Расстановка приоритетов – основное правило эффективной

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Для чего нам необходимо управлять своим временем?
 Успех менеджера (а также любого другого работника)
напрямую зависит от того, насколько эффективно он
использует свое время.
 Время может рассматриваться как ограниченный ресурс,
следовательно, для нас необходимо управлять своим
временем и использовать его настолько эффективно и
разумно насколько это возможно.
 Имеет смысл научится расставлять приоритеты в своей
работе, и помочь себе, таким образом, работать лучше,
быстрее.
РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ
Расстановка приоритетов – основное правило эффективной работы
ПРИНЦИП ПАРЕТО (СООТНОШЕНИЕ 80:20)
В общем виде Принцип Парето утверждает, что в пределах группы или ряда некоторая малая
часть является более важной, чем ее относительный вес в этой группе. Этот принцип
сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето получил свое подтверждение в
различных сферах деятельности.
ПАРЕТО (Pareto) Вильфредо (1848-1923) - итальянский мыслитель, социолог и
экономист, внесший оригинальный вклад в экономическую теорию и
социологическую науку. Профессор в Лозанне (с 1894). Основные сочинения:
"Трактат всеобщей социологии" (1916), "Экономика и социология" (1907) и др.
20 % клиентов (товаров) приносят 80 % оборота или прибыли
80 % клиентов (товаров) приносят 20 % оборота или прибыли
20 % ошибок вызывают 80 % потерь
80 % ошибок вызывают 20 % потeрь
Проекция этого правила на работу менеджера выглядит следующим образом: в процессе
работы 80 % результата достигается за 20 % рабочего времени.
Остальные 80 % потраченного времени дают только 20 % от всего результата.
Следующая таблица описывает этот «железный принцип» в управлении временем.
Принцип управления временем Парето (соотношение 80:20)
Вклад
Отдача
80 % потраченного времени (многочисленные = 20 % конечного результата
второстепенные проблемы)
20 % потраченного времени
жизненно важных проблем)
(несколько = 80 % конечного результата
В отношении ежедневной работы это значит, что не следует начинать с выполнения
приятных, легких, небольших дел, требующий минимального вложения сил. Необходимо
рассматривать задачу относительно ее важности
Сначала – те немногие жизненно важные проблемы, и потом – остальные многочисленные
второстепенные задачи.
Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи
согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.
РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ АВС АНАЛИЗА
ABC анализ исходит из опыта, который показывает, что процентное соотношение более
важных и менее важных дел всегда примерно одно и то же. Используя буквы A,B,C все
задачи распределяются по трем классам согласно их важности по отношению к достижению
профессиональных и персональных целей. Многие менеджеры уже используют этот принцип
и занимаются сначала наиболее важными задачами.
ABC анализ основывается на следующих трех правилах, исходящих из опыта:
 Наиболее важные задачи (категория А) составляют около 15 % от всех задач, которыми
занимается менеджер. Однако, это важные задачи (по вкладу в достижение цели – около 65
%).
 Важные задачи (категория B) в среднем составляют 20 % от общего числа задач и 20 %
важность работы менеджера.
 Менее важные задачи (категория C) составляют 65 % от общего количества задач, но
имеют меньший относительный вес - около 15% от общей «ценности» результата.
Согласно ABC-анализу рекомендуется сначала заниматься делами группы А (наиболее
важными и приносящими наибольшую часть результата). Следующие на очереди – задачи
группы В, так же привносящие значительный вклад в достижение общей цели. В то же время
большое количество задач приносит малую часть результата. Подумайте, что делать с ними.
ПРИНЦИП ЭЙЗЕНХАУЭРА
1. А - Срочные и важные задачи.
Очевидно, что ими нужно заниматься в первую очередь.
Критические ситуации, неотложные проблемы

Корреспонденция по эл. почте от руководителя

Проекты с горящим сроком исполнения

Срочный вызов на “ковер”
2. В - Срочные, но не важные задачи.
Проблема в том, что из-за того, что эти задачи являются срочными, мы стараемся решить их
так, как если бы они были очень важными, используя все свои силы и внимание.





Незапланированные телефонные звонки
Заседания
Корреспонденция по электронной почте от сотрудников и коллег
Просьбы от коллег и сослуживцев
3. Б - важные, но не срочные задачи.
Поскольку они не являются очень срочными, эти дела часто откладываются в сторону до поры
до времени, так как постоянно возникают другие задачи, более срочные, но, возможно, менее
важные. Опасность состоит в том, что неожиданно и это отложенное дело становится очень
срочным! Так как задача важна, ее нужно выполнить тщательно и, не спеша, но времени уже
не хватает.
Профилактические действия,

Поддержание ресурсов

Создание связей

Поддержание отношений

Планирование
4. Корзина - Несрочные и неважные задачи.
Очень часто дела из этой категории перегружают ваш стол бумагами. Если вам
действительно надо их сделать, тратьте на них как можно меньше времени.

Мелочи, отвлекающие время

Корреспонденция присланная для информации,

Звонки домой и друзьям

Праздное время препровождение

«Перекуры» и чаепитие
Матрица Эйзенхауэра.
