СП4-2011 Системная процедура НГУ Корректирующие и

СОДЕРЖАНИЕ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Назначение и область применения …………………………………………………….3
Нормативные ссылки ………………………………………………………………...…3
Термины, определения и сокращения …………………………………………………3
Общие положения ……………………………………………………………………….3
Порядок проведения корректирующих и предупреждающих действий …………….4
Ответственность …………………………………………………………………………6
Контроль …………………………………………………………………………………6
Приложение 1. Блок-схема ……………………………………………………………………..7
-2-
1.НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящая документированная (системная) процедура устанавливает порядок выполнения
корректирующих и предупреждающих действий при возникновении несоответствующей
продукции и несоответствий в процессах СМК НГУ.
Настоящая системная процедура распространяется на все структурные подразделения НГУ,
входящие в СМК.
2.НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
Настоящая системная процедура разработана с учетом требований следующих нормативных
документов:
- ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;
- ISO 9001:2008 / ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества;
- Руководство по качеству НГУ;
- 4.2-СП1.И01-2011 - Инструкция по оформлению документов системы менеджмента
качества;
- Системная процедура СП1 «Управление документацией и записями»;
- Системная процедура СП3 «Управление несоответствиями».
3.ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
В настоящей системной процедуре использованы термины и их определения в соответствии с
ISO 9001:2008.
Коррекция - действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.
Корректирующее действие (КД) - действие, предпринятое для устранения причины
обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.
Предупреждающее действие (ПД) - действие, предпринятое для устранения причины
потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.
Примечание: Корректирующее действие предпринимают для предотвращения повторного
возникновения события, а предупреждающее действие - для предотвращения возникновения
события.
Применяемые сокращения:
СП1 - системная процедура «Управление документацией и записями»,
СП - структурное подразделение, О - ответственный, И - исполнитель.
4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Целями проведения корректирующих и предупреждающих действий является улучшение
образовательного процесса, качества подготовки обучающихся, предотвращение случаев
повторного возникновения выявленных несоответствий, предупреждение или минимизация
потенциально возможных несоответствий.
КД и ПД предпринимаются для демонстрации пригодности СМК, возможности её улучшения
и повышения результативности.
Корректирующие действия должны быть адекватными последствиям выявленных
несоответствий.
Предупреждающие действия должны соответствовать возможным последствиям
потенциальных проблем.
-3-
Решение об осуществлении КД (ПД) принимает руководитель соответствующего
процесса.
Ресурсы на проведение КД и ПД утверждаются руководством НГУ.
После проведения КД и ПД проводится проверка их результативности, информация о
которой доводится до руководства НГУ, руководителей подразделений и заинтересованных лиц.
5. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ КОРРЕКТИРУЮЩИХ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ
ДЕЙСТВИЙ
Порядок проведения корректирующих и предупреждающих действий включает в себя:
- анализ возникших (потенциальных) несоответствий и (или) других нежелательных
ситуаций и установление причин их возникновения (возможного появления);
- разработка плана КД (ПД);
- контроль за ходом выполнения плана КД (ПД);
- проверка результативности КД (ПД);
- внесение изменений в документацию СМК.
Блок-схема порядка проведений КД (ПД) представлена в Приложении 1.
В качестве исходной информации для анализа причин возникших (потенциальных)
несоответствий используются данные:
- результаты контроля успеваемости обучающихся;
- результаты внутренних аудитов;
- результаты работы с потребителями продукции или работодателями (результаты
анкетирования и маркетинговых исследований рынка образовательных услуг и рынка труда, спрос
на выпускников);
- результаты самооценки, различных рейтингов;
- результаты комплексной оценки Рособрнадзором деятельности НГУ;
- результаты сравнения с аналогичными учебными заведениями;
- анализ внутренней и внешней нормативной документации и другие.
Анализ несоответствий проводится руководителем и сотрудниками подразделения, в котором
выявлено или возможно появление несоответствия. Исходя из характера возникших
(потенциальных) несоответствий, руководитель подразделения может принять решение,
согласованное с руководством, об участии в анализе сотрудников других структурных
подразделений и представителей других заинтересованных сторон.
Результатом анализа являются предложения по устранению причин возникновения
(возможного появления) несоответствий.
Основные типовые причины возникших (потенциальных) несоответствий и соответствующие
типовые КД (ПД) следующие:
Типовая причина
Недостаточная компетентность
персонала
Недостаток ресурсов, сотрудников
Отсутствие установленной
процедуры (документа) управления
(выполнения деятельности)
Типовое КД (ПД)
Обучение
персонала,
повышение квалификации
Выделение ресурсов, модернизация, замена оборудования
Разработка, утверждение и внедрение внутреннего
документа по управлению (выполнению деятельности) и
(или) приобретение и внедрение внешнего документа.
-4-
Установленная
процедура
(документ) управления (выполнения
деятельности):
 не содержит исчерпывающей
информации или достаточной
степени детализации по
управлению (выполнению
деятельности);
 не отражает произошедших
изменений.
Разработка, внесение, внедрение изменений к внутреннему
документу по управлению (выполнению деятельности)
и (или) приобретение и внесения изменения к
внешнему документу.
На основе предложений по устранению причин возникновения (возможного появления)
несоответствий разрабатывается план КД и (или) ПД, который документально оформляется и
представляется на согласование руководителю процесса и, при необходимости, начальнику
Отдела качества НГУ.
Руководитель процесса, на основании разработанного плана, оценки эффективности
предлагаемых действий и информации о наличии ресурсов, принимает решение о проведении
корректирующих и предупреждающих действий и назначает ответственного исполнителя и
исполнителей по каждому разделу разработанного плана.
Корректирующие действия должны разрабатываться без излишней отсрочки в срок, не
превышающий 15 рабочих дней с момента документального оформления несоответствия.
Исключение составляют случаи, когда для определения причин и разработки корректирующих
действий требуется проведение специальных исследований или необходимо участие нескольких
структурных подразделений.
Контроль за ходом и сроками выполнения КД (ПД) осуществляют ответственный
исполнитель и руководители подразделений, участвующих в выполнении КД (ПД), а также
сотрудник Отдела качества (участие обязательно, если несоответствие выявлено в процессе
проведения внутреннего аудита).
В случае необходимости ответственный исполнитель и (или) руководители подразделений,
участвующих в выполнении КД(ПД), могут инициировать изменение сроков и(или) объема
выполнения КД(ПД). Изменения должны быть обоснованы и представлены в письменном виде не
позднее срока окончания работ выполнения КД (ПД). Изменения согласуются и утверждаются
теми же лицами и заинтересованными сторонами, что и КД (ПД).
Ответственный исполнитель осуществляет проверку результативности КД (ПД),
которая оформляется документально и утверждается руководителем процесса.
Если по результатам проверки установлено, что улучшение не произошло, то анализ
исходных данных и весь описанный процесс повторяется.
Если по результатам проверки установлено, что улучшение произошло, то результаты
КД (ПД), после рассмотрения их руководством, закрепляются путем внесения изменений в
документацию СМК и обучения персонала.
Разработка, утверждение и ввод в действие изменений осуществляется в соответствии с СП1
«Управление документацией и записями».
Для реализации процесса управления КД и ПД ректор определяет и выделяет следующие
необходимые ресурсы:
 рабочее пространство;
 квалифицированный персонал (сотрудники Отдела качества, руководители процессов,
руководители подразделений, члены рабочих групп и ответственные лица);
-5-


материальные ресурсы: оборудование рабочих мест, компьютеры и программное
обеспечение, необходимое для надлежащего выполнения требований настоящей
системной процедуры, расходные материалы, необходимые помещения и шкафы для
хранения записей в подразделениях;
финансовые ресурсы на выполнение КД и ПД.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Ответственность за исполнение требований настоящей процедуры несут руководители
процессов и руководители подразделений, а также Отдел качества (за проверку выполнения
планов КД и ПД).
Руководители процессов и начальник Отдела качества утверждают планы КД (ПД) и отвечают
за назначение ответственных исполнителей и исполнителей КД (ПД).
Руководители
подразделений
ответственны
за
анализ
причин
возникших
(потенциальных) несоответствий, разработку плана КД (ПД) и соблюдение сроков разработки
планов КД (ПД).
Ответственный исполнитель КД (ПД) контролирует ход и сроки выполнения КД (ПД)
и отвечает за проверку результативности КД (ПД).
Исполнители КД (ПД) отвечают за соблюдение сроков выполнения КД (ПД).
Начальник
Отдела
качества
отвечает
за
внесение
изменений
в
документацию СМК по результатам КД (ПД).
7. КОНТРОЛЬ
Контроль исполнения требований настоящей процедуры осуществляется при внутренних
аудитах, проводимых Отделом качества.
В ходе контроля проверяются:
- наличие, полнота оформления и условия хранения записей о КД (ПД),
- исполнение сроков разработки и выполнения КД (ПД).
Критериями оценки результативности выполнения КД (ПД) являются:
- уменьшение или отсутствие повторяющихся несоответствий,
- устранение нежелательных тенденций в деятельности университета.
Результаты аудитов должны предоставляться Отделом качества представителю руководства
по качеству - ректору НГУ, не реже одного раза в год.
-6-
Приложение 1.
-7-
-8-