СТО 8.5.2 Образование 2012 Корректирующие и

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО СВЯЗИ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального
образования "Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций
им. проф. М.А. Бонч-Бруевича"
УТВЕРЖДАЮ
Ректор, профессор
__________ С.В.Бачевский
“___” __________ 2012 г.
Система менеджмента качества
применительно к обучению и подготовке специалистов
КОРРЕКТИРУЮЩИЕ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ
Код документа
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корректирующие и
предупреждающие действия
Экземпляр №
Редакция
2
Лист согласования
Ответственный представитель
руководства в области качества
обучения
_____________ / ______________
“____”_____________2012 г.
Начальник управления качеством
образования, профессор
____________ А.В. Красов
“____”_____________2012 г.
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 2 из 17
Содержание
1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ............................................................................................................................. 4
1.1
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ........................................................................................................................................ 4
1.2
НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ ...................................................................................................................................... 4
1.3
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ................................................................................................................................... 4
1.4
ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ ............................................................................................................................ 5
2
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ ........................................................................................... 5
3
КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ ........................................................................................................ 6
4
ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ .................................................................................................. 10
БЛОК-СХЕМА ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ ........................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
4.1
РАСШИФРОВКА ДЕЙСТВИЙ ПО БЛОК-СХЕМЕ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙERROR!
DEFINED.
4.2
BOOKMARK
NOT
5
АНАЛИЗ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЛАСТЕЙ УЛУЧШЕНИЯ ПРОЦЕССА ...................................... 13
6
ФОРМЫ И ЗАПИСИ ................................................................................................................................. 14
7
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОМ ........................................................................................................... 14
ПРИЛОЖЕНИЕ А ............................................................................................................................................. 16
ПРИЛОЖЕНИЕ Б ............................................................................................................................................. 17
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 3 из 17
1 Общие положения
1.1
Область применения
Данный процесс определяет состав и общий порядок проведения
корректирующих и предупреждающих действий, предпринимаемых
для
устранения
причин
фактических
или
потенциальных
несоответствий и распространяется на деятельность всех служб и
подразделений, участвующих в функционировании СМК.
Процедура обеспечивает выполнение требований разделов 8.5.2
и 8.5.3 ГОСТ Р ИСО 9001 – 2008, ГОСТ РВ 15.002-2003 и разделов РК
4.2.2 – 2012 «Руководства по качеству».
1.2
Нормативные ссылки
В настоящем документе использованы нормативные ссылки на
следующие стандарты:
ГОСТ Р ИСО 9001 - 2008 Системы менеджмента качества.
Требования
ГОСТ Р ИСО 9000 - 2005 Основные положения и словарь
ГОСТ РВ 15.002-2003 СРПП ВТ. Системы менеджмента
качества. Общие требования
ГОСТ Р 52614.2 – 2006 Системы менеджмента качества по
применению ГОСТ Р ИСО 9001 – 2008 в сфере образования.
РК 4.2.2 - 2012 Руководство по качеству. Разделы 8.5.2 и 8.5.3
"Корректирующие и предупреждающие действия".
СТО 8.2.2 – 2012 Внутренний аудит СПбГУТ.
1.3
Термины и определения
Корректирующие действия предпринимаются при выявлении
несоответствия с тем, чтобы устранить причины возможного
повторного несоответствия подобного типа.
Предупреждающие действия предпринимаются по результатам
анализа при выявлении негативных тенденций в области качества с
целью
устранения
причин
возникновения
потенциальных
несоответствий.
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 4 из 17
Корректирующие или предупреждающие действия на уровне
предприятия предпринимаются при выявлении несоответствий или
негативных тенденций, которые не могут быть устранены в рамках
одной службы, а также касающихся системы менеджмента качества
предприятия в целом.
Корректирующие или предупреждающие действия на уровне
службы предпринимаются при выявлении несоответствий или
негативных тенденций, которые могут быть устранены в рамках одной
службы.
Определения основных терминов, используемых в стандарте,
соответствуют ГОСТ Р ИСО 9000 – 2005.
1.4
Обозначения и сокращения
В настоящем документе применяют следующие обозначения и
сокращения:
КД
- конструкторская документация;
СК
- служба качества;
ПЗ
- Представитель Заказчика;
СМК - система менеджмента качества;
СТО - стандарт предприятия;
ТД
- технологическая документация.
2 Ответственность и полномочия
Ректор отвечает за:
- общий анализ работы СПБГУТ с целью выявления проблем,
связанных с качеством, и документирование результатов этого
анализа,
- принятие решений по проведению корректирующих
предупреждающих действий на уровне предприятия,
и
- назначение ответственного за подготовку и проведение
корректирующих и предупреждающих действий на уровне СПБГУТ и
состава рабочей группы по представлению проректора по качеству.
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 5 из 17
Руководителем процесса является Представитель руководства
по качеству.
Представитель руководства по качеству отвечает за:
- подготовку предложений и ответственных по проведению
корректирующих и
предупреждающих действий
на
уровне
предприятия,
- контроль за планированием и оценку эффективности их
проведения,
- за учет и хранение информации, связанной с проведением
корректирующих и предупреждающих действий (планов, отчетов...).
Руководитель процесса имеет полномочия по доступу
распределению необходимых ресурсов для обеспечения процесса.
к
Ответственный
за
разработку
и
проведение
корректирующих и предупреждающих действий отвечает за:
планирование
и
проведение
корректирующих
предупреждающих действий на уровне предприятия,
и
- координацию и контроль работы служб по их проведению,
- составление итогового отчета.
Руководители служб и подразделений отвечают за:
- проведение корректирующих и предупреждающих действий на
уровне своей службы (подразделения),
- своевременное предоставление отчета по результатам
проведения корректирующих и предупреждающих действий.
Внутренний аудитор несёт ответственность за организацию
сбора, учет и хранение информации, связанной с проведением
корректирующих действий, контроль проведения корректирующих
действий и оценку их эффективности по результатам внутренних
проверок в соответствии с СТО 8.2.2.
3 Корректирующие действия
Основные виды несоответствий, по которым производятся
корректирующие действия представлены в таблице 1.
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 6 из 17
Таблица 1 - Основные виды несоответствий, по которым
производятся корректирующие действия
Типы и источники
выявления несоответствий
Несоответствия
в
функционировании
СМК,
выявленные в ходе внутренних
и внешних аудиторских проверок
Ответственный за
анализ причин и
разработку КД
Представитель
руководства по качеству
Регламентирующий
документ
СТО 8.2.2 – Образование
2012 Внутренний аудит
Общая процедура проведения корректирующих действий на
уровне предприятия представлена ниже.
Расшифровка действий процедуры проведения корректирующих
действий на уровне СПБГУТ:
[1]
Предложения о проведении корректирующих действий на
уровне СПБГУТ формируются Представителем руководства по
качеству на основании:
- рекламаций от заказчиков,
- документов, содержащих результаты контроля и испытаний,
- отчетов о внешних или внутренних проверках,
- протоколов совещаний по качеству, включая проблемы,
которые не были устранены на уровне служб,
- докладных и служебных записок руководителей служб и
специалистов, связанных с качеством, или возможными проблемами
по качеству, а также других документов отчетности, формы которых
предусмотрены соответствующими СТО и инструкциями.
[2]
Регистрация информации, связанной с проведением
корректирующих действий (несоответствия и источники информации,
назначенный
ответственный
за
разработку
и
проведение
корректирующих действий) осуществляется в специальном журнале,
форма которого приведена в Приложении А.
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 7 из 17
информация о
несоответствиях
Проректор
-подготовка предложений о проведении корр. действий на
уровне предприятия [1]
-предварительный анализ проблемы
-регистрация [2]
предложения
Ректор
-принятие решения о проведении корр. действий на уровне
предприятия
-назначение ответственного и состава группы
поручение, приказ
Отв. за проведение корректирующих действий
-анализ причин несоответствий
-разработка плана корректирующих мероприятий [3] и
согласование его с: Заинтересованными службами, Проректор
по качеству
-контроль за проведением корр. действий на уровне служб
план
Отв.: Руководители заинтересованных служб
- проведение корректирующих действий на уровне служб в
соответствии с планом
- составление отчета о результатах
направление его ответственному [4]
корр.
действий
и
отчеты от служб
Отв. за проведение корректирующих действий
-анализ результатов проведения корр. действий на уровне служб
-подготовка итогового отчета
итоговый отчет
Отв.: Представитель руководства по качеству
- анализ отчета и направление копии ректору
- осуществление контроля за результатами проведения корр.
действий и регистрация результатов
- отчет и сопутствующая документация - на хранение
[3]
Выявление и анализ причин несоответствий и разработка
плана мероприятий по проведению корректирующих действий
осуществляется в контакте с руководителями заинтересованных
служб и подразделений. Выявленные причины несоответствий,
предполагаемые
корректирующие
мероприятия,
сроки
и
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 8 из 17
ответственные за их проведение, предполагаемые способы контроля
результатов указываются в плане корректирующих мероприятий,
форма которого приведена в Приложении Б.
[4]
Отчет по результатам проведения корректирующих
действий на уровне служб составляется руководителем службы или
назначенным им лицом в произвольной или предусмотренной планом
форме и направляется ответственному за разработку корректирующих
действий в установленный планом срок.
Общая процедура проведения корректирующих действий на
уровне служб (подразделений) представлена ниже:
информация о
несоответствиях [1]
Представитель руководства по качеству
-регистрация информации о несоответствии [2];
-подготовка поручения (при необходимости) руководителю
службы, к области которой относится выявленное
несоответствие
поручение
Отв. Руководитель службы
-анализ причин несоответствий;
-разработка плана корректирующих [3] мероприятий и
согласование его с Проректором по качеству;
-проведение корр. действий на уровне службы в
соответствии с планом;
-составление отчета [4] о результатах
направление его Проректору по качеству отчет
корр.
действий
и
Отв. Представитель руководства по качеству
- анализ отчета;
- осуществление контроля за результатами проведения корр.
действий, оценка их эффективности и регистрация
результатов;
- отчет и сопутствующая документация - на хранение
Расшифровка
действий
общей
процедуры
проведения
корректирующих действий на уровне служб (подразделений)
представлена ниже:
[1]
выше.
Источники информации о несоответствиях перечислены
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 9 из 17
[2]
Регистрация производится согласно п. [2], стр. 7.
[3]
Выявление и анализ причин несоответствий и разработка
плана мероприятий по проведению корректирующих действий
осуществляется
руководителем
соответствующей
службы.
Выявленные
причины
несоответствий,
предполагаемые
корректирующие мероприятия, сроки и ответственные за их
проведение, предполагаемые способы контроля результатов
указываются в плане корректирующих мероприятий, форма которого
приведена в Приложении Б.
[4]
Отчет по результатам проведения корректирующих
действий на уровне службы составляется руководителем службы или
назначенным им лицом в произвольной или предусмотренной планом
форме и направляется зам. ген. директора по коммерческим вопросам
и качеству в установленный планом срок.
4 Предупреждающие действия
Необходимость проведения предупреждающих действий на
уровне предприятия определяется ректором или Представитель
руководства по качеству ству исходя из результатов периодического
анализа информации по состоянию системы качества предприятия, а
также по предложениям от руководителей служб. Необходимость
проведения предупреждающих действий на уровне службы
определяется по решению Представителя руководства по качеству
или по решению руководителя службы.
Общая процедура проведения предупреждающих действий на
уровне предприятия представлена ниже.
Расшифровка
действий
процедуры
предупреждающих действий на уровне СПбГУТ:
проведения
(1) Информация о потенциальных несоответствиях возникает в
ходе производственно-хозяйственной деятельности СПБГУТ.
Источниками ее являются:

процессы контроля качества и испытаний продукции;
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 10 из 17
Зарегистрированные
Данные о качестве (1)
Проректор по качеству
Руководитель подразделения
Анализ зарегистрированных
данных о качестве (2)
Руководитель подразделения
Разработка предупреждающих
действий (3)
Приказ,
план мероприятий
Руководитель подразделения
Журнал
учета
предупрежд
ающих действий
Реализация предупреждающих
действий (4)
Технический директор
Руководитель подразделения
Зам. генерального директора по
качеству
Контроль за выполнением и
оценка эффективности
предупреждающих действий (5)
Действия эффективны
Руководитель подразделения
проректор по качеству
Регистрация и хранение
информации о результатах
анализа причин потенциальных
несоответствий в разработке,
проведении, контроле и оценке
эффективности
предупреждающих действий (6)
Ректор
Анализ СК со стороны
руководства (7)

процессы контроля условий
производственной среды;
производства
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
и
состояния
Страница 11 из 17

внутренние и внешние проверки системы качества;

сообщения о несоответствиях от потребителя;

и т.п.
Перечень форм данных о качестве, используемых в СПБГУТ,
приведен в стандарте СТО 4.2.06.
Ответственность за полноту и точность данных, изложенных в
вышеперечисленных формах, а также за сроки их оформления, несут
руководители подразделений.
(2) Анализ зарегистрированных данных о качестве позволяет
выявить негативные тенденции, которые могут явиться причиной
потенциальных несоответствий.
Проведение анализа в подразделении организует руководитель
подразделения.
Проведение анализа в масштабе нескольких подразделений и
СПБГУТ в целом организует Представитель руководства по качеству.
Результаты анализа причин потенциальных несоответствий,
относящихся к продукции, процессу и системе менеджмента качества
регистрируются.
Регистрация
проводится
ответственным
специалистом,
назначенным руководителем подразделения, в «Журнале по учету
корректирующих и предупреждающих действий» (Приложение А).
(3) Разработка предупреждающих действий заключается в
подготовке мероприятий, направленных на устранение причин
потенциальных несоответствий в виде приказов, распоряжений и
указаний различных руководителей СПБГУТ, планов мероприятий
(Приложение Б), графиков и т.п. с указанием ответственных
исполнителей, необходимых ресурсов и сроков исполнения
мероприятий.
За организацию разработки предупреждающих действий на
уровне нескольких подразделений СПБГУТ в целом отвечает
Представитель руководства по качеству, на уровне подразделения –
руководитель подразделения.
(4) Реализация предупреждающих действий осуществляется в
соответствии с порядком, изложенным в документах из (3).
Ответственность за своевременное и качественное выполнение
предупреждающих действий несут ответственные исполнители.
(5) Контроль за выполнением и оценку эффективности
предупреждающих действий на уровне СПБГУТ осуществляет
Проректор качеству, на уровне подразделений – руководители
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 12 из 17
подразделений на основании отчетов исполнителей о проведенных
мероприятиях с отметкой в «Журнале по учету корректирующих и
предупреждающих действий» (Приложение А).
В
случае
неудовлетворительной
оценки
предупреждающих действий процедура повторяется.
результатов
(6) Регистрация информации о результатах анализа причин
потенциальных несоответствий, разработке, проведении, контроле, и
оценке эффективности предупреждающих действий производится в
«Журналах по учету корректирующих и предупреждающих действий».
Ответственность за регистрацию и хранение информации о
предупреждающих действиях несут руководители подразделений.
(7) Данные о предпринятых предупреждающих действиях и их
эффективности используются ректором при оценке эффективности
СМК.
5 Анализ и определение областей улучшения процесса
Анализ процесса проводится Представителем руководства по
качеству и включает:
- анализ причин невыполнения запланированных мероприятий;
- анализ претензий руководителей служб и подразделений,
высказанных на оперативных совещаниях, служебных записках или
иным способом;
- определение мер и мероприятий для стабильной организации
работы;
- контроль
выполнения работ и сроков выполнения работ
руководителями подразделений предприятия.
По результатам анализа отчетов и анализа результатов
внутренних проверок СМК Ответственный за МО разрабатывает
корректирующие действия, которые могут включать:
- изменения настоящего
результативности процесса;
документа
с
целью
повышения
- предложения по изменениям других документов СМК с целью
улучшения процесса.
Результаты анализа функционирования СМК и предложения по
проведению
корректирующих
действий
рассматриваются
на
производственных совещаниях "Час качества".
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 13 из 17
Анализ функционирования СМК на уровне предприятия
производится в рамках работы Постоянно действующей комиссии по
качеству под руководством ректора с периодичностью не менее
одного раза в квартал.
Критериями результативности процесса являются:
- своевременное устранение причин несоответствий;
- отсутствие случаев повторения несоответствий;
- наличие записей результатов принятых действий;
- соответствие требованиям данного СТО.
6 Формы и записи
Применяемые формы
представлены в Таблице 2.
и
порядок
хранения
информации
Таблица 2 – Формы и записи необходимые для выполнения
процедуры
Наименование
Форма
Места хранения
Журнал по учету
корректирующих и
предупреждающих
действий
Приложение
А
СК
Планы корректирующих
(предупреждающих)
мероприятий на уровне
предприятия
подразделения
Приложение
Б
СК
Руководитель
подразделения
Отчеты о выполнении корр.
(предупр.) действий
Произвольная СК
или
установленна
я планом
Сроки
хранения
3 года
3 года
3 года
7 Управление документом
Управление
настоящим
документом
осуществляется
в
соответствии с требованиями СТО 4.2.05 Образование 2012
Управление документацией.
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 14 из 17
Поддержание документа в актуальном состоянии обеспечивает
инженер по качеству.
Периодичность ознакомления с документом - 1 р. в год.
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Страница 15 из 17
Приложение А
(рекомендуемое)
Форма журнала по учету корректирующих и предупреждающих действий
Учетный
номер
Дата
поступления
информации
Краткое описание
несоответствия и
источника
информации1)
Ответственный за
разработку
корр.(предупр.)
действий
План мероприятий2)
1)
для предупреждающих действий указываются причины их проведения
2)
указывается ссылка на план и дата его утверждения
3)
указывается текущее состояние дел по выполнению плана мероприятий
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Состояние3)
Страница 16 из 17
Приложение Б
(рекомендуемое)
Форма плана корректирующих и предупреждающих действий
Утверждаю
"___"_________ 20__ г.
Учетный номер:
Основание для разработки плана:
Краткое описание несоответствия и источники информации1):
Согласовано:
Разработано:
№ п/п
Содержание вопроса
Мероприятия
Ответствен
ные исполнители
Сроки
исполнения
1)
для предупреждающих действий указываются причины их проведения
2)
указывается текущее состояние дел по выполнению пунктов плана
СТО 8.5.2 Образование 2012 Корр. и предупреждающие действия
Формы
отчетности
Состояние2)
Страница 17 из 17