Требования к планированию рабочего времени

Требования к планированию
рабочего времени
Лекция 3
С чего начать?
• Прежде чем выбирать систему, по которой вы
станете организовывать свое рабочее время,
составьте список всех ваших реальных
обязанностей
Это нужно для нескольких целей:
• Понять, что реально мы делаем.
• Определить, какие задачи и с какой
периодичностью приходится решать.
• Выявить те задачи, которые делать
вовсе не обязательно, но на которые
мы тратим время.
Краткий список ваших обязанностей
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
делопроизводство в полном объеме;
организация командировок;
оформление виз, приглашений;
обеспечение офиса;
организация встреч;
прием посетителей;
ведение деловой переписки;
планирование рабочего дня руководителя;
прием и распределение телефонных звонков;
перевод документации;
приготовление чая/кофе.
Куда утекает рабочее время?
• Пример 1.
• Ваш начальник
собирается в
командировку на
дочернее
предприятие? Что в
этом случае делаете
Вы?
Куда утекает рабочее время?
• Пример 2.
• Приготовление чая
или кофе
начальнику.
Что вы делаете на работе, но это
к работе отношения не имеет?
• курение,
• чаепития в
бухгалтерии,
• переписка с друзьями
• разглядывание в
интернете картинок с
котиками
• и многое другое.
Что может помешать секретарю
организовывать свое время?
• Организовать
собственное время
мешает
необходимость
организовывать
время начальника.
• Многие
руководители очень
любят скрывать от
всех свои планы.
Методы планирования
•
•
•
•
принцип Эйзенхауэра
принцип Парето
метод "Альпы"
принцип ABC
Принцип Эйзенхауэра ...
• .... позволяет
комбинировать
только два критерия
- "важно" и "срочно";
таким образом,
получается четыре
класса приоритетов.
Иерархичный список Эйзенхауэра
• А-приоритет: это дела, которые необходимо
сделать сегодня, поскольку они являются
срочными и необходимыми.
• В-приоритет: важные дела, которые не
обязательно делать сегодня.
• С-приоритет: навыки, овладение, которыми
кажется нам срочным делом, но не является
важным.
• D-приоритет: сюда относятся дела, которые
не являются ни важными, ни срочными.
Расстановка приоритетов:
сделайте это правильно
• 1. Распределите все ваши задачи и
обязанности по вышеуказанным группам А,
В, С и D. Таким образом вы отделите
«нужное» от «бесполезного».
Расстановка приоритетов: сделайте
это правильно
• 2. Помните: «Важное»
приближает
намеченную вами цель,
но при этом оно не
обязательно является
«срочным». «Срочное»
же, наоборот, требует
вашего
непосредственного
внимания.
Расстановка приоритетов: сделайте
это правильно
• 3. Обратите внимание на «правило
преимущества»: «важное» стоит перед
«срочным». Не обязательно выполнять все
то, что требует спешки.
• Постарайтесь не подчиняться диктатуре
срочных дел, поскольку в ней таится
опасность: мы начинаем отвлекаться на то,
что является срочным, но абсолютно
неважным и не обязательным.
Расстановка приоритетов: сделайте
это правильно
• 4. Всегда начинайте работу с задания,
стоящего под номером 1 в группе А, а не с
того, что стоит под номером 3 или 4, как бы
привлекательны и интересны они ни были.
• Если к концу рабочего дня вы не успели
справиться со всеми задачами и делами из
группы А, то продолжайте работу с ними и на
следующий день.
• Не делайте других заданий, пока не
закончите с первыми.
Расстановка приоритетов: сделайте
это правильно
• 5. Каждый день
работайте над
какой-нибудь
задачей из группы В,
требующей больших
временных затрат.
Принцип Парето ...
• ... позволяет
ранжировать
выполняемые задачи и
устанавливать их
очередность.
• Вильфредо Парето в
XIX в. обнаружил, что
лишь небольшая часть
результата какой-либо
деятельности
представляет собой
действительную
ценность.
Метод "Альпы"
1. Список и приоритеты
2. Три колонки
3. Считаем необходимое время
4. Упаковываем в рамки
5. Ставим «колышки»
6. Делаем композицию дня
7. Готовим «оперативки»
Принцип ABC
• А) Важнейшие задачи. Это
примерно 15% всех дел. Вклад
этих задач для достижения цели
составляет около 65%.
• B) Важные задачи. Около 20%
общего числа дел, значимость
также около 20%.
• С) Менее важные и
несущественные задачи. 65%
всех дел, а значимость их
составляет всего 15%.
Планирование 60:40
• При работе в офисе
целесообразно
составлять план лишь
на 60% рабочего
времени.
• 40% нельзя
запланировать заранее,
они могут уйти на
непредвиденные
встречи, посетителей,
телефонные разговоры
и т.п.
Планирование бывает ...
• ежедневное,
• еженедельное (или
декадное),
• квартальное
• ежегодное.
Планирование на год
Планировать год стоит,
исходя из некоторых
отправных точек:
• Новый год.
• День рождения шефа.
• Период отпусков.
Рекомендации по планированию
рабочего дня
• Повторяющиеся изо дня в день работы
рекомендуется планировать на одно и
то же время рабочего дня.
• Информировать руководителя о чем-то
лучше заранее.
• Основная информация, как правило,
передается с утра.
Оптимальный ритм работы
• Наиболее благоприятное
время для выполнения
творческих или трудных
заданий с 10 часов утра и
до 12 часов.
• Во второй половине дня
работоспособность
наиболее высока от 14 до
17 часов.
Оптимальный ритм работы
• Важные дела (переговоры, встречи)
назначают на середину недели.
• Необходимо чередовать каждые 45 минут
работы на ПК с 15-минутным перерывом,
продолжительность ежедневной работы на
компьютере не должна превышать 4 часа.