Outlook Docflow

Решение в области
корпоративного
документооборота
«Outlook Docflow»
Константин Майоров [email protected]
«БИКС» www.bix.ru
тел. +7 (495) 644-24-13
Business
Information
eXperience
Коротко
Outlook Docflow – это
Надстройка над Outlook (Exchange), добавляющая
в инструмент для работы с почтой, задачами и
календарями функции централизованной системы
документооборота корпоративного уровня
Microsoft Office 2003 System
Microsoft Outlook 2000/ XP/ 2003/ 2007
Москва
2008 г.
-
2-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Назначение решения
Business
Information
eXperience
Автоматизация коллективной работы с информацией для
организаций с полностью или частично устоявшимися бизнеспроцессами:
•
•
•
•
Документооборот (внутренние документопотоки организации);
Делопроизводство (регистрация, контроль исполнения);
Автоматизация сложных процессов взаимодействия при
подготовке, согласовании и утверждении документов;
Хранилище документов.
Дополнительные возможные варианты использования
Help desk – легкая версия
Документооборот системы управления качеством
Москва
2008 г.
-
3-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Business
Information
eXperience
Функциональность
Автоматизация работы с документами
Автоматизация документооборота в соответствии с отечественными
нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства,
a)
регистрация документов в системе (заполнение
регистрационной карточки);
b)
постановка документов на контроль и отслеживание их
исполнения;
c)
отслеживание хода исполнения поручений;
Организация потока работ (workflow) в Компании с осуществлением
контроля за движением и исполнением документов;
Автоматическая передача
функций согласования и
утверждения.
Москва
2008 г.
-
4-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Business
Information
eXperience
Функциональность
Контроль исполнения
•
Контроль доставки и прочтения задания;
•
Автоматические напоминания о необходимости
выполнения задания;
•
Контроль выполнения задания;
•
Мониторинг задания
(инициатор всегда может посмотреть, кто и что
сейчас делает с его заданием, с поручениями,
поставленными на основе его задания);
•
Автоматический контроль сроков исполнения;
•
Анализ истории выполнения заданий;
•
Контроль качества исполнения
(система позволяет принимать или
отклонять исполнение).
Москва
2008 г.
-
5-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Business
Information
eXperience
Функциональность
Оптимизация и стандартизация документопотоков
•
Гибкая маршрутизация документов;
•
Унификация и фиксация маршрутов
согласования и утверждение
документов;
•
Унификация и фиксация шаблонов
документов и номенклатуры дел;
•
Создание и модификация
многоуровневого
классификатора для хранилища
документов.
Москва
2008 г.
-
6-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Business
Information
eXperience
Функциональность
Управление документами и взаимодействием
•
Разграничение прав доступа к документам, в том числе с
использованием ролей, что удобно при временном или постоянном
замещении должностей
•
Подготовка и печать журналов, оперативных и
аналитических отчетов
•
Интеллектуальные уведомления о движении
документов
•
Работа с разными источниками входящих
документов (бумажный документ, факс,
email и т.д.); возможность подключения
средств распознавания текста
•
Поиск документов по содержанию и любому из полей
регистрационной карточки (полнотекстовый, с учетом морфологии)
Москва
2008 г.
-
7-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Состав решения
Business
Information
eXperience
Компоненты решения
•
Microsoft Exchange Server – современная
полнофункциональная платформа для построения
корпоративной системы документооборота
•
Модуль «Outlook Docflow», разработка компании BIX
•
Microsoft Outlook – единый инструмент пользователя
(вся работа с системой документооборота происходит с
помощью Microsoft Outlook)
•
Microsoft Visio – программа из пакета Microsoft Office,
используется для составления и редактирования
маршрутов движения документов
•
Microsoft Word, Microsoft Excel – тесно интегрированы с
системой документооборота, используют единые
корпоративные шаблоны для создания документов.
Москва
2008 г.
-
8-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Business
Information
eXperience
Состав решения
Microsoft Outlook
Стандартная
функциональность
Карточки
документов,
представления и
т.д.
Microsoft Exchange
Server 2003
Microsoft Visio
Стандартная
функциональность
почтовые ящики
(mailboxes)
Серверный
Агент
(BIX Srv)
Общие папки
(public folders)
Дополнительная
панель (stensil)
Механизм
публикации
Модуль «Outlook Docflow» - разработка компании BIX - представляет собой набор
компонентов, работающих в рамках стандартных продуктов Microsoft
Ключевым компонентом является Серверный Агент (BIX Srv), который позволяет:
•
Автоматически контролировать сроки, проставленные на карточке документа
•
Контролировать маршрут и правила перехода по статусам
•
Контролировать права доступа, изменяемые в соответствии с текущим статусом
документа
Москва
2008 г.
-
9-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Business
Information
eXperience
Архитектура решения
Офисные
Пользователи
Единая IT политика
Почта,
Среда совместной работы,
Документоооборот,
Делопроизводство
Администратор
Системы
документооборота
b Access
»
line
f
f
O
м«
C
и
tP
еж
e
р
k
k–
Windows Server
oc
o
o
P
l
t
r
u
Active Directory
O
fo
k
o
Exchange Server
tlo
u
Sharepoint Portal Server *
O
e
Outlook W
Мобильный
пользователь
Москва
2008 г.
На стадии разработки
-
10 -
Администратор
IT ресурсов
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Пример внедрения распределенной системы
Business
Information
eXperience
Клиентские места
Outlook
Outlook
Outlook
Локальная сеть
Защищенный
канал
Синхронизация:
Каждые 2 часа
...
MS Exchange Server
почта, полностью
документооборот
Представлена
архитектура системы,
разработанной по заказу
администрации одной из
российских областей
Москва
2008 г.
хх часов 00 минут
линия 1
MS
Exchange
Server
-
11 -
хх часов 45 минут
линия n
MS
Exchange
Server
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Примеры процесса
Business
Information
eXperience
Примеры построения систем и внешний вид программы
можно увидеть в следующих презентациях:
• Система управления документопотоками;
• Система автоматизации задач делопроизводства;
• Система контроля исполнения поручений;
• Система автоматизации процесса обслуживания заявок;
• Система управления заявками «Help Desk»
... и другие
презентации доступны по адресу http://www.bix.ru/products/odf.html
Москва
2008 г.
-
12 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Преимущества решения
Business
Information
eXperience
1. Уникальная функциональность,
технологичность решения
•
Работа в режиме offline – возможность работать на ноутбуке вне
офиса и синхронизировать выполненные действия и принятые
решения с центральной базой документов;
•
Графический редактор маршрутов на основе Microsoft Visio;
•
Безопасность, интегрированная с Windows, на уровне отдельного
документа;
•
Работа в распределенной среде
(производится синхронизация баз документов, в том числе в условиях невысокого
качества каналов связи);
•
Надежность, доступная за счёт использования промышленных IT
систем
(кластеризация, полноценное резервное копирование и восстановление; поддержка
транзакций, в том числе при операциях с файлами; интеграция с антивирусным ПО).
Москва
2008 г.
-
13 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Преимущества решения
Business
Information
eXperience
2. Низкая стоимость владения (TCO):
•
Решение работает на MS Exchange и MS Outlook
поэтому для многих организаций не требует покупки дополнительных
лицензий базового ПО;
•
Отсутствует необходимость дополнительного обучения сотрудников и
технического персонала работы с программой
(при этом остается необходимость обучения сотрудников новым функциям и регламенту
работы в условиях корпоративной политики делопроизводства и документооборота);
•
Тесная интеграция в информационную инфраструктуру, а не
автономная работа системы;
•
Большие возможности масштабирования, бесплатные клиентские
лицензии;
•
Бизнес-процессы управляются пользователями (через Visio) без
привлечения IT специалистов.
Москва
2008 г.
-
14 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Преимущества решения
Business
Information
eXperience
3. Перспективность, минимальные риски
•
Возможность самостоятельно создавать принципиально новые
бизнес процессы и модифицировать исходный код
(передача полной технической документации и исходных кодов);
•
Открытость и большие интеграционные возможности
(на текущий момент есть опыт интеграции с следующим ПО:
EFAS, Microsoft Axapta, Project Server, Symantec WinFax и др.);
•
Система базируется на продуктах Microsoft лидера мирового рынка
ПО
(широкий быстроразвивающийся рынок смежного ПО, широкий рынок специалистов);
•
Соответствие строгой и целенаправленной корпоративной политике
в области IT
(гомогенность, однородность информационных систем).
Москва
2008 г.
-
15 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Технические характеристики
Business
Information
eXperience
Программные требования
Microsoft Windows Server 2000-2003
Microsoft Exchange Server 2000-2003
Microsoft Outlook 2000 (XP, 2003)
Аппаратные требования
Клиент: от P2-300, 64М (рекомендуется от P2-500, 128М)
Сервер: от P3-600, 256M (рекомендуется от P3-2G, 1024М)
Требования к каналам связи
Клиент-Сервер: от 10Мб
Сервер-Сервер: от 33,6 Кб (при построении распределенной системы)
Москва
2008 г.
-
16 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Business
Information
eXperience
О компании
BIX - высокотехнологичная российская компания, присутствующая на рынке
с 2000 года
Компания BIX занимается внедрением бизнес-ориентированного
программного обеспечения.
Среди компаний, успешно эксплуатирующих наши решения, широко известны:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
СУ 155
ГазЭкспорт
СанИнтербрю
РЕСО-Гарантия
ГУТА-Страхование
ИНКОМ-Недвижимость
JT International
Reemstma
СладКо
АКБ "ЕВРОФИНАНС МОСНАРБАНК“
ИД "Советский Спорт"
Москва
2008 г.
-
17 -
Стратегия компании BIX – помогать
своим заказчикам получать
максимальную отдачу от
используемых в бизнесе ИТ-систем. И
получать отдачу не путем добавления
новых подсистем и дополнительных
инвестиций в ИТ, а путем
придерживания взвешенной
и дальновидной политики
развития Корпоративной
Информационной Системы
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Спасибо!!!
Вопросы?
Для получения
•
•
•
дополнительной информации
доступа к демонстрационному серверу
консультаций и организации презентации системы
обращайтесь:
Константин Майоров [email protected]
«БИКС» www.bix.ru
тел. +7 (495) 644-24-13