Дакументазнаўства

Дакументазнаўства
гісторыка-архівазнаўства
выкл. Іванова В.С.
Тема 1
Требования к составлению и
оформлению документов
Бланк документа –
стандартный лист бумаги с воспроизведенной
на нем постоянной информацией документа
и местом, отведенным для переменной
информации.
Бланк должен иметь поля:
 левое - 30 мм,
 правое - не менее 8 мм,
 верхнее и нижнее - не менее 20 мм
виды бланков:
 бланк для письма
 общий бланк
 расположение реквизитов: угловое
или продольное;
 способ выравнивания: флаговый и
центрованный;
 с эмблемой и Государственным
гербом;
 на одном или двух языках.
На общем бланке размещают:









Государственный герб Республики Беларусь;
эмблему организации или товарный знак;
код организации
код документа
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
место составления или издания;
ограничительные отметки и линии для
реквизитов «дата», «регистрационный
индекс», «отметка о контроле».
На бланке для письма
размещают:










Государственный герб Республики Беларусь;
эмблему организации или товарный знак;
код организации;
код документа
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
почтовый адрес организации;
коммуникационные и коммерческие данные
ограничительные отметки и линии для реквизитов
«дата», «регистрационный индекс», «ссылка на номер
и дату входящего документа», «отметка о контроле».
Государственный герб Республики
Беларусь. Эмблема организации.
 Изображение Государственного герба в
центре верхнего поля. Диаметр
изображения - не более 17 мм.
 Эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания), помещаются на
бланках на левом поле, если в центре
верхнего поля расположено изображение
Государственного герба.
Наименование вышестоящей организации.
Наименование организации.
Наименование структурного подразделения.
 Эти реквизиты обозначают
ведомственную принадлежность
организации – автора документа.
Наименование организации - автора
документа указывается в точном
соответствии с уставом, положением о
ней. Сокращенное наименование
организации приводится в тех случаях,
когда оно закреплено в учредительных
документах организации.
Почтовый адрес отправителя.
Коммуникационные и коммерческие
данные.
 Почтовый адрес отправителя
оформляется в соответствии с
действующими правилами оказания услуг
почтовой связи. Коммуникационные
данные (номера телефона, факса, адрес
электронной почте) помещаются ниже
почтового адреса отправителя.
Коммерческие данные включают номер
расчетного счета, наименование банка
и т.д. и располагаются ниже
коммуникационных данных.
Название вида документа
 Реквизит помещается после
указания автора документа выше
реквизитов «дата» и
«регистрационный индекс» и
пишется прописными буквами без
разрядки, например: ПРИКАЗ,
ПРОТОКОЛ, АКТ, РЕШЕНИЕ,
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ,
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
Дата документа и
регистрационный индекс
 Датой документа является дата его
подписания (распорядительные документы,
письма и др.) или события,
зафиксированного в документе (протокол,
акт). Дата оформляется двумя способами:
цифровым и словесно-цифровым
 Регистрационный индекс создаваемых и
получаемых документов состоит из
порядкового номера, который может быть
дополнен индексом по номенклатуре дел
Удостоверяющие реквизиты
 Подпись
 Гриф утверждения
 Печать
Служебные отметки на
документах






Резолюция
Отметка о контроле
Отметка об исполнителе
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнении документа
Отметка о поступлении
Тема 2
Система организационнораспорядительной документации
Унифицированная система организационнораспорядительной документации (УСОРД)
 является рационально
организованным комплексом
взаимосвязанных унифицированных
форм документов, рекомендуемых
для применения в организационнораспорядительной деятельности
организаций всех организационноправовых форм.
В состав УСОРД входят:
 Государственный стандарт 6.38-2004
«Унифицированные системы документации
Республики Беларусь. Система организационнораспорядительной документации. Требования к
оформлению документов»;
 Методические указания по практическому применению
Государственного стандарта Республики Беларусь 6.382004 «Унифицированные системы документации
Республики Беларусь. Система организационнораспорядительной документации. Требования к
оформлению документов»;
 Классификатор унифицированных форм
организационно-распорядительных документов и
пояснительная записка по его применению;
 Альбом унифицированных форм ОРД.
В ОРД выделяют три группы
документов:
 организационные (устав организации,
положение об организации (структурном
подразделении), структура и штатная
численность, штатное расписание, правила
внутреннего трудового распорядка,
должностная инструкция);
 распорядительные (постановление,
решение, приказ, распоряжение, указание);
 справочно-информационные (письмо, акт,
записки (объяснительная, служебная,
докладная), справка (личная, служебная),
протокол, телефонограмма, телеграмма и
др.).
Организационные документы
содержат положения, строго обязательные
для исполнения, и фиксируют
организационные, контрольные функции
управления, реализующие нормы
административного права, являющиеся
правовой основой деятельности
организации. С точки зрения срока
действия они относятся к бессрочным, так
как действуют до момента их отмены и
утверждения новых.
Распорядительная документация
совокупность распорядительных документов,
издаваемых коллегиальными органами
управления, а также руководителями
государственных и негосударственных
учреждений, организаций и предприятий в
целях реализации возложенных на них
функций. Основное назначение
распорядительных документов –
регулирование деятельности, позволяющее
органу управления обеспечить выполнение
поставленных перед ним задач.
К распорядительным документам относятся:
постановления, решения, приказы,
распоряжения и указания.
справочно-информационные
документы
выполняют служебную роль по
отношению к организационным.
Характерно, что данные документы
не содержат поручений, не
обязывают действовать строго
предписанным образом, а
инициируют управленческие
решения, позволяют выбрать тот
или иной способ действия.
Тема 3.
Организация документооборота
Документооборот
движение документов в организации с
момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки
Характеристики документооборота
 объем документооборота
 характеристики документопотоков (состав
документов, их содержание);
 маршруты движения документов
(направление движения, этапы и
инстанции маршрута движения
документов);
 периодичность (стадии документооборота);
 направленность движения.
Документопотоки
 входящий,
 исходящий,
 внутренний
Этапы документооборота:
 Прием, обработка и распределение
поступающих документов
 Порядок направления на исполнение и
работы исполнителя с документами
 Правила обработки исходящих
документов
 Регистрация документов
 Контроль исполнения.
Тема 4
Экспертиза ценности и оперативное
хранение документов
 Документальный фонд – это все
создаваемые в отдельной организации,
учреждении или на предприятии документы,
систематизированные в определенном
порядке в соответствии с их профилем и
задачами с целью хранения и
использования в оперативной деятельности.
 Фондообразователь – физическое или
юридическое лицо в деятельности которого
образуется документальный фонд
 Архивный фонд – это совокупность
архивных документов, генетически
связанных между собой, являющихся
логическим результатом деятельности
организации или лица и свидетельствовать
об этой деятельности.
Повторяемость информации:
 формальная – происходит полное
или частичное воспроизведение
документальной информации
(дублирование, цитирование)
 аналитико-синтетическое – когда
происходит преобразование
информации (поглощенность,
отраженность).
Экспертиза ценности –
определение научно-исторической,
социально-культурной ценности и
практичной значимости документов
на основе принципов и критериев
их ценности.
принципы экспертизы ценности:




историзм,
системность,
целостность,
социально-политическая
нейтральность
Критерии экспертизы ценности:
 Критерии происхождения
(функционально-целевое назначение
учреждения, время и место создания
документов и др.)
 Критерии содержания (значимость
информации в документе, виды и
разновидности документов и др.)
 Критерии внешних особенностей
(подлинность, физическое состояние,
степень сохранности и др.)
экспертные органы:
 в организациях (ЭК, ЦЭК)
 органы по управлению архивным
делом (ЭПК)
 государственные архивы (ЭМК)
 республиканский уровень (ЦЭМК)
СПАСИБО за ВНИМАНИЕ!