Новое решение компании ЭОС Enterprise Office Solution for SharePoint система электронного документооборота и управления контентом Новое решение компании ЭОС: 1. Подходы к созданию решения 2. Функциональные возможности 3. Структура 4. Бизнес-процессы документооборота 5. Эффективность 6. Направления развития ПОДХОДЫ К СОЗДАНИЮ РЕШЕНИЯ Принципы разработки решения: • Максимальное использование базовых функциональных возможностей платформы; • Использование интеграционных возможностей SharePoint; • Приоритет доработок, обеспечивающих наиболее важную и востребованную функциональность; • Использование опыта компании «ЭОС» в области автоматизации процессов документооборота; • Сочетание «стандартных» и «универсальных» механизмов автоматизации; • Возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей продукта ПОДХОДЫ К СОЗДАНИЮ РЕШЕНИЯ Контур безопасности Поисковая система Портал ECM-контур Платформа Управление Microsoft Office бизнес-процессами Корпоративная система SharePoint управления контентом и Электронное хранилище Server 2007 документооборотом организации Интеграционная платформа Решение EOS for SharePoint Политики разграничения Поисковые формы для документов и поручений доступа к документам и поручениям Функции автоматизации Функции документооборота и контроля исполнения автоматизации документооборота Структура хранения и контроля документов и поручений исполнения ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Управление жизненным циклом документов: Создание распределенной системы хранения документов; Полный цикл работы с документами – ввод, хранение, совместная работа и уничтожение; Персональное рабочее место для работы пользователей с документами и поручениями; Настройка любых метаданных и регистрационных форм (включая работу со сложными регистрационными карточками); Использование справочников для ввода данных; Отслеживание истории работы с документом; Настраиваемый механизм оповещений об изменении важной информации. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Документооборот и бизнес-процессы: Регистрация документов с автоматической нумерацией; Автоматическая регистрация документа на основе проекта; Инструменты совместного редактирования с контролем версий; Организация движения документов (с автоматическим ведением журнала пересылки); Настраиваемые процессы согласования и утверждения документов (как параллельного, так и последовательного); Автоматизированная обработка форм; Настройка индивидуальных рабочих процессов (средствами SharePoint Designer) ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Контроль исполнения документов и поручений: Создание поручений: • выданных по документу; • самостоятельных; • сложных поручений (содержащих набор задач); Автоматическое создание на основе поручения персональных задач для исполнителей и контролеров; Автоматическая рассылка задач на персональные рабочие места; Мониторинг хода исполнения поручений и задач на рабочих местах ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Обеспечение комплексной безопасности информации: Единая политика управления правами доступа к документам, проектам и поручениям: (автоматическое разграничение прав) • на уровне групп документов; • по «фигурантам» поручений и проектов документов А также – использование возможностей SharePoint: аутентификации пользователей; управления целевыми аудиториями; аудита событий и действий в системе СТРУКТУРА РЕШЕНИЯ Главная страница Справочники Узел подразделения Картотека документов Личный узел пользователя «Рабочий стол» Картотека проектов док-в Личный узел пользователя «Рабочий стол» Поручения Задачи на исполнение Личный узел пользователя «Рабочий стол» Задачи на утверждение Личный узел пользователя «Рабочий стол» БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Решение EOS for SharePoint предназначено для автоматизации ключевых бизнес-процессов: Организации централизованного хранения электронных документов; Классического документооборота (обработки входящих, исходящих и внутренних документов); Подготовки проектов документов, включая процессы согласования, визирования и утверждения документов; Специфических для отдельного предприятия процессов обработки документов и форм; Контроля и мониторинга исполнения поручений и документов; Повседневной работы сотрудников с документами и задачами. БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Контроль исполнения поручений: Автоматическое создание и рассылка персональных задач по поручению БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Работа с входящими документами: БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Работа с исходящими и внутренними документами: БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Автоматизация других процессов работы с документами: Обработка запросов, выдача справок; Обслуживание клиентов; Работа с обращениями граждан; Ознакомление с нормативноправовыми актами; Работа с персоналом (досье кандидатов, документы по личному составу); Участие в тендерах; Согласование заявок; Бронирование переговорных, заказ билетов и т.п. ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Эффективность работы каждого сотрудника: Включение каждого сотрудника в единое информационное пространство организации: Персональное рабочее место для хранения любого контента; Инструменты взаимодействия с коллегами; Полноценная работа с документами и поручениями; Быстрый и удобный доступ к любой информации, включая удаленный и мобильный доступ; Удобный и функциональный веб-интерфейс; Привычная пользовательская среда, работа с документами и поручениями из клиентских приложений MS Office ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Эффективность всей организации: Электронное хранилище Эффективное управление жизненным циклом информации • Объединение официального и неофициального контента: централизованное управление всеми корпоративными информационными ресурсами СЭД + Workflow Эффективное управление бизнес-процессами • Организация документооборота в соответствии с российской практикой; • Универсальная технология контроля и мониторинга исполнения поручений (документов); • Автоматизация типовых процессов и обработки форм; • Вовлечение всех сотрудников организации в бизнеспроцессы и обеспечение единого порядка работы с документами ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Эффективность всей организации: Эффективное управление коммуникациями Портал • Создание единого информационного пространства; • Удаленный и мобильный доступ к данным, решение проблем территориальной распределенности; • Организация on-line взаимодействия с сотрудниками, клиентами, партнерами, населением; • Новый уровень корпоративной культуры персонала Поисковая система Эффективное управление использованием информации • «Единая точка поиска» по всем информационным ресурсам; • Общий доступ к обновляемым отчетам; • Возможности «управления знаниями» сотрудников ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Эффективность всей организации: Платформа интеграции Эффективное управление интеграцией приложений • Универсальность и многофункциональность решения; • Интеграция данных из различных систем; • Построение единой ИТ-инфраструктуры на основе технологий Microsoft Контур безопасности Эффективное управление безопасностью информации • Защита корпоративной информации от несанкционированного доступа; • Возможность организации юридически значимого электронного документооборота ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Эффективность технолгогических решений: • Платформа Microsoft; • Веб-технологии (все преимущества Web 2.0); • Преднастроенные типовые рабочие процессы и шаблоны, богатый реквизитный состав ; • Настраиваемость и расширяемость платформы, возможность адаптации под конкретные требования; • Масштабируемость решения; • Гарантированное развитие продукта в будущем: M i c r o s o f t – поддержка и развитие платформы; Э О С – поддержка и развитие решения НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ РЕШЕНИЯ Дополнительные функции: Работа с иерархическими поручениями; Печать регистрационных форм; Поточное сканирование документов; Формирование отчетных форм по документам и поручениям; Перенос документов в архивное хранилище; Автоматизация процессов архивного хранения Защита информации: Дополнительные возможности разграничения прав доступа; Делегирование прав; Применение ЭЦП для подписания карточек и файлов; Шифрование документов, пересылаемых по электронной почте НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ РЕШЕНИЯ Автоматизация сложных бизнес-процессов: Настраиваемые шаблоны рабочих процессов (типовые маршруты обработки документов и поручений) Удобство настройки и работы с системой: Дополнительные возможности пользовательского интерфейса; Гибко настраиваемые механизмы регистрации, пересылки и согласования документов; Удобные механизмы настройки отдельных параметров системы; Функциональный интерфейс поиска по реквизитам; Дополнительная интеграция с клиентскими приложениями Microsoft Office Создание тиражируемых решений: Создание стандартных решений для специфических видов документации (кадровой, договорной, конкурсной и пр.) ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ WWW.EOS.RU Телефон для контактов: (495) 580-75-15 E-mail: [email protected] • Служба маркетинга: [email protected] • Служба поддержки: [email protected] • WebMaster: [email protected] Москва, Электрозаводская, 52