Информационное обеспечение бизнес

Российский государственный социальный университет
«ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ НИР ВУЗА»
•
©Е.Воронина 2011
«ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТА»
Тема 1.
• Информационные потребности при
планировании инновационного проекта.
• Информационное обеспечение бизнес-плана
инновационного проекта. Информационные
ресурсы в области научно-технической
информации при проведении
информационных исследований на этапе
планирования и первых этапах проведения
рыночно ориентированных НИОКР.
• Документационное обеспечение системы
управления проектами
©Е.Воронина 2011
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО
МЕНЕДЖМЕНТА
Содержание:
Информация о внутренней и внешней среде вуза, необходимая
для управления инновационной деятельностью.
Информационное поле руководителя. Слепые
информационные пятна. Информационное обеспечение
бизнес-плана инновационного проекта Профессиональные
мировые и российские информационные ресурсы по
отраслям экономики и областям знаний. Ресурсы и методы
поиска информации об аналогах, о запросах ведущих
производителей на научные разработки; о государственных
тендерах в области НИОКР; сведений об экспертах (по
международным и российскому индексам цитировании,
международным справочникам, специализированным базам
данных и др.). Поиск сведений о новых научно-технических
достижениях и о НИОКР.
©Е.Воронина 2011
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО
МЕНЕДЖМЕНТА
Внутренняя и внешняя среда вуза
©Е.Воронина 2011
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО
МЕНЕДЖМЕНТА
Информационное поле руководителя/
Слепые информационные пятна – 7,10
©Е.Воронина 2011
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО
МЕНЕДЖМЕНТА
Информационное обеспечение стратегического планирования
©Е.Воронина 2011
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО
МЕНЕДЖМЕНТА
Информация для разработки разделов бизнес-плана
инновационного проекта
Анализ рынка НИОКР
План НИОКР вуза
Финансовый план и
стратегия финансирования
4. План маркетинга НИОКР
4.1 Изучение конкурентов
4.2 Исследование цен на НИОКР
4.3 Исследование продвижения
и продаж
5. Оценка и страхование риска
6. Правовое обеспечение
деятельности вуза в
области НИОКР
1.
2.
3.
-- Внешн.
-- Внутр.
-- Внешн. и внутр.
-- Внешн. и внутр.
-- Внешн. и внутр.
-- Внешн. и внутр.
-- Внешн. и внутр.
-- Внешн. и внутр.
-- Внешн. и внутр.
©Е.Воронина 2011
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО
МЕНЕДЖМЕНТА
Информация для разработки разделов бизнес-плана
инновационного проекта
Раздел бизнес-плана
1
Анализ рынка
НИОКР
Внешняя информация Внутренняя
информация
Информация о
емкости и
сегментации рынка;
экономических,
научно-технических,
демографических,
экологических
факторах;
законодательстве.
-
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Информация для разработки разделов бизнес-плана
Раздел бизнесплана
2
Внешняя информация
План разработки Информация о возможных
и внедрения
поставщиках технологий,
НИОКР
информации, оборудования,
материалов, комплектующих
изделий, программного
обеспечения, НИОКР; о
технологиях, лицензиях,
необходимых для производства
Внутренняя
информация
Исследовательск
ие и
производственны
е мощности вуза.
Кадры
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Информация для разработки разделов бизнес-плана
Раздел
Внешняя информация
бизнес-плана
3
Внутренняя
информация
Финансовый
план и
стратегия
финансирова
ния
Исходный баланс.
Прямые и косвенные
издержки
производства.
Показатели продаж.
Показатели
производственной
деятельности.
Стоимость основных
фондов. Оборотные
средства. Текущая
финансовая
информация.
Статистические данные.
Финансовая информация.
Прогнозы дальнейшего
развития.
Ставки кредитов.
Цены на электроэнергию,
воду, сырье, труд.
Налоговое законодательство.
Курс валюты
Потенциальные спонсоры,
инвесторы, грантодатели.
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Информация для разработки разделов бизнес-плана
Раздел бизнесплана
4
План
маркетинга:
•изучение
конкурентов
Внешняя информация
Информация о возможных
конкурентах, их слабых и
сильных сторонах, их доли
рынка НИОКР,
маркетинговых средствах
продвижения результатов
НИОКР.
Внутренняя
информация
-
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Информация для разработки разделов бизнес-плана
Раздел бизнесплана
5
План
маркетинга:
•исследование
цен
Внешняя информация
Внутренняя
информация
Информация о ценах на
аналогичные НИОКР, о
поведении и реакции
потребителей
относительно цены товара
Затраты на разработку
НИОКР,
Изготовление
опытных образцов,
затраты на внедрение,
выполнение проекта,
оказание услуг
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Информация для разработки разделов бизнес-плана
Раздел бизнесплана
6
План
маркетинга:
•исследование
продвижения и
реализации
НИОКР
Внешняя информация
Внутренняя
информация
Информация о
возможных посредниках
-
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Информация для разработки разделов бизнес-плана
Раздел бизнес
плана -- 7
Оценка и
страхование
риска
Внешняя информация
Состояние банковских структур,
их репутация.
Информация об оценке
надежности всех, с кем вуз
предполагает вступить в деловые
отношения.
Курсы валют.
Политическая и экономическая
ситуация в стране.
Криминогенная обстановка в
стране и тенденции ее изменения.
Возможные страховые компании,
их репутация.
Внутренняя
информация
-
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Информация для разработки разделов бизнес-плана
Раздел бизнес
плана -- 8
Правовое
обеспечение
инновационной
научноисследовательс
кой и
проектной
деятельности
вуза
Внешняя информация
Правовая система в части:
налоговой системы
законов, охраняющих
окружающую среду;
патентной защиты;
правил порядка регистрации
товарного знака и проведения
рекламной кампании;
основных прав потребителей и
системы их зашиты;
Информация о лицензиях,
необходимых для проведения
НИОКР, производства
наукоемкого продукта /услуги.
Внутренняя
информация
-
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Внешнеэкономическая деятельность.
Внешнеэкономическая деятельность
•
•
•
•
•
•
•
Анализ спроса
Анализ предложения
Анализ перспектив развития рынка НИОКР
Изучение и оценка деятельности на рынке конкурентов
Изучение покупателей результатов НИОКР на рынке
Изучение коммерческой практики в области НИОКР, правовых,
торгово-политических и других условий
Выбор делового партнера для вуза, занимающегося
внешнеэкономической деятельностью
©Е.Воронина 2011
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Внешнеэкономическая деятельность. -1
Область исследования
Необходимая информация
Анализ спроса на
результаты НИОКР
Уровень покупательной способности
потенциальных заказчиков.
Требования к НИОКР.
Статистическая информация о потреблении
результатов НИОКР за исследуемый период.
Анализ предложения
Статистические показатели по отрасли НИОКР.
Структура организаций-разработчиков НИОКР.
Мировой уровень цен на НИОКР.
Доли рынка крупных разработчиков
(университетов, фирм) и их производственные
возможности.
Перспективы развития научно-исследовательского
сектора у разработчиков (вузов, фирм).
Состояние и тенденции развития
соответствующего мирового рынка НИОКР
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Внешнеэкономическая деятельность. - 2
Область исследования
Необходимая информация
Анализ перспектив
Информация о перспективах развития рынка.
развития рынка НИОКР Оценки дальнейшей структуры спроса на результаты
НИОКР
Информация о колебаниях рыночных цен на НИОКР.
Информация о состоянии основных представителей
отрасли.
Изучение и оценка
деятельности на рынке
конкурентов
Объемы выполняемых НИОКР.
Доля конкурентов в объеме НИОКР.
Информация о выполненных разработках .
Виды и объем инновационных разработок и услуг.
Маркетинговая деятельность конкурентов.
Финансовое положение конкурентов.
Коммерческие условия сделок.
Научно-технический потенциал и достижения
конкурентов.
Тема 2. Информационное обеспечение бизнес-планирования
Внешнеэкономическая деятельность. - 3
Область исследования
Необходимая информация
Изучение покупателей Возможные покупатели.
результатов НИОКР на Доля потребления конкретных разработок.
рынке
Поставщики и соисполнители покупателя.
Научно-исследовательские и производственные
мощности покупателя и перспективы их расширения.
Размер издержек сбыта НИОКР.
Примерный размер квот каждого разработчика в
реализации товаров на рынке.
Изучение
коммерческой
практики, правовых,
торгово-политических
и других условий
Типовые, биржевые и аукционные контракты.
Особенности условий международных сделок.
условия проведения торгов.
Тарифы судоходства, фрахтовые, железнодорожные
тарифы. Условия перевозок.
Законодательство по внешнеэкономической
деятельности.
Торгово-политические условия.
Тема 2. Информационное обеспечение бизнес-планирования
Внешнеэкономическая деятельность. - 4
Область исследования Необходимая информация
Выбор делового
партнера для вуза,
занимающего
внешнеэкономической
деятельностью.
Общие сведения о партнере.
Статистические показатели.
Научно-внедренческая, инновационная и
производственно-сбытовая деятельность.
Конкурентоспособность на рынке.
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Кредитование в банке
Кредитование в банке
Требования к информации на первом этапе.
• Проверка характера заемщика
• Проверка финансового состояния
заемщика
• Проверка отрасли заемщика
• Оценка позиции заемщика в отрасли
• Документальная проверка
©Е.Воронина 2011
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Кредитование в банке. Информация на первом этапе.
Область
исследования
Внешняя информация
Внутренняя
информация
1. Проверка Куда и за какими суммами
характера обращался заемщик;
заемщика
частота обращения за кредитом;
задержка платежей;
текущая задолженность в
банках;
сведения, характеризующие
репутацию фирмы
определенным образом
(участие в официальных
мероприятиях, судебных
разбирательствах и т.д.)
-
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Кредитование в банке. Информация на первом этапе.
Область
исследования
Внешняя информация
Внутренняя
информация
2. Проверка
финансовог
о состояния
заемщика
Специальные рейтинги,
отражающие финансовое
положение фирмы и степень
коммерческого риска;
перечень банков, клиентом
которых является данная
фирма;
последняя финансовая
информация (данные баланса,
отчет о прибыли и убытках);
участие в капиталах других
компаний
Бухгалтерск
ая
отчетность
Тема 2. Информационное обеспечение бизнес-планирования
Кредитование в банке. Информация на первом этапе.
Область
исследования
Внешняя информация
3. Проверка Рост рынка, размер рынка;
отрасли
характер продукции;
заемщика
технологический уровень;
основные поставщики;
инвестиции;
обзор действующего
законодательства;
влияние правительства на вход
на рынок
Внутренняя
информация
-
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Кредитование в банке. Информация на первом этапе.
Область
исследования
Внешняя информация
Внутренняя
информация
4. Оценка
позиции
заемщика в
отрасли
Доля на рынке;
цены конкурентов;
сильные и слабые стороны
производимой продукции;
объем производства;
производственные мощности
Издержки
производства
Информационное обеспечение бизнес-планирования
Кредитование в банке. Информация на первом этапе.
Область
исследования
5.
Документа
льная
проверка
Внешняя
информация
Внутренняя информация
учредительные документы;
действующие договоры и
проекты;
баланс, платежные документы,
лицензии на виды
деятельности; ТЭО, бизнесплан; удостоверение БТИ; ГТД;
квитанции на получение
акцизных марок
Документационное обеспечение управления проектами
Документационное обеспечение системы управления
проектами представляет собой совокупность данных,
обеспечивающих в полной мере функционирование
системы управления.
Совокупность данных должна быть необходимой и
достаточной для осуществления управления проектами.
Документационное обеспечение управления проектами
Цель документационного обеспечения системы, как
одной из обеспечивающих подсистем, — организация и
подготовка отдельным функциональным задачам всей
необходимой для их решения информации при условии
минимального времени подготовки и наименьших трудовых
затрат как на создание, так и на эксплуатацию системы.
•Общим требованием к документационному обеспечению
системы управления проектами являются “необходимость” и
“достаточность”. Требование “необходимость” определяет
объем информации, обеспечивающий принятие
управляющего решения с учетом заданных ограничений.
Документационное обеспечение управления проектами
На этапе разработки корпоративной системы управления
портфелем проектов (КСУПП) необходимо определить
перечень, структуру и требования к документации,
используемой в проекте.
Документация должна включать:
•Финансово-экономическую документацию;
•Техническую документацию проекта;
•Плановую документацию проекта;
•Контрактно-договорную документацию;
•Учетную и отчетную документацию проекта;
•Юридическую документацию;
•Деловые протоколы;
•Корреспонденцию;
•Прочие.
Документационное обеспечение управления проектами
Для обеспечения высокого качества создания и
эксплуатации КСУПП документация должна быть в
необходимой мере стандартизована. Для каждого
документа необходимо определить следующие параметры:
•название документа;
•структура и форма документа;
•периодичность формирования (регламент) документа;
•ответственный за формирование документа;
•степень конфиденциальности документа;
•список согласующих лиц;
•список утверждающих лиц;
•список лиц, получающих копию документа после
утверждения.
Документационное обеспечение управления проектами
•В целях унификации понятий и терминов при выпуске
всех видов документации необходимо использовать
единую систему корпоративной терминологии по
управлению проектом.
•Разрабатывается Глоссарий терминов управления
проектом.
•Степень конфиденциальности информации и порядок
доступа к документам определяется отдельным
положением.
Документационное обеспечение управления проектами
Каждый документ должен иметь следующие
обязательные атрибуты:
•уникальный идентификатор;
•номер версии;
•дата выпуска;
•источник (автор, коллектив авторов, структурное
подразделение компании, компания);
•идентификаторы компьютерного файла;
•средства определения полноты документа
(количество страниц, приложений, схем и т.п.);
•степень конфиденциальности.
Документационное обеспечение управления проектами
На рисунке представлена
иерархическая древовидная
структура документов
необходимых для
управления проектами,
реализуемых в организации.
Структура документов по
проектной деятельности
Документационное обеспечение управления проектами
Каждый документ в
иерархически выделенной
группе должен быть
представлен на
соответствующем
технологическом этапе в
привязке к другим
документам, необходимым
для его разработки.
Система управления
проектами может
поддерживать несколько
стадий процесса работы с
документами:
Документационное обеспечение управления проектами
1. Стадия проекта –
включает создание первой и последующих версий документа,
совместную работу с ними исполнителей (авторов), процедуры
согласования и утверждения проекта (на этой стадии проекту
может также присваиваться временный регистрационный
номер для облегчения поиска и классификации). На данной
стадии доступ к проекту должен иметь только ограниченный
круг должностных лиц, непосредственно связанных с его
разработкой (авторы-исполнители, согласующие и
утверждающие лица).
Документационное обеспечение управления проектами
2. Стадия итогового документа –
фиксация финальной версии документа, окончательное
присвоение ему постоянного регистрационного номера,
запрет на дальнейшее изменение основных данных.
Дальнейшая работа с документом включает ознакомление
с ним, выдачу и исполнение поручений, обсуждение,
отслеживание движения и др., но не предполагает
изменения его содержания и основных реквизитов. На
данной стадии доступ к документу может иметь
расширенный круг лиц, который определяется
произвольным образом для каждой группы документов.
Документационное обеспечение управления проектами
•Исходящие и внутренние документы организации
проходят обе стадии, в то время как при обработке
входящих переходят сразу к стадии итогового
документа.
В соответствии с описанными стадиями в системе
введено разделение понятий «документ» и «проект
документа», которые создаются в двух разных
хранилищах (картотеках).
Два типа картотек поддерживают различные настройки
версионности и разграничения прав доступа (в
соответствии с приведенными выше подходами к работе
с проектами и итоговыми версиями документов.
Документационное обеспечение управления проектами
•Типовые формы и шаблоны документов,
используемых на всех технологических этапах
необходимо разработать в качестве приложений к
редакции корпоративной системы управления
портфелем проектов организации.
Программное обеспечение для управления проектами
Программное обеспечение для управления проектами
— включает в себя приложения для планирования задач,
составления расписания, контроля цены и управления
бюджетом, распределения ресурсов, совместной работы,
общения, быстрого управления, документирования и
администрирования системы, которое используются
совместно для управления крупными проектами.
Задачи программного обеспечения для
управления проектами
Планирование
Одной из наиболее распространенных возможностей
является возможность планирования событий и управления
задачами. Требования могут различаться в зависимости от
того, как используется инструмент. Наиболее
распространенными являются:
- Планирование различных событий зависящих друг от друга.
- Планирование расписания работы сотрудников и
управление ресурсами.
- Расчет времени, необходимого на решение каждой из задач.
- Сортировка задач в зависимости от сроков их завершения.
- Управление нескольким проектами одновременно.
- Расчёт критического пути.
- Управление данными и предоставление информации.
Программное обеспечение для управления проектами
•Программное обеспечение для управления
проектами предоставляет большое количество
требуемой информации, такой как:
- Список задач для сотрудников и информацию
распределения ресурсов.
- Обзор информации о сроках выполнения задач.
- Ранние предупреждения о возможных рисках,
связанных с проектом.
- Информации о рабочей нагрузке.
- Информация о ходе проекта, показатели и их
прогнозирование.
Программное обеспечение для управления проектами
•Типы программного обеспечения для управления проектами.
Desktop (Десктопные):
Программное обеспечение находится на десктопе каждого
пользователя. Это предоставляет наиболее гибкий интерфейс. Такие
приложения обычно позволяют сохранять информацию в файл,
который в дальнейшем может быть выложен в общий доступ для
других пользователей или же данные хранятся в центральной базе
данных. Как пример, можно привести следующие приложения:
- Cerebro - многопользовательское ПО для управление медиа
проектами.
- GanttProject.
- KPlato - приложение для управления проектами под ОС Linux.
- Microsoft Project.
- OpenProj.
- Open Workbench.
- TaskJuggler.
Программное обеспечение для управления проектами
•Web-based (Веб-приложения):
Доступ осуществляется с помощью браузера. Следующие
приложения являются примерами веб-приложений:
- Basecamp - онлайн-инструмент для управления проектами.
- Bontq.
- Easy Projects .NET - многофунциональная (Enterprise) система
управления проектами.
- Kommandcore - веб-сервис для командного управления проектами.
- LifeTask.ru - система управления проектами.
- Мегаплан - система управления проектами. http://www.megaplan.ru/
- Project Kaiser - система управления проектами.
- TeamLab- платформа для организации совместной работы и
общения.
- www.conject.com - онлайн-платформа для взаимодействия в
строительных проектах.
- Никсонэт - система управления проектами.
Программное обеспечение для управления проектами
•Плюсы и минусы:
- Доступ может быть осуществлен с любого компьютера,
не требуется установка дополнительных приложений.
- Простой контроль доступа.
- Многопользовательность.
- Только одна программа, которая установлена на
центральном сервере.
- Скорость работы ниже, чем у обычных приложений.
- Проблемы с доступом к серверу или его выход из строя
ведут к полной недоступности информации.
Информационное обеспечение фандрейзинга
•Информационное обеспечение фандрейзинговой
деятельности
- включает в себя подготовку информационной базы
данных (сведений о донорах, с которыми будет
вестись работа), необходимых информационных и
рекламных материалов, а также задание системы
учета.
Сведения о донорах (информационная база данных)
должна содержать необходимую информацию о всех
потенциальных донорах и жертвователях, отобранных
для работы по основным четырем группам:
- государственные организации,
- коммерческие организации,
- некоммерческие организации и
- частные лица.
Информационное обеспечение фандрейзинга
По каждой из четырех категорий необходимо составить перечни
адресатов, а по каждому потенциальному донору необходимо
иметь, как минимум, следующие сведения:
• полное и сокращенное название организации;
• ее адрес;
• телефон, факс. E-mail;
• фамилии, имена, отчества, социальный статус (должности, звания,
степени и пр.) первых должностных лиц, а также лиц, принимающих
решения по вопросам спонсорства, благотворительности, патронажа;
• их личные пристрастия в сфере культуры, хобби и т. д.;
• сфера (виды) деятельности фирмы, ее потребители, клиенты,
товары, партнеры;
• экономическое состояние фирмы;
• географическая зона деятельности фирмы;
• какие сферы и виды деятельности являются для этого донора
предпочтительными для оказания поддержки;
• в каких формах и объемах традиционно оказывается поддержка.
Информационное обеспечение фандрейзинга
•Система учета должна содержать сведения о ходе и итогах (промежуточных и
окончательных) фандрейзинговой кампании:
• перечень (картотека) доноров-вкладчиков — основная база данных;
• постоянная переписка — копии всех предложений, писем, ответов (по
категориям доноров);
• данные оперативного анализа — копии текущих сведений о встречах, звонках и
т. д., после получения средств или отказа эти сведения переходят в основную
базу данных;
• сведения о фандрейзинговых действиях — обычно в табличной форме
характеризующие ход работы с каждым потенциальным донором (даты и
результаты контактов, переписки, содержание обещаний и т. п.);
• сведения о полученных средствах — номера счетов, квитанций, даты
перечисления и получения, размер средств, дата отправки благодарственного
письма. Каждый из указанных блоков данных учета может представлять
содержание отдельной директории (файла) в единой компьютерной базе данных
фандрейзинга конкретной кампании или организации в целом.
Информационное обеспечение фандрейзинга
•Таблица. Приоритеты при выборе сфер поддержки сотрудниками компаний в РФ (2002 г.)
Источник: Корпоративная филантропия: мифы и реальность.
Результаты социологического исследования. / М.: 2002.
№
Сфера поддержки
1.
Социальное
обеспечение
Здравоохранение
Религия
Спорт
Экология
Культура и искусство
Образование
Наука
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Число респондентов,
оказавших поддержку, %
29
20
12
10
10
9
8
7
Информационное обеспечение фандрейзинга
•Источники сведений о потенциальных донорах:
• справочники и БД (телефонные справочники, «Кто есть
кто» и т. п.);
• списки грантодателей, государственных и
негосударственных фондов, клубов, ассоциаций, союзов
(клубы меценатов, Ротари-клубы, промышленные и
банковские союзы, ассоциации и т. д.), объединяющих
деловой мир.
• интернет;
• информация СМИ о деловой жизни;
• информация, которой располагают конкурентыфандрейзеры — на паритетных началах.
Система мировых информационных ресурсов, мировой
рынок информации и знаний позволяет решить задачи
информационного обеспечения проектного
менеджмента, в том числе, задачи:
- информационного обеспечения бизнес-плана
инновационного проекта.
- информационных исследований на этапе
планирования и первых этапах проведения рыночно
ориентированных НИОКР.
-информационного обеспечения фандрейзинга.