стоимость и эффективность информационных систем

СТОИМОСТЬ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Любой бизнес-проект создается на базе понимания его эффективности с точки
зрения востребованности и прибыльности. Как правило, преимущества
информационных технологий (ИТ) у руководящего состава предприятий не
вызывают сомнений. Окупаемость ИТ-решений признает большинство
представителей топ-менеджмента компаний, однако, единой формулы подсчета
эффективности информационных систем на настоящий момент не существует.
Как ни парадоксально это звучит, но для многих руководителей компаний возврат
на инвестицию в информационные технологии не является главнейшим
критерием для принятия решения о реализации проектов. Оценивают чаще
эффективность систем с точки зрения повышения производительности труда.
Однако, в международной практике сложилось несколько различных
методологических подходов к оценке эффективности от эксплуатации
информационных систем, некоторые из которых вкратце описаны в данной
записке.
В чем ж оценивать эффективность - в деньгах, в значении показателя
рентабельности инвестиций ROI, в увеличении скорости обработки информации, в
снижении рисков, наконец? Как ее вычислять и можно ли как-то обосновать такие
расчеты? Во многих случаях, правда, детальный расчет и не требуется, достаточно ясного понимания источников достижения возможных положительных
эффектов, ибо древняя латинская поговорка гласит: «Diagnosis cetra - ullae
therapiae fundamentum» – «достоверный диагноз - основа любого лечения». Мы
попробуем поставить диагноз: вместе разобраться, насколько эффективны
финансовые вложения в различные ИТ-проекты, где, почему и от каких видов
информационных систем следует ожидать отдачу в первую очередь. Видам
возможных положительных эффектов и некоторым способам их оценки и будет
посвящена статья.
Выделяют три типа эффектов, определяющих в целом эффективность ИТ.
Первый - эффект от учета дополнительной информации (приносимого
внедрением учетных информационных систем разных классов) – к сожалению,
опыт внедрений не показал существенного экономического эффекта от
автоматизации учета, но имеется ряд непрямых следствий, влияющих на
эффективность решений, принимаемых людьми на основе более достоверной
информации. Второй - эффект от нормирования и учета процессов: учета
организационных, производственных процессов более ощутим, так как позволяет
видеть картину в динамике, делает прозрачной загрузку персонала, ресурсов, а от
такой прозрачности они «начинают шевелиться быстрее». Третий - эффект от
планирования, оптимизации, управления процессами и ресурсами. На взгляд
автора статьи, это самый значительный, самый прямой эффект, так как состоит в
непосредственном сокращении ресурсов и ускорении процессов (при достижении
тех же целей) за счет их «правильной организации», и именно на таком эффекте
стоит более подробно остановиться.
На первый взгляд, задача получения своевременной информации о реальном
состоянии дел на предприятии – это та цель, которая побуждает любого
директора браться за внедрение у себя на предприятии информационных систем.
Действительно, первый источник эффективности ИТ-проекта – это различные
выгоды от простого наличия необходимой информации, от ее точности и
достоверности, от ускорения ее сбора, передачи, поиска. Да, информация
необходима для принятия решений, для своевременного формирования внешней
отчетности (с чего обычно все и начинается). Без нее бизнес просто «встанет»,
ошибки в информации чреваты, подчас, потерей рынка, разорением и
аналогичными неприятностями разного масштаба.
Пока большая часть информационных систем, присутствующих на рынке,
сосредоточена именно на решении проблем учета на предприятиях – от
бухгалтерских программ до комплексных корпоративных систем учета. Эффекты,
которые они обещают, во многом схожи (несмотря на специфику разных классов
систем):
Снижение риска ошибок. Слишком сложно бывает подчас правильно рассчитать
реальную «цену ошибки» - для этого нужна статистическая информация о
дополнительных затратах при их возникновении и частота, с которой ошибки эти
возникают. Как правило, таких данных на предприятиях просто нет. К примеру,
иногда из-за ошибок в учете предприятие вынужденно платит штрафы после
налоговых проверок (как в явной, так и в неявной форме, что затрудняет расчет
подобных рисков). Но как часто случаются такие проверки, в какой момент
возникают штрафы, какова их средняя величина, насколько наличие
информационной системы реально может снизить вероятность ошибок, чтобы
предотвратить эти затраты? Сейчас даже появилось целое направление
исследований подобных ситуаций, именуемое в управленческой теории рискменеджментом.
Заметим, что в результате инвестиций в такой ИТ-проект сами учетные операции,
как правило, не ускоряются, а иногда и замедляются – в автоматизированной
системе приходится заполнять те же данные, что и при ручном вводе,
дополнительно появляется множество заполняемых полей таблиц баз данных,
которые в «ручном» учете просто предполагались «по умолчанию». Например,
при автоматизации деятельности канцелярии сотрудники стали жаловаться, что
теперь у них на регистрацию и перенаправление корреспонденции адресатам
уходит даже больше времени, чем раньше – требуется сканирование, для каждого
документа приходится определять сложные права доступа. Раньше сортировка по
внутренним адресатам происходила «одним взглядом» и потоковым методом, а
теперь каждый документ по отдельности нужно перенаправить и др.
В общем, ожидания по увеличению производительности труда учетчиков,
сборщиков, обработчиков информации, к сожалению, не оправдываются. В прессе,
в среде аналитиков практически не описываются случаи, чтобы в результате
проекта внедрения учетных систем был действительно сокращен персонал
компании. Напротив, чаще в итоге внедрения корпоративных систем в
организациях создается значительный штат персонала, занимающегося их
обслуживанием. Кроме того, чтобы не возникало саботажа корпоративных систем
со стороны персонала, внедренцы, как правило, обещают, что никто в итоге не
будет уволен. Если, к примеру, сказать бухгалтерам, что в результате внедрения
корпоративной системы весь бухгалтерский учет будет осуществляться
автоматически на основе первичной документации, вводимой на местах, и им
остается только проверять, контролировать, исправлять ошибки учетчиков, то
провал внедрения неминуем.
Снижение рисков из-за своевременного доступа к информации. Это основной
источник повышения эффективности от внедрения ИТ, так как в нем «скрывается»
реальный потенциал управления предприятием (нельзя управлять тем, что
нельзя хотя бы косвенно измерить). Владея информацией, точной и в нужное
время, люди принимают более обоснованные, более адекватные управленческие
решения. Беда лишь в том, что принимают их живые люди, хоть и с
использованием данных, но в основном на базе своего опыта, профессионализма,
интуиции. Само наличие информации еще не гарантирует принятия правильных
решений. Тем самым эффект непредсказуем, субъективен.
Рассмотрим примеры эффективности информационной системы предприятия,
обеспечивающей предоставление своевременной информации: это снижение
дебиторской задолженности (за счет упорядочения и своевременности учета
поступлений, платежей, отгрузок, приемок и др. операций с контрагентами),
точная финансовая оценка инвестиционного бизнес-проекта (рентабельность и
срок его окупаемости) на основе достоверных данных, обеспечивающая треть
успеха проекта или управление скидками клиентам на основе данных по объемам
закупок за прошедшие периоды.
Как правило, для этого класса эффектов на каждом предприятии приходится
применять свои «измерители», именуемые KPI (ключевые показатели
эффективности деятельности), причем заранее этот эффект очень сложно точно
экспертно оценить, но иногда все же удается сравнить показатели «до» и «после»
внедрения, если есть исходная база для расчетов.
Подведем промежуточные итоги. Хорошо известно, что с ростом сложности
структуры предприятия происходит одновременный рост количества процедур,
которые необходимо выполнять в его учетной системе для получения
своевременной информации. При большем объеме данных все большая часть
организации должна заниматься поддержанием собственной информационной
структуры, и затраты на обеспечение управления могут уже оказаться
неэффективными (то есть усилия по сбору и обработке такого объема
информации превысят эффект). Существуют примеры предприятий, где
внедрение системы менеджмента качества парализовало всю работу –
сотрудники, занимаясь непрерывным самоконтролем, не успевали заниматься
содержательной профессиональной деятельностью. Но при меньшем объеме –
может возникнуть, увы, и недостаток информации для принятия управленческих
решений.
Кроме того, в первую очередь реализуется учет, ориентированный на
«внутренние» потребности предприятия, а только затем учет его «внешнего
окружения» (к примеру, учетом взаимодействий с контрагентами занимаются
CRM-системы). В быстро меняющихся рыночных условиях именно внешние
факторы могут оказаться более опасными для бизнеса. Но для их учета пока
предложено слишком мало автоматизированных инструментов, а значит, учетные
ИТ-технологии не защитят предприятие от конкурентного отставания или даже
банкротства - все равно такие решения остаются прерогативой высшего
менеджмента предприятия. И ждать особого эффекта тут не приходится. К
сожалению, выводы неутешительны: учет информации и автоматизированные
системы, реализующие поддержку этого учета, необходимы, но не
эффективны, затратны, либо затраты на расчет эффекта сравнимы с ним
самим.
Нельзя сказать, что эффекта здесь совсем нет, но соотношение этого возможного
эффекта и затрат предприятия на его достижение посредством автоматизации
учетных функций не показательны или не в пользу первого. Некоторых
руководителей буквально приводит в ярость необходимость новых, неучтенных на
этапах планирования ИТ-проекта затрат (требование перегрузить всю
информацию из старых систем в новые, необходимость содержать еще несколько
администраторов
информационной
системы,
потребность
в
более
квалифицированных кадрах). А мизерные эффекты при внедрении учетных
систем от быстродействия компьютеров, экономии бумаги, ручек и телефонной
связи язык не поворачивается назвать «эффектом от корпоративной системы»,
так как больше похож на «экономию на спичках».
Литература:
1.
2.
3.
4.
Логистик&Система №7 июль 2006
www.cnews.ru
www.iteam.ru
www.ozon.ru