ОАО «Институт Гидропроект» Система Электронного Документооборота

Система Электронного Документооборота
ОАО «Институт Гидропроект»
Область применения
СЭД охватывает следующие документы:
● Приказы
● Распоряжения
● Служебные записки
● Исходящие и входящие письма
● Протоколы
● Поручения по всем вышеперечисленным видам документов
Цели СЭД
1. Повышенная эффективность работы сотрудников компании
2. Минимизация затрат рабочего времени на документооборот
3. Максимизация информационной обеспеченности сотрудников
4. Прозрачный документооборот
.
Функции СЭД
1. Обеспечение единого информационного пространства
2. Исключение оборота бумажных документов
3. Структурирование потоков документов
4. Обеспечение безопасности данных
5. Обеспечение сохранности информации
6. Снижение времени трансляции решений
7. Отчётность и контроль исполнения
Технические требования
I. Электронный архив управленческой документации:
1.Единый структурированный электронный архив документов делопроизводства
2.Учет и хранение оригиналов и копий документов
3.Поддержание актуальности информации
II. Внутренние настройки системы:
1.Разграничение уровней и прав доступа к информации
2.Наличие унифицированных форм и шаблонов документов
3.Интуитивно-понятное построение процессов
III. Внешние настройки системы (интерфейс):
1.Визуализированный контроль выполнения задачи
2.Информация о ходе и сроках исполнения задачи
3.Система информирования пользователя об изменении статуса документов
4. Дружественный интерфейс
IV. Сервисные функции системы:
1.Развитая система поиска информации с функцией автозаполнения
2.Возможность сканирования бумажных носителей информации с функцией распознавания текста и
конвертации документа в электронный вид
3.Ведение анализа, построение отчетов и сводной статистики
План разработки и внедрения СЭД
№
п/п
1
2
3
Наименование этапа
Определение и согласование целей внедрения системы Директор
по
стратегическому
электронного документооборота. Формулирование набора развитию, ДПД, УИТ, секретариат
требований к СЭД.
Выбор платформы для внедрения СЭД и выбор ДПД, УИТ, ЦЗК Института
Организации консультанта. Заключение договора на
консалтинг и услуги по внедрению системы. Выбор
подразделений для внедрения пилотной версии СЭД.
Программная разработка и настройка СЭД. Тестовая Генеральный директор, Директора по
эксплуатация СЭД в пилотных подразделениях.
направлениям, ДПД, секретариат,
УИТ
Развертывание СЭД во всех подразделениях.
4
5
Ответственные
ДПД,
УИТ,
направлениям,
подразделений
Адаптация СЭД под пользователей и обеспечение ее ДПД,
УИТ,
полноценного функционирования.
подразделений
Срок
14.03.2011
08.04.2011
30.04.2011
Директора
по
руководители
20.06.2011
руководители
30.08.2011
Блок-схема процессов разработки СЭД
Результат процедуры
Приказ о
создании и
внедрении
СЭД
В
Х
О
Д
1.Определение
целей СЭД и
требований
отчет
Приказ генерального
директора о начале
разработки СЭД
3.Разработка
бизнеспроцессов
СЭД
Проект
положения
о СЭД
4.Подготовка
пилотного
проекта СЭД
к запуску
Доработанный
проект
положения о
СЭД
отчет
6.Доработка
пилотного
проекта СЭД
Инструкция по работе
с СЭД (утвержденная)
Перспективы
внедрения
СЭД
Работоспособная,
эргономичная СЭД
5.Доработка
бизнеспроцессов СЭД
Презентация
План внедрения
СЭД
2.Выбор
программного
обеспечения,
консультанта,
пилотного
подразделения
процедура
ВЫХОД
9. Адаптация СЭД
под пользователей и
обеспечение ее
полноценного
функционирования
Отчет о качестве
работы СЭД,
анализ замечаний
пользователей,
анализ проблем и
системных ошибок
8. Развертывание СЭД
во всех
подразделениях
Положение о СЭД
(утвержденное)
7.Утверждение
документации
СЭД
1-2 этапы. Подготовка
В
Х
О
Д
1
Определение и согласование целей
внедрения системы электронного
документооборота. Формулирование
набора требований к СЭД.
Директор
по
стратегическому
развитию, УИТ, ДПД, 14.03.2011
секретариат
2
Выбор платформы для внедрения Директор
по
СЭД
и
выбор
Организации стратегическому
консультанта. Заключение договора развитию, УИТ, ДПД
21.03.2011
на консалтинг и услуги по внедрению
системы. Выбор подразделений для
внедрения пилотной версии СЭД.
3 этап. Разработка
3
Программная разработка и настройка СЭД. Директор
по
Тестовая эксплуатация СЭД в пилотных стратегическому
подразделениях.
развитию, УИТ, ДПД,
секретариат
30.04.2011
4 этап. Внедрение
Развертывание СЭД во всех подразделениях.
4
ДПД, УИТ, Директора
по
направлениям,
руководители
подразделений
Адаптация СЭД под пользователей и обеспечение ДПД,
руководители
5 ее полноценного функционирования.
подразделений
Перспективы
внедрения
СЭД
ВЫХОД
20.06.2011
УИТ,
30.08.2011
Перспективы внедрения СЭД
1. Интеграция системы электронного документооборота с существующими
в институте системами.
2. Эксплуатация СЭД всеми пользователями Института.
3. Разработка системы мотивации работников с целью изъятия из оборота
бумажных документов.