Способы оптимизации затрат в компании

Способы оптимизации
затрат в компании
История работ по повышению
эффективности деятельности
предприятия в 2010 году
Докладчик: Иван Бородин
Досье Компании


ЗАО "ТСТ"Транссервис", головная компания бизнес
единицы "Недвижимость" (5 Юридических лиц)
Подразделение занимается управлением
недвижимостью ГК «Протек», а также реализацией
девелоперских проектов для нужд группы - за
последние 5 лет завершено строительство 6
объектов складского хозяйства, еще 2 в стадии
реализации. В управлении компании около 200 тыс.
кв.м. офисных и складских площадей, 17 объектов
недвижимости, площадью от 3 тыс. кв. м. до 60 тыс.
кв. м.
Коротко о теме доклада



Какие задачи решал автор: масштабное сокращение затрат
компании по заданию головного офиса группы.
За счет чего: проанализировать структуру затрат,
определить направления для оптимизации издержек и
ожидаемую экономию, делегировать ответственность
руководителям подразделений, для каждой статьи затрат,
разработать план оптимизации и оперативно
контролировать его исполнение.
Что в итоге: компании удалось выполнить поставленные
задачи на год и снизить суммарные затраты более чем на 9
процентов менее чем за 11 месяцев.
Основные тезисы доклада
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Предпосылки задачи. Роль управления затратами в
повышении эффективности бизнеса.
Анализ структуры затрат. Оценка реалистичности
поставленной задачи
Определение направлений для оптимизации издержек и
оценка ожидаемой экономии.
Разработка плана мероприятий для каждой статьи затрат
либо ЦФО.
Составление общего плана по оптимизации затрат
Изменение системы мотивации, включение задач по
оптимизации в общекорпоративную систему KPI
Контроль исполнения плана по оптимизации затрат,
корректировка ранее поставленных задач
Подведение итогов
Предпосылки задачи
Снижение
Доходности
Ужесточение
конкуренции
Усиление
госрегулирования
Повышение требований
к инфраструктуре
Как все начиналось…




Готовность бюджета на 2010 год- 90%
Пересмотр прогноза по доходной части в
целом по группе компаний
Цель - Снижение затрат на 15% от уровня
2009 года
Бюджетный комитет будет «Завтра»
Анализ затрат
Управленческие
задачи
1. Расчет
себестоимости
произведенной
продукции, оценка
стоимости запасов и
полученной
прибыли
2. Принятие
решений и
планирование
3. Контроль и
регулирование
Классификация затрат
входящие и истекшие
·прямые и косвенные
·основные и накладные
· включаемые в
себестоимость
(производственные)
затраты, затраты отчетного
периода (периодические) и
расходы будущих периодов;
·одноэлементные и
комплексные
·постоянные и переменные
Направления анализа
·анализ себестоимости отдельных
видов продукции (плановые и
фактические калькуляции);
·анализ состава и структуры затрат;
·анализ динамики затрат;
·анализ влияния себестоимости
продукции на прибыль от продажи
анализ;
·анализ взаимосвязи затрат, объема
продаж и прибыли;
·принимаемые
и
не ·оценка альтернативных вариантов
принимаемые в расчет при загрузки мощностей;
оценках
·устранимые
и ·задача
"производить
или
неустранимые
издержки, покупать"
безвозвратные затраты
·реальные (бухгалтерские) и ·разработка
ценовой
и
вмененные издержки
ассортиментной политики
·предельные и приростные
·планируемые
и
не
планируемые
·контролируемые
и ·ответственность
руководителей
неконтролируемые
ЦФО
Оценка поставленной задачи
Блок "Недвижимость"
Таблица 1. P&L 2008-2010,тыс. руб.
2008
2009
2010 (прогноз)
Расходы
Эксплуатационные Расходы
Коммунальные услуги
Расходы на содержание объектов
ФОТ Эксплуатация
-670 060
-162 606
-65 199
-53 387
-44 020
-708 330
-164 487
-67 527
-54 870
-42 090
Административные Расходы
Налоги, кроме налога на прибыль
-50 709
-31 320
-47 804
-33 802
-6%
-97 605
-165 215
-102 918
-194 832
5%
Амортизация
Проценты
6%
1%
4%
3%
-4%
8%
18%
-653 952
-144 448
-62 052
-42 308
-40 088
-8%
-12%
-8%
-23%
-5%
-35 735
-36 008
-25%
-106 732
-186 581
4%
7%
-4%
Оценка поставленной задачи 2
Структура расходов на недвижимость
(P&L 2009)
У сл ов н о
у п ра в л яем ые
ра сх оды - 2 0 %
Неу п ра в л яем ые
ра сх оды - 6 1 %
12%
10%
36%
Комму нальные у слу ги
Расходы на содерж ание
объ ект ов
ФОТ Эксплу ат ация
Админист рат ивные Расходы
8%
Налоги, кроме налога на
прибыль
Аморт изация
9%
19%
6%
У п ра в л яем ые
ра сх оды -1 9 %
Процент ы
Определение направлений
для оптимизации издержек




Ревизия запланированных расходов
ABC- анализ
Определение основных направлений
Распределение задач по ответственным
Составление планов по
подразделениям




Проведение совместных мозговых
штурмов
Составление планов мероприятий
подразделений
Закрепление персональной
ответственности
Оценка ожидаемого экономического
эффекта
Пример плана мероприятий
подразделения
Мониторинг плана мероприятий по сокращению издержек на коммунальные услуги по объекту 1
№ п/п
Наименование направлений и мероприятий
1
1
2
2
Результат Ответственный
3
5
Планируемое время
Дата начала
9
Дата
завершения
10
Состояние дел (отчет)
11
отчет
Начальник объекта 01.06.2010 15.07.2010 Выполнено
Главный энергетик
отчет
Главный энергетик 01.06.2010 01.08.2010 Выполнено
Акт
Главный энергетик 01.06.2010 01.08.2010 Выполнено
3
3.1
Анализ существующих тарифов на коммунальные услуги с целью их оптимизации.
Электроснабжение
Проведение опытного внедрения энергосберегающей технологии в холодильных
камерах (светодиодное освещение с датчиками движения).
Инвентаризация существующего электрооборудования и предложения по оптимизации
его работы.
Контроль за использованием уличного освещения и освещения в местах общего
пользования (наглядная агитация по экономии электроэнергии).
Теплоснабжение
Проведение профилактических работ по герметизации оконных и дверных проемов.
3.2
Проведение работ по утеплению стен, по результатам зимней эксплуатации.
Акт
Главный энергетик
Инженер-строитель 01.06.2010 01.09.2010 Выполнено
Работы будут проводится во 2-м кв.
Инженер-строитель 01.06.2010 01.09.2010
2011г.
3.3
Проведение работ по герметизации и утеплению проемов ворот (ось С).
Акт
Инженер-строитель 01.06.2010 01.09.2010 в работе. Проводится обследование
3.4
Прочистка теплообменников теплозавес с целью повышения теплоотдачи.
Акт
Главный энергетик 01.06.2010 01.09.2010 Выполнено
3.5
Проведение профилактических работ направленных на оптимизацию работы тепловых
завес (инструкции, наглядная агитация и др.)
Главный энергетик 01.06.2010 01.09.2010 Выполнено
3.6
Обеспечение своевременного обновления режимных карт в котельной.
Главный энергетик 01.06.2010 01.09.2010
Режимные карты действуют до марта
2011г.
3.7
Проработка вопроса по установке на ворота датчиков отключения тепловых завес.
Главный энергетик 01.06.2010 01.09.2010
Работа ведется, ворота В-1 и В-3 уже
работают по заданному алгоритму
Водоснабжение и водоотведение
Главный энергетик
2.1
2.2
2.3
4
Главный энергетик 01.06.2010 01.08.2010 Выполнено
Акт
Составление общего плана
по оптимизации затрат



Пересмотр бюджетных показателей
Составление единого (укрупнённого)
плана оптимизационных мероприятий
Разработка регламента по
предоставлению отчетов по мероприятиям
Изменение системы
мотивации персонала




Включение в систему KPI компании
показателя снижение издержек
Утверждение SMART-методики расчета
мотивационных показателей
Организация общекорпоративного
конкурса рационализаторских идей
Использование достигнутого результата
для дальнейшей работы
Мотивационная матрица
Должность
51000
Себестоимость"
Генеральный директор ЗАО "Альфа"
Заместитель ГД по финансам ЗАО "Альфа"
Генеральный директор ЗАО "Омега"
Заместитель ГД по эксплуатации ЗАО "Альфа"
Главный инженер ЗАО "Альфа"
Начальник СОТиПБ ЗАО "Альфа"
Руководитель РУ ЗАО "Бетта"
Начальник ОУИ "Область" ЗАО "Альфа"
Начальник ОУИ "Центр"ЗАО "Альфа"
Управляющие региональными объектами ЗАО
"Бетта"
Управляющий ООО "Гамма"
Альфа
Бетта
Гамма
Омега
Альфа
Бетта
Гамма
Омега
х
Альфа
Бетта
Гамма
Альфа
Бетта
Гамма
Альфа
Бетта
Гамма
Бетта
Гамма
Альфа
Альфа
Бетта
Гамма
Статьи затрат
56000
56231
"Операционные
"Расходы по
расходы"
охране"
Альфа
Бетта
Гамма
Омега
Альфа
Бетта
Гамма
Омега
Омега
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
Альфа
Бетта
Гамма
Альфа
Бетта
Гамма
Альфа
Бетта
Гамма
Бетта
Гамма
Альфа
Альфа
Бетта
Гамма
58000
"Финансовые
доходы и
расходы"
Альфа
Бетта
Гамма
Омега
Альфа
Бетта
Гамма
Омега
Омега
х
х
х
х
х
х
х
х
Контроль и оценка исполнения
плана по оптимизации затрат




Оперативный контроль на базе
существующей системы контроллинга
Ежемесячная управленческая и
ежеквартальная финансовая отчетность
Регулярные совещания с ответственными
Отчеты по запланированным
мероприятиям
Корректировка ранее
поставленных задач



Первоначально спланированные
мероприятия = 50% общего
экономического эффекта
Регулярное обсуждение и оценка
инициатив
Пересмотр задач на этапе формирования
ежеквартальных бюджетов.
Подведение итогов.
Ключевые факторы успеха.




Постановка задачи
Активное вовлечение персонала
Пересмотр системы мотивации
Гибкость
Спасибо за
внимание!
Задавайте вопросы