Глава 3 ПЛАНИРОВАНИЕ

Глеб Архангельский
Планирование дня
Источник: Архангельский Г.А., Бехтерев С.В., Лукашенко М.А., Телегина Т.В. Таймменеджмент: учеб. пособие. – М.: Маркет ДС, 2008. – 288 с.
Древнее мудрое высказывание гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а так, как
сам парус поставлю». Планирование – это способность так доставить парус, чтобы,
используя направление и скорость ветра, достичь желаемого берега с наименьшими
затратами усилий и в кратчайшие сроки. И прежде чем ставить парус, необходимо знать,
куда плыть.
Наличие цели делает планирование собственной деятельности эффективным
средством достижения результата.
Почему же так трудно бывает составить хороший план, даже имея цель? При слове
«планирование» наш мозг услужливо добавляет «жесткое», «детальное». Неосознанно
планирование связывается в нашем представлении с «расписанием», «графиком»,
«распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием обычно понимается
жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени (табл. 3.1).
Такой план часто не соответствует хаотично меняющейся обстановке и непредсказуемым
поворотам жизни. Только мы распишем весь день по часам и минутам, как обязательно
происходит нечто незапланированное и неожиданное, ломающее самый точный и
детальный план.
Тем не менее, нужно и укладываться в сроки, и выполнять свои функциональные
обязанности, и уделять внимание долгосрочным проектам. Решить эту задачу помогает
гибкое планирование. Существует много различных видов гибкого планирования,
позволяющих выбрать оптимальный вариант, исходя из личностных особенностей
человека и соответствующий специфике его деятельности.
Планирование в тайм-менеджменте - способность решить задачу без затрат лишних
усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное.
Важно помнить, что основная задача плана – помощь в принятии решений.
Планирование не должно превращаться в самоцель, главным остается ориентация на
результат. В этом случае время и усилия, затрачиваемые на составление планов,
окупаются, а эффективность применения планирования остается высокой.
Планирование дня
Каждый день нам приходится решать не только задачи, направленные на
достижение своих целей, работать над долгосрочными проектами, но и выполнять
большое количество повседневных, рутинных дел. Как же спланировать свою
деятельность таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих
целях и стремлениях не забывать и в сроки укладываться? Ответ один — начать
планировать свой день. План на день необходим – это непреложная истина тайм-менеджмента. Ежедневное планирование – кирпичики, из которых постепенно
выстраивается здание нашей жизни.
Если сопоставить затраты времени, то нужно признать, что очень незначительная
часть нашей жизни озарена блеском выдающихся идей. Большую же часть ее
приходится посвящать тяжелой работе. Печально, но ... наши студенты не понимают
этого. День или даже час, не доставивший им экстатического удовлетворения, для них
потерянный день и час, и поэтому они не в состоянии исполнять рутинную работу.
Я слышал от некоторых из них: «Я не буду этого делать, потому что мне это
скучно...» Люди делают вывод, что жизнь творческого человека - нескончаемая череда
восхитительных озарений, и напрочь забывают о том, что творческая личность
обязательно отличается трудолюбием.
Маслоу А. Г. Дальние пределы человеческой психики
Систематическое составление плана на день поможет научиться лучше
структурировать все свои задачи, дела, а в целом, и свою жизнь.
Конечно же, может возникнуть возражение: зачем это нужно, ведь так быстро
меняется, какие там планы. Правильно, но именно из-за этого (как не парадоксально
звучит) и необходимо составлять план. То, что заранее известно, предсказуемо и
понятно, нет нужды планировать Вы ведь не планируете процесс утреннего поедания
бутерброда или чистки зубов – все и так понятно, доведено до автоматизма. План - это
не жесткие рамки строгого расписания, которое ни под каким предлогом нельзя
нарушить или изменить. План – ваш верный помощник, дающий возможность быстро
сориентироваться в постоянно изменяющихся условиях, выбрать оптимальный вариант
действий и при этом не упустить ничего важного и основного. Но для того, чтобы план
стал вашим союзником, а не врагом, он должен быть правильно составлен.
Как планировать день. Правила эффективного планирования
Вспомните, как вы обычно планируете свой день? Держите в голове все «не
забыть», «надо сделать», «обязательно» и «необходимо»? Ваш монитор как новогодняя
елка заклеен стикерами с напоминаниями о неотложном? Вы записываете дела на день
на листочках и благополучно их теряете? Ставите крестики и завязываете узелки «на
память», а потом не можете вспомнить, что они означают? Все это — не планирование.
Можно выделить пять основных правил, при соблюдении которых ваш план будет
высокоэффективным способом организации времени.
1. Письменный вид. Первое и главное условие, при котором ваш план будет
работать, – он должен быть материальным, выполненным в письменном виде, и
находиться в одном месте. При этом не важно, на каком носителе вы будете вести свой
план – в ежедневнике, в MS Outlook или MS Excel. Все задачи, которые вы стараетесь
удержать в голове, обязательно будут забываться – это особенность человеческой
памяти, которая не способна удерживать одновременно большой объем информации.
Для обеспечения контроля и управляемости ежедневных задач их необходимо
записывать.
2. Регулярность. Планирование должно быть регулярным. Привычка составлять
план на каждый день способствует выработке эффективно мышления, внимания к
собственной деятельности, своей жизни. Регулярное составление плана на день
помогает разгрузить память, освободить голову для более творческих мыслей и идей.
3. Приоритетность. Составляя план, необходимо выделять наиболее
приоритетные, ключевые, наиболее значимые задачи. Использование принципа
приоритетности способствует созданию более четкой структуры задач.
4. Реалистичность. Планирование помогает оставаться в рамках реальности,
мотивирует на выполнение тех задач, которые занесены план. При планировании,
особенно тактическом и оперативном, следует придерживаться принципа
реалистичности, избавляться от строительства иллюзорных замков, витания в облаках.
<…>
5. Гибкость планирования. План должен быть составлен таким образом, что при
появлении любых неожиданных ситуаций, внезапных обстоятельств было бы легко
пересмотреть план, внести в него изменения и дополнения.
План на следующий день составляется вечером, просматривается и корректируется
утром, и в течение дня в него вносятся необходимые изменения.
<…>
Жестко-гибкое планирование дня
При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как
с гибкими, так и с жесткими задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному
времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с
помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов,
которые следует выполнить, составляя план на день.
Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в MS Outlook) отмечаем
жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время (рис. 3.7а). При этом
закладываем резерв времени на непредвиденные обстоятельства.
Шаг 2. Составляем список гибких задач (рис. 3.76), не имеющих жесткого времени
исполнения. Для записи гибких задач можно использовать чистую половину листа
ежедневника или закладку со стакерами.
Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные,
наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические цели задачи (рис. 3.7. в).
Не более 2–3 задач.
Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные приоритетные гибкие задачи. Рядом с
задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения (рис.
3.7г).
Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем... Невыполненные задачи
переносим на следующий день.
Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач:
 жесткие – привязанные к определенному времени;
 гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств);
 бюджетируемые – приоритетные, важные задачи, не привязанные жестко ко
времени, но для которых определяем количество времени, необходимое для их
выполнения.
Бюджетирование времени. При определении бюджета времени на приоритетные
задачи важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени
(жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40% времени оставляем как свободный
резерв на непредвиденные изменения ситуации. Между задачами всегда стоит оставлять
«зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в
жестком расписании произойдет сбой.