Организация планирования рабочего времени сотрудника и ее

Экономика, организация и управление предприятиями, отраслями
203
‒ деловой центр (бизнес-инкубатор), содействующий развитию совместного предпринимательства и обеспечивающий управление и
услуги в юридической, бухгалтерской, экономической и другой деятельности малым предприятиям;
‒ внедренческая фирма, специализирующаяся на внедрении, патентовании и лицензировании, продвижении на рынок научно-технических новшеств и объектов инновационной деятельности, доведении изобретений до коммерческого использования и продаже лицензий. Крупные инновационные предприятия отличаются консервативностью и медленно реагируют на новые общественные потребности
и коммерчески выгодное воплощение новых идей в рыночный продукт. Высокая эффективность малых инновационных предприятий
объясняется оперативным реагированием на новые научные идеи и
на решение конкретных проблем, связанных с получением конечного
результата от реализации инновационного продукта.
Список литературы:
1. http://www.worldbank.org.
2. Азгальдов Г.Г. Интеллектуальная собственность, инновации и квалиметрия // Экономические стратегии. – 2008. – № 2 (60). – С. 162-164.
3. Орлов А.И., Орлова Л.А.Современные подходы к управлению инновациями и инвестициями // Экономика XXI века. – 2012. – № 12. – С. 3-26.
4. www.gks.ru/wps/wcm/connect/rosstat_main/rosstat/ru/statistics/enterprise/
science.
5. Гершман М.А. Инновационный менеджмент. – М.: Маркет ДС, 2010. –
200 с.
ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО
ВРЕМЕНИ СОТРУДНИКА И ЕЕ ОСОБЕННОСТИ
© Бряткова Н.В.
Башкирский государственный университет, г. Уфа
В статье речь идет о планировании рабочего дня штатного сотрудника с использованием принципа В. Парето, правила 60:40, АБВ-планирования. Так же даны рекомендации руководителям, основанные на
собственных наблюдениях, применив которые, Вы сможете спланировать свой рабочий день.
Ключевые слова: задача, планирование, принцип, руководитель, эффективность.

Студент кафедры «Социологии труда и экономики предпринимательства».
204
АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ЭКОНОМИЧЕСКИХ НАУК
На протяжении всего существования человеческого общества были те,
кем руководят и, соответственно, кто руководит. Но люди до начала 20 века
придавали мало значения самому понятию управление. Управляли руководители, опираясь на интуицию. В то же время не задумывались над этим
серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку и продолжает развиваться и в настоящее время. На протяжении
развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель
должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого руководителя. Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. Труд сотрудника руководящего звена является важной частью совокупного общественного труда. Эффективность работы компании (структурного подразделения) во многом определяется эффективностью ежедневной работы руководителя. В свою очередь эффективность его деятельности обеспечивается рациональной организацией труда. Соответственно, чем эффективнее труд в
управляющей системе, тем выше результаты совокупного труда. Но не стоит забывать, что руководитель является примером для всех сотрудников
компании. Если руководитель грамотно планирует свой день, то все коллеги
и подчиненные, впечатленные его знаниями, воспользуются его опытом.
Одно из главных преимуществ, которое достигается путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш
во времени. В практике деятельности управленца считается, что десятиминутная подготовка рабочего дня позволит экономить до двух часов рабочего
времени, вернее и лучше справляться с важными делами. Принципиально
важно в данном случае составить план рабочего дня в письменном виде.
При планировании своего рабочего дня как руководителю, так и любому сотруднику, важно учесть следующие правила:
‒ правило 80:20 (принцип В. Парето);
‒ правило 60:40;
‒ выделении срочных и важных задач (АБВ-планирование);
‒ фиксация планов;
‒ контроль и перенос несделанного;
‒ использование дневников времени [1, с. 31].
При планировании дня необходимо учитывать следующее правило
(правило 60:40): планом должно быть охвачено не более 60 % вашего времени; около 40 % должно быть оставлено как резервное время для неожиданных дел.
Специалисты открыли такую закономерность: как правило, на работу
тратится столько времени, сколько в распоряжении его имеется. Классическая формулировка этого явления принадлежит С. Паркинсону и носит его
Экономика, организация и управление предприятиями, отраслями
205
имя. Итак, закон Паркинсона: объем работы возрастает в той мере, в какой
это необходимо, чтобы занять время, выделенное на ее выполнение.
Пожалуй, одна из основных проблем планирования – классификация,
группировка разнообразных задач, дел и проблем, ежедневно встающих перед
руководителем. По какому принципу сортировать задачи? Как поступать с
каждой из проблемой? Частично на эти вопросы дают описываемые ниже
принцип Парето и АБВ-анализ [2].
Принцип, разработанный Парето в общем виде гласит, что внутри данной
группы отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость,
чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Применительно к управленческой деятельности он формируется так: в процессе
работы за первые 20 % расходуемого времени достигается 80 % результатов.
Остальные 80 % затраченного времени приносят лишь 20 % общего итога.
Если говорить о дневном цикле,то, поскольку для большинства людей утреннее время – самое продуктивное, не следует браться сначала за самые легкие,
интересные или требующие минимальных затрат дела. Сначала – за немногие
«жизненно важные» проблемы, а уж потом – за многочисленные «второстепенные».
Принцип Парето находит свое косвенное выражение в АБВ-анализе.
Суть АБВ-анализа заключается в разделении всех дел на категории, исходя
из того, что относительная значимость задач (в смысле вклада в конечный
результат) не совпадает с их относительным количеством:
‒ важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная
значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %;
‒ на важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего
числа и также 20 % значимости задач и дел руководителя;
‒ менее важные и несущественные задачи (категория В) – соответственно 65 % и 15 %.
И из принципа Парето и из АБВ-анализа следует, что установление приоритетов – важный творческий элемент работы руководителя.
Организация рабочего времени дня руководителя должна соответствовать основному принципу «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».
Осмелюсь предложить ряд рекомендаций по оптимизации организации
рабочего дня:
1. Планируйте свое время. План следует составлять не только на один
день, но и на и более продолжительные сроки. Конечно, будут отклонения
от него, и его придется корректировать, но делать это надо постоянно и заблаговременно. Очень полезно пользоваться издаваемым специально деловым календарем.
206
АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ЭКОНОМИЧЕСКИХ НАУК
2. Сориентируйтесь на главном. Запишите на отдельном листе в порядке
важности дела, которые являются для вас самыми срочными. Сначала примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Далее так же
поступите с делами № 2, 3 и т.д. Не переживайте, если к концу дня вы сможете решить только одну проблему, дело. На завтра снова сосредоточьтесь
на самом главном.
3. Необходимо экономить время, затраченное на поиск контактной информации, и поэтому держите в порядке списки часто требующихся адресов, телефонов. Не загружайте память там, где это не нужно.
4. Работа не по шаблонам. Избегайте этого. Многие из нас являются
жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы постоянно выполняем что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и
есть самый лучший из имеющихся способов. Между тем практически любую
работу можно усовершенствовать. Если с данный момент вы делаете что-то в
последовательности А-Б-В-Г, измените порядок А-В-Б-Г. Вероятно, что получится намного быстрее. Также можно передать подчиненным часть простейших функций, которые не требуют особой квалификации.
5. Разработайте для вас и ваших подчиненных регламент времени. Он
должен быть единым. Согласуйте его у ваших начальников с регламентацией времени. Помните, что рациональная регламентация времени, разработанная с системных позиций, может сэкономить до 1,5 часов в течение рабочего дня каждому руководителю.
6. Контролируйте систематически организацию своего труда, анализируйте, насколько рационально он организован, устанавливая, как и на что
расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты.
7. Используйте время полностью. Всегда есть возможность немного
пусть и немного, но увеличить полезную часть своего рабочего времени.
Время ожидания, поездок можно занять такими делами, как планирование
своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание заметок, которые пригодятся в дальнейшей работе, составление тезисов или формулировка поручений.
8. Группируйте однотипные или связанные вопросы, требующие принятия решения. На их совместное решение вы затратите меньше времени, чем
на последовательное.
9. Меняйте занятия, и вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, постарайтесь заняться работой, которую можно делать стоя. Такая перемена улучшит самочувствие и повысит производительность труда.
10. Рациональной загрузкой, эффективным использованием служебного
времени обеспечьте полноценный отдых себе и своим подчиненным по его
окончании. Не отдохнувший сотрудник равен половине полноценного.
Экономика, организация и управление предприятиями, отраслями
207
Техники планирования рабочего времени подразумевают: использование технических средств (ежедневник, электронная записная книжка); методов оптимизации временных затрат (фотография рабочего дня, хронометраж рабочих операций, борьба с «ловушками времени»). После выявления
«ловушки» важно каждый день бороться с ней, вырабатывать мероприятия
по их устранению.
В целом хотелось бы сказать, что для правильной организации труда
самым важным является личное желание сотрудника улучшить свой труд.
Используя основные положения АБВ-анализа, построим модель оптимального распределения рабочего времени.
Разделим все предполагаемые рабочие функции на 3 группы: важнейшие задачи, важные задачи и менее важные задачи, то есть категории А, Б,
В. Критерием для подобного разделения будет служить непосредственное
влияние на ход работ, трудовой процесс, количество ключевых клиентов,
поскольку существование и финансовое положение фирмы зависит именно
от этих параметров. Итак, к категории важнейших задач (А) отнесем:
‒ деловые переговоры с Заказчиком (и лично, и по телефону);
‒ подготовка отчетов, планов.
Категория важных задач (Б) будет состоять из следующих:
‒ обсуждение с руководящим составом (и лично, и по телефону);
‒ составление планов продаж с разбивкой по экипажам
‒ оперативное совещание с линейными руководителями по текущим
вопросам (и лично, и по телефону);
‒ посещение объектов производства.
К менее важным задачам (В) отнесем:
‒ изучение специализированной периодической литературы и СМИ;
‒ прием сотрудников по личным и деловым вопросам;
‒ работа с корреспонденцией;
‒ наведение порядка на рабочем месте.
Меняя содержание видов работ по задачам А, Б, В в схеме руководитель
сам сможет оставлять аналогичный план на неделю, месяц, который будет
оптимальным и с экономической и с социальной сторон.
Список литературы:
1. Рысаев И.Ш. Руководитель высшего звена: учеб.-метод. комплекс. –
Уфа: РИО БАГСУ, 2008.
2. Лапуста М.Г. Планирование и распределение рабочего времени руководителя [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://businessman.3dn.ru/
publ/5-1-0-106.
3. Алехина О., Кулагова И. Проблемы эффективного использования потенциала руководителей на промышленных предприятиях // Проблемы теории и практики управления. – 2009. – № 2.