Инновационные методы управления проектами - Бизнес

Дмитрий Табанин, директор по развитию издательства «Бизнес-медиа»
Тезисы к докладу на I кадровом форуме «Персонал 2009»
Инновационные методы
управления проектами и персоналом
Сейчас от людей нужны подвиги. Больше работать за меньшие деньги. Когда людей мотивируют
на подвиги, с ними не говорят языком формальных приказов и корпоязом, им не вещают о
величии компании, им не поют песни о светлом будущем.
С ними общаются как со взрослыми людьми. Без корпоративной витиеватости, без лишнего
официоза, без канцелярских штамповок. В том формате, в каком людям удобнее воспринимать.
Ваши подчинённые прекрасно понимают, что в самом деле происходит, и понимают – нужно чтото делать. Расскажите людям, что. На доступном им языке.
Общие принципы
1. Всё можно делать дешевле
Всегда можно найти подрядчика дешевле и ничуть не хуже, чем текущий. Встаёт два вопроса – как
проверить адекватность новичка и как им управлять. Есть ещё и третий вопрос – нужно ли искать –
но ответ на него совсем прост: если с имеющимися подрядчиками соблюсти кризисный бюджет
не получается, искать имеет смысл. И быстро.
Как проверить. Проверяйте заинтересованность и технологии. Заинтересованность – готовность
сделать тест для вас быстро и бесплатно (или по минимальной цене). Технологии – по результату
теста на заинтересованность.
Как управлять. Общаться с подрядчиком индивидуально, не пытаться вогнать его в общие
правила. Многими общими правилами можно без ущерба пренебречь при решении конкретной
задачи. Подрядчики, соблюдающие все общие правила в рамках каждой задачи, самые
неэффективные и дорогие – бюрократия и окостенелость обходятся очень недёшево.
2. Всё можно делать быстрее
Любое дело можно сделать быстрее, устранив простои и потери времени на передачу от звена к
звену (стыковку процессов).
Как устранить простои. Если можете контролировать график загрузки – контролируйте его,
постоянно. Знайте, что делает каждый подрядчик или работник, загружайте каждого как только
он освободился. Создайте себе систему, которая даст вам знать, что подрядчик (работник)
простаивает.
Как оптимизировать стыковку. Знайте в деталях процедуры и временные рамки входа и
выхода из процесса по каждому подрядчику. Подрядчик может работать, скажем, до 18 – но в тот
же день работа начнётся, только если вы передадите заявку до полудня. Если вы принесли заявку
www.bis-media.ru
(8182) 63-58-20
в 12:30, вы потеряли целый день.
3. Всегда есть короткий путь
В начале и в конце любого процесса есть непроизводительные затраты времени «на
раскочегаривание». Входя в процесс минуя эти этапы (но проходя эти этапы, когда уже
непосредственно идёт производство), вы экономите время. Тут надо учитывать, что ломая
стандартную схему вы рискуете больше, нежели её принимая.
Как вычленить «раскочегаривание». Это почти всегда затраты времени на бюрократию. По
предыдущему примеру: обратившись напрямую к мастеру, вы, скорее всего, сможете начать
работу в тот же день, даже если вы принесли заказ после полудня. А все бумажки можно
оформить и позже.
Такой подход предполагает, что вы хорошо знаете производственный процесс подрядчика и
лично знакомы с исполнителями. Также такой подход предполагает, что вы будете готовы взять
на себя решение проблем, связанных с тем, что вы поломали «нормальный», привычный для
подрядчика ход событий.
Кто такой менеджер проекта
Хороший менеджер проекта – как шизофреник. У него две сущности – он должен видеть ход
своего проекта как целиком, так и в мелких частностях. Очевидно, что по сколь-нибудь сложному
проекту удержать все детали в голове невозможно – из этого также следует, что только с
помощью головы невозможно оценить и степень общей готовности.
Как видеть проект в целом. Выделить ключевые показатели – 3-5, спланировать, как они
должны меняться во времени при нормальном ходе проекта, и иметь возможность оценить эти
показатели в любой момент времени. Лучше всего, если эти показатели будет считать для вас
робот. Типичные примеры для издательства – объём поступлений от рекламы, к-во написанных
страниц, к-во свёрстанных и к-во утверждённых.
Как видеть проект в частностях. У вас должен быть мгновенный доступ до любой части
проекта, до любого подрядчика, до любого документа и даже до версий этого документа. Вы
должны располагать возможностью оценить, как ставилась та или иная задача, что ответил ваш
заказчик, глядя на промежуточные результаты вашей работы, что ему ответили. У вас должна
быть возможность увидеть, какие обязательства были взяты сторонами (как со стороны
подрядчиков, так и с вашей стороны, так и со стороны заказчика) и что в самом деле происходило.
Технологические аспекты
Доступность информации
Тут есть две стратегии. Наилучшее решение – разумно сочетать обе.
Первая – стремительно устаревающая – хранить всю информацию централизовано и
систематизировано. Все версии, все документы, все архивы, историю взаимоотношений с
клиентами и подрядчиками. Совершенно очевидно, что при безоговорочном соблюдении этой
стратегии какая-то часть информации будет устаревшей – ещё не создана, и вряд ли в ближайшем
www.bis-media.ru
(8182) 63-58-20
времени будет создана платформа для такого хранения. Главная проблема – синхронизация
разнородных и разъединённых рабочих сред игроков, задействованных в проекте.
Как побороть разнородность. Полностью вряд ли получится – тем не менее,
современные технологии позволяют большинство документов (и их версий) хранить в
одном месте. Интернет позволяет объединить географически разрозненных игроков в
единую сеть и предоставлять им единое хранилище. Ключевые слова – VPN + СЕРВЕР
ТЕРМИНАЛОВ; GOOGLE DOCS; MICROSOFT GROOVE.
Вторая стратегия – хранить только ссылки на информацию. Так работают поисковые системы. В
применении к конкретным задачам это звучит так: вы должны знать, где быстрее всего можно
получить ответ на ваш вопрос и как этот вопрос надо задать.
Где получить. Знайте все источники самой актуальной информации. Это могут быть папки
на сервере, ваш менеджер у подрядчика, жена фрилансера, который на вас работает. Для
этого не ленитесь сохранять все ваши контакты и комментарии к ним в одном месте. По
возможности храните в адресной книге фото людей – нередко бывает сложно вспомнить
по имени, что это за человек, а лица запоминаются проще.
Ключевые слова – OUTLOOK ИЛИ ДРУГАЯ ПОЧТА, ПОДДЕРЖИВАЮЩАЯ ПОИСК; CRM-СИСТЕМЫ; ЯРЛЫКИ
НА СЕТЕВЫЕ РЕСУРСЫ и т.п.
Как задать вопрос. Вопросы обычно задают людям – поэтому желательно помнить
особенности общения с каждым конкретным источником информации. То-есть
воспринимать людей как агентурную сеть и подстраиваться под манеру и способ общения
каждого. В современных реалиях вы решите половину этой проблемы, поддерживая…
Разнообразные каналы связи
Общайтесь с людьми так, как удобно им. Электронная почта, факс, ICQ, Skype, SMS, Gtalk, twitter –
используйте их все.
Есть такие люди, которые чаще торчат в блогах, на vkontakte.ru или на одноклассниках, нежели
читают СМС или почту. Эти люди – совсем не обязательно бездельники. Иногда как раз наоборот –
у таких людей много свободного времени, потому что они крайне быстро и эффективно делают
своё дело. Обращайтесь к ним через привычную для них среду – будет легче договориться.
Нет ничего сложного в том, чтобы это всё настроить и научиться пользоваться. Все эти системы
весьма массовые и потому дружественные и простые.
Конечно, есть мобильник – вроде бы универсальный способ. Но, к сожалению, разговоры по
мобильному плохо протоколируются – и если ваш собеседник узнает, что вы записываете все
разговоры, вряд ли вы сможете рассчитывать на прямое и доверительное общение. Да и поиск по
записям разговоров не реализован для русского языка до сих пор. Нет такой системы, которую
можно было бы попросить «а найди-ка мне все разговоры, где я произносил слово подшипник».
Важный момент – обязательно сделайте так, чтобы через вашу корпоративную электронную почту
свободно проходили файлы таких размеров, какие требуется через неё передавать хотя бы
изредка. Нормальный для большинства лимит – 20-30 Мб, а отнюдь не 1-3, как установлено во
многих организациях.
www.bis-media.ru
(8182) 63-58-20
Разные манеры общения
Любой хороший менеджер умеет договариваться с людьми при личном общении или в разговоре
– просто подстраиваясь под собеседника. Где-то надавить, где-то улыбнуться, где-то схитрить
немножко.
Однако многие совершенно не умеют делать это при других способах общения. Написать письмо
или СМС можно совершенно по-разному. Для каждой системы письменного общения через
компьютер (или другую железку) есть свои нормы. Скажем, длинные е-мэйлы с обилием
оформления вызывают раздражение, безэмоциональное (без смайликов и изобилующее
канцелярско-корпоративными оборотами) письмо через ICQ сделает из вас зануду, равно как и
фамилия под каждым СМС человеку, с которым вы общаетесь более 2-3 раз.
При общении через системы, предполагающие быстрый ответ, не имеет смысла задавать больше
двух вопросов в одном сообщении. Лучше задавать их один за другим – иначе вы практически
гарантированно не получите все ответы.
Такого рода соображений довольно много – и только практикуя связь через разнообразные
каналы, вы научитесь делать это адекватно.
Итерации
Храните все промежуточные версии всего. У такой стратегии есть масса преимуществ:

Вы всегда сможете откатиться к предыдущей версии, если текущая не устраивает

При разборе полётов – если что прошло не так – всегда будет возможность найти источник
ошибки

Простое механическое сравнение версий позволит оценить, насколько тот или иной
подрядчик тщательно отнёсся к вашим замечаниям (скажем, если вы поручили
журналисту сменить жанр, а при сравнении выяснилось, что заменено три предложения за
два дня работы, у вас появляется непробиваемый аргумент для претензий).

Контролируя процессы итеративно, а не только по принципу «поручил-выполнил» вы
всегда можете поправить подрядчика и таким образом его чему то научить: когда мы
учились в школе, учителя заставляли нас писать одно и то же слово много раз, указывая на
ошибки, это очень эффективно (но не всегда быстро).
Как хранить. Обяжите всех своих работников сохранять каждую новую версию под новым
именем. Скажем «Договор 5720 итерация 4». Главное – система именования должна быть единой
для всех и понятной. Автоматизм нарабатывается при должном контроле за неделю-две.
Попросите своего системного администратора включить функцию Windows под названием ТЕНЕВОЕ
КОПИРОВАНИЕ – эта возможность встроена в Windows уже почти 10 лет. Она позволяет иметь
несколько версий одного документа без всякого переименования, причем вы всегда сможете
восстановить более ранние версии двумя кликами мышки. Это не замена политике именования –
старая версия сохраняется только один раз в сутки – тем не менее, такая возможность позволяет
устранить последствия многих досадных случайностей типа перезаписи шаблонов.
Требуйте фиксировать каждый контакт с клиентом (подрядчиком, вообще любым контрагентом) в
специальной базе – особенно это касается сбыта. Это называется
www.bis-media.ru
(8182) 63-58-20
CRM и позволит вам при необходимости восстановить события. Также фиксация
взаимоотношений с клиентами позволяет выстраивать более эффективные продажи – понятно,
что с клиентами, с которыми переговоры обычно затягиваются, имеет смысл начинать общаться в
самом начале проекта – а менее бюрократизированных оставить на потом.
Комментирование
При любой возможности храните комментарии вместе с оригинальным документом – это
продолжение стратегии итераций.
Как хранить комментарии. Отвечаете на письмо – цитируйте оригинал и просите (или требуйте)
того же от ваших контрагентов и работников.
Правите что-то в Word – включайте режим правок и комментариев (включается нажатием Ctrl-E в
Word или Ctrl-N в Open Office).
Правите что-то в Excel – добавляйте комментарий (правая кнопка мыши) и подкрашивайте ячейку.
www.bis-media.ru
(8182) 63-58-20