Тема 15. Проблема выбора и оптимизации аппаратно

Тема 15. Проблема выбора и оптимизации
аппаратно-программных комплексов и
эффективность документооборота
Автоматизация документооборота
необходима для
формирования целостной картины
происходящего на предприятии
слаженной работы всех подразделений
улучшения качества обслуживания клиентов
эффективного использования людских,
коммуникационных, инвестиционных и других
производственных ресурсов
Типовая система документооборота может
включать в себя автоматизацию следующих
функций
Ведение справочника фирмы.
База приказов и распоряжений служит для хранения внутренней
нормативно-распорядительной информации.
Контроль поручений позволяет руководителям подразделений
отдавать поручения сотрудникам и эффективно контролировать их
выполнение.
База внешних контактов организуется для ведения справочника
организаций-контрагентов, с которыми ведется деловая переписка.
База юридических документов может хранить юридические и
другие нормативные акты.
База новостей – централизованное хранилище данных по
интересующей организацию тематике.
Внедрение системы:
обеспечит слаженную работу всех подразделений;
упростит работу с документами, повысит ее
эффективность;
повысит производительность труда сотрудников за
счет сокращения времени создания, обработки и
поиска документов;
повысит оперативность доступа к информации;
позволит разграничить права доступа сотрудников к
информации.
Требования к СУД
Система управления документооборотом и архивирования
должна использовать технические и базовые программные
средства, используемые в организации (сохранить ранние
инвестиции).
В случае разработки не российскими производителями,
система должна иметь хорошую поддержку в России.
Система управления документооборотом, содержит в себе
формализованную организационно-штатную структуру
организации, порождает и сопровождает документ,
обеспечивает его упорядоченное сохранение, доступ к
нему, маршрутизацию документов, работ и ресурсов,
обеспечивает контроль исполнительской дисциплины.
Требования к СУД
Доступ в систему управления документооборотом
должен осуществляться на основе ролевого
признака. Роль - набор элементарных бизнесфункций, выполняемых сотрудником. Фактически,
роль - это детально формализованная должностная
инструкция.
Документ, поступающий в систему, должен быть
маршрутизирован (направлен) к исполнителям с
помощью системы маршрутизации (work flow).
Требования к СУД
Документооборот сочетает в себе традиционное
делопроизводство и безбумажные технологии
работы с документами.
Документ в системе документооборота должен
атрибутироваться в учетной карточке, в которую
заносят тип, дату создания и изменения, автора,
категорию учета, ключевые слова, краткое
содержание, а также иную информацию,
включаемую по желанию пользователя.
Требования к СУД
Система управления документооборотом в сочетании с
архивной системой должна поддерживать полнотекстовый
поиск, учитывающий морфологию русского языка.
Система управления документооборотом должна быть
совместима с используемыми в организации программными и
аппаратными средствами.
Наряду с транспортной средой, организующей
информационное взаимодействие различных подразделений
организации и обеспечивающей совместную работу различных
технических и программных средств, необходимо
спроектировать и реализовать систему обращения документов
как в отдельно взятом предприятии, так и в корпорации
(отрасли) в целом.
Требования к СУД
Проектируемая система должна обеспечивать
документарное обеспечение работающих
предприятий с учетом традиций организации, ее
структуры и используемых технологий.
Интерфейсные формы (экранная графика) должны
быть просты, интуитивно понятны
неподготовленному пользователю.
Реализация системы управления
документооборотом должна быть модифицируема
силами эксплуатационного персонала.
СЭД должна решать
следующие задачи:
документирование (подготовка, оформление,
согласование, утверждение и выпуск документов);
обеспечение документооборота организации
(регистрация и движение документов и их проектов,
контроль исполнения поручений по обработке
документов, списание в дело и поиск документов);
архивное хранение (обеспечение поиска,
выполнение правил хранения, использования и
уничтожения архивных документов).
При анализе тех или иных АИС ДОУ нужно
не упускать из поля зрения следующее:
учитывает ли система технологии ведения
делопроизводства и документооборота, принятые
на предприятии;
поддерживает ли оборот документов,
представленных как в бумажной, так и в
электронной форме;
обладает ли достаточной функциональной
полнотой;
имеет ли приемлемые эксплуатационные
характеристики.
Требования к фирмеразработчике:
давно ли и достаточно ли глубоко она
специализируется в данной предметной области;
сколько ее систем успешно эксплуатируется и
каковы отзывы клиентов;
достаточно ли развиты каналы сопровождения
системы ("горячая линия", консультации, как в
офисе фирмы, так и выездные, службы внедрения и
т. д.);
каковы перспективы развития продукта.
Критерии оценки АИС ДОУ
Учет технологии ведения делопроизводства,
документооборота и управления
предприятием;
Поддержка бумажного и электронного
документооборота;
Функциональная полнота системы;
Эксплуатационные характеристики;
АИС ДОУ должна обеспечивать
выполнение таких основных функций, как
регистрация входящей, исходящей и внутренней
документации;
направление документов исполнителям вместе с
поручениями по ним и контроль за ходом исполнения
поручений;
списание документов в дело;
передача дел в архив предприятия и ведение архива;
рассылка исходящей корреспонденции;
подготовка проектов документов и поручений и проведение
процедур их согласования и утверждения;
поиск по любому сочетанию параметров и выдача
разнообразных сводок и отчетов
Качества системы, влияющие на
эксплуатационные характеристики:
простота ввода в действие;
масштабируемость;
разграничение доступа пользователей и
обеспечение защиты от несанкционированного
обращения к документам и функциям системы;
важность протоколирования работы;
адаптируемость;
наличие механизмов администрирования и
обеспечения надежности.
АИС ДОУ, представленные на
российском рынке
системы, разработанные российскими фирмами на базе
промышленных СУБД («Дело» компании "Электронные офисные
системы", LanDocs от ЛАНИТ, OPTIMA-WorkFlow производства
«Оптимы», «Кодекс» Центра компьютерных разработок, «Золушка»
Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.);
русифицированные версии популярных западных продуктов
(Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы
Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive
концерна Siemens и т. д.);
системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus
Notes (CompanyMedia компании «Интер-Траст», «БОСС-Референт»
фирмы «Ай-Ти», «Эскадо» от «Интерпроком ЛАН» и др.).