Система управления проектами в ВУЗе

Система управления
проектами для
учреждений образования
Что такое проект?
Проект – целенаправленное ограниченное во
времени мероприятие, предназначенное для
создания уникальных продуктов, услуг или
результатов
Продукты
Услуги
Таким образом, образовательную, научную и инновационную
деятельности ВУЗа можно рассматривать как проектную
деятельность.
Как может развиваться проект
если им не управлять ?
I
ДИКИЙ ЭНТУЗИАЗМ
II
РАЗОЧАРОВАНИЕ
III
ПОЛНОЕ РАЗОЧАРОВАНИЕ
IV
ПОИСК ВИНОВАТОГО
V
НАКАЗАНИЕ НЕВИНОВНЫХ
VI НАГРАЖДЕНИЕ ТЕХ, КТО НЕ
УЧАСТВОВАЛ
Проблемы проектов
ПЕРЕРАСХОД
запланированных средств
Конфликт целей
СРЫВ СРОКОВ
НЕДОСТИЖЕНИЕ
СНИЖЕНИЕ КАЧЕСТВА
выполненных работ
ЦЕЛИ ПРОЕКТА
Невыполнение
условий контрактов
Несвоевременная отчетность
Несвоевременная отчетность
Чего мы ждем от Управления проектами?
• Сокращение сроков подготовки проектов
• Оптимальное использование имеющихся ресурсов
и избежание конфликтных ситуаций
• Сокращение сроков выполнения работ за счет
реального планирования и слаженности проектных
команд
• Возможность принимать обоснованные решения по
проектам (корректировка, приостановка,
прекращение…)
Система Управления Проектами (СУП)
Совокупность организационных,
методологических и технических
средств, обеспечивающих эффективное
управление проектами в учебном
заведении.
Цели разработки и внедрения СУП
повысить вероятность успешной реализации
проектов;
повысить устойчивость проектов к негативным
изменениям во внешнем окружении, за счет
формирования системы контроля соответствия
целей исполняемых работ целям проекта и
реализации механизмов управления изменениями по
проекту;
снизить внутренние риски проекта за счет
распределения зон полномочий и ответственности
между всеми участниками проекта.
Цели разработки и внедрения СУП
Обеспечить управление
взаимодействием подразделений в
рамках проектов
Повысить эффективность планирования
и контроля проектов
Оптимально использовать имеющиеся
ресурсы и избежать конфликтных
ситуаций
Состав Системы Управление Проектами
Организационная структура
управления проектами ВУЗа
Процедуры
управления ВУЗа
Нормативные
документы ВУЗа
Порядок
разработки
…
Порядок
контроля
…
Методические
документы ВУЗа
Методика
оценки …
Методика
подготовки
…
Информационная подсистема
Программные
средства управления
проектами
Рабочие места в
соответствии с
ролями
Инструкции
Инструкция
Инструкция
по …
по …
Организационная структура управления
Проектный
комитет ВУЗа
Руководитель
портфеля
проектов
Куратор
проекта
Офис управления
проектами
Руководитель
проекта
коллегиальный орган для принятия решений,
стратегически важных для эффективного управления
деятельностью.
Общий контроль проектной деятельности,
Анализ процессов управления, контроль и
распределение ресурсов по проектам, в разрезе
портфеля проектов, в соответствии с принятой
методологией ведения проектов.
Синхронизация взаимодействия всех
заинтересованных сторон (заказчики,
исполнители), контроль качества выполнения
проекта
Структурное подразделение компании
обеспечивающее работу проектного комитета:
сбор, анализ информации, представление
рекомендаций, разработка методик и регламентов.
Основной элемент системы
управления портфелем проектов.
Организационная структура управления
Проектный комитет
РЕКТОР
Куратор
Руководитель
портфеля
проектов
Администратор
портфеля
Проект
Команда управления проектом
Заказчик
Менеджер
проекта
Менеджер
направления
(технологический)
Исполнители
Подрядчики
Субподрядчики
Поставщики
Субподрядчики
Администратор
проекта
Менеджер
направления
Субподрядчики
Субподрядчики
Исполнители
Подрядчики
Субподрядчики
Поставщики
Субподрядчики
Функции Проектного офиса ВУЗа
 Общий мониторинг проектов ВУЗа;
 Анализ эффективности портфеля проектов ВУЗа;
 Анализ проектов на соответствие стратегии ВУЗа;
 Контроль качества ведения проекта;
 Предоставление Руководству информации о текущем состоянии
портфеля проектов;
 Обеспечение роста квалификации Менеджеров проекта через
систему мотивации;
 Решение конфликтов по взаимодействию участников проекта;
 Организация и ведение «Базы знаний» по завершённым
проектам;
 Развитие и поддержка СУП.
Нормативная база СУП
Положение по управлению проектами
Положение об организационной структуре УП
Положение о Проектном комитете
Положение о Проектном офисе
Шаблон Устава проекта
Шаблон заявки на открытие проекта
Шаблон приказа об открытии проекта
Шаблоны приказа о запуске соответствующей фазы
проекта
Положение о Менеджере программы
Положение о Менеджере проекта
Шаблон приказа о назначения Менеджера проекта и
команды проекта
Положение о Менеджере портфеля проектов
Шаблон плана проекта
Положение о Команде проекта
Шаблон отчета о выполнении работ этапа
Положения
Регламент прохождения проекта
Регламент ведения Архива и Реестра
Шаблон приказа о завершении фазы проекта
Шаблон приказа о закрытии проекта
Шаблоны
Регламенты
Методика оценки проекта
Инструкция пользователя ИСУП
Методика оценки работ по проекту
Инструкция администратора ИСУП
Методика ввода новых участников в проект
Инструкции
Методики
Информационная система СУП
Управляющий комитет
программы.
Уровень управления
потфелем проектов
Управляющий
программой
Сводные отчеты
по программе
Рабоее место
Вынесенные отдельные
рабочие места
Финансист программы
Бюджетные данные проекта. Фактичекая информация об
освоении средств, расходовании ресурсов. Прогнозные
данные. Отчеты о затратах по проекту.
Единая информационная
среда проекта
Виртуальный офис
БД проектов и
программ
Календарные графики работ проектов по каждому городу
Потребность в ресурсах. План финансирования.
Отчеты о выполнении работ.
Финансист проекта
Уровень управления
проектом
Менеджер проекта
Менеджер проекта
Фактическая информация
Количество освоенных средств и
израсходованных ресурсов.
Офис
Площадка 1
Участок 2
Уровень исполнения
проекта
ЛАНИТ, 2008
Информационная система СУП
Прединвестиционная
стадия
Планирование
Исполнение
Завершение
•Обоснование целей проекта
•Оценка экономической эффективности
проекта в целом
•Детальное планирование комплекса работ
проекта и назначение ресурсов
•Анализ и оптимизация сроков выполнения
пакетов работ и проекта в целом
•Анализ и оптимизация графиков потребностей
проекта в ресурсах и разработка графиков
поставки
•Анализ и оптимизация графиков потребностей
проекта в финансировании и разработка
графика финансирования
•Документирование плана
•Контроль за ходом реализации проекта
•Анализ состояния проекта
•Оперативное управление и координация работ
•Перепланирование проекта
•Отчетность и документирование хода работ
•Отчетность и документирование результатов
проекта
Построение информационной
системы управления проектами
Планирование
Руководство ВУЗа
Руководитель
портфеля
проектов
Финансовая
служба
Руководитель
проекта (1)
Руководитель
проекта (2)
Исполнители
Руководитель
проекта (3)
Администратор
системы
Руководитель
проекта (N)
План работ проекта в различных аспектах
Планирование
Управляющая компания
Финансовый
директор
Руководитель
проекта (1)
Утверждение
и сохранение
базового плана
Руководитель
портфеля
проектов
Руководитель
проекта (2)
Исполнители
Руководитель
проекта (3)
Администратор
системы
Руководитель
проекта (N)
Портфель проектов
Портфель проектов
Рассылка назначений (базового плана)
Руководство ВУЗа
Руководитель
портфеля
проектов
Финансовый
директор
Менеджер проекта
Менеджер проекта
Исполнители
Менеджер проекта
Администратор
системы
Менеджер проекта
Персональные задачи исполнителя
Исполнение проекта
Руководство ВУЗа
Руководитель
портфеля
проектов
Финансовый
директор
Менеджер проекта
(филиал 1)
Менеджер проекта
(филиал 2)
Менеджер проекта
(филиал 3)
Запрос о ходе выполнения задач
Исполнители
Администратор
системы
Менеджер проекта
(филиал N)
Формирование наряда исполнителям работ
Контроль исполнения проектов
Руководство ВУЗа
Руководитель
портфеля
проектов
Финансовый
директор
Менеджер проекта
(филиал 1)
Менеджер проекта
(филиал 2)
Исполнители
Менеджер проекта
(филиал 3)
Администратор
системы
Менеджер проекта
(филиал N)
Утверждение фактических данных
Завершение проекта
Итоговый отчёт по проекту
Анализ ситуации и принятие решения
Руководитель
портфеля
проектов
Финансовый
директор
Менеджер проекта
(филиал 1)
Менеджер проекта
(филиал 2)
Исполнители
Менеджер проекта
(филиал 3)
Администратор
системы
Менеджер проекта
(филиал N)
Анализ загрузки ресурсов
Анализ портфеля проекта
Результаты создания СУП в ВУЗе
Единая
проектная
команда
Команда проекта
Проектноориентированная
культура
Типовая
организационная
структура проекта,
разработанная с
учетом специфики
ВУЗа
Единая
проектная
терминология
Единый план
Проектов ВУЗа
Процедуры
Управления
Проектами ВУЗа
Проектный
глоссарий ВУЗа
Система проектных управленческих
процедур ВУЗа
Типовые формы и
шаблоны для
проектной
деятельности ВУЗа
Стандарты подготовки, принятия и
контроля исполнения управленческих
решений по проектной деятельности
ВУЗа
Архив примеров
проектов ВУЗа
Информационная система
управления проектами ВУЗа
Статистика
Управление
предметной областью
Управление
расписаниями
Управление
стоимостью
Управление ресурсами
Управление рисками
проектов
Работа с заказчиками
и поставщиками
Интеграция проектной деятельности в
общую деятельность ВУЗа
25,0%
Актуализация целей проектов ВУЗа
20,4%
Управление расписаниями проектов
27,5%
Прогнозирование расписаний проектов
ВУЗа
30,0%
Управление бюджетом проектов ВУЗа
45,0%
Сокращение стоимости проекта
50.5%
Управление ресурсами проекта
25,0%
Эффективность использования ресурсов
26,0%
Продуктивность работы персонала
15,1%
Управление рисками
19,0%
Информированность заказчиков
32,5%
Вовлечение заказчика
44,4%
Управление поставками
20,0%