Генеральный директор гостиницы

Реклама
Гостиница «Адмиральская» г. Ставрополь. (9 вариант)
Базой для создания электронного документооборота будет
являться реально существующая гостиница «Адмиральская» г. Ставрополь. Данное коммерческое предприятие предоставляет
услуги
питания, размещения клиентов в одноместных двуместных и трехместных
номерах,
а также номерах класса полулюкс и люкс. Основным видом
деятельности
является
организация
комплексного
туристического
обслуживания. Внутри предприятия выделяются 5 подразделений: директор
по размещению; директор по общественному питанию;
финансовый
директор; коммерческий директор; технический директор.
В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие
квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а
утверждает их линейный руководитель – генеральный директор. Структура
организации представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 – Структура предприятия
Таким образом, в документационном обмене задействовано 5
подразделений. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает
соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также
внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной
компании.
Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру
организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне – являясь филиалом
Московской компании, то внедрение общекорпоративной системы
электронного управления документами происходило на базе уже внедренных
систем внутри Ставропольского филиала.
Организация документооборота включает в себя: порядок приема,
регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции,
порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов,
организация контроля исполнения документов, поисковая система по
документам, составление номенклатуры дел, формирование и оформление
дел, экспертиза ценности документов, передача дел в архив. Подразделения
гостиницы «Адмиральская» осуществляют свою деятельность на основе
«Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели,
В документационном обеспечении Компании выделяют три группы
документов:
поступающие
(входящие); отправляемые
(исходящие);
внутренние.
Схема движения входящей документации в гостинице
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в
гостинице «Адмиральская» осуществляется централизованно секретаремреферентом
Генерального
управления.
При
первичной
обработке
корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность
конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт
возвращает или пересылает по назначению.
Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора
гостиницы «Адмиральская» передается секретарю Генерального директора.
Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит
на
рассмотрение
руководителю.
После
рассмотрения
документов
Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между
заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в
дело, копии разносятся исполнителям.
Схема прохождения исходящих документов в гостинице
Отправляемые
предприятием
документы
называются
исходящими.
Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта документа исполнителем;

проверка
правильности
оформления
проекта
документа
секретарем;

согласование проекта документа;

подписание документа руководителем (в необходимых случаях –
утверждение);

регистрация документа;

отправка документа адресату.
Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками,
представлены ниже и на рисунке 2.
Рисунок 2. Модель документооборота гостиницы «Адмиральская»
Скачать