1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8

Бюджетирование в крупном медицинском
учреждении
Бюджетирование. Дополнение к "1С:Бухгалтерии
государственного учреждения 8"
Грибова Дарья Борисовна
методист
фирма
«1С», Москва
1
Бюджетирование
Бюджетирование нельзя путать с понятием «бюджет
РФ» и «бюджетное финансирование», хотя эти
термины имеют общую природу
Бюджетирование представляет собой единую систему планирования,
контроля и анализа денежных потоков, а также финансовых
результатов в организации (независимо от источника финансирования как бюджетное финансирование, так и собственные внебюджетные
средства)
Одна из задач бюджетирования - согласование деятельности
различных центров финансовой ответственности (ЦФО) медицинской
организации
Бюджетирование позволяет управлять не только сметой (денежными
потоками), но и бюджетами ЦФО
Бюджетирование шире, чем понятие «сметы». Сметы – это один из
видов бюджетов – БДДС (бюджет движения денежных средств)
Основное отличие бюджетирования от финансового планирования
заключается в делегировании финансовой ответственности
2
Бюджетирование. Дополнение к "1С:Бухгалтерии
государственного учреждения 8"
Независимый модуль, встраиваемый в типовую конфигурацию
«1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8»
Разработан специально для планово-экономических служб крупных
государственных учреждений (в том числе медицинских)
Предназначен для решения задач планирования и бюджетирования
(составления бюджетов по организации в целом и по структурным
подразделениям)
Универсальные механизмы позволяют настраивать любые бюджетные
модели в медицинской организации
Позволяет хранить проекты смет по различным сценариям (по
различным вариантам госзаданий, оптимистические по заявкам
ответственных лиц и пессимистические и т.д.) и сравнивать их между
собой
Механизм получения фактических данных позволяет
трансформировать бухгалтерские проводки в любые формы
фактических бюджетов (понятные руководителю и плановику) одним
нажатием кнопки
Блок по контролю исполнения утвержденных смет позволяет
оперативно отслеживать состояние смет не только по
зарегистрированным проведенным платежам, но и по заявкам на
оплату (платежный календарь) и резервам под заключаемые договора
(под объявленные конкурсы)
3
Выпуск и порядок обновления
Бюджетирование. Дополнение к "1С:Бухгалтерии государственного
учреждения 8" не является самостоятельным продуктом, он является
дополнением к типовому продукту «1С:Бухгалтерия государственного
учреждения 8»
Обновление дополнения «Бюджетирование» и типовых объектов
«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» проводятся
независимо
Обновление объектов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения
8» можно проводить типовым дистрибутивом (сохранение поддержки),
что не увеличивает стоимость владения типовым программным
продуктом для автоматизации функций бухгалтерии
Разработана подробная инструкция по установке дополнения на
поддержку поставщика (с видеороликом)
4
Для кого предназначен
Модуль предназначен для всех заинтересованных в
финансовой информации ответственных лиц и руководителя:
Сотрудники планово-финансовой службы
Сотрудники договорных отделов (по закупкам)
Сотрудники снабженческих структур
Руководство организации
Повышается статус ПЭО за счет вовлечения в процесс финансового менеджмента
Повышается качество финансовой информации за счет:
Непротиворечивости и отсутствия двойного ввода финансовой информации в
разных системах (1С, MS Excel, MS Word и т.д.)
Использование единой НСИ бухгалтерской и планово-экономической службой
(контрагенты, договора)
Трансформации факта по бух.проводкам в термины «Смета-статья», не требуя
дополнительной ручной обработки для предоставления руководителю или в
вышестоящие органы
Контроля входных данных на этапе ввода, а не в конце отчетного периода
Доступ на чтение и изменение финансовых данных разграничен ролями и правами
пользователей:
Каждая служба может регистрировать данные только в рамках своих
полномочий
Изменять бухгалтерские проводки может только бухгалтерия
ПЭО вводит плановые данные, но доступ к фактических данным по проводкам
имеет только на чтение
Доступ на чтение имеют все заинтересованные лица (при этом не нужно
обладать специальными знаниями в области бюджетного учета и бюджетной
классификации)
5
Функции дополнения «Бюджетирование»
Создания модели бюджетирования, основанной как на прогнозных, так и
статистических (исторических) данных:
Формирование структуры бюджетов (плановых и фактических)
Формирование проекта плана финансово-хозяйственной деятельности по
различным источникам финансирования (видам деятельности) по
различным сценариям
Трансформация фактических данных из учетной бухгалтерской системы в
управленческие статьи бюджетов
Планирования финансового состояния медицинской организации на любой
период в разрезе управленческих статей с использованием необходимой
аналитики:
Статья (источник) финансирования;
ЦФО;
Номенклатура;
Контрагенты.
Составления основных бюджетов медицинских организаций (бюджет доходов и
расходов - БДР, бюджет движения денежных средств - БДДС, бюджет по
балансовому листу - ББЛ);
Контроля выполнения планов путем многомерного план-фактного анализа с
выявлением отклонений по выбранным разрезам аналитики.
Управление договорной деятельностью и оперативное планирование движения
денежных средств
6
Система бюджетов организации
Основные бюджеты
организации
• Финансовые бюджеты – БДДС, БДР,
ББЛ
Функциональные
бюджеты
• Бюджет фонда оплаты труда основного
персонала
• Бюджет материальных расходов по
основной деятельности
• Бюджет общеучрежденческих расходов
• Бюджет коммерческих расходов
• Бюджет налогов, сборов
• Бюджет расходов на информационные
технологии
• Бюджет на содержание основного
(медицинского) оборудования
7
Система бюджетов организации
Операционные
бюджеты ЦФО
Бюджеты по видам и
направлениям
деятельности
(источникам
финансирования)
• Бюджет расходов профильного ЦФО
• Бюджет расходов службы главного
инженера
• Бюджет расходов АУП
• Бюджет доходов по клинической
деятельности
• Бюджет доходов по научной деятельности
• Бюджет доходов по договорам ДМС
• Бюджет расходов по клинической
деятельности
• Бюджет расходов по научной деятельности
• Бюджет доходов и расходов по целевой
программе (гранду)
8
Аналитические измерения
бюджетирования
Сценарии планирования
• предназначен для хранения нескольких версий планов в системе
Статьи бюджета
• служит «базовым» элементом для заданию бюджетной структуры организации
Центры финансовой ответственности (ЦФО)
• служит для задания структуры центров ответственности организации – финансовой
структуры организации
Смета (Источник финансирования)
• предназначен для хранения бюджетов по разным источникам финансирования
Контрагент
• предназначен для хранения планов в разрезе поставщиков или покупателей
Номенклатура
• служит для детализации планов в разрезе номенклатуры услуг или закупок в разрезе
номенклатурных единиц
9
Структура центров ответственности
Под центром финансовой ответственности (ЦФО) в
управленческом учете понимается структурная единица
учреждения (подразделение), обладающим делегированными
финансовыми полномочиями и отвечающим за результаты
работы этой структурной единицы (исполнение финансовых
показателей).
Структура центров финансовой ответственности может
формироваться на базе существующей организационной
структуры или может отличаться от неё.
10
Статьи оборотов по бюджетам и
бюджетная классификация
Статьи оборотов по бюджетам это управленческая классификация
операций, в разрезе которых
планируется хозяйственная
деятельность и регистрируется
факт.
Это основной справочник системы
бюджетирования, содержащий
список статей, определяющих
структуру бюджетов.
Группировка статей бюджетов в
части статей по движению ДС
может соответствовать бюджетной
классификации КОСГУ и её
детализации (можно легко перейти
от одного к другому).
Планирование и учет ведутся по
конкретным статьям оборотов
бюджетов без привязки к
определенному бюджету. Бюджет перечень определенных статей.
11
Классификация издержек и структура
статей бюджетов
Перечень статей бюджетов организации можно разделить на три группы:
статьи по движению денежных средств (кассовые доходы и расходы) - Cash Flow
(БДДС)
статьи по фактическим (начисленным доходам и расходам) - Profit & Loss Statement
(БДР)
статьи по увеличению стоимости активов (ТМЦ и основных средств)
Структура БДДС и БДР, как правило, отличается:
Детализацией статей
Группировкой статей
Аналитикой статей
Для сопоставимости с бюджетной классификацией РФ БДДС целесообразно
структурировать в соответствие с детализацией КОСГУ (КОСГУ несет в себе смысл
экономического содержания затрат - независимо от того, где они были произведены):
Материальные затраты
Затраты на оплату труда с начислениями на соц.нужды
Амортизация
Прочие затраты
БДР для дальнейшего анализа лучше структурировать по функциональному признаку (по
месту возникновения затрат):
основная деятельность (по видам)
обслуживание котельной
обслуживание прачечной
затраты на информатизацию
коммерческие расходы
расходы на АУП и т.д.
12
Ввод бюджетных данных
Бюджетная операция
Документ «Бюджетная операция является основным инструментом для ввода
бюджетных данных в программу.
Пакетный ввод бюджетных операция
Удобный инструмент для ввода большого количества однотипных бюджетных
операций.
Зависимости оборотов по статьям
В программе устанавливаются зависимости между статьями. В процессе ввода
бюджетных данных вводятся суммы влияющих статей, суммы зависимых статей
формируются автоматически (например, так можно вводить статью «Начисления
на оплату труда», которая зависит от статьи «Оплата труда»).
Непосредственно из форм бюджетов
Подобен работе с таблицами Excel.
Расчет по модели бюджетирования
Документ «Расчет по модели» предназначен для формирования группы
движений по статьям бюджетов на основании сложных расчетов и
распределений. Документ «Регламентный пересчет данных» позволяет
осуществить расчет всех моделей по одному сценарию.
Копирование данных бюджетирования
Позволяет сформировать плановые обороты путем копирования уже
имеющихся в базе плановых данных (например, по другим сценариям).
13
Получение фактических данных
Связь с фактом
Фактические данные можно получать
из:
Остатки и обороты по бухгалтерским
проводкам
Остатки и обороты по плановым
данным
Данные различных регистров
бухгалтерской конфигурации
14
План-факт анализ и отчеты по бюджетам
15
Схема бизнес-процессов при управлении
финансами
Планово-финансовая служба
Бухгалтерская служба
Проектирование смет
• сбор заявок по потребностям ЦФО
• анализ достигнутых показателей за
прошедший период
Формирование отчетной информации
по движению денежных средств, по
финансовым результатам за
прошедший период
Формирование детальных смет на
основании утвержденных
(контролирующий бюджет), доведение
смет до ответственных лиц ЦФО
Регистрация сметных назначений для
формирования проводок и
формирование сведений о смете для
передачи в ОФК
Санкционирование принятия
(контроль по лимитам) и регистрация
обязательств на уровне медицинской
организации
Регистрация поставленных на учет
обязательств, формирование
проводок по обязательствам
Проверка (контроль по лимитам и
обязательствам) и регистрация
документов на оплату (до регистрации
платежа в ОФК или в банке)
Регистрация платежных документов и
проведение платежей по проводкам
Анализ и оперативный контроль
исполнения сметы с учетом
объявленных конкурсов и
утвержденных документов на оплату
Бухгалтерская отчетность по
исполнению сметы в конце отчетного
периода (ретроспективно)
16
Управление договорами
Поддержка состояния договора при санкционировании договора на уровне
учреждения (подготовлен, утвержден, отложен, отклонен)
При регистрации суммы договора производится контроль сумм заключаемых
договоров в сравнении с утвержденными статьями смет.
Предусмотрена возможность ввода конкретного плана поставок и плана
платежей, по которым ведется контроль исполнения обязательств сторонами.
Плановая сумма резервируется под договор с контрагентом (контрагент
известен), даже если сумма не известна заранее (характерно для обязательств,
которые в БУ принимаются к учету в момент возникновения денежного
обязательства - договора до 100 т.р. с единственным поставщиком). После
возникновения денежного обязательства сумму договора можно привести к
фактической и освободить резерв.
Плановая сумма резервируется под гос.контракты, находящиеся на конкурсах и
аукционах, или по служебным запискам, когда не известен поставщик. При
окончании конкурсной процедуры и заключении договора резервы сверх суммы
заключенного контракта (договора) освобождаются.
На основании суммы учтенного договора можно поставить на учет
обязательство в БУ.
17
Платежный календарь
Поддержка состояния документа на оплату (заявка на расходование средств) при
санкционировании платежа на уровне учреждения (подготовлен, утвержден,
отложен, отклонен).
При регистрации документа на оплату фиксируется подразделение (ЦФО),
инициировавшее платеж. В дальнейшем эту информацию можно использовать для
план-факт анализа по операционным бюджетам ЦФО.
При регистрации суммы планируемого платежа производится контроль суммы
заявки на расходование средств и суммы договора, учтенного ранее.
Предусмотрена возможность ввода планируемого платежа на основании графика
платежей (указанного при регистрации договора).
Для обязательств, которые в БУ принимаются к учету в момент возникновения
денежного обязательства - договора до 100 т.р. с единственным поставщиком,
предусмотрена корректировка суммы обязательства в соответствии с суммой
планируемого платежа.
На основании суммы планируемого платежа можно сформировать документ на
проведение платежа по проводкам в БУ.
Важно! Плановый документ на оплату можно не формировать. Предусмотрен
контроль суммы платежного документа (бухгалтерского) и суммы договора,
зарегистрированного в дополнении «Бюджетирование»
18
Отчеты по исполнению утвержденных
смет
19
Регламенты бюджетного управления
Концепция планирования. Сначала определяется концепция и подходы к
планированию («сверху вниз», «снизу вверх»), определяются единицы планирования.
Форматы предоставления плановых данных. Определение формата требуемых
бюджетов, планов работы подразделений.
Процедуры и порядок согласования. Регламентирование последовательности
мероприятий и применения технологий планирования, распределение ролей между
центрами ответственности организации.
Сроки. Установление сроков реализации мероприятий, получения и дальнейшего
использования полученных результатов.
Принципы сбора фактических данных. Определение принципов и правил учета
фактических показателей бюджетов, планов и программ деятельности.
Контроль достигнутых показателей.
Положение о финансовой структуре
Положение о бюджетной структуре
Регламент бюджетного управления
Регламент бюджетного планирования
Регламент исполнения бюджетов
Регламент финансово-экономического анализа
20
Цена и схема лицензирования
Открытый модуль без ключей защиты, открытый
исходный код
Розничная цена продукта
45 000 руб
В основную поставку включено прикладное решение на
неограниченное кол-во раб. мест
Стоимость клиентских лицензий на платформу
«1С:Предприятие 8» по прайсу фирмы «1С»
21
Спасибо за внимание!
[email protected]
www.v8.1c.ru
22