Внедрение системы электронного документооборота на базе

Внедрение системы электронного документооборота на базе
Docsvision в КИТ Финанс Инвестиционный банк (ОАО)
О заказчике
КИТ Финанс Инвестиционный банк (ОАО) (www.kf.ru) — коммерческий банк, основанный в 1992 году. Головной офис
расположен в Санкт-Петербурге, работает филиал в Москве и региональная сеть в крупнейших российских городах
со значительной концентрацией крупного бизнеса: Екатеринбург, Уфа, Ростов-на-Дону. В соответствии с обновленной
стратегией развития банк концентрируется на комплексном обслуживании юридических лиц, корпоративном
кредитовании, проектном финансировании, индивидуальном обслуживании частных лиц. Банк входит в рейтинг Топ-100
крупнейших банков России по данным РБК. Рейтинг.
Цели и задачи проекта
Организация единой автоматизированной системы
централизованной регистрации и хранения
организационно-распорядительной и иной
документации, в том числе в удаленных офисах.
Обеспечение однократной регистрации документов
в организации по единым правилам, установленным
для всех офисов.
Автоматизация и ускорение процесса оперативной
доставки документов получателям в структурных
подразделениях, а также автоматизация процесса
отслеживания и контроля соблюдения сроков согласования и исполнения документов.
Создание единой корпоративной базы нормативных
и распорядительных документов с разграничением
прав доступа к ним между пользователями (при этом
в базе хранятся как данные документа, так и его сканированный образ).
Организация информационно-справочной работы
по документам и их оперативного поиска, а также
автоматизация учета архивного фонда документов.
Кроме автоматизации стандартных задач по организации документооборота предприятия, банк также
поставил перед собой задачи по повышению прозрачности, скорости и качества выполнения процессов, с использованием СЭД:
Работа с клиентами
Регистрация заявлений от клиентов во всех
отделениях банка.
Обработка заявлений в головном офисе банка.
Отправка ответов банка в отделения для передачи
клиентам.
Работа с ипотечными кредитами
Ведение базы клиентов банка.
Сопровождение процесса выявления кредитов
с просроченными платежами.
Сопровождение процессов досудебного и судебного
делопроизводства.
Сопровождение процессов реализации недвижимого
имущества, поставленного на баланс банка в
результате судебного решения.
Сопровождение процессов хранения и выдачи
закладных по кредитам.
Отчеты
Формирование отчетов по всем блокам.
Ход проекта
Проект был начат в июле 2008 года, на первом этапе были
автоматизированы процессы делопроизводства: регистрация входящих и исходящих документов.
К декабрю 2008 года все входящие и исходящие документы, а также переписка в рамках документооборота между
отделениями и офисами банка, регистрировались только
в системе Docsvision. Кроме того, были автоматизированы
процессы наложения резолюций и доведения электронной версии документа до исполнителя. Был также готов
к демонстрации прототип системы управления архивом.
В 2009 году был введен в эксплуатацию модуль «Архив».
Осуществлялось сопровождение внедренной системы.
Также были доработаны процессы регистрации и учета
внутренних документов (ОРД и договоров). Была разработана справочная система по нормативным документам.
Несмотря на отсутствие масштабных разработок, система
самостоятельно развивалась внутри банка.
В середине 2010-го года было принято решение о переносе
процессов согласования в Docsvision. Для удобства пользователей и упрощения процесса обучения, был разработан новый альтернативный пользовательский интерфейс
системы Docsvision, включающий в себя только функцию
согласования документов. Проект по разработке и внедрению системы согласования стартовал в начале лета
2010 года, и уже к середине осени все документы согласовывались только в Docsvision с параллельным использованием сотрудниками традиционного и нового интерфейсов.
Результат
Март 2011 года можно считать официальным завершением проекта. В настоящий момент автоматизированы все ключевые
бизнес-процессы банка, а количество пользователей системы — приблизительно 500 сотрудников.
Благодаря внедрению Docsvision в банке КИТ Финанс:
обеспечена прозрачность процессов подготовки
и согласования документов;
настроен контроль сроков согласования и соблюдения
исполнительской дисциплины;
снижены затраты на подготовку и хранение бумажных
копий документов;
создана единая база данных по зарегистрированным
во всех офисах организации документам
с возможностью поиска и построения отчетов;
сокращено время поиска документов по запросам
сотрудников;
систематизированы информационные потоки
организации и установлены единые стандарты
регистрации корреспонденции для головного
и региональных офисов;
организована доставка документов исполнителям
по электронной почте вместе с отсканированным
образом и регистрационной информацией;
автоматизирована деятельность архива банка
(организовано ведение единой базы архивных дел,
учет выбытия дел и их передачи в архив, выдача дел
сотрудникам структурных подразделений).
Наталия Рожкова,
начальник управления административного обеспечения банка КИТ Финанс:
«Проект внедрения СЭД Docsvision был одним из самых сложных и интересных проектов в ИТ,
с которыми нам пришлось иметь дело за последние несколько лет. Потребность в подобной системе была так высока, что даже в момент кризиса этот проект (в отличие от всех остальных) не был
остановлен. Заказчиками и постановщиками задачи в разное время выступали разные подразделения банка, но нам, совместно с компанией «ПетроМС» удалось выдержать общую линию развития.
Сейчас Docsvision в банке — это цельный, качественный и открытый для расширения продукт».
О компании «ДоксВижн»
ООО «ДоксВижн» является разработчиком системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision.
Специалисты компании входят в состав отраслевых экспертных советов и принимают участие в формировании стандартов
электронного документооборота, в том числе и на государственном уровне.
Продажи системы Docsvision осуществляются исключительно через партнерскую сеть компании,
которая на сегодняшний день насчитывает порядка 80 партнеров в России и в других странах.
Для удобства заказчиков платформа Docsvision локализована на нескольких языках. На сегодняшний
день партнерами «ДоксВижн» реализовано более 1000 внедрений Docsvision на предприятиях
и в организациях среднего и крупного бизнеса различной отраслевой принадлежности.
www.docsvision.com
[email protected]
Санкт-Петербург
199178, наб. р. Смоленки, д. 33
+7 (812) 335-35-15
Москва
115230, Варшавское ш., д. 36,
строение 8, подъезд 5, +7 (499) 788-74-45