Управление подразделениями Ловыгин Василий ведущий эксперт Центра информационных технологий и консалтинга ПАРУС [email protected] Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Функции управления подразделениями Формирование планов подразделений Планирование работ сотрудников подразделения на основании плана работы подразделения Учет фактически выполненных подразделением и сотрудником работ по проектам Распределение начисленной заработной платы подразделения и сотрудника на затраты проектов План/факт анализ загрузки подразделений и сотрудников в работах проектов Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Формирование планов подразделений Планирование работ подразделений выполняется в информационной системе на основании графика работ всех этапов всех проектов в состоянии «Открыт». Планирование работ подразделений может выполняться: 1. Без детализации до исполнителей (трудовые ресурсы для работ не указываются). 2. С детализацией до исполнителей (для работ указываются трудовые ресурсы с детализацией Подразделение – Профессия). В не зависимости от детализации планов подразделений, формирование планов подразделений выполняется функциями системы в следующей последовательности: • Создание заголовка плана подразделения, с указанием периода планирования • Формирование плана подразделения функцией «Сформировать» • Согласование плана подразделения При выполнении функции «Сформировать» в планы подразделений переносятся все работы, в которых указано данное подразделение-исполнитель, и плановые даты исполнения которых попадают в период действия плана. При изменении графика работ проекта план может быть переформирован или создан новый вариант плана. Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Формирование планов подразделений Создаем план на период. Можно сформировать общий План для предприятия и из него планы подразделений и планы исполнителей. Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Формирования планов подразделений из работ проектов При формировании планов подразделений без детализации до исполнителей создается перечень работ подразделения с расчетом трудоемкости работ. Планирование внутри подразделений, т.е. определение исполнителей работ, в системе не выполняется. Проект 1 Проект 2 Этапы проекта 1 Работы проекта 1 ….. Проект N Этапы проекта 2 Этапы проекта N Работы проекта 2 Работы проекта N Сформировать планы подразделений План подразделения 1 Работы ….. План подразделения М Работы Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Формирование планов подразделений Выполняем для созданного плана функцию «Сформировать». В план включены работы двух проектов. Для работы проекта «Проект_1» трудовые ресурсы не определялись, возможно планирование только на уровне подразделения. Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Формирования планов подразделений из работ проектов и ресурсов При формировании планов подразделений, с детализации до исполнителей, создается перечень работ подразделения с указанием профессий исполнителей и расчетом трудоемкости по профессиям. Планирование внутри подразделений, т.е. определение исполнителей работ, выполняется в системе, путем выбора исполнителей из штатного расписания подразделения. Проект 1 Проект 2 Этапы проекта 1 Работы проекта 1 Ресурсы работ Этапы проекта 2 Работы проекта 2 ….. Проект N Этапы проекта N Работы проекта N Ресурсы работ Ресурсы работ Сформировать планы подразделений План подразделения 1 ….. План подразделения М Работы Работы Исполнители Исполнители Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Формирования планов подразделений из работ проектов и ресурсов Для работы проекта «Проект_2» были определены трудовые ресурсы и для нее можно определить исполнителей. Исполнитель выбирается из списка сотрудников подразделения (Исполнения должностей – общего раздела с модулем «Управление персоналом» Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Учет фактически выполненных работ и трудоемкости Фактическое исполнение работ и фактическая трудоемкость за период вводится в планы подразделений. В зависимости от детализации планирования работ подразделений учет фактической трудоемкости ведется до подразделения или до сотрудника. Ввод может выполняться двумя способами: 1. Планы подразделений, перед началом планируемого периода, выгружаются из системы в файлы формата Excel и передаются в подразделения. По окончании планируемого периода подразделения заполняют в файлах графы фактического исполнения работ и фактической трудоемкости. Файлы загружаются в систему. 2. Подразделения имеют доступ в информационную систему и вводят данные о фактическом исполнении работ и фактической трудоемкости непосредственно в план подразделения. Данные о фактическом исполнении работ и фактической трудоемкости переносятся из планов подразделений в работы проектов автоматически, при установленном параметре плана «Отражать изменение фактических показателей в работах проектов». Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Распределение начисленной заработной платы на затраты проектов Способ распределения начисленной заработной платы на затраты проектов зависит от варианта автоматизации планирования работ подразделений и учета фактической трудоемкости. 1 вариант – планируются работы до подразделения и учитывается трудоемкость подразделения. Распределение начисленной подразделению заработной платы выполняется в системе бухгалтерского учета, пропорционально фактической трудоемкости подразделения по проектам (этапам проектов). 2 вариант – планируются работы до сотрудников подразделения и учитывается трудоемкость сотрудников подразделения по работам проектов. Распределение начисленной сотруднику заработной платы выполняется в системе расчета заработной платы, пропорционально фактической трудоемкости сотрудника по проектам (этапам проектов). Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве План/факт анализ загрузки подразделений и сотрудников План/факт анализ загрузки выполняется на основании данных информационной системы о плановых и фактических трудоемкостях работ проектов. Предоставление информации о ходе выполнения подразделениями работ проектов выполняется несколькими способами: Визуальный контроль в разделах: «Планы и отчеты подразделений», «Проекты»; Формирование статических отчетов, в т.ч. с использованием MS Project; Извещение об отклонениях в исполнении проекта; Формирование OLAP – отчетов; Web – рабочий стол руководителя проекта и руководителя подразделения. Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Рабочий стол руководителя проекта Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Рабочий стол руководителя подразделения Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Выводы Функционал модуля ПП «ПАРУС-Предприятие» «Планирование и учет в проектах» позволяет автоматизировать процессы планирования работ подразделений, контроля исполнения подразделениями планов и учета фактической трудоемкости работ. Автоматизация учета фактической трудоемкости работ подразделений позволит: выполнить автоматическое распределение начисленной заработной платы на затраты проектов при использовании ПП «ПАРУС-Предприятие»: для расчета зарплаты - модуль «Расчет заработной платы», для бухгалтерского учета – модуль «Бухгалтерский учет»; передать в сторонние системы расчета заработной платы и бухгалтерского учета данные необходимые для распределения зарплаты на затраты проектов.