Уважаемые коллеги! Тема моего выступления «Практика

Уважаемые коллеги!
Тема
моего
выступления
«Практика
использования
автоматизированной системы делопроизводства «Дело» в департаменте
строительства и жилищно-коммунального хозяйства Мурманской области.
Не секрет, что любому специалисту, имеющему отношение к
делопроизводству, да еще с очень большим документооборотом – порядка
нескольких тысяч документов в год, приходится ежедневно сталкиваться с
проблемой поиска входящих документов для определения исполнителей по
ним, состояния исполнения и т.д. При неавтоматизированном
документообороте – приходится часами листать журналы, в которых обычно
не отражается история документа, принятые решения по нему, да и
регистрация входящих и исходящих документов осуществляется в разных
журналах.
Все
это
заставило
наш
департамент
приобрести
автоматизированную систему делопроизводства. Посмотрев несколько
вариантов предлагаемых на рынке программных продуктов, мы решили
остановиться на системе «Дело».
Даная система была внедрена в 2007 году практически без всякой
опытной эксплуатации. Начинали мы с 2 рабочих мест, в настоящее время
рабочие места имеются у нас практически во всех структурных
подразделениях (за исключением 2 отделов). Все специалисты работают в
сетевом режиме. К концу текущего года мы планируем дальнейшее
расширение клиентской части, а в следующем году есть намерение поставить
данный продукт на каждое рабочее место. Таким образом, автоматизацию
процесса мы осуществляем последовательно.
Теперь немного об организации процесса электронного
документооборота в нашем департаменте:
- все обрабатываемые документы мы разделили на группы: входящие,
исходящие, обращения граждан, распоряжения и приказы по основной
деятельности, номерные бланки;
- была определена тематика всех входящих документов и обращений
граждан;
- заполнены все необходимы справочники, в т.ч. номенклатура дел
(которая, кстати, должна вводится на каждый год, как и проведение
обновления счетчика документов);
- адаптированы карточки регистрации - определены назначения всех
полей;
входящая
документация,
включая
обращения
граждан,
регистрируется специалистами отдела организационной работы, ими же
производится регистрация локальных нормативных актов принимаемых
департаментом по основной деятельности, подготовка реестров передачи в
структурные подразделения документов;
- исходящие документы регистрируются в отделах специалистами, за
которыми закреплены в должностных регламентах функции по ведению
делопроизводства в отделе;
- документы с контроля снимаются что называется «в ручную»,
начальником отдела орг.работы при наличии зарегистрированного в базе
данных соответствующего документа об исполнении, либо при
предоставлении подтверждающих документов;
- поиск документов и просмотр по любым параметрам базы данных
может проводиться любым работником.
Разграничение прав доступа по исполнению тех или иных функций
осуществляется соответствующим администрированием.
Что дало нам внедрение данной системы:
- сокращение затрат рабочего времени на поиск информации по
документам;
- наличие полной картины по прохождению, исполнению документа, а
также иных документов, с ним связанных;
- прекращение ведения многочисленных журналов регистрации, в
т.ч.разносной книги;
- возможность специалистам департамента сократить время ожидания
регистрации исходящих документов, самим регистрируя их в отделе в любое
необходимое время.
Однако при этом увеличилось время регистрации документов по
сравнению с бумажным документооборотом, ведь теперь дополнительно
вносятся
все
реквизиты
документов,
резолюции
руководства,
промежуточные отчеты, отметки о передаче документов исполнителям и др.
К «плюсам» данной системы можно также отнести:
1. Возможность формировать реестры почтовых отправлений, в т.ч.
заказных, отражать информацию, когда был отправлен исходящий документ
и каким образом.
2. Возможность печати на каждом входящем документе именного
штампа организации с входящим номером и датой;
3. Возможность наладить оптимальную систему контроля за
исполнением документов.
4. Возможность дистанционной передачи документов, что в системе
исполнительных органов власти, когда они разбросаны по всему городу, а
курьер посещает центральную канцелярию в Правительстве области одиндва раза в день, возможно ускорило бы процесс получения документов на
исполнение.
5. Возможность поточного сканирования документов, что позволит
хранить все документы в электронном виде, т.о. история прохождения и
исполнения любого документа будет представлена не только «выжимками»
из текста, являющиеся формулировками его содержания, но и
«проиллюстрирована» его полным текстом, а также текстами ответов и т.д.
6. Работа с проектами документов, направляя их на визирование и
подписание в электронном виде.
7.Возможность, при правильном оформлении списания документа в
дело, получать к концу года уже сформированные дела с перечнем
документов, которые в него входят и количеством листов, т.о. упрощается
исполнение части функций по ведению архивного дела.
8.Возможность администрирования для распределения полномочий по
выполнению тех или иных действий при работе с системой.
К «минусам» данной системы можно отнести:
1.
Отсутствие
автоматической
проверки
на
повторность
регистрируемых входящих документов.
2. Сложная схема связок между документами, невозможность увидеть
общую картину всех связанных документов по одному вопросу, при наличии
разветвленности связок.
2.Негибкие формы вывода, которые обычным пользователям настроить
не удастся.
3.Основные параметры карточек зафиксированы жестко и изменению
не подлежат, можно лишь ввести дополнительные поля на дополнительной
вкладке карточки, однако она располагается за основной и визуально не
слишком удобно работать, если эти «дополнительные поля» на самом деле
являются основными.
Также надо отметить некачественные инструкции, поставляемые с
системой «Дело». Дело в том, что организация-разработчик периодически
осуществляет доработку и модернизацию системы, а инструкции имеют
ссылки на старые структуры баз данных, что не дает возможности доработки
выходных форм, если даже у вас есть специалист, занимающийся
программированием.
Что необходимо предусмотреть и учесть, если для автоматизации
документооборота в исполнительных органах власти области будет
использоваться система «Дело».
1. Для поточного сканирования необходимы быстродействующие
сканеры, а также люди которые их эксплуатировать.
2. Предусмотреть электронно-цифровые подписи для визирования и
подписания исходящих документов в электронном виде.
3. Работа с проектами документов возможна лишь в том случае, если
рабочие места данной системы будут у каждого сотрудника.
4.Необходима методичность и скрупулезность при вводе данных,
нельзя сегодня вводить так, а завтра по-другому, это приведет к искажению
картины при поиске.
5.Необходимо продумать систему регистрации. Дело в том, что в
каждом органе власти своя регистрация, а еще существует регистрация в
канцелярии Правительства области, входящие номера которой практически
все фиксируют. Необходимо определить, чей регистрационный номер будет
доминировать, если канцелярии Правительства, то каким образом будет
встраиваться в эту систему регистрация документов, которые идут напрямую
в органы исполнительной власти.
6.Также необходимо учесть, что регистрация всех документов в данной
системе ведется нарастающим итогом, нет возможности, как на сегодняшний
день делается в канцелярии Правительства, регистрировать несколько
документов с разными датами, но относящихся к одному вопросу, одним и
тем же регистрационным номером.
7.Необходима жесткая регламентация процесса электронного
документооборота. Возьмем простой пример: при регистрации исходящих
документов нет ограничений по изменению даты регистрации. У вас работает
одновременно несколько человек, а один из них берет и регистрирует
несколько документов не текущей датой, при этом другие сотрудники,
занимающиеся регистраций в это же время, не видят, что происходит сбой в
регистрации. И если потом посмотреть на общую картину, то вы получите
полную неразбериху, и головную боль по исправлению ситуации как
минимум на полдня, особенно если учесть, что отправка писем уже сделана.
Поэтому у нас в департаменте регистрация разрешена только «день в день».
8.И последнее, но на мой взгляд, не менее важное – это
психологический настрой сотрудников. Дело даже не в нежелании осваивать
что-то новое, а в том, что многие специалисты считают регистрацию
документов работой низкой квалификации, хотя от точности, правильности и
скорости таких действий зачастую зависит вовремя найденная информация, а
в наше время это самое ценное.
Заканчивая выступление, мне бы хотелось поблагодарить
сотрудников компании НетСЛ, которые помогали и консультировали нас на
этапе внедрения системы и подчеркнуть, что автоматизация любого процесса
– это еще один шаг на пути прогресса. Однако мы должны быть готовы
сделать этот шаг, как технически и технологически, так и морально.