Первая помощь»: решение типичных задач - КС

Пример автоматизации
документооборота и взаимодействия
сотрудников в сети Аптек «Первая
помощь»: решение типичных задач
среднего бизнеса
Балабанов Андрей,
Генеральный директор ООО «КС-Консалтинг»
Сеть аптек «Первая помощь»
«Первая помощь» — крупнейшая в Алтайском крае
аптечная сеть, работающая на рынке города и края с
2000 года.
На сегодняшний день в аптечной сети «Первая помощь»
работает более 80 аптек, расположенных на территории
Алтайского края, Новосибирской и Кемеровской области.
http://f-help.ru/
Цели и задачи проекта
Цели проекта:
 Создание единого пространства внутреннего безбумажного
документооборота и управления заданиями.
 Повышение эффективности работы и взаимодействия менеджеров
различного уровня.
 Создание универсальной корпоративной системы управления
данными/документами/информацией, способной решать широкий круг
задач.
Основные задачи, сформулированные заказчиком:
 Автоматизация документооборота, внутренний безбумажный
документооборот.
 Автоматизация договорной работы в компании от согласования проекта
договора до ведения договорных документов и контроля исполнения
договорных обязательств.
 Управление заданиями и взаимодействием сотрудников в том числе
организация взаимодействия по исполнению договоров.
 Элементы Helpdesk для ИТ-службы (прием заявок и обращений от
торговых точек, ведение базы знаний)
 Создание единого хранилища документов и информации с развитыми
возможностями поиска и аналитики.
Требования заказчика
Требования к системе и решению в целом:


Работа на платформе Microsoft Windows Server.




Гибкость настройки системы на бизнес-процессы компании.



Надежность системы, простота сопровождения.
Невысокие системные требования, в частности – отсутствие требования для
системы выделенного сервера.
Простой интерфейс, легкость восприятия освоения пользователями.
Интеграция с Microsoft Office, в частности с MS Outlook.
Возможность дальнейшего самостоятельного конфигурирования и развития
системы силами заказчика за счет расширения перечня автоматизируемых
процессов, обрабатываемых документов и данных.
Невысокая стоимость ПО и проекта внедрения в целом.
Короткий цикл внедрения.
Предложенное решение
Универсальное прикладное решение «eDocLib:
Актив Бизнес»:
 Платформа – ECM-система eDocLib
(разработка компании ЭОС)



Прикладное решение - «Актив Бизнес»
(разработка «КС-Консалтинг») включающая в
себя базовые функции:
- автоматизация документооборота,
электронный документооборот;
- ведение договоров договорной
документации;
- CRM и Helpdesk/ServiceDesk;
- управление задачами и взаимодействие;
- набор типовых настроек для «быстрого
старта».
Модуль синхронизации с MS Outlook и КПК.
Возможность начать эксплуатацию решения на
базе бесплатной СУБД MS SQL Server 2008
Express и самостоятельного развития
функционала базового решения силами
Заказчика без программирования.

Требования к системной
платформе, аппаратные
требования, надежность.

Гибкость настройки системы
на бизнес-процессы
компании.

Простой интерфейс,
легкость восприятия
освоения пользователями.

Интеграция с Microsoft Office,
в частности с MS Outlook.

Возможность дальнейшего
самостоятельного развития
системы.


Невысокая стоимость ПО.
Короткий цикл внедрения.
Реализация проекта
Не хочется останавливаться на классике:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Обследование объекта автоматизации.
Разработка правил настройки системы на «принятые правила игры».
Согласование настроек с заказчиком.
Инсталляция системы и реализация настроек.
Подготовка пользователей.
…
…
…
Первый этап внедрения, на котором рабочими местами системы были
обеспечены 13 ключевых руководителей компании, завершился менее чем
через 1,5 месяца.
Подробнее об особенностях реализации …
Особенности анатомии SMB
Очень часто SMB-компании представляют собой множество юридических лиц,
структура которых не имеет ничего общего с управленческой структурой
компании.
В частности, сеть аптек «Первая помощь» это более десятка юридических лиц,
объединенных единой структурой управления.
При внедрении системы требуется совместить два подхода:
1. Для «обязательных» документов требуется соблюсти все формальные
правила учета для каждого юридического лица в отдельности. Так
Входящие/Исходящие документы, Договоры, Распорядительные и т.п.
документы – должны учитываться для каждого юр. лица «отдельно», иметь
собственную нумерацию и т.д.
2. Управление задачами и взаимодействием, работа с проектами документов,
права доступа к документам в системе и прочая бизнес-логика – строится
исходя из управленческой структуры компании без прямой привязки к юр.
лицам. Все это должно происходить в «едином пространстве».
ООО «Альфа»
Реальная
структура
ООО «Дельта»
управления
ООО «Бета»
ООО «Гамма»
Реализация особенностей
При настройке системы в компании «Первая помощь» было обеспечено:
• Четкий «раздельный» учет «обязательных» документов каждого
юр. лица в соответствии с правилами ДОУ. Возможность
формирования печатных журналов регистрации документов и печатных
форм основных документов для каждого юр. лица по индивидуальным
шаблонам.
• Последующее исполнение документов идет в соответствии с
принятыми в компании бизнес-процессами, привязанными к
управленческой структуре.
• Сквозное управление задачами и взаимодействием строится на
основании управленческой структуры компании, прозрачно и
наглядно для участников процесса вне зависимости от того, связаны ли
поручения с документами какого-либо юр. лица или это задачи не
связанные с документами.
• Процессы работы с проектами документов
(визирование/согласование) также строятся сквозным образом на
основании управленческой структуры компании.
• Функции, связанные с Helpdesk, работа с различного рода электронными
документами и внутрикорпоративной информацией в чистом виде
настроена на управленческую структуру.
Автоматизация документооборота
Сквозное управление задачами
Ведение договоров
Элементы Helpdesk
Аптеки
Служба ИТ
Заявки
Проблемы
Задания по
тех.обслуживанию
Решения проблем
База знаний: типичные
проблемы и решения
Тех. служба
Эффект от реализации проекта
О чем я не буду рассказывать:
 Снижение бизнес-рисков за счет четкого ведения документации, контроля
исполнения договорных обязательств…
 Повышение динамики предприятия за счет сокращения сроков принятия
управленческих решений.
 Упрощение взаимодействия сотрудников и рабочих групп.
 Снижение непродуктивных затрат рабочего времени на поиск документов.
 …
Порой, лучшая иллюстрация полезности системы в маленьких повседневных
радостях пользователей и их забытых проблемах.
Некоторые повседневные радости
Радость первая, бумаготворческая - помощь в формировании необходимых в
деятельности любого сотрудника и руководителя документов:
 Составление авансовых отчетов.
 Исходящих писем.
 Типовых договоров и т.п.
Некоторые повседневные радости
Радость вторая – про склероз можно забыть:
 Функции управления задачами позволяют планировать себе или коллегам
задания, встречи, звонки, отправлять напоминания.
 Наглядное отображение состояния выполнения задач и документов.
 Общие папки задач для рабочих групп…
Некоторые повседневные радости
Радость третья, мобильная – вся самая необходимая информация всегда с
собой, всем полезным делюсь с коллегами в «один клик»:
 Офлайн хранение задач и контактов в Outlook на ноутбуке или в КПК.
 Новые контакты, полученные «в полях» легко передать в общую базу
контактов.
Некоторые повседневные радости
Радость четвертая, индивидуальная – пользователи сами могут «обустроить»
свое рабочее пространство и потоки информации:
 Настраиваемые Личные папки, отображение и цветовые фильтры.
 Подписка на документы и информацию в рамках того что не запрещено.
Перспективы развития проекта
Наиболее эффективным видится развитие системы в следующих
направлениях:

Использование системы для сбора ежедневной отчетной информации
торговых точек (выручка, количество посетителей, объем продаж
«акционных» позиций и т.п.).

Построение аналитических отчетов по ежедневным показателям торговых
точек сети.

Использование системы в качестве внутреннего корпоративного
хранилища электронных документов и средства обмена информацией:


Архив для хранения электронных образов документов.

Доведение регламентных документов, ведение электронной
«корпоративной газеты», фотоальбом корпоративной жизни.

…
Хранение слабоструктурированных документов – шаблоны, подборки
статей и т.п. информации.
Вопросы???
Балабанов Андрей
[email protected]
www.cs-consult.ru