управления,
• и других документов, регламентирующих деятельность
управленческого персонала.
При этом борьба с все возрастающим
потоком бумажных документов
ведется по двум направлениям:
•
•
1 - организация работы с “электронными” копиями
бумажных документов, а также разработка и
применение все более эффективных технологий
извлечения данных из бумажных форм;
2 - переход от решения задач с использованием
бумажных форм к электронным формам.
Bar cod (штрих-коды);
OMR (Optical Mark Recognition);
OCR (Optical Character Recognition);
ICR (Intelligent Character Recognition)
Краеугольным камнем российского
делопроизводства являются:
вертикальная доминанта процесса и
наличие у каждого документа РК,
реквизиты которой регламентируются
ГОСТом [1] (другие ГОСТы и
рекомендации государственной
системы документационного
обеспечения управления определяют
порядок работы с документами).
[1] ГОСТ Р 6.30-97.
Выбор системы электронного документооборота
Ю. Хитькова. Выбор системы электронного документооборота.
Финансовая газета, № 20, 18 мая, 2006. стр. 15.
– единую регистрацию всей поступающей, исходящей и
внутренней документации.
– механизм планирования и управления ходом работ (так
называемый Workflow), обеспечивающий обработку и
передачу документов между отдельными пользователями
системы и/или подразделениями.
– собственно обработку и хранение электронных документов.
– подготовку и отправку документов с помощью системы
электронной почты.
– справочно-аналитическую работу на основе автоматизации
поиска и подбора документов в информационной базе
документов учреждения:
- как по сочетанию любых реквизитов РК,
- так и используя контекстный поиск.
Выбор системы электронного документооборота
(продолжение)
– работу с взаимосвязанными документами, т.е. поддерживать возможность
образовывать гипертекстовые сети зарегистрированных документов с
возможностью навигации (перемещения) по связкам: «РК – Документ»,
«РК – РК», «Документ – Документ».
– регламентировать права доступа пользователей к документам и РК в
соответствии с их грифами, а также набор функций по их обработке,
доступных тому или иному пользователю в данный момент ЖЦ документа
(регистрацию, чтение части или всего документа, редактирование части
или всего документа, снятие с контроля, списание документа и т.д.).
– контроль исполнения документов (контроль исполнительской дисциплины)
как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с
возможностью формирования сводок об исполнении контрольных
документов.
– списание документов в дело (архив).
– сбор и анализ соответствующей статистики, позволяющей принимать
обоснованные решения по совершенствованию информационных
процессов.
– средства адаптации системы автоматизированного документооборота и
делопроизводства с системами функционального назначения, со
специализированными прикладными системами и базами данных,
используемыми в рамках процедуры подготовки и согласования
документов.
Выбор системы электронного документооборота
(окончание)
– мониторинг системы автоматизированного документооборота.
– защиту данных от несанкционированного доступа, а также
защиту и поддержку целостности электронных документов,
используя весь арсенал возможных средств: от системы
пользовательских паролей и установленной регламентации
прав пользователей, до применения средств электронноцифровой подписи;
– обеспечивать безопасность работы с удаленными офисами и
подразделениями организации через web-браузер, по
электронной почте или посредством SMS-сообщений;
– содержать встроенные средства командной работы с
документами и проектами;
– обеспечение требований делопроизводства:
- согласование, утверждение и контроль исполнения
документов (контроль исполнительской дисциплины),
- создание резолюций, ознакомление сотрудников с
документами, автоматические рассылки электронных писем
(уведомлений и документов), формирование дел.
На отечественном рынке услуг работы по
моделированию вариантов построения сложных
структур организационно-экономического управления
осуществляют: консультационное агентство ИНФОПАРК (на базе SADT); компания Interface Ltd. (на
базе BPwin); компания Весть-МетаТехнология (на
базе ARIS); а компания АиТ Софт, используя
программный продукт АиТ:\Организатор (входит в
состав программного комплекса АиТ:\Управление
персоналом), осуществляет разработку:
• оптимальной организационной структуры
управления,
• положений о подразделениях,
• штатного расписания,
• должностных инструкций сотрудников аппарата
управления,
• и других документов, регламентирующих
деятельность управленческого персонала.
Литература по теме:
Автоматизация административно-управленческой деятельности
1. С.Л.Ефимов. Организация управления страховой компанией: теория, практика,
зарубежный опыт. М.: Российский Юридический Издательский Дом. 1995.
2. А.А. Зернов, А.Н. Зубец. Страховые исследования. М.: Издательский дом
«Страховое Ревю», 1997.
3. А. Зернов, А. Зубец. «Структура страховой компании как инструмент обеспечения
ее эффективности». М.: Страховое дело, март 1997.
4. Александра Данилина. «Эффективность работы организаций: как ее повысить?»,
READ.ME, № 9-10, 1999.
5. Л. Еремин. «Автоматизация административно-управленческой деятельности:
состояние и перспективы», М.: Финансовая газета. Региональный выпуск, №№ 10-11,
март, 2004
6. Ю. Хитькова. Выбор системы электронного документооборота, Финансовая газета,
№ 20, май, 2006.
7. Управление бизнесом. Эффективный документооборот. Финансовая газета.
ЭКСПО. №3, май-июнь, 2008.